テレワークの導入時に見落としがちな、マネジメントに関わる課題と対策を解説

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

近年、多くの企業で急速にテレワークの導入が進みました。従業員にとっては通勤時間の削減や柔軟な働き方の実現、また企業にとってもオフィスの維持コスト低減や全国各地・海外からの人材採用など、多くのメリットが生まれました。

一方で課題として、テレワークにおける「マネジメントの在り方」の大きな変化に悩む企業も多いようです。そこで今回は、テレワーク環境において効果的なマネジメントを実現するための主な課題と対策について、紹介します。

テレワークマネジメントを難しくする3つの課題

テレワーク環境でのマネジメントに発生しがちな課題は、大きく「コミュニケーション」「パフォーマンス管理」「ワーク・ライフ・バランス」と3つに分類できます。それぞれどのような課題が生まれているか、具体的に見てみましょう。

コミュニケーションの課題

従来のオフィス内での直接の対話とは異なり、テレワークではチャットなどのテキストベースのコミュニケーションが主流です。しかしテキストベースでは、声の調子や会話での細かなニュアンスなど非言語的な情報が伝わりません。それにより、誤解やミスが生じやすくなってしまいます。ディスコミュニケーションを防止するために文字での情報量を増やそうとすると、双方向での意思疎通にかかる時間が増大したり、個人のリテラシーに依存してしまったりといった問題も生じてきます。

パフォーマンス管理の課題

自宅やカフェなどでテレワークを行なうと、通信やセキュリティ、デバイスのパフォーマンスなど一律的な作業環境を整備することが難しくなります。これは、個人ごとの業務パフォーマンスにも大きな影響を与える可能性が考えられます。さらに大きな課題が、業務の進捗や課程が把握しづらくなる点。プロジェクトの全体像が見えなくなり、見えやすい成果だけにとらわれてしまうと、個人の適性を見誤ったり、公正な評価やフィードバックができなくなったりするかもしれません。

ワーク・ライフ・バランスの課題

テレワークでは、仕事とプライベートの境界が曖昧になりがちです。仕事に没頭しすぎてライフスタイルが乱れたり、逆に集中力やモチベーションが上がらず、パフォーマンスが落ちてしまったりといった悪影響が考えられるでしょう。新入社員の育成期間などにはとくに顕著となる問題としては、先輩や上司のサポートが届かず孤立感や不安感が高まっていき、退職にまで至ってしまうといった事例も多く見られます。

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コミュニケーションの課題への対策

先ほど紹介した「テレワークマネジメントに発生しがちな課題」について、対策をそれぞれ解説していきます。まずは、「コミュニケーションの課題」への対策について見てみましょう。

投稿しやすいコミュニケーションツールを選ぶ

テレワークにおいて、対面に近いコミュニケーションツールといえば、まずWeb会議が思い浮かぶのではないでしょうか。しかし、あらかじめ日時やアジェンダを示し合わせておくのは手間が大きく、常時接続というのも現実的ではありません。そのため、どうしてもメインのコミュニケーション手段に据えにくいのが課題です。そのため、普段のやりとりはテキストベースになるでしょう。

テキストベースのままコミュニケーションの課題を解決するには、コミュニケーションの「頻度」を増やすことがポイントです。文章を推敲する手間をかけなくても、双方向のやりとりを行なうことでコミュニケーションの精度を高められます。

そのために重要なのは、日常会話と同様の感覚で投稿できることです。メールと比較したときに下記の観点で、「投稿しやすいツール」を選ぶと良いでしょう。

【投稿しやすいコミュニケーションツールを選ぶポイント】

・ UIなどが工夫され、気軽に発信できる。
・多様なファイルやメディアを共有できる。
・通知などによりリアルタイムのやり取りがしやすい。
・コミュニケーション相手となる個人やグループを特定しやすい。
・コミュニケーション履歴の保存や検索がしやすい。

コミュニケーションルールを設定する

テキストベースでのコミュニケーションは、必要な情報が埋もれてしまったり流れてしまったりといった事態が起こりやすくなります。また、情報や伝達事項を周知したつもりでも、必要なメンバーに届いていないリスクもあります。

こうした事態を防ぐためにも、テレワーク環境におけるマネジメントの一環としてコミュニケーションの「ルール」をいくつか設定しておいた方が良いでしょう。代表的なものとしては、下記のようなルールが挙げられます。

【テレワークにおけるコミュニケーションのルール例】

・お互いのタスクや進捗状況などを共有していくため、Web会議などのミーティングは定期的に行なう。
・「リアルタイムに伝えるべき情報」「幅広いメンバーに確認しておいてもらいたい情報」「業務外の雑談」など、情報の種類に応じたツールやチャンネルを使い分ける。
・情報の共有や通知を受け取った際には、必ずリアクションを返す。
・プロジェクト目標や予定などの情報は、いつでもアクセスできる場所にまとめておく。

パフォーマンス管理の課題への対策

つづいて、テレワーク環境でのパフォーマンス管理に関して発生しがちなマネジメント課題について、対策のポイントをご紹介します。

業務環境の基準を定める

業務パフォーマンスが落ちてしまわないように、テレワークに必要な作業環境についての基準を定めておく必要があります。具体的には、統一されたコミュニケーションツールやITツール、PCのスペックやネットワーク速度、セキュリティ環境などが挙げられるでしょう。また、これらの環境が確実に従業員へいきわたるような手段も講じておきましょう。

成果主義を導入し、目標設定を明確化する

評価制度の構築は、テレワークのマネジメントにおいてもっとも難しい課題といえます。勤務態度などは見えづらくなるため、成果と品質の評価は、オフィス勤務時よりも明確な基準で実施する必要があります。マネージャーは、各従業員の目標や達成してほしい期待値などをわかりやすく明確な形で設定し、あらかじめすり合わせておくことが重要です。

業務進捗などの透明性を向上させる

テレワークでは当然、マネージャーがオフィス内を見渡してメンバーの状況を把握するといったことはできなくなります。そこで、チームメンバーが進捗や達成した成果を定期的に報告するための仕組みが欠かせないものとなります。具体的な方法としては、プロジェクト管理ツールや、必要な情報をきめ細かく盛り込める日報などを、整備しておくことが考えられるでしょう。これらの情報をチーム全体で蓄積・共有できるようにすれば、「次に実行するべきタスク」を各メンバーが予想しやすくなり、生産性や業務効率の向上にもつながっていきます。

ワーク・ライフ・バランスの課題への対策

テレワークを行なうなかで、ワーク・ライフ・バランスの面で発生する課題について、マネジメントによる対策をご紹介します。

労働時間の管理を徹底する

テレワークでは、勤務時間そのものをフレキシブルにしやすいことも大きなメリットのひとつとして挙げられます。ですが、労働時間のマネジメントを行なわなくて良いというわけではありません。むしろ、オフィスでの勤務以上に徹底した管理が求められると考えた方が良いでしょう。労働時間のマネジメントのためには、たとえば始業・終業時刻をプッシュ通知したり、自己申告ばかりに任せずシステムへのアクセスログなどを取得して労働時間を把握したり、といった工夫が必要になります。

ストレスチェックの仕組みを作る

仕事とプライベートの境界が曖昧になっていると、従業員が自身のストレス状態に気付きにくくなってしまいます。定期的にストレスチェックテストを受けるよう促したり、カウンセリングやメンタルヘルスのサポートへつなげたりすることが必要となるでしょう。また、従業員がストレスを感じている場合にすぐに相談できる窓口や、環境改善できる部分には積極的に取り組んでいく姿勢を明示していくことも、マネジメントを行なううえで重要となります。

テレワークのマネジメントにはNotePMの活用がオススメ

テレワークマネジメントで発生する課題への対策として役立つツール、NotePMの特徴をご紹介します。

NotePMとは

NotePMは、従業員同士がオンライン上で協力しながら、さまざまな文書やマニュアルを作成していくことのできるツールです。NotePMではテンプレートやマークダウン記法によって、見やすく統一されたドキュメントを作成できます。また、作成したドキュメントのみならず、その添付ファイルの中身も含めた全文検索も可能です。そうした優れた機能性により、欲しい情報をすぐに引き出せる情報共有プラットフォームとして機能します。

気軽にコミュニケーションが可能

NotePMでは、ドキュメントの編集や共有をメンバー同士で連携して行なえるように、コラボレーション機能が充実しています。例えば、作成されたドキュメントはwikiページの形で共有され、業務に必要な文書を確認・作成しながら、コメント機能ですぐに意見を交換できたり、「いいね」などの簡易的なリアクションを返したりできます。ITリテラシーのレベルに関わらず扱えるようUIにも工夫が凝らされており、テレワーク時の情報共有ツールとして活用すれば、メンバー間のコミュニケーションを活性化する効果を期待できるでしょう。

成果や進捗を蓄積・把握しやすくなる

NotePMのwikiページは日報などのテンプレートも豊富に用意されており、無制限に作成可能です。そのため、NotePM上で日報などを作成・報告していけば、進捗管理のマネジメントや評価などに利用できるデータも手間なく蓄積できるようになります。また、アクセス制御を柔軟に設定でき、高度なセキュリティ対策が講じられているため、必要な範囲にのみ情報を公開・共有できます。

情報へ柔軟にアクセスできるようになる

NotePM上に保存されたドキュメントやファイルには、PCやスマートフォンなど多彩なデバイスからアクセスできます。そのため、業務で必要な情報や文書を時間や場所を問わず利用でき、フレキシブルなテレワーク環境を実現可能です。同時に、アクセス履歴が自動で記録され、レポート機能で確認することもできるため、労働時間の把握にも役立ちます。