プロジェクトを成功させるマネジメント、そのために必要なツールのポイントを紹介

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

仕事のなかで目標を達成するには、その計画や品質を管理していく「プロジェクトマネジメント」が重要となります。とくに、組織やチームで共通の目標に向けて動くには、プロジェクトの適切なマネジメントによって全体の意思を統率することが欠かせません。

この記事では、プロジェクトマネジメントを通して目指すべき効果と、その成功に役立つツール選びのポイントについて紹介します。

プロジェクトマネジメントとは

「プロジェクトマネジメント」とは、目標の達成や成果物の完成に向けて、効率的・効果的に進めるための計画・管理業務です。プロジェクトマネジメントの取り組みにはたとえば、必要な期間や予算の策定、プロジェクト完了に至るロードマップの作成、人的リソースの配分と指揮、進捗や品質の管理などが含まれています。プロジェクトマネジメントを適切に行なえれば、プロジェクトの成功率は向上し、成果物のクオリティも高まっていきます。

マニュアル作成・ナレッジ管理が浸透するサービス ⇒「NotePM」
NotePMのPDF資料をダウンロード ⇒ こちらから

プロジェクトマネジメントの重要性

プロジェクトマネジメントを適切に実行していくことで、さまざまなメリットが生まれます。まずは、プロジェクトマネジメントがもたらすメリットを具体例とともに紹介します。

チームの連携強化

異なる部門やステークホルダーが関わるプロジェクトではとくに、意思疎通をリアルタイムかつ円滑に行なうことが難しくなってしまいます。しかし、適切なプロジェクトマネジメントが行なわれていれば、目標を明確にし、プロジェクト全体に対するメンバーの理解を深めていけます。これによりコミュニケーションにかかる手間が減り、情報共有も活性化され、全体の効率性が向上していくでしょう。

リスクの管理と予測

プロジェクトマネジメントには、リスク管理のプロセスも組み込まれています。計画の段階でプロジェクトに発生しうるリスクを予測し、適切な対策を講じておけば、問題や遅延の発生を最小限に抑えられるでしょう。また、これによりリソース（人材・資金・時間）の余裕が生まれるため、プロジェクトの進行中に想定外の問題が生じた場合でも、早期発見と対応が可能となります。

リソースの最適配分

プロジェクトを成功させるには、人材・資金・時間といったリソースが必要となります。そして業務効率化のためには、各リソースの浪費は最小限に抑えることが求められます。プロジェクトマネジメントの実行にあたって全体のロードマップが明確化されていれば、進捗段階にあわせて必要なリソースもあらかじめ把握でき、最適な配分が可能となるでしょう。

成果物の品質向上

成果物や作業の品質管理も、プロジェクトマネジメントの重要な役割です。品質基準を満たす適切な手法とプロセスを選択し、進捗に応じた段階ごとに基準が維持されているかを、プロジェクトの全体を通して確認しつづけていきます。これにより、最終的な成果物の品質も保証されるようになります。

プロジェクトマネジメントを支えるツール選びのポイント

プロジェクトマネジメントをサポートしてくれるツールには主に、「コミュニケーションツール」「ドキュメンテーションツール」「プロジェクト管理ツール」の3種があります。それぞれ、どのようなポイントに注目して選定や導入すれば良いか、解説していきます。

コミュニケーションツールのポイント

プロジェクトをマネジメントしていく際には、メンバー間の緊密な意思疎通が欠かせません。そのプラットフォームとなるのが、コミュニケーションツールです。適切なプロジェクトマネジメントを実現するためのコミュニケーションツールには、下記のようなポイントが求められるでしょう。

・ メンバーを簡単に管理できる
プロジェクトに関わるメンバーは、チームや部署の枠を超えて参加することもあります。コミュニケーションツールにアクセスできるメンバーの招待や選択は、できる限り簡単に行なえる必要があります。

・ リアルタイムにやり取りできる
プロジェクトメンバー間の意志疎通は、迅速に行なえるに越したことはありません。安定性や速度はもちろん、通知機能やUIの使いやすさなども重要となります。

・ 目的にあわせてコミュニケーション方法を選べる
同じ場で多くのメンバーが異なる話題をやり取りしていれば、必要な情報はどんどん埋もれていってしまいます。また、正式な報告書が必要な場合もあれば、簡単なメモやスタンプでのリアクション程度で意図が十分伝わる場合もあるでしょう。コミュニケーションツールには、話題ごとのチャンネル設定や、複数のコミュニケーション方法が用意されていることが望ましいと言えます。

ドキュメンテーションツールのポイント

プロジェクトの進捗や成果を把握するためには、さまざまな文書の作成が必要となります。ドキュメンテーションツールとは、その作成や管理をサポートするツールのこと。プロジェクトマネジメントの観点から、ドキュメンテーションツールに求められるポイントを紹介します。

・ ドキュメントを簡単に作成できる
テンプレート機能があれば、構成や書式を統一した読みやすい文書を効率的に作成できるでしょう。また、フィードバックや共同編集といった機能は、メンバー間で意思疎通しながらの文書作成を可能とし、品質向上に役立ちます。

・ 検索や共有が簡単にできる
プロジェクトが進むなかで大量の文書が作成する場合、高性能な検索機能もセットで必要です。ファイル名のみならず、そのなかの文章やタグなどで検索できれば、必要な情報もすぐに見つかるようになります。また作成された文書を適切に共有するために、閲覧権限が柔軟に設定できると便利です。

プロジェクト管理ツールのポイント

プロジェクト管理ツールとは、その名の通りプロジェクトマネジメントのプロセスを行なうためのツールです。リソースや進捗を管理していくための機能を備えています。プロジェクト管理ツールに求められるポイントについて紹介します。

・ プロジェクトの計画や進捗を可視化できる
プロジェクトを効率的にマネジメントしていくには、全体のロードマップやその進捗状況をメンバーと共有していくことが重要となります。プロジェクト管理ツールを通じて、視覚的に把握できるチャートなどの形で共有できると、メンバーも内容を理解しやすくなるでしょう。

・ 情報を蓄積できる
プロジェクトの進捗に応じて、タスクやリソースの現状はどんどん変化していきます。こうした変化を把握するにあたって重要なのは、変更・追加履歴が時系列で残っているどうかです。情報が蓄積されていれば、今後の計画進行を実態に沿った形で予測し、スケジュールや工数を柔軟に調整していくこともできるようになります。

NotePMがプロジェクトマネジメントにもオススメな理由

実は「NotePM」は、ここまで紹介したようなポイントに合致する機能を多数、備えています。適切なプロジェクトマネジメントに役立つ、NotePMの特徴を紹介します。

コミュニケーション機能

「NotePM」は本来、社内のナレッジやノウハウを可視化し、管理していくためのツールです。これらの情報を幅広いメンバーが協力しながら編集できるように、優れたコラボレーション機能を備えていることが大きな特徴です。たとえば、プロジェクトの計画表や業務マニュアルをNotePM上に作成しておけば、どこからでもアクセスできるうえ、コメント機能などを通じてすぐ質問やフィードバックを送れます。また、既存のチャットツール等とAPIによって連携できるため、スムーズに導入できます。

豊富なテンプレート

「NotePM」には、プロジェクトやタスクの進捗を把握するための日報、プロジェクトを可視化するためのロードマップ・要件定義書・フローチャートなど、多数のテンプレートが用意されています。プロジェクトマネジメントに必要なドキュメントを簡単に作成できるとともに、必要なメンバーと簡単、かつ安全に共有できるようになります。

優れた検索・共有機能

プロジェクトに関わるドキュメントをNotePMで作成・蓄積していけば、柔軟かつわかりやすい検索機能によって、メンバーがすぐに情報を引き出せるようになります。また、ドキュメントが更新された際に自動でメンバーへ通知する機能などにより、意思疎通の手間を減らすことも可能です。更新履歴とバージョンは自動で保存されるため、プロジェクトの進捗や状況の変化を時系列で把握しやすくなります。