プロジェクトマネジメント初心者からベテランまで!プロジェクト管理ツールが活躍する場面と代表的な手法

2020年04月23日(木) プロジェクト管理

プロジェクトは、明確な目標で一定の期間・予算内に、必要資源が異なる複数の工程をパラレルまたはシリアルに進行させて達成する必要があります。そのため、プロジェクトの総責任者であるプロジェクトマネージャー(以下、PMと呼称)は、進捗の遅れ、トラブルの発生など多くの問題に直面します。直面する問題を解決して、目標の期間までにプロジェクトを予算内で達成するにはプロジェクト管理が欠かせません。そこで、新たにPMを担当することになった人から経験の豊富なベテランPMまで、プロジェクトを成功させるために必要な知識として、プロジェクト管理で最も重要なこと・プロジェクト管理を行うメリット・管理の手法・管理項目・管理を効果的に支援するツールなどについて、基本から解説します。

プロジェクト管理で最も重要なのはドキュメントによる可視化と共有

ドキュメントによる可視化と共有が重要な理由

プロジェクト管理をスムーズに進めるためにドキュメントによる可視化と共有が重要な理由は、以下のような問題が発生したときに、早期に対策を立案・実行できずに解決が困難になるからです。業務の内容やそれに付随する情報は、隣の席で作業しているものでさえすべてを理解することは困難なため、相互に協力・連携が必要なプロジェクトでは可視化は不可欠です。

予測の困難な事態の発生に対する対策の立案が難しい
プロジェクトでは、計画段階で不測の事態についても十分な考慮がなされますが、自然災害や感染症のリスクまでも予測することは不可能です。また、大きな不測の事態の場合はドキュメントの共有ができていなくても問題の発生をメンバー全員で共有しやすいですが、小さな事態はドキュメントによって速やかにPMやメンバー全員で共有しないと、積み重なって大きな問題に発展します。また、大きな不測の事態であっても、それが課題として共有されないと効果的な対策を立案できません。

メンバーのやるべき業務が明確に認識されずに作業に支障が出る
ドキュメントでメンバー別の業務内容や完了時期などがしっかり規定されていても、それが共有されていないと誰にも見えていないことと同じです。プロジェクトでは納期や予算、あるいは不測の事態によって、あらかじめ決められた業務内容・スケジュールなども変わることが多く、都度修正され、変更内容も分かりやすく可視化されたドキュメントが共有されなければ、メンバーの作業に大きな支障が生じます。

プロジェクトに悪影響を与える問題と表裏の関係にあるメリットが生かせない
プロジェクトに関わるさまざまな問題は、プロジェクト全体に対して悪い影響をもたらす可能性があるため、早急な対策が必要です。しかし、問題の発生が必ずしもプロジェクトに関わるすべての業務に対してデメリットをもたらすわけではありません。

例えば、ある工程のA業務と別の工程のB業務がパラレルに行われていて、両業務の完了後にC業務がスタートする場合、A業務に問題が発生してスケジュールの遅延が起きたとき、B業務担当のメンバーはその時間を利用して品質を高めたり、あるいは余裕があればA業務を支援したりできます。A業務のメンバーは必死になって業務をしているため、可視化されたドキュメントで問題が共有されていなければ、ほかのメンバーの業務状況が見えず、B業務のメンバーを最大限に生かせない可能性が生じます。

問題が見えないと課題が共有されるまで効果的な対策の実行が困難である
ここでいう問題とは、プロジェクトで発生する良くない兆候や、実際に起き始めている現象のことです。これをそのままドキュメントにして共有することは、何もしないよりははるかに良いことですが、これだけでは問題が見過ごされる可能性が生じます。

例えば、現時点で「予定より3日遅れている」は問題の報告として重要なことですが、何が原因で起きているか、そのままだとどういう問題が生じるかまで詰めてドキュメントとして共有することで、はじめてPMが重要な業務として認識できます。なぜなら、例えば、「3日の遅れ」が生じたとき、その遅れは計画の範囲内、あるいはまだ残り期間が十分あるので挽回が可能と判断されると、大きな問題として認識されない可能性があるからです。

なお、問題と同じ意味でも使われる「課題」は、問題を詳細に検討して解決できるように具体化(可視化)したものですので、プロジェクト管理上は使い分ける必要があります。「問題」を「課題」にして解決を可能にするには、遅れている理由やその影響を考察したうえで、関係者と打ち合わせが必要になるため、PMは問題を早期に把握して課題として明確にし、ドキュメントで共有して問題が大きくならないようにメンバーに周知しなければなりません。

プロジェクトの重要な進捗・コスト・品質管理を十分に行えない
細分化された業務のタスク一つひとつの進捗やさまざまなコストの発生、各タスクの品質に関する情報を、口頭による会議や一過性のドキュメントおよび担当者との直接コミュニケーションだけで、全体を俯瞰(ふかん)して把握することは、いかに優れたPMでも不可能です。管理する項目が多いだけに、分かりやすく可視化されたドキュメントが速やかにアップデートされて、それをPMが管理することでようやく把握が可能です。納期の遅れ、コスト上昇の抑制、目標品質の確保に悪影響を与える問題を早期に把握し、対策を立案することは、ドキュメントによる可視化と共有ができなければ不可能です。

ドキュメントによる可視化と共有のメリット

ドキュメントによる可視化と共有のメリットは、上述の問題点に対して早期に対策を立案し、実行できることです。そのほかにも、以下のようなメリットがあります。

  • プロジェクトメンバーの意識の統一によるモチベーションアップが期待できる
  • プロジェクトの全体像と現在の状況が把握しやすい
  • 問題点以外でも的確な指示ができ、プロジェクトをよりよく進行できる手法の共有ができる
  • プロジェクトメンバー間の連携をスムーズにでき、段取りを良くするといった効率の良いタスクの実行ができる
  • 連絡ミス、コミュニケーションによる誤認識を防止できる
  • 問題の発生前に変化に気付け、問題発生を防止できる など

まとめると、分かりやすく情報の共有ができて、問題点の早期発見・早期対策が可能になること。より良い状況でプロジェクトを進行できること。結果として納期・コスト・品質の条件をクリアできてプロジェクトを成功させられることがメリットです。

プロジェクト管理における成功のポイントは『プロジェクト管理に必要な項目と成功のポイントとは?』の記事でも詳細に解説しています。あわせてご一読ください。

 

プロジェクト管理とは何か?どういうメリットがあるのか

プロジェクト管理とは

プロジェクト管理とは、プロジェクトの目標を達成し、成功させるために必要な項目を管理することです。言い方を変えると、単一のタスクを実行するだけの単純なプロジェクトでない限り、プロジェクト管理をすることなくプロジェクトを成功させることは不可能です。具体的には、プロジェクトの計画立案、スケジュール作成、進捗、コストやリソース、リスクなどについての管理を行います。なお、プロジェクトとは開始と終了の時期が決められ、コストや品質など明確な目標が設定された一回限りの業務のことです。そのため、まったく同じプロジェクトは存在せず、過去のプロジェクトの成功経験や成功の手法などは参考にはなりますが、そのまま流用しても必ず成功できるとは限りません。

プロジェクト管理のメリット

プロジェクト管理を行う主なメリットは以下のとおりです。このメリットが得られることでプロジェクトを成功に導けます。

  • プロジェクトの目的や目標を明確にして可視化できる
  • プロジェクトの計画を策定してメンバーで共有できる
  • メンバーの役割とタスクを明確にして、各メンバーがタスクに集中できる
  • タスク処理やプロジェクト遂行を効率的に行える

など

なお、プロジェクト管理については、『プロジェクト管理はなぜ必要なのか?その目的と成功のポイント』の記事で、「プロジェクト管理の目的と注意点」「成功するためのプロジェクト管理、失敗するプロジェクト管理のポイント」などプロジェクト管理に関して広く、詳しく解説しています。ご一読ください。

 

プロジェクト管理の手法

プロジェクト管理を支援する手法は非常に多くあります。プロジェクトに合わせて手法を選ぶことが必要です。ここでは代表的な手法についてのみ紹介しますが、ほかの手法として、PERT(プログラム・エバリューション・アンド・レビュー・テクニック)、カレンダー、プロジェクトタイムライン、マインドマップ、QFD(品質機能展開)、CCPM(クリティカル・チェーン・プロジェクト・マネジメント)などがあります。

プロジェクト管理の代表的な手法

PMBOK
PMBOK(Project Management Body of Knowledge)は、プロジェクトマネジメント知識体系ガイドと呼ばれ、PMBOKを学ぶことで総合的にプロジェクト管理を行うための知識を得られます。

ガントチャート
ガントチャートとは、プロジェクトの進捗管理や工程管理をいつから始めて、いつまでに終了しなければならないかを分かりやすくできる表のことです。

進捗管理
進捗管理は、タスクごとの進捗状況がどのような状態にあるかを表示して管理するための手法です。例えば目標に対する進捗度を80%、50%などと表示して管理します。

WBS
WBS(ワーク・ブレークダウン・ストラクチャー)は、作業分解構造とも呼ばれ、プロジェクト全体を小さなタスクに分割して、作業内容と担当者を管理できる手法です。

一般的なプロジェクト管理の流れ

プロジェクトは通常、「立ち上げ」「計画」「実行」「監視・管理」「終結」のプロセスの順に進んでいきます。プロジェクト管理も、この流れに沿って行われます。

立ち上げ
プロジェクトの目標、スケジュール、予算、制約条件、リスクなどを決定します。

計画
「立ち上げ」の内容をもとに、プロジェクトを具体的に実行するためのスケジュールを決定します。

実行
「計画」で決められたスケジュールに沿って各タスクを実行します。

監視・管理
「計画」で決めたスケジュールの進捗状況を監視・管理して、スケジュールに遅れが出ないように対策を立て、「実行」を行います。

終結
プロジェクトの完了ステージです。プロジェクトの開始から終了までを振り返り、成功したときは成功の要因を、失敗したときは失敗の要因を分析し、次回のプロジェクトの参考になるように報告書を作成します。

プロジェクトの管理の手法については、『プロジェクト管理の代表的な手法と進め方』の記事でも紹介しています。ご一読ください。

 

プロジェクト管理ではどんな項目を管理するのか?

プロジェクト管理に必要な項目とPMの業務

プロジェクト管理に必要な項目と、それに関するPMの業務をプロジェクト遂行の流れに沿って説明します。

プロジェクトの立ち上げ
プロジェクトの目的(スタート)とゴール(達成条件)を決定します。

計画の立案(必要な管理項目)
PMはプロジェクトに必要な以下の管理項目について管理計画を立案し、プロジェクトが目標を達成できるように管理します

  • 「統合管理」:プロジェクト全体の管理
  • 「スコープ管理」:プロジェクトの目的と成果物の管理
  • 「コスト管理」:プロジェクトのコストの管理
  • 「調達管理」:材料の調達先や業務委託先の管理
  • 「品質管理」:品質に問題がないかの管理
  • 「リスク管理」:リスクの管理
  • 「要員管理」:プロジェクトメンバーへのタスクの振り分けや、それらが適材適所になっているかの管理
  • 「コミュニケーション管理」:コミュニケーションの不足が生じないように管理
  • 「スケジュール管理」:スケジュールに対する進捗の管理
  • 「ステークホルダー管理」:プロジェクトメンバーやステークホルダー(利害関係者)との情報の共有の管理

実行管理と進捗管理
各管理項目に従ってプロジェクトの進行を管理します。

終結(プロジェクトの完了)
成果物を納品し、完了報告書を作成してプロジェクトが完了します。

プロジェクト管理の4つのポイント

ドキュメント類の共有とバージョン管理
プロジェクトは、目標とする品質の成果物を、多くのプロジェクトメンバーや利害関係者が協力して、一定の期間・予算内で達成する、という厳しい条件下で行わねばなりません。そのため、ドキュメントの共有ができなければ、情報の漏れやスケジュールの遅れなどを早期に発見して対策をすることが困難です。また、同様にバージョンの管理ができないと、いつドキュメントの修正が行われたのか、どれが最新の情報かなどが分からなくなり、ミスや無駄な作業が発生してプロジェクトに悪影響を与えます。

タスク管理と情報共有
プロジェクトではタスクの遅れ・変更・追加が常に発生することから、タスク管理と情報共有ができないとスケジュール管理ができません。徹底したタスク管理と情報共有によって、タスクの再割り当て・人員の調整などの対策を効果的に実行することが可能になります。

予算管理の徹底
予算管理は、スケジュールと品質と同様にプロジェクトで必達を要求される管理項目です。予算内でプロジェクト目標を達成できるように徹底した管理が必要です。

プロジェクト関係者の管理
プロジェクトが成功するかしないかは、最終的にプロジェクトメンバーとその他のプロジェクト関係者の人的なパワーに大きく依存します。人数や能力を最適に割り当てられているか、特定のメンバーに負荷がかかりすぎていないか、関係者間のコミュニケーションができているかなどの管理が重要です。

プロジェクト管理で必要な管理項目については、『プロジェクト管理に必要な項目と成功のポイントとは?』の記事でも「プロジェクト管理に必要なドキュメントの種類」などと一緒に詳しく解説しています。ご一読ください。

 

プロジェクト管理は誰がいつ行う?

プロジェクト管理は誰が行うのか

プロジェクトの管理責任者はPMです。PMは目標を決めて提示して、結果を管理し、結果に対して責任を負います。そして、プロジェクトチーム単位で目標を達成するための方向性や方法を提示し、その実行過程を管理し責任を負うのが、プロジェクトリーダー(PL)です。イメージとしては、野球で言えばPMは総監督でPLは守備や攻撃、あるいはもっと細かく投手、内野手、外野手、捕手、走塁を担当する選手たちのコーチの役割です。

プロジェクト管理はいつから必要になるのか

その名称が示すように、プロジェクト管理では「管理すること」が重要です。しかし、プロジェクト管理がプロジェクトを成功させるために行うことだと考えると、管理そのものはプロジェクトの一部分でしかありません。プロジェクトを成功させるには、「プロジェクトが目指すゴールを決める」「ゴールに向かう計画を立てる」、そして「計画のとおりに進行しているかを管理する」ことの3つが必要で、1つでも不十分であれば成功できません。そのため、プロジェクト管理は、プロジェクトが開始すると同時に始まります。

PMに必要な最低限のスキル

PMには以下のスキルが必要です。

プロジェクトを進める熱意にあふれたリーダーシップ
PMには、プランニング能力、決断力、調整力などさまざまなスキルが要求されますが、最も重要なのはプロジェクトを推進していくプロジェクトリーダーシップです。

交渉やチームの統括をするためのコミュニケーション能力
スムーズなプロジェクト管理を行うためには必須のスキルです。必要な情報交換や適切な指示を出すためにはコミュニケーション能力が欠かせません。

柔軟で粘り強い対応ができるスケジュール調整能力
プロジェクトは計画どおりに進まないから管理が必要なのですが、その調整を行うには利害の対立や関係者からのプロジェクトに対する想定外の要求など、難しい対応を迫られることも少なくありません。柔軟かつ粘り強くスケジュールを推進していく調整力が欠かせません。PLを支えるためにも必要なスキルです。

 

プロジェクト管理ツールに必要な機能

プロジェクトの成功にはプロジェクト管理ツールが必要

組織論では一般的に「人間が人間を管理できるのは7人が限界」と言われています。プロジェクトでは、人数以外に業務がタスクに分解され、それぞれに品質・期限・コストを守る必要がありますが、状況が日々変化し、それ以外の管理項目にも目を配る必要があることから、人の手だけで管理するのは難しいでしょう。プロジェクト管理をスムーズに行うためには、プロジェクト管理ツールが必要です。プロジェクト管理ツールを使えば、プロジェクト管理に最も重要なドキュメントの可視化と共有が容易に実現でき、プロジェクトの成功を強力に支援します。

プロジェクト管理ツールに必要な機能

プロジェクト管理ツールに必要な機能は、大きく「進捗管理」「情報共有」「進捗管理以外の集計・分析などの管理機能」に分けられます。具体的な主な機能を以下に紹介します。

• タスク管理機能
• 工数管理機能
• 情報共有・コミュニケーション機能
• 人的リソースの管理機能
• 在庫管理機能
• コスト管理機能
• 各種レポート機能

プロジェクト管理ツールをExcelで代用するのは効率が悪く困難

プロジェクト管理ツールを使わず、Excelのプロジェクト管理テンプレートを使うことも可能ですが、以下のようなデメリットがあり、大規模なプロジェクトはもちろん小規模なプロジェクトであっても、変更が多かったり、ほかのメンバーとの情報共有が多く必要であったりする場合はおすすめできません。

スケジュール変更に対応しにくい
プロジェクトではそれぞれのメンバーのタスクでスケジュール変更が起こりますが、Excelではこれにうまく対応できません。データは基本的に上書き保存で、複数のユーザーから同時に修正・保存することに向いていません。複数のユーザーで利用している場合、どのファイルが最新版なのかが分かりづらくなる問題もあります。

ガントチャートが使いにくい
Excelには、Microsoftやサードパーティからガントチャートのテンプレートがいくつも提供されています。しかし、いずれも最初に描画するのは簡単ですが、スケジュールに変更が発生した場合の修正が難しいので、実用的ではありません。

メンバー間で共有しにくい
Excelでは、共有するにもメールやほかのツールを介する必要があります。そのままでは共有できず、ほかのメンバーの状況も見えないため、スムーズに情報共有ができません。

ほかのメンバーの状況が見えない
Excelではほかのメンバーの状況が見えないので、タスク管理に向いていません。特定のメンバーのタスクが滞っていることや特定のメンバーの手が空いていても画面上では分からないからです。PMがタスクの再割り振りを行うときにも手間がかかります。

モバイル端末で使いにくい
Excelにはモバイルアプリ版もありますが、表示がモバイル端末機器に最適化されておらず、パソコンと同じ表示です。そのため、小さい画面で見づらく、操作もしにくいという問題があります。プロジェクト管理ツールのようなモバイルアプリ用の画面も用意されていません。

大規模なプロジェクト管理や複数のプロジェクト管理ができない
Excelでは、並行する複数のプロジェクトを一覧表示させられません。大規模なプロジェクトの管理や、複数のプロジェクトを管理しているPMには不適切です。

セキュリティが弱い
Excelのセキュリティ機能では、パスワードをかけるくらいしかできません。また、パスワードをかけても、移動や削除などのファイルの操作は自由にできてしまうのでセキュリティは弱く、機密性の高いプロジェクトの管理には向いていません。

プロジェクト管理ツールは機能で選ぶ

プロジェクト管理ツールにはさまざまな機能があります。基本的なタスク管理、スケジュール管理などの機能は共通していますが、製品によって異なる部分が多くあります。プロジェクト管理ツールを選ぶときには、自社に必要な機能を持っているものを選ぶようにしましょう。

プロジェクト管理ツールについてはこちらの記事『プロジェクト管理システム・タスク管理ツール おすすめ10選!脱エクセルでスムーズな情報共有』で紹介しています。プロジェクト管理ツールを選ぶときの参考にしてください。

 

プロジェクト管理がしっかりしていれば大規模なプロジェクトもスムーズに進む

大規模なプロジェクトはもちろん、小規模なプロジェクトでも期間内に予算どおりに終わらせて成功することは、非常に難しいといわれます。しかし、プロジェクト管理がしっかりできていればスムーズに進められるでしょう。プロジェクト管理で最も重要なのは、ドキュメントの可視化と共有を行うことです。さらに、タスク・納期・コスト・人的リソースなどをきちんと管理していれば、長期のプロジェクト管理もスムーズになり、プロジェクトを成功させられます。そのためには、ドキュメントの可視化と共有ができるプロジェクト管理ツールを導入し、活用することが必要です。

 

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