テレワークの生産性低下を防ぐには？テレワーク環境の整備方法を紹介

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

2022年に東京都が行なった調査によれば、従業員30人以上の都内企業でテレワークを実施している割合は52.1％です。新型コロナウィルスの流行を契機として、「当たり前」の働き方へと変化したと言っても過言ではないでしょう。

一方で、実は2021年の時点ではそれよりさらに10％以上高い62.5％となっていました。割合が下がった背景には、慣れないテレワークへの急速な移行によって生産性が落ちてしまったというケースが考えられます。ですが、ツールの活用などによって適切に準備と運用ができれば、テレワークは生産性向上を実現する便利な働き方となるのです。今回は、テレワークの導入で失敗しないための方法と、それに役立つツール「NotePM」について解説します。

企業が適切なテレワーク環境を構築するメリット

「そもそも、ムリにテレワークを始める必要もないのでは？」という疑問をもっている企業も多いかもしれません。そこで、まずはテレワーク導入のメリットから改めて解説していきます。

事業継続性の向上

ご存知の通り、テレワークが急速に普及した背景にあったのは、新型コロナウィルスの流行でした。ですが世界的パンデミックという事態ではなくとも、毎年必ずインフルエンザの感染症が流行する時期も訪れます。また、近年は夏に猛暑日がつづくことも問題になっています。こうした場合にテレワークを推奨することで従業員の多くが同時に体調不良になってしまうような事態を防止でき、テレワークの導入前よりも総合的な生産性を向上できるでしょう。また、万が一の自然災害でオフィスでの業務が困難になった際にも、事業を継続させることが可能となります。不測の事態への備えとして、普段からテレワーク環境を整えておくことには大きな意義があると言えます。

優秀な人材の確保

テレワークの活用は、人材確保にも効果を発揮します。遠隔地から参加できることで現在の住所を問わず全国各地、あるいは海外からでも人材を募集できます。また、既存の従業員が育児や急な介護のために毎日の出社は困難になってしまう、といったケースなどに対しても多様な働き方で対応できるようになります。従来は勤務場所の制約で募集対象とならなかった人材の採用や、離職・休職せざるを得なかった人材の流出防止により、優秀な人材を確保しやすくなるのです。近年、人手不足が多くの企業にとって課題となっているなかにあって、テレワークが競争力を伸ばす原動力になるかもしれません。

成果に基づく評価制度の導入

テレワークが主流になると、旧来の労働時間や勤務態度といった基準では人事評価を行ないづらくなることが想定されます。そのため、従業員1人ひとりの成果やパフォーマンスをしっかりと把握し、それに基づく客観性の高い評価制度へと移行する必要が出てくるでしょう。テレワーク環境の整備に合わせてこうした制度づくりまで行なうのは負担が大きいように感じられますが、時代に合わせた評価制度へアップデートする良い機会ともいえます。なにより、客観的な指標での評価が行なわれることで、従業員各人が明確な目標を持てるようになり、生産性向上に取り組むロイヤリティも高まるなど、業務に対するモチベーションが上がる効果がとても大きくなります。

労働環境の改善

テレワークで勤務できれば、当然のことながら通勤時間は不要になります。その分だけ従業員は、プライベートの時間をより多く確保できるようになります。また、勤務場所を自分で選べることにより、リラックスした状態や集中しやすい状態をつくりやすくなるでしょう。ストレスや疲労が減り、集中力や想像力が高まる効果を期待できます。

コストの削減

オフィスの維持には、多大なコストがかかっています。交替でテレワークを行なうことによるオフィスの縮小、あるいは完全なテレワーク化でオフィスそのものを撤廃するならば、テナント費や電気料金、交通費や出張費まで削減されるでしょう。また、テレワークに不可欠なデジタル化により、意外と大きな経費となっている紙や印刷のコストはほぼゼロになります。各従業員の環境整備に初期コストはかかるかもしれませんが、長い目で見ればランニングコストが大きく下がるのは確実で、ムダを省くことによる生産性向上につながっていきます。

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テレワークで生産性が落ちてしまう原因

ここまでは、テレワークのメリットを主に紹介してきました。ですが、なかにはテレワークの導入に失敗してしまい、生産性が落ちてしまったという事例もあります。そこで本章では、テレワークでよくある課題と、乗り越えるために注意しておくべきポイントを解説します。

コミュニケーションの不足

テレワーク環境を構築するなかでもっとも多い失敗が、従業員同士のコミュニケーション方法が絶たれてしまうことでしょう。「誰が何をしているか」といった役割分担や進捗を把握しづらくなり、チームとしての連携がとりづらくなってしまう懸念は生まれます。オフィスに集まっている状態であれば口頭で共有できていた情報も、メールやチャットでのやり取りが急増すると情報がすぐに流されて見逃してしまったり、合意や承認をとるまでにタイムラグが大きくなったりという場合が、どうしても多くなってくるでしょう。あらかじめ、コミュニケーションや情報共有のためのツールを組織で統一しておく必要があります。

テレワークに合わない業務プロセス

社内での承認や情報共有といったやり取りが、紙や口頭によるアナログ運用に頼っているという職場もまだまだ多いことでしょう。そのままテレワークへと移行しようとすれば、ムリが出てしまいます。また一挙にデジタル化を進めるため、業務プロセスの大幅な変更や、システム開発と現場での操作習得などが必要となれば、現場に大きな負荷と混乱が生じることも考えられます。業務プロセスの運用に関わるプラットフォームは、「簡単に操作できる」「柔軟性高く運用できる」「段階的に移行できる」といった観点で選ぶ必要があります。

自己管理の難しさ

オフィスでの勤務がなくなると、仕事とプライベートの境界があいまいになってしまうという人も多いようです。切り替えができず業務に集中できなかったり、逆に労働時間に対するマネージャーの管理が行き届きづらくなることで過重労働が増えてしまったり、というケースがあります。業務の進捗や勤務ログを記録・管理し、マネージャーが把握しておける仕組みを取り入れておいた方が良いでしょう。

セキュリティリスクの増大

テレワークになれば、業務上のデータやメール内容をオフィス外へと必ず持ち出すことになります。メールのやりとりが増えることによる誤送信や、デバイスの紛失によるデータ流出、ウィルス定義やシステム脆弱性のアップデート漏れといったセキュリティリスクが大きくなってしまうことでしょう。その対策としては、「社内と社外でコミュニケーションツールを切り分けることで誤送信させない」「データをローカルに置かないことで流出させない」「クラウドサービスなどの活用でアップデートの必要なローカルシステムを増やさない」など、“リスクが発生する機会そのものを減らす”方向性での対策が考えられます。

NotePMを活用したテレワークの生産性向上方法

テレワーク環境での生産性向上と導入失敗の回避に役立つツールとして、NotePMをご紹介します。その機能やケーススタディを、詳しく見てみましょう。

NotePM（ノートピーエム）とは

NotePMは、ナレッジやマニュアルを社内で簡単に共有できるように開発された、社内Wiki作成ツールのクラウドサービスです。操作性に優れたエディタやコラボレーションツールを備え、Web上で簡単に多彩なドキュメントを作成でき、さらに従業員同士がコミュニケーションをとりながら共有・編集できます。また、PDF・Office・動画・画像とあらゆるフォーマットに対応したファイル共有機能を備えているうえ、検索機能も充実。コミュニケーションやデータの共有、業務プロセスの管理といった用途を統合した、テレワーク時のワークスペースとして活用するのに必要十分な性能を持っています。

「まずは見るだけ」のスタートから段階的に導入

NotePMの導入企業では、例えば会議のアジェンダや議事録を掲載する場として、社内ユーザーの多くに対しては「見るだけでOK」という形で運用をスタートさせているケースがたくさんあります。直感的にわかりやすいようUIが工夫されているので、まずは触れる機会をつくることで「急に新しいツールを使いこなせるか不安」といった悩みを解消できます。

共有されたドキュメントに対してコメントや質問を送ることもできるため、本格的なテレワークの導入を始める前でも自然と社内に普及できます。デジタルでの情報共有やコミュニケーションへスムーズに慣れていけるため、段階的な移行が可能となるでしょう。また文書や情報が蓄積されるほど、知りたいことや疑問に思ったことがあった場合誰かに直接質問せずとも、優れた検索機能によりすぐ答えを見つけられるようになります。

手間とコストをかけずに業務をデジタル化

これまでアナログで行なわれていた申請や承認などは、NotePM上にドキュメントを共有するというシンプルな形で統合できます。投稿・変更された際に特定ユーザーへ通知する機能や、「だれがいつドキュメントを閲覧したか」を確認できる管理機能も備えており、口頭やメールでの確認に比べて迅速、かつ確実に業務を進められるようになるでしょう。

日報や議事録などの多彩なテンプレートをはじめ、ドキュメントを容易に作成できる機能が備わっており、既存のドキュメントを移行する際にも大きな手間はかかりません。また、NotePM上で共有したドキュメントは暗号化などにより保護され、閲覧や編集の権限をきめ細かく設定できるため、セキュリティ対策としても機能します。特殊なシステムの開発や操作の習熟も不要、しかも比較的低コストで、テレワーク基盤に必要なさまざまな機能を利用できるようになります。

評価制度の客観性をサポート

テレワーク環境を整備するにあたって、「成果に基づく評価制度」の構築と運用は最も影響の大きな課題となるかもしれません。これまで以上に明確な指標や目標を提示しなければならず、従業員の生産性やモチベーションに大きく関わってきます。

そこでまず効果的なのが、日報をNotePM上で投稿・共有していく方法です。これにより、日々の業務進捗や成果を把握しやすくなるとともに、あとから検索や参照を容易に行えるので、評価指標や目標設定のためのデータを蓄積していくことにもつながります。またなかには、日報へのコメントや「いいね」を通じてメンバー間の交流が促進され、「この仕事や質問はこの人に頼めば良い」と個人の得意分野が広く認知されるようになる、といった効果が出たケースもありました。数字のみならず、周囲からの評価もログとして可視化されると、より納得感の高い評価へとつながっていくことでしょう。

BCP（事業継続計画）の共有

テレワーク普及のきっかけが、新型コロナウィルスの流行下における事業継続のためだったことは、ご存知の通りです。あらかじめBCPマニュアル等をオンライン上に共有しておけば、災害などの緊急時にも素早く参照できるようになります。NotePMに投稿された内容はクラウド上に保管されるため、万が一オフィスが被災した場合でも影響は最小限に抑えられるでしょう。さらに、リモートでの情報共有とコミュニケーションが可能なプラットフォームとしても機能するため、スムーズにテレワークでの事業継続体制へ移行できる可能性が高まります。

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まとめ

テレワークの導入は、業務の効率化や従業員のモチベーションアップ、コストの削減を通じて、生産性向上に寄与します。ですが、その環境を使いこなせないままであったり、導入をあせって現場に大きな混乱を招いてしまったりすれば、逆効果であることは言うまでもありません。

そこで重要なのは、手間と混乱を抑え、自然な形でテレワークに移行していくための基盤を整える手法。「NotePM」は、扱いも簡単で段階的な導入に適しており、従業員のコミュニケーションを促進する効果もあるため、最適なツールのひとつと言えます。すでに7000社を超える導入実績もあるので、ぜひ参考にしながらテレワーク導入の参考にしてみてください。

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NotePMの特徴

マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる

URL: https://notepm.jp/

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