こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
新型コロナウィルス感染症の影響で在宅勤務の導入を促す動きが世の中全体でに増えました。一方で、まだ在宅勤務の導入に踏み切れない企業も多くあるのが実態です。そこで、本記事では、実際に在宅勤務を導入するにあたって享受できるメリットや抑えておくべきポイント・注意点について解説していきます。
目次
在宅勤務のメリット・デメリットそもそも在宅勤務の定義とは？
昨今の働き方改革や新型コロナウィルスの影響で、在宅勤務を導入する企業が急速に増えてきています。改めて、在宅勤務とは何を指しているのか、またそのメリットやデメリットについて解説します。
在宅勤務とは
在宅勤務とは、テレワークの一種の働き方で、オフィスなどの決められた場所に出勤して仕事するのではなく、自宅にいながら就業する働き方のことを言います。働き方改革の推進や昨今の情勢により、在宅勤務を取り入れる企業も増えてきました。ではテレワークとはどんな違いがあるのでしょうか
テレワークとの違い
テレワークとは「tele=離れたところ」「work=働く」を合わせた造語ですが、簡単に言えばインターネットなどを活用した場所や時間にとらわれない働き方のことです。テレワークには働く場所によって異なる呼び方が複数あり、在宅勤務は自宅利用型テレワークのことでそのほかに下記のような言葉があります。
・モバイルワーク
電車や飛行機の中など移動中やカフェなどで合間に仕事を行うこと・外勤型テレワークともいう
・施設利用型テレワーク
サテライトオフィスやコワーキングスペースなどで仕事を行うこと
・ワーケーション
ワークとバケーション（休暇）を組み合わせた造語で観光地やリゾート地などで働きながら休暇を取る過ごし方のこと
企業や組織の業務内容や役割分担によって取れる形はそれぞれだと思いますが、ぜひこのような働き方があるということを知っていただき、最適な方法をとるヒントにしてみてください。
在宅勤務を導入する7つのメリット
新型コロナウィルスの影響で通勤など、人の集まる状況を少しでも減らす上でも在宅勤務がますます推奨されています。実際に在宅勤務を導入した場合にどんなメリットが享受できるのか、従業員サイドと企業サイドの2つの観点から7つのポイントに絞って解説していきます。
まずは働く側である従業員が受けられるメリットを3つお話ししていきます。
勤務地の制限がない
自宅で就業することになるので決められた場所への通勤がなくなります。その分浮いた通勤時間を他のことに有意義に使えるようになり、また地域によっては往復の通勤ラッシュの満員電車や渋滞から解放されるため、生活の満足度があがる傾向がみられます。また、勤務地にこだわって仕事を選ぶ必要がなくなるため就職や転職で会社を選ぶ幅が格段に広がります。配偶者の仕事の都合で転居が必要になった場合も仕事を辞めず続けられる可能性があるためキャリアを築くことにも繋がっていくかもしれません。
仕事とプライベートの両立
小さな子どものいる家庭や家族の介護が必要な場合、急な体調の変化に対応する必要があるため自宅を長時間あけることができず、働けないという人も多いと思います。そのような育児や介護に追われる人でも在宅勤務が可能なら外に出ることなく仕事を持てるようになります。また、生活と仕事を調和させることによってワークライフバランスの充実にもつながります。
ペースを乱されない
一人で仕事を進めることが多いため、予定外の打ち合わせなど業務を遮断する出来事が起きづらいため、集中して業務に取り組むことが可能です。また、仕事を辞める要因として多い「人間関係のわずらわしさ」も少なくなるため、離職率の低下にも繋がります。
次に、企業はどんなメリットを享受することができるのか4つ解説します。
企業イメージの向上
育児・介護などさまざまな事情で転職や退職をせざるを得なかった人材が決まった勤務地に通勤しなくて済むことから再び働くという選択肢をとることができるようになります。仕事と生活を両立させたい人や自分らしく働きたいという人にとって魅力的な企業として映るため、従業員の働きやすい会社という評判で企業イメージの向上にも繋がっていきます。
優秀な人材を確保しやすい
働き方改革が叫ばれる中、在宅勤務を採用している企業であれば固定された時間や勤務場所での働き方ではなくなるため仕事と生活のバランスをとりやすくなり、柔軟な働き方を求める優秀な人材の確保につながる可能性もでてきます。
経費の削減につながる
在宅勤務になれば通勤手当として支給していたコストが減ります。また、日々全員が出社する状況ではなくなる場合、オフィスの水道光熱費や消耗品費、デスクなどの什器の削減が可能となります。場合によってはオフィスの縮小や移転などで大幅に家賃の削減に繋げることもできるでしょう。
BCP対策になる
豪雨や地震などの自然災害が多い日本では、何か起きた時に公共交通機関の麻痺などでオフィスへの出社が難しくなることがあります。しかし、在宅勤務を導入することで有事の際にも自宅から業務をすすめることが可能になるため、出社が難しい場合にも事業を継続させることが可能となります。事業継続計画（BCP）の観点からも、在宅勤務導入のメリットが大きいということがわかります。
在宅勤務の6つのデメリット
メリットが多いように感じられる在宅勤務ですが、デメリットも持ち合わせています。具体的にどんなデメリットがあるのかご紹介していきます。
まず、従業員サイドの3つデメリットを解説します。
オンとオフの切り替えが難しい
在宅勤務は自宅で仕事をするという性質上、オンとオフの切り替えが難しくなります。また、自宅の場合はテレビをはじめとした誘惑が多いため、サボろうと思えばいくらでもサボれてしまう環境です。自分自身で業務開始から終了までのタイムスケジュールを組み、自己管理を徹底することが求められます。
コミュニケーション不足によるズレ
一人で仕事に集中できる環境は、一方ではデメリットにもなります。職場でできたちょっとした雑談や相談から派生していいアイディアが浮かんだり、悩みや喜びをその場で分かち合うことが難しくなります。チームで仕事をしている場合は進捗状況の細かな把握ができず進行管理にズレが生じる可能性もあります。これを解消するためにチャットやメール、通話やWeb会議などツールを駆使したコミュニケーション不足を補う仕組みづくりが必須になります。
正当な評価を受けづらい
上司と同じ空間で仕事をしていないため、成果に対して評価を受けることになります。その過程や努力が重要視されていた場合、途中の過程も評価の対象となっていたことが多いため、新しい環境ではキャリアアップに繋がりにくくなる可能性もあります。
以下、会社側として想定される3つのデメリットを解説します。
システム導入のコストがかかる
社員が在宅で勤務するにあたって会社と同じような環境を整備する必要があるため、導入にあたって最初はコストがかかります。具体的にはインターネットを使う環境の整備やパソコンやタブレットなどの端末や機器の購入、Webで進捗管理や業務報告、会議や打ち合わせができるようにするための費用などです。また、セキュリティの強化などのためにシステムを入れる必要なども出てくるかもしれません。
セキュリティ問題
会社で一括して機器を管理できなくなるため、情報漏洩の防止やウィルス感染などのセキュリティ対策が重要となります。家族が共有するプライベートの機器を業務に使用するのではなく、業務用機器を貸与・利用させるなど、ルールを遵守させることが大切です。セキュリティツールを導入することはもちろんですが、テレワーク用に新たなセキュリティルールを策定することもポイントとなります。
勤怠管理の複雑化
在宅勤務の場合、実際勤務した時間や休憩や残業などを直接把握することが難しいため、会社としては「サボり防止」、社員としては実際に働いている時間の「評価」を受けづらくなります。双方のデメリットを解決するために勤怠管理や在籍管理ツールを用いて実態を把握できる環境を整えることが重要です。
在宅勤務のデメリットを抑えメリットを伸ばす5つのポイント
デメリットを改善しメリットを伸ばしながら在宅勤務を導入するためのポイントを5つにまとめました。
労働環境の整備
業務を効率的に遂行するためにも働く空間やインフラ環境の整備は必須項目です。空間としては仕事をしやすい椅子や机の確保やネット環境の整備などが挙げられます。また、プライベートと線引きがしやすいようなスペースを作ることも重要です。生活する空間で仕事をするからこそ、集中力を切らさず効率よく仕事をできる空間づくりは重要なポイントとなります。インフラ環境の整備としては、コミュニケーションツールが社内wiki などのノウハウ共有ツールの導入が必要です。今まで当たり前にできたオフィス内のコミュニケーションができない分、オンライン上の便利なツールで情報共有を行える環境を用意することが重要だと言えます。
自己管理のしくみ作り
在宅勤務の場合、常に誰かの目があるわけではないのでサボろうと思えばいくらでもサボることができます。一人で業務を自由に進められるメリットがある一方で、メリハリをつけられず長時間労働になってしまったり、仕事とプライベートの切り替えが難しかったりします。自分自身で業務開始から終了までのタイムスケジュールを組み、徹底した自己管理をすることが求められます。オンライン上で朝礼を行い予定の共有をしたり、日報の提出・共有をするなど、それぞれの動きについて情報共有をすることで、お互いに自己管理するという方法もあります。
タスク管理ツールの導入
自己管理と同じくらい重要なのはタスク管理です。タスク管理は在宅勤務でなくても常に行いますが、在宅勤務になると直接他のメンバーにリマインドする機会が減ります。そのため、タスク管理ツールを用いて、依頼したことを忘れずに実行してもらえるようにするのもひとつの手段です。個人のタスクのみにとどまらず、チームでタスク管理することで抜け漏れのチェックをしやすくなります。ツールによって機能はさまざまなので、使いやすいものを選ぶと良いでしょう。
関連記事：【2024年版】タスク管理ツール・Todo管理 おすすめ16選を徹底比較（無料あり）
在宅勤務に係る人事制度の策定
在宅勤務をするにあたって「勤怠管理」や「評価基準」、また「労災規定」などの人事制度をしっかりと定める必要があります。特に業務とプライベートの線引きが難しい在宅勤務では業務災害として認定されるまで、時間がかかることが多くなります。座りっぱなしで腰を痛めたり、首や肩を痛めてもオフィス勤務と比べて労災認定されないケースもあります。また、成果の見えやすさも業務によって異なったり、プロセスの評価がしにくくなるため、今までの人事業化制度ではなく、在宅勤務の実態に適したものを策定しましょう。
オンライン上でのマネジメント・オフサイトミーティングのすすめ
在宅勤務ではサボり防止の対策も重要となります。そのため評価基準は基本的に成果で評価する傾向が強くなります。オフィスに勤務する際にはコミュニケーション量が減るため、業務終わりにWebにて面談を行うなど、より細かなフォローをすることも大切です。また、役職や肩書きにとらわれず、ざっくばらんに率直な意見を交換しあう「オフサイトミーティング」の活用もおすすめです。オンラインであっても普段の業務報告とは違った時間を用意することで、チーム全体の協力体制を築き、普段の業務での連携をスムーズにすることに繋がります。
まとめ
在宅勤務はメリットが多いですが、デメリットもあります。コロナ禍で生活や労働の環境が大きく変化し、今後は在宅勤務の強みを活かした効率的な働き方をすることが求められます。在宅勤務を進める上で重要なことが「コミュニケーション」です。特に、対面の時にはうまく共有できた業務のノウハウが共有できなくなり、全体の業務効率が落ちる可能性があります。社内wiki は在宅勤務に適したサービスです。情報インフラを整えることで快適に業務を行えるようにしましょう。
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