こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
新型コロナウィルスの影響を受け、テレワークを実践する企業が増えてきました。テレワークをするとなると通常の労働環境から大きく変化するため、しっかりとした事前準備が大切です。事前準備を怠ると、従業員のモチベーション・業務効率化の低下に繋がりかねません。ただ実際は、テレワークは初めてで何を準備すればいいのか分からないといった声もあります。そこで今回はテレワークの準備で抑えるべき7つのポイントから、テレワークで陥りがちな失敗、準備すべきおすすめのITツールについて解説していきます。
目次
テレワークの準備で押さえるべき7つの確認ポイント
まずはテレワークの準備で押さえるべき7つのポイントについて解説していきます。
テレワークのインフラ環境
従業員のインフラ環境が整っているか確認しましょう。
以下の準備物が必要です。
- PC(できれば社内のものを使用)
- Wi-Fi環境
- Webカメラ(PCに内蔵されているのなら不要)
- マイク(PCに内蔵されているのなら不要)
- ExcelなどのOfficeソフト
- Web会議システム
- ビジネスチャット
- 社内wiki
PCはセキュリティリスクを考慮し、できれば社内のものを持ち帰るようにしましょう。また、WebカメラとマイクがPCに内蔵されていない場合があるので確認しておきましょう。テレワークにより、Web会議や勤怠の報告など インターネット上のやり取りが増えます。そのため、インフラ環境が整っていないと 従業員が円滑に業務できなくなる原因となるので注意が必要です。
コミュニケーション方法の整備と教育
テレワークでは、従業員全員が同じ場所にいないのでコミュニケーション不足に陥りがちです。そのため、コミュニケーション不足ならないような工夫が大切です。
コミュニケーション不足だと以下の問題が発生します。
- 部下・同僚のコンディションやメンタル不調に気づかない
- 気軽に相談できないため、業務に対し不安を持ったままになる
- 意思疎通ができないため業務効率が悪くなる
テレワークでは、web会議ツールやチャットツールを活用することによって、積極的にコミュニケーションの場を設けることが重要となります。
業務の進捗管理方法を確立する
業務の進捗が適切にされていないと、会社全体の業務効率に大きく影響するので、適切な業務の進捗管理が必要となります。テレワークだと業務の進捗管理がなかなか難しいので、ツールの導入が無難です。プロジェクト管理ツールを使用すれば、適切に業務の進捗を管理できます。また、進捗状況の共有はWeb会議ツール・チャットツールの使用がおすすめです。
労務管理の方法を確立する
テレワークの問題点として、本当に従業員が業務を行っているのか判断しにくい点が挙げられます。勤務状態の確認が難しくなるので、サボる従業員や、逆に働きすぎてしまう従業員を把握できなくなってしまいます。また、残業になった場合はどうするのか といった問題があります。したがって、どうやって労務管理をするのかを明確に決めておきましょう。例えば、Web会議ツールを使用し 常にONにしておくことでちゃんと業務しているのか確認できますし、労務管理システムの導入することで、従業員の勤怠状況を容易に把握できるようになります。
人事評価制度の見直し
テレワークを導入すると、以前と同様の人事評価制度の適用が難しくなり、従業員側も自分の仕事が適切に評価されているのか不安に感じるようになります。また、評価基準が曖昧になると、従業員のモチベーションが下がってしまう恐れがあります。よって、テレワーク実施前に会社全体で十分に話し合い、人事評価制度の見直しをしなければなりません。一般的には、勤務態度より成果を重視した『成果主義』がテレワークに合っていると言えます。
セキュリティ対策の徹底
テレワークで大きな課題となるのがセキュリティ対策です。テレワーク中は個人で会社のPC/データを管理することになるため、適切なセキュリティ対策を行っていないと、社外に情報が漏洩する危険性があります。また、従業員個人のWi-Fiを使うことになるので、情報漏洩のリスクが高くなります。注意点として、カフェなどの公共のWi-Fiは基本的に利用を控えましょう。セキュリティ対策がされていない場合があり、盗聴される可能性もあります。
ノウハウ共有の環境整備
ノウハウやナレッジといった情報を共通できる環境を整備しておきましょう。テレワークになると、上司・同僚が隣にいていつでも聞けるという状況ではなくなります。分からないことがあっても、画面越しだと聞きにくかったりします。ノウハウ共有の手段としては、社内wikiツールがオススメです。社内wikiツールの活用することで、ノウハウ・情報を一か所に集約し共有することで業務効率化に繋がります。
テレワークの準備で陥りがちな失敗
ここまで、テレワークの準備で押さえるべき７つのポイントについてまとめましたが、間違えないために、ありがちな失敗についても知っておくべきです。では、テレワークの準備で陥りがちな よくある失敗について解説していきます。
ITツールを導入しっぱなしで活用できない
ITツールを導入しても、適切に活用できない場合があるので注意しましょう。原因としては以下の2点があります。
- 導入したITツールに必要な機能が備わっていない
- 導入したITツールの使用方法の教育をしていない
まず準備段階でITツールを導入する目的を明確にしておく必要があります。自社のニーズにマッチしたものを選択しないと 上手く活用できず、結局使わなくなるなど失敗に陥ります。多くの企業が利用しているから といった単純な理由だけで、ITツールを決定しないように注意しましょう。したがって、導入前にどんな機能が必要なのかを明確にしておきましょう。また、ITツールはいきなり全社で使用するのではなく、まずは一部で試験的に導入してみて従業員に使用感を確認してもらうことも大切です。使用してみて初めて、使いにくいところや 必要な機能が備わっていないことに気が付くこともあります。またITツールを導入するのみではなく、従業員に教育を実施して 使用方法を共有しておきましょう。
労務管理や人事評価の整備が不十分で不満が溜まる
労務管理や人事評価の見直しが不十分だと従業員の不満が溜まり 最悪の場合、離職に繋がる恐れがあるので要注意です。テレワーク中は従業員の仕事量の把握がしにくくなるため、業務量に偏りが生まれてしまったり、従来の人事評価基準のままであることが原因で 正当な評価を与えることができなくなり、従業員のモチベーションが低下したりといった事態に繋がります。こうならないために テレワークの準備段階で労務管理・人事評価基準を明確にしておくことが重要になります。
労務管理の整備方法ついて、最も簡単なのは労務管理システムを導入することです。システムの導入によって、従業員全員の勤怠状況の把握できるようになります。また、人事評価基準については、『成果主義』を中心とした基準に見直しをしましょう。従業員の働きを適切に評価できるように、評価項目をより明確にすることも必要になります。
自立できていないのにほったらかしになってしまう
テレワークでは、新人社員などの業務に対してノウハウがない人がほったらかしになってしまう傾向があるので注意が必要です。相手の様子が直接見えなくなると、自然と会話が減ってしまいます。それが原因でコミュニケーション不足となり、ほったらかしになる人が生じてしまいます。ほったらかしにされてしまうと、業務効率およびパフォーマンスの低下したり、孤独感からうつ病になったりと良いことがありません。対策方法としては、Web会議ツール、チャットツールを導入し、積極的にコミュニケーションをとりましょう。また、テレワークに対応した『フォローアップ制度』を設けましょう。
例を挙げると、
- 仕事・プライベートで悩んでいることを相談できるオンライン窓口の設置
- 業務の進め方について学べるオンライン研修制度の確立
- 新人社員と先輩社員で二人一組になるバディ制度の確立
新人社員が先輩社員に相談しやすくかつ、業務について学びやすい環境づくりが大切です。
テレワークで準備すべきおすすめITツール
NotePM
NotePM（ノートピーエム） は、ナレッジ共有に特化した「社内版ウィキペディア」です。検索に強く、情報を整理しやすいのが特徴で、大手IT製品レビューサイト(ITreview)では、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』の点で高く評価されています。
NotePMの特徴
- マニュアル作成、バージョン管理、ファイル共有機能
- 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
- 社内FAQ / 質問箱、社内ポータルとしても活用できる
- 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる
NotePM
URL: https://notepm.jp/
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まとめ
本記事では、テレワークの準備について解説をしてきました。新型コロナウイルス感染症の問題をきっかけに、テレワークは社会に定着をしました。テレワークをうまく取り入れることができるかどうかは、企業の競争力に直結する時代だと言えます。社内wikiをはじめとしたITツールの導入も含めて、テレワークの準備をしっかりと進めましょう。
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NotePMの特徴
- マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
- 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
- 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
- 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる
URL: https://notepm.jp/