情報共有の例文をメール・ビジネスチャットともに紹介!抑えるべき発信ポイントも解説

2021年06月06日(日) 情報共有

ビジネスにおいて、情報共有は非常に大切です。情報共有とは、個々の社員のもつ情報を蓄積、共有、活用することで、現状の把握や他人の情報や過去の情報資産を活用することが目的です。また、情報共有には、以下のメリットがあります。

  • 業務の「見える化」実現で業務効率や生産性が向上
  • コミュニケーションの円滑化
  • 仕事の属人化を防止

この記事では、情報共有の例文をメール・ビジネスチャットともに紹介します。また、それぞれの抑えるべき発信ポイントも紹介します。

情報共有を上手に行うメールの例文

ここでは、情報共有を上手に行うメールの例文を、記載するポイントとともに解説します。頻繁に使う文章であれば、定型文として保存することで入力時間を短縮できます。ご参考ください。

進捗報告

進捗報告では、以下のポイントを記載します。目標を達成できていない場合は、考えられる原因や今後の対応方針も記載しましょう。

  • 進捗状況
  • 目標との差異
  • 目標の達成有無

===
<例文>
件名:商品X販売促進プロジェクトの進捗状況について
本文:
永川課長
お疲れ様です。

営業第二課の薮田です。商品X販売促進プロジェクトの進捗状況について報告します。

【売上】2,000,000円
【目標達成率】90.5%
【目標未達成の原因】

  1. 販売促進イベント当日に大雨が降り、期待通り集客できなかった
  2. 一部店舗にて売り切れが発生し、機会損失が発生した
    【今後の対応】
  3. 各店舗にて現段階での売り上げを確認し、各店舗への納品数を調整する
  4. 近隣店舗間にて在庫を共有できる仕組みを構築する
    ===

作業日報

作業日報の様式をメールに添付することも考えられますが、ここではメールに直接入力するとして例文を紹介します。以下の内容を記載しましょう。

  • 時系列の業務内容や1日の成果
  • 報告事項

===
<例文>
件名:4月17日作業日報
本文:
廣瀬 川崎営業所長
お疲れ様です。

川崎営業所の宇草です。本日の作業内容を報告します。

【業務内容】
9:00 朝礼後・メールチェックと返信
9:30 営業先に移動(川崎駅〜相模原駅)
11:00 佃工務店 定期訪問 新商品タッツバリケードの案内
13:00 川端建設 納品 追加注文(製品番号:267638×20)
14:00 移動時間(川崎駅〜相模原駅)
15:30 帰社
16:00 定例会議出席
17:00 西田組向け提案資料の作成
18:00 退社【報告事項】
川端建設より発注いただいている商品(製品番号:267638)に関して、川端建設近藤部長よりご意見いただきましたので添付ファイルにまとめています。ご確認願います。
===

関連記事:日報 テンプレート(例文あり)

議事録共有

作業日報と同じく、様式をメールに添付することも考えられますが、ここではメールに直接入力するとして例文を紹介します。以下の内容を記載しましょう。

  • いつの会議か
  • 議題
  • 決定事項
  • 今後の課題

===
<例文>
件名:12月10日定例会議議事録
本文:
製造部 各位
お疲れ様です。製造部の西川です。定例会議の議事録を作成しましたので、お送りします。ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

【日付】12月10日 13:00〜14:00
【議題】週間報告と製造部の業務効率化について
【決定事項】
・2022年度設備予算の最終決定
・4月より導入予定の情報共有ツールの稼働開始日
【次回定例会議までの課題】
ナレッジマネジメント責任者の選定
===

関連記事:会議議事録 テンプレート(書き方と例文あり)

 

情報共有を上手に行うビジネスチャットの例文

ここでは、情報共有を上手に行うビジネスチャットの例文を、記載するポイントとともに解説します。メールよりもスピーディーなやり取りに強いツールですので、最小限のメッセージに留めるよう意識して使いましょう。また、複数人で同時にやりとりできるので、それを念頭において発信しましょう。

進捗報告

ビジネスチャットにおいても、進捗報告では、以下のポイントを記載します。

  • 進捗状況
  • 目標との差異
  • 目標の達成有無

===
<例文>
営業第二課永川:
@営業第二課薮田
商品X販売促進プロジェクトの進捗状況はいかがですか?

営業第二課薮田:
@営業第二課永川
商品X販売促進プロジェクトの進捗状況について報告します。
【売上】2,000,000円
【目標達成率】90.5%

営業第二課永川:
@営業第二課薮田
何が原因で目標を達成できていないと考えていますか?また、今後どう対応したいと考えていますか?

営業第二課薮田:
@営業第二課永川
目標を達成できていない原因は、以下の2つと考えています。

  1. 販売促進イベント当日に大雨が降り、期待通り集客できなかった
  2. 一部店舗にて売り切れが発生し、機会損失が発生した

また、今後はこう対応したいと考えています。

  1. 各店舗にて現段階での売り上げを確認し、各店舗への納品数を調整する
  2. 近隣店舗間にて在庫を共有できる仕組みを構築する

営業第二課永川:
@営業第二課薮田
了解しました。引き続き対応お願いします。
===

作業日報

ビジネスチャットにおいても、直接記入する場合は以下の内容を記載しましょう。
・時系列の業務内容や1日の成果
・報告事項

===
<例文>
川崎営業所廣瀬:
@川崎営業所宇草
4月17日の作業日報はこちらのとおりです。

9:00 朝礼後・メールチェックと返信
9:30 営業先に移動(川崎駅〜相模原駅)
11:00 佃工務店 定期訪問 新商品タッツバリケードの案内
13:00 川端建設 納品 追加注文(製品番号:267638×20)
14:00 移動時間(川崎駅〜相模原駅)
15:30 帰社
16:00 定例会議出席
17:00 西田組向け提案資料の作成
18:00 退社

川崎営業所廣瀬:
@川崎営業所宇草
川端建設より発注いただいている商品(製品番号:267638)に関して、川端建設近藤部長よりご意見いただきましたので添付ファイルにまとめています。ご確認願います。
===

議事録共有

ビジネスチャットにおいても、直接記入する場合は以下の内容を記載しましょう。

  • いつの会議か
  • 議題
  • 決定事項
  • 今後の課題

===
<例文>
製造部西川:
@製造部メンバー
製造部 各位
定例会議の議事録をお送りします。

【日付】12月10日 13:00〜14:00
【議題】週間報告と製造部の業務効率化について
【決定事項】
・2022年度設備予算の最終決定
・4月より導入予定の情報共有ツールの稼働開始日

製造部東出:
@製造部西川
次回定例会議までの課題を教えてください。

製造部西川:
@製造部東出
記入し忘れていました(汗)次回定例会議までの課題は、ナレッジマネジメント責任者の選定です。
===

 

例文で伝えたかった情報共有のポイント

ここまで、メールとビジネスチャットで情報共有の例文を解説してきました。次に、それぞれの例文で伝えたかった情報共有のポイントについて説明します。

メール

メールでは、以下の3つのポイントに注意しながら情報共有を行うとよいでしょう。

  • 読んだだけで内容が明確になる件名にする
  • 緊急性が高い場合は、そのことを件名に入れる
  • 相手の視点に立って本文を書く

読んだだけで内容が明確になる件名にする

メールを送付する相手によっては、1日何百通ものメールを受け取っている人もいます。大量のメールを一つ一つ全て開封して、その中身を確認することは非常に大きな負担になります。そこで、読んだだけで内容が明確になる件名にするよう心がけましょう。そうすることで、相手は件名を見ただけでメールの内容が推測できますので、優先順位をつけてメールをチェックできます。

悪い件名の例:ご報告
※本文を読まないと何の報告か全くわからない

良い件名の例:【送付】5月19日マルタイビーフ栗原氏との打合せ議事録
※件名を読むだけで、打合せ議事録を送付していることがわかる

緊急性が高い場合は、そのことを件名に入れる

大量のメールを受け取っている人は、優先順位をつけてメールをチェックしているものです。緊急性や重要性が高いメールを送信する場合は、件名にそのことを書けば、相手は優先順位が高いメールであるとすぐに気づくことでしょう。ただし、これらを乱用すると相手が優先順位をつけられなくなるので、本当に緊急性や重要性が高いと考えた時にだけ使うよう心がけましょう。

件名の例1:<至急依頼>本日締め切りの、広池コンサルタント向け報告書承認依頼
件名の例2:【重要】塩谷氏クレーム対応に関する報告

相手の視点に立って本文を書く

目上のメンバーにメールを送る際には、敬語の使い方に特に気をつけなければなりません。また、相手がメールの本文を読んで余計なストレスを感じないように、相手の目線に立って本文を書くよう心がけましょう。相手にわかりやすい本文を書くために覚えておきたい方法をいくつか紹介します。

  • 複数の要件がある場合は、箇条書きを使う。
  • 改行をこまめに入れて、読みやすくする。一行当たりの文字は25~35文字程度で、一つの文章のまとまりは5行程度を目安に改行するとよい。
  • 引用文には「>」を使うと、どこからどこまでが引用かすぐにわかる。
  • 顔文字は原則使わない。

ビジネスチャット

ビジネスチャットは、メールよりも即時性が高く、気軽に情報共有できます。また、複数人に対して同時に情報共有できます。それらを踏まえて、ビジネスチャットでは、以下の3つのポイントに注意しながら情報共有を行うとよいでしょう。

  • 無駄な挨拶文を入れない
  • 必要な人には通知を入れて送信する
  • スタンプもうまく活用する

無駄な挨拶文を入れない

ビジネスチャットでは、無駄な挨拶文を入れないようにしましょう。メールでは冒頭に挨拶文を入れることがほとんどです。しかし、ビジネスチャットでのやりとりは時系列で流れていきます。そのため、やりとりは前の話の続きになることが多く、無駄な挨拶文は邪魔で読みづらさの原因になります。また、ビジネスチャットは気軽に情報共有できることが特徴です。堅苦しい挨拶文を入れるとその特徴が失われます。挨拶文を入れるにしても、会話のスタート時に簡単な挨拶文を入れる程度に留めておきましょう。

必要な人には通知を入れて送信する

ビジネスチャットの欠点の一つは、多数通知が来た場合に自分あてのメッセージかわかりづらいところです。特に、一度に多くのやりとりが発生した場合、時系列でやりとりが流れていくので、自分に向けたメッセージを見逃してしまう危険性が高まります。そこで、必要な人には通知を入れて送信するよう心がけましょう。そうすることで、相手は自分あてのメッセージであることが一目でわかります。また、過去に送られたメッセージを検索したい場合、自分あてのメッセージで絞り込むことも可能です。

スタンプもうまく活用する

ビジネスチャットを使う際には、社内で親しい間柄ではスタンプや絵文字も使ってみましょう。多くのビジネスチャットで、既読・賛成・感謝などを表現できるスタンプや絵文字も送信できます。文字ばかりのコミュニケーションだと堅苦しくなりがちですが、スタンプや絵文字を取り入れることで、堅苦しさを和らげることができます。また、情報共有のスピードアップも期待できます。ただし、社外ではよほど親しくない限り、それらは使わない方が無難です。

関連記事:【2021年版】ビジネスチャットおすすめ6選を徹底比較!(有料・無料)

 

まとめ

この記事では、メールやビジネスチャットで上手に情報共有を行うための例文とともに、情報共有のポイントを解説してきました。同じ情報共有ツールでも、メールとビジネスチャットでは性質が異なるため、適した用途も違います。メールは1対1で丁寧にやりとりしたい場合に向いており、ビジネスチャットは複数人で気軽にスピーディーに情報共有したい場合に向いています。情報共有を行う場面に応じて、最適なツールを用いましょう。

 

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