多くの企業が導入しているSFA。自社との競合会社の導入を知ると気になるものです。また、自社でも導入を考えているにもかかわらず、どういうものかについて詳しく理解している人は少ないかもしれません。ここではSFAについて解説するとともに、導入のメリット・デメリットや効果を最大化するためのポイントについても紹介していきます。
SFAとは
SFA（Sales Force Automation）は直訳すると営業の自動化となります。企業の営業過程や工程などを自動化して業務内容を分析したり、問題点や課題を発見したりして効率化を図る情報通信技術の1つです。具体的には、まず顧客の管理ができます。顧客の社名や所在地、担当者や案件を管理することによって自社の営業担当者同士のセールス重複を防ぎます。また、見込み客からの引き合いを受注につなげるために必要な案件に関する管理や、営業担当者と顧客とのやり取りの管理なども可能です。
さらに、営業担当者の行動と結果を数値化するプロセス管理もできます。提案商材数や顧客へのアポイント数、受注率などを管理し営業担当者の評価も可能です。このほか、タスク管理や日報・週報の共有など数多くの機能が備わっています。
SFA導入のメリット
ここからは、SFAを導入するメリットについて解説していきます。
営業に関する問題点などを速やかに発見できる。
SFAを導入することによって、営業活動が可視化されます。営業全体の業務の進み具合や、何に時間を費やしているか、各案件の話がどこまで進んでいて現在どのフェーズにいるかなどの確認が容易です。話が進んでいない案件や値引き額が大きな案件などがあれば、スピーディな対応が可能となります。
営業に関するさまざまな数値を容易に把握できる
通常営業に関する数値は各営業担当者とのヒアリングや、日報からあがってくるため集計するにはかなりの時間がかかります。SFAによって各営業の売上目標の数値や実際に成果につながった数、各営業担当者の成約率などの数値も容易に管理できます。
営業担当者のミスを防ぎ、次の行動を理解させることが容易となる
営業担当者にとって顧客への訪問や、対応の遅れは契約率などに多大な影響を及ぼします。SFAには次におこなうべき行動を実行するタイミングを教えてくれるアラート機能があるため、担当者のミスを防ぐことができます。また、次の行動がわかれば本人不在の場合、フォローの手配も容易です。
どこに居ても業務確認などが可能となる
クラウド型のSFAでは、各営業担当が持つスマートフォンやタブレットなどからも操作が可能です。たとえば、社内に残る営業マネージャーから業務に関するスケジュールなどの変更の連絡があった場合に、外回りの担当者が容易に確認することができます。円滑なコミュニケーションが可能となり、便利です。
時間を有効に使える
SFAは日報や週報など、通常時間がかかる作業をスムーズにすることが可能です。また、データやファイルの検索も容易で、参照したいデータなどがある場合は素早くアクセスできます。さらにはクラウド型の場合はオフィスに戻ることなく業務の確認などが可能です。SFAを導入することによって営業に関してさまざまな手間を省くことができ、時間を有効に使えます。
SFA導入のデメリット
ここからは、SFA導入のデメリットについて紹介していきます。
入力項目が多い
SFAはシステムツールとなり、導入するにあたっては情報を入力する必要があります。顧客や商談内容などに関する管理をする場合、事前にこれらすべての情報を入力しなければなりません。ほかにもさまざまな便利機能がありますが、利用するには情報を入力する必要があります。そのため、余計な業務が増えたと感じる人も出てきてしまうかもしれません。
操作が複雑で手段ではなく目的になってしまうケースがある
SFAは導入しただけでは何の成果も生まれず、データを集めて入力して皆が使いこなしてこそ営業活動の可視化と効率化に成功するものです。基本情報の入力や、データの入力率をKPI設定（目標達成のために必要な要因を洗い出し達成に向かっているかを点検するために設ける中間指標）にするなど操作が複雑です。そのため業務の可視化や効率化のための手段ではなく、ツールを導入すること自体が目的となってしまうケースがあります。
ツールを使いこなせる人とそうでない人の差が出てきてしまう
企業の営業担当といってもさまざまな世代の人がいます。情報通信技術に慣れ親しんでいる若い世代の人にとっては、容易に使いこなせることでしょう。しかし、世代によってはPCやスマートフォンなどの操作自体に難色を示す人もいます。便利なITツールでも使いこなせる人とそうでない人の差が出てしまうと、導入しても混乱を招く結果となってしまう場合があります。
SFA効果を最大化するためのポイント
SFAを導入してもその効果を最大化しないと意味がありません。ここからはSFAの効果を最大限に活かすためのポイントを紹介していきます。
導入する目的と課題を明確にする
SFAはただ導入すればよいというものではありません。営業担当の皆が納得して使いこなすことができないと、前述したように導入そのものが目的となってしまうからです。そうならないためにも、皆でSFAを導入する目的と課題を明確にして共有することが大切です。たとえば、SFAをどのように使ってどのような成果を上げたいのか、そのために何をすればよいのかなどを具体的に共有します。
自社に合ったツールを選ぶ
SFAは便利なツールということもあり種類が多くあるため、自社に合ったツールを選ぶことが大切です。機能的なことはもちろん、たとえば、ITツールに馴染みのない世代の営業担当者が多い企業には、カスタマーサービスが充実したツールを選びましょう。web経由やメールでの問い合わせだけではなく、電話窓口があるツールを選ぶと喜ばれます。
自社内でツールに関するフォローをおこなう
SFAを導入するにあたっては営業担当全員が使いこなすことが理想です。しかし、前述したように世代も含め、個人差があります。導入する側は、あくまでも全員に使いこなせるようになってもらうとの姿勢が大切です。導入前はもちろん、導入後の定期的な研修やサポート体制を充実させることが重要となります。また、営業マネージャーは導入するSFAを使いこなせるようにしておくことよいでしょう。研修期間ではない場合でも、ちょっとした質問に答えられ、導入から定着までスムーズに進むからです。
おすすめ SFA（営業支援ツール）
以下の記事では、おすすめのSFA（営業支援ツール）の概要や特徴について解説しています。
関連記事：【2024年版】SFA（営業支援ツール）おすすめ6選を徹底比較！
まとめ
SFAは、最初に導入する場合には定着するまでにある程度時間がかかるかもしれません。しかし、定着すると営業担当者全員の負担も軽減し、業績アップにもつながります。多くの企業で導入されているSFA。さまざまな種類があるので自社の業務や営業担当者に合ったもの導入して、営業活動の可視化や効率化を図ってみてはいかがでしょうか。
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