ファイル共有とひとくちに言っても、その手法はさまざまです。働き方や取り扱いデータの多様化に伴い、どのようなファイル共有が適しているのかしっかりと判断できなければ、情報漏洩などのリスクも高まります。では、いったいどのようなファイル共有方法があり、何を見て適した方法を選択すればいいのでしょうか。本記事では、各種ファイル共有の方法を特徴とともに紹介し、ファイル共有方法で失敗しないためのコツや、おすすめのファイル共有方法を丁寧に紹介します。
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目次
ファイル共有の方法は働き方とともに変化
2022年の内閣府の調査によると、東京都では55.2％の企業が何らかの形でテレワークを導入していることがわかりました。たとえ、自分はオーソドックスな勤務形態を取っていても、ファイル共有する先の同僚や取引先はどのような勤務の仕方をしているかわかりません。データの価値が増している現在だからこそ、相手の状況に合わせたファイル共有の方法を模索する必要があると言えるでしょう。
出典：第５回 新型コロナウイルス感染症の影響下における 生活意識・行動の変化に関する調査 | 内閣府
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ファイル共有の方法と特徴
ここでは、ファイル共有の方法として以下の6つを紹介します。
- USBメモリ
- 共有フォルダ
- ファイルサーバー
- メール添付
- 転送サービス
- クラウドストレージ
それでは1つずつ見ていきましょう。
USBメモリ
ファイル共有の方法1つ目は、USBメモリです。パソコンのUSBポートに挿し込みデータを記録させ、別パソコンに挿入することでファイル共有するこの方法は、お馴染みの方も多いと思います。USBメモリは高速でデータの読み書きができ、コンパクトで非常に軽く持ち運びしやすいことが特徴です。一方で、小型なだけに紛失のリスクは高く、破損の恐れもあります。一定期間データのやり取りをしないと、データが消えてしまう性質も持っているためあくまでも短期的な記録媒体として運用するのがよいでしょう。
共有フォルダ
ファイル共有の方法2つ目は、共有フォルダです。共有フォルダとは、同じネットワーク上にある複数のパソコンからアクセス可能に設定したフォルダのことを指します。パソコン上のフォルダと同じ感覚で操作できることが特徴です。しかし、共有フォルダがあるパソコンの状態にその管理を依存してしまうため、パソコンが破損したり、電源がオフになったりしているときには使用することができません。
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ファイルサーバー
ファイル共有の方法3つ目は、ファイルサーバーです。ファイルサーバーとはファイル共有のために特定の設定を受けたパソコンのことを指します。ファイル共有やデータ格納専門の設定を受けているため、常時大容量のデータを共有管理することができ、アクセス権限なども細かく設定できるのが特徴です。一方で、専用のソフトウェアが必要で、運用・保守のために一定のノウハウが必要なためコストがかかってしまいます。
メール添付
ファイル共有の方法4つ目は、メール添付です。メッセージのやり取りに使用するメールにデータを添付しファイル共有する方法は多くの方が使用したことがあるのではないでしょうか。なによりも、簡単・気軽に利用できることがこの方法の大きな特徴です。その一方、多くのメールが一通当たりの添付容量を3MBに設定しており、少し大きめのファイルなどを共有するには向いていません。また、メールの誤送信によりおもわぬ相手にファイル共有してしまう恐れがあるうえに、後追いで添付データを削除するリカバリー機能もほとんどありません。そのため、重要なファイルをやり取りするには適していないと言えるでしょう。
転送サービス
ファイル共有の方法5つ目は、転送サービスです。ネットワーク上に一時的にファイルをアップロードし相手のメールアドレスを指定することで、大容量でもファイル共有することができます。通常のメールとさほど変わらない操作感で容易にファイルを共有できることが特徴です。また、外部サービスではありますが、一定の容量までであれば殆どのサービスで無料使用できるのも魅力的です。しかし、あくまでもファイルは一時保存しかされず、同時に共同編集することもかなわない為、ファイル共有方法としては柔軟性に欠けるといえます。
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クラウドストレージ
ファイル共有の方法6つ目は、クラウドストレージです。ベンダーから提供されるネットワーク上のストレージを利用するクラウドストレージは、サービス契約時に付与されるIDやパスワードを利用すればいつでも・どこでも・簡単にアクセスできることが一番の特徴です。ファイルごとにアクセス権限を設定したり、リンクを作成し共同編集できる形で社内外に共有したりすることも非常に簡単に行うことができます。近年では高性能なサービスも多く登場しており、契約すればすぐに活用できる点も大きな魅力です。
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ファイル共有方法の選択で失敗しないためのコツ
ここまでいくつかのファイル共有方法を紹介してきました。すでに利用したことがあり、馴染み深いものもあれば、初めて耳にしたファイル共有もあったのではないでしょうか。近年では様々な立場や専門性を持つメンバーにファイル共有する機会が増えてきました。ボタン一つでファイル共有できる現代は便利な一方、様々なリスクも孕んでいます。私たちが人間である以上、完璧はありえません。何かミスが起こった際にどれだけリカバリーできる体制をくみ上げておけるかがファイル共有の選択で失敗しない為のコツだといえます。
おすすめのファイル共有方法はクラウドストレージサービス
本記事では、おすすめのファイル共有方法として自信をもってクラウドストレージを紹介します。ここでは以下の3つのメリットを解説します。
- 導入コストが低い
- 拡張性が高い
- セキュリティ性が高い
それでは1つずつ見ていきましょう。
導入コストが低い
メリットの1つ目は、導入コストが低いことです。データ容量や拡張性を担保するためにファイルサーバーなどを設置しようとすると専門のソフトウェアが必要になったり、情報システムの担当者を据えたりしなければならず、かかるコストは決して安いものではありません。その点、クラウドサーバーの場合、パッケージ化されたプランの中から無理のない費用感のものが選択でき、専門的なソフトや機器を導入せずともパソコン一つでサービスを利用できます。運用・保守などもベンダー側で行うため人件費もかからず、導入コストが大幅に抑えられます。
拡張性が高い
メリットの2つ目は、拡張性が高いことです。ファイル単位でアクセス制限をかけられ、編集権限も細かく設定できます。パソコンだけでなく、スマフォやタブレットにも対応しているため、オフィスの外からでもストレスなく利用できるでしょう。かつては、ファイルサーバーなどに比べて拡張性に心配がのこりましたが、近年では高性能なサービスも多く登場し拡張性に大きな差がなくなってきているのが実情です。
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セキュリティ性が高い
メリットの3つ目は、セキュリティ性が高いことです。他の手法の多くはファイル共有する自社でファイル共有のシステム部を管理する必要がありました。社内に情報システムの担当者を設置できる会社はそう多くはないうえに、専門外の分野まで管理しなければならないのは大きな負担です。クラウドストレージでは専門のベンダーが強固なセキュリティ体制を敷いています。ウィルスの感知はもちろん、不正アクセスや通信の暗号化など、利用者が安心して利用できるサービスが充実しています。誤ってファイル共有した場合にも、共有したリンクを無効化したり、アクセスログを確認したりなどリカバリー策をすぐに行えることも魅力的です。
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まとめ
本記事では、各種ファイル共有の方法を特徴とともに紹介し、ファイル共有方法で失敗しないためのコツを解説するとともに、おすすめのファイル共有方法としてクラウドストレージを紹介しました。多くのビジネスパーソンがその業務の中で接するファイル共有の特性をしっかりとおさえることで、適切なファイル共有方法を選択し業務効率向上に役立てていきましょう。
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