複数の社員が関わる業務では、ファイル管理を適切に行い、円滑にファイルの受け渡しを行う必要があります。しかし、ファイル管理には多くの手法があるため、どれが最適なのかわからない人も多いのではないでしょうか。そこで今回は、ファイル管理の一つであるファイル共有サーバーの基礎知識にくわえ、NASとの違いやメリット・デメリットを詳しく紹介します。
目次
ファイル共有サーバーとは？
ファイル共有サーバーとはどのようなものなのでしょうか。ファイル共有サーバーの基礎知識として、概要・機能・用途について順に解説します。
概要
ファイル共有サーバーとは、ファイルや画像などのデジタルデータを保管・共有する際に用いるネットワーク上のサーバーのことです。個人がそれぞれのパソコンにファイルを保存している場合、他者はそのファイルをすぐに利用することはできず、メールでの送信やUSBなど、何らかの手段によって共有しなければなりません。しかし、ファイル共有サーバーにファイルを保存すれば、誰でもすぐにファイルにアクセスでき、手間をかけずに共有できます。
機能
ファイル共有サーバーは、複数人がデータを保存するために使うことのできる大容量のコンピューターのようなイメージです。例えば、社内でファイル共有サーバーを利用した場合、自分を含む社内の全員が、ファイル共有サーバーを使うことができます。
USBメモリなどの記憶媒体やメールを用いた従来のファイル譲渡方法では、大容量のデータを送ることはできず、記憶媒体を共有したい人に直接手渡さなければなりませんでした。ファイル共有サーバーを活用することで、これらの不便な点を解消できます。
用途
ファイル共有サーバーは、主にデータやファイルなどの電子データを保存したり、共有したりするために用いられます。社員間で、常に最新のファイルやデータを閲覧・編集・移動・削除するなどの操作が可能です。複数のパソコンからアクセス・編集できるという利点を最大限発揮し、業務効率化が図れるでしょう。
また、ファイルのバックアップ保存先としても活用できます。ファイルの管理を個人に任せていると、パソコンの不具合などでファイルを消失させてしまう恐れがありますが、ファイル共有サーバーにバックアップしておけば損失リスクの軽減につながります。
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ファイル共有サーバーとNASの違い
ファイル共有サーバーと似たような機能を持つものにNASがあります。NASは、ネットワーク内に接続する外付けのハードディスクです。ファイル共有サーバーとNASには、主に以下3つの違いがあります。
- 導入にかかる手間とコスト
- ディスク容量の拡張性
- ユーザー管理の容易性
それぞれ見ていきましょう。
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導入にかかる手間とコスト
ファイル共有サーバーとNASの違いの1つ目は、導入にかかる手間とコストです。ファイル共有サーバーは、サーバーを構築するための費用がかかります。また、サーバー導入費用だけでなく、保守管理やライセンス費用に加え、運用管理者の人件費も発生します。導入と運用にかかる費用は、決して安くはありません。
コストに加えて、運用の手間もかかります。ユーザー管理によるアクセス制限やセキュリティ強化などは厳格にルールを定める必要があるでしょう。一方NASは、ファイル共有サーバーと比較すると安価に調達でき、短期間で導入することが可能です。
ディスク容量の拡張性
ファイル共有サーバーとNASの違いの2つ目は、ディスク容量の拡張性です。ファイル共有サーバーはファイル管理を行うシステムであるため、容量の追加や機能の拡充が可能で、拡張性が高いという特徴があります。機能の拡充が可能ということは、リソースを有効活用できるという柔軟性を兼ね備えていると言えるでしょう。
NASはファイルを保存するための外付けハードディスクであるため、拡張性ではファイル共有サーバーに劣ります。しかし、近年ではNASも高性能なものが増えてきており、中には管理機能が強化された製品もあります。
ユーザー管理の容易性
ファイル共有サーバーとNASの違いの3つ目は、ユーザー管理の容易性です。ファイル共有サーバーは、NASよりも手軽かつ柔軟にユーザー管理が行えます。ファイル共有サーバーでは、ファイル閲覧・編集権限の付与やログの確認などを詳細にユーザー設定することができますが、NASでは行えません。
アクセス権を付与できるNASもありますが、特定のフォルダに権限を付与した際、その下層フォルダも追従して権限が付与されてしまうため、細かなユーザー設定が難しいといえます。
ファイル共有サーバーを設置するメリット
ファイル共有サーバーを設置するメリットとしては以下の3つが挙げられます。
- ファイルの共有が容易
- 容量拡張が柔軟
- 情報管理の安全性
それぞれ見ていきましょう。
ファイルの共有が容易
ファイル共有サーバーを設置するメリットの1つ目は、ファイルの共有が容易だということです。ファイル共有サーバーはファイルがサーバー内に保存されるため、ファイルの共有が簡単に行えます。通常のハードディスクに保存されているファイルは、メールやUSBなどで受け渡す必要があります。
ファイルをやりとりする頻度が高ければ、過剰な業務負担がかかってしまいます。ファイル共有サーバーを活用すれば、誰でも任意のファイルにアクセスできるため、効率的にファイルのやりとりを行えます。
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容量拡張が柔軟
ファイル共有サーバーを設置するメリットの2つ目は、柔軟に容量を拡張できる点です。使用中に容量不足になった際にはハードディスクを増設して拡張できるため、企業のレベルや規模に応じた容量を備えられます。機能面においても柔軟に対応でき、容量に余裕があるならば一部をバックアップとして活用することもできます。
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情報管理の安全性
ファイル共有サーバーを設置するメリットの3つ目は、情報管理の安全性の高さです。データの閲覧・作成・編集・削除などの権限をグループ単位で設定できるため、情報管理の安全面で優れています。特に、機密情報など漏洩を避けたいものには、より厳格な設定をすることでセキュリティ向上にもつながります。利便性だけでなく安全性も確保できていることが、ファイル共有サーバーの優れた点だといえるでしょう。
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ファイル共有サーバーを設置するデメリット
ファイル共有サーバーを設置するデメリットとしては以下の3つが挙げられます。
- 導入・運用コスト
- 故障によるデータ損失のリスク
- 管理の必要性
それぞれ見ていきましょう。
導入・運用コスト
ファイル共有サーバーを設置するデメリットの1つ目は、導入と運用コストがかさむ点です。ファイル共有サーバーはアクセス権限などを細かく設定できる反面、設定項目が多くなりがちで導入にやや手間がかかってしまいます。アクセスできるユーザーが多くなるほど、設定作業に時間も労力もかかるでしょう。
ファイル共有サーバー自体の購入費や管理者の人件費など、運用コストがかかることも見逃せません。複数のサーバーが必要な規模の企業では、その分経費も高額となるでしょう。
故障によるデータ損失のリスク
ファイル共有サーバーを設置するデメリットの2つ目は、故障によるデータ損失のリスクがある点です。ファイル共有サーバーを設置する際には、故障によるデータ損失のリスクも考慮する必要があります。サーバーが故障すると業務が完全にストップしてしまうケースも考えられる、急なトラブルなどイレギュラーな事態に対応できるよう、ファイル共有サーバーは事業所内に設置する必要があります。本体が故障してしまったなどの、最悪な事態を常に想定しておくようにしましょう。
管理の必要性
ファイル共有サーバーを設置するデメリットの3つ目は、管理する必要性があることです。ファイル共有サーバーは、企業の規模によって費用や導入の手間などが変わります。規模が大きいほど管理は複雑化してしまうため、運用方法を徹底しないとセキュリティ面に不安が生じてしまいます。ファイル共有サーバーを運用する際には管理者を配置し、セキュリティ面のリスクを少しでも軽減できるようにしましょう。
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ファイル共有サーバーのクラウド化
ファイル共有サーバーは、クラウド上で利用することも可能です。新型コロナウイルス感染拡大の影響を受けて、テレワークの普及が進んだ企業も多いことでしょう。そこで、クラウド上のファイル共有サービスを導入すると、場所を問わずどこからでもアクセスできるため、テレワーク中でもスムーズにデータを編集・格納することができます。
さらに、ファイルサーバーをクラウド化すると、ディスク容量が枯渇する心配はありません。ファイルサーバーのクラウド化は、BCP対策（災害時のリスク対策）としても有効です。通常のファイル共有サーバーは、躯体を社内に設置するため、災害時などに影響が出てしまう可能性があります。しかしクラウド化することによりデータは社外に保存・バックアップされ、データ損失のリスクを軽減できます。社員の使い方や業務の性質にあわせて、クラウド型のファイル共有サーバーを検討するのも一つの方法です。
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まとめ
今回の記事では、ファイル共有サーバーの基本知識やメリット・デメリットについて解説しました。ファイル共有サーバーを導入すると、ファイル共有・容量拡張・情報管理の安全性の面で様々なメリットを得られます。一方で、デメリットも少なからず存在します。本記事で説明したメリット・デメリットをしっかりと把握し、最適なサーバー運用を心掛けましょう。
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