OJTマニュアルの基本や作り方について調べている方もいらっしゃるかと思います。これからOJTマニュアルを作る方は、成功例はもちろん失敗例も参考にして、自社に適したマニュアル作成をすることが大切です。
本記事では、OJTマニュアルについて、概要と重要性・種類・メリット・作成ステップを解説します。
目次
OJTマニュアルとは
OJT（On the Job Training）とは、職場での実践的な訓練のことです。上司や先輩が、部下や後輩に、実際の仕事を通じて必要な知識・技能や職務遂行の姿勢・態度などを指導するプロセスを指します。
OJTマニュアルには、新入社員や異動者が効率的かつ効果的に、仕事に慣れるための指針を記載しています。職場内における教育の質を保ち、新たなメンバーがチームにスムーズに溶け込めるように支援する重要なマニュアルです。
OJTマニュアルの重要性
OJTマニュアルの重要性として、以下2点を解説します。
- 安心して業務を遂行するため
- トレーナーの負担を軽減するため
それでは、1つずつ見ていきましょう。
安心して業務を遂行するため
1つ目は、安心して業務を遂行するためです。
OJTマニュアルは、特に新入社員が直面する業務の不安や疑問を解消するために不可欠です。新入社員は業務に関する知識や経験が限られており、初めての仕事に臨む際に多くの不安を抱えがちです。こうした不安を軽減し、新入社員が安心して業務に取り組めるようにOJTマニュアルで支援する必要があります。
OJTマニュアルに、具体的な仕事の進め方・業務上のポイント・チーム内のコミュニケーションの取り方など、仕事を進める上で必要な知識や技能が書かれていれば、新入社員はより迅速に業務に適応できます。
OJTマニュアルは、新人が自信を持って業務に取り組むための強力なサポートツールです。
トレーナーの負担を軽減する
2つ目は、トレーナーの負担を軽減するためです。
マニュアルには、業務の基本から応用まで、段階的に学べるカリキュラムが組み込まれており、これに従って指導を進めることで、一貫性のある教育が実現します。また、トレーナーはマニュアルを基にしながらも、個々の研修者の進捗や理解度に応じた柔軟な指導方法調整が可能です。
OJTマニュアルがあれば、トレーナーは毎回1から内容を考える必要がなくなり、効率的にOJTを進められます。
マニュアル作成ツールについては、こちらの記事で詳しく解説しています。
【徹底比較】マニュアル作成ツールおすすめ20選｜選び方と導入事例も紹介
OJTマニュアルの種類
OJTマニュアルの種類として、以下2点を解説します。
- 指導者（トレーナー）用
- 学習者（トレーニー）用
それでは、1つずつ見ていきましょう。
指導者（トレーナー）用
トレーナー用のOJTマニュアルは、指導者が効果的にトレーニングを計画し実施するための指針です。
内容として、OJTの計画立案方法・実施にあたっての具体的方針・教育目標や育成ゴールの設定・合格ラインの目安までが、詳細に記載されています。また、企業がOJT指導者に期待する役割と責任・指導技術も明確にして、トレーナーが一貫性のある高品質なトレーニングを提供できるようサポートします。
OJTマニュアルは、トレーナーがトレーニングの目的を明確にし、トレーニーの成長を効率的かつ効果的に促進するための戦略を練るための基盤です。企業の教育方針や目標達成に向けた具体的な手段をトレーナーに提供し、組織全体の能力向上と目標達成を目指します。
学習者（トレーニー）用
トレーニー用のOJTマニュアルは、実践的な職場訓練を受ける新入社員や研修生向けに作成されたマニュアルです。
OJTのゴールや目的を明確に示し、具体的な業務への取り組み方や手順が詳細に書かれています。また、業務実施中に遭遇する可能性のある問題や注意点、職場での適切な行動様式も盛り込まれています。
業務遂行の際に特に重要なポイントや成功の鍵となるコツも強調されているため、トレーニーは効率的に業務を学び理解を深めることができるでしょう。OJTマニュアルを用いることで、トレーニーは迅速に職場に適応し、自信を持って業務を遂行できるようになることを目指せます。
OJTマニュアルが企業にもたらすメリット
OJTマニュアルが企業にもたらすメリットとして、以下2点を解説します。
- 同一品質の教育が可能
- コスト削減
それでは、1つずつ見ていきましょう。
同一品質の教育が可能
1つ目のメリットは、同一品質の教育が可能なことです。
従来、トレーナーによって異なる可能性があったOJTの教育内容が、マニュアルに基づいて行うことで一貫性を持ちます。その結果、全従業員が同等の知識とスキルを身につけることが可能になります。
マニュアルを使うことで教育の質の差による業務品質の差異を解消でき、全体としての業務効率と品質向上を図れます。OJTマニュアルは、教育の内容・方法・目標を標準化し、トレーナー間での教育内容のばらつきを最小限に抑えられるのです。
コスト削減
2つ目のメリットは、コスト削減です。
マニュアルには、OJTの具体的な内容と手順が詳細に記載されています。これに従って教育を実施すれば、トレーナーはその都度、教育計画を1から考える必要がなくなります。その結果、教育の準備にかかる時間と労力を削減し、より多くのトレーニーに対して効率的に知識とスキルを伝えることが可能となるでしょう。
また、社内資源を最大限に活用し、外部研修への依存を減らすことで、追加的な教育コストの発生を抑えることも可能です。
OJTマニュアルを活用すれば、教育の質を維持しつつ、企業の人材育成にかかる経費を削減できるのです。
検索性に優れているマニュアル作成ツール「NotePM」
OJTマニュアルの作り方
OJTマニュアルの作成ステップとして、以下3点を解説します。
- 情報整理
- 骨子作成
- 内容記載
それでは、1つずつ見ていきましょう。
情報整理
1番目のステップは、情報整理です。
情報整理の段階では、マニュアルに記載する必要がある情報を明確に整理していきます。具体的には、業務内容・業務を遂行する上での重要ポイント・業務実施の手順・注意すべき事項などです。
整理された情報は、トレーニーが業務を理解し、実際に業務を行う際の指針となります。また、情報を体系的に整理しておけば、マニュアルの一貫性と使いやすさが向上し、結果としてトレーニングの効率と効果が高まるでしょう。
情報整理は、トレーニーに対してマニュアルで包括的かつ効果的に情報を提供するうえで不可欠です。
骨子作成
2番目のステップは、骨子作成です。
骨子作成の段階では、マニュアルに含めるべき主要なセクションや章を決定し、各部分で扱う内容の概要を設計します。例えば、マニュアルが対象とするトレーニングの目的・業務内容と手順・重要なポイント・評価基準などの骨子です。
必要な情報を網羅的かつ体系的に伝えるための土台を築くことで、マニュアルの読みやすさ、理解しやすさを高め、トレーニーが必要な情報を迅速に把握できるようになります。骨子を明確にすることで、その後の詳細な内容の充実や修正が容易になり、作成プロセスの効率化にもつながるのです。
内容記載
3番目のステップは、内容記載です。
内容記載の段階では、以前に整理した情報や作成した骨子に基づき、具体的な業務の手順・必要なスキル・業務実施時の注意点などを詳細に記述していきます。マニュアルが実用的かつ効果的であるためには、テキストだけでなく、イラストや図表を用いることが有効です。
視覚的な要素は、複雑な情報や手順を読み手にとって理解しやすくするために役立ちます。例えば、機械の操作方法を説明する際に、操作部分の写真や図解を入れれば、言葉だけでは伝わりにくい情報を明確に伝えられます。
内容を丁寧に記載し、必要に応じてイラストや図表を加えることで、OJTマニュアルの質と使い勝手を大幅に向上できるのです。
新入社員の育て方については、こちらの記事で詳しく解説しています。
いまどきの新入社員の育て方とは？効果的なマニュアル作成方法を解説！
OJTマニュアルを作成するポイント
わかりやすいOJTマニュアルを作成するポイントは、以下のとおりです。
- 内容をシンプルに書く
- 全体像が分かるように書く
- 図解を入れる
- 専門用語をわかりやすく説明する
要点がわかりにくかったり、文章だけだったりすると、内容が読み手に伝わりにくいです。
作成前に、目的を明確にして要点をまとめておくと、わかりやすいマニュアルを作成できるでしょう。
文章だけでなく、図解をや動画を入れたりすることで、情報をよりわかりやすくまとめられます。
検索性に優れているマニュアル作成ツール「NotePM」
ツールを活用してOJTマニュアルの作成が成功する理由
ツールを活用してOJTマニュアルの作成が成功する理由について解説します。
テンプレートを利用できる
マニュアル作成のツールには、テンプレートが備わっており、ゼロから資料を作成する手間がかかりません。資料作成が苦手な方でも、OJTマニュアル作成の業務を効率化できます。
見やすいマニュアルを作成するには、構成の検討から掲載する内容の選定、運用後の情報更新まで必要となります。マニュアル作成ツールを利用すれば、これらの作業効率を高められます。
見やすいマニュアルを作成できる
デザイン機能やレイアウトを利用することで、見やすくて質の高いマニュアルを作成できます。
独自でデザイン性が高く、わかりやすいマニュアルを作成するのは難しく、手間がかかります。しかし、マニュアル作成ツールのデザイン機能を利用することで、専門的な知識・スキルがなくても、簡単に質の高いマニュアルの作成が可能です。
OJTマニュアルの作成ツールは『NotePM』が一番おすすめな理由
OJTマニュアル作成ツールは『NotePM』が一番おすすめな理由を2つ紹介します。
テンプレート機能でマニュアルを簡単に作れる
NotePMにはテンプレート機能が搭載されており、資料作成が苦手な方でも簡単にマニュアルを作成できます。
高機能なエディタもあるので、バラバラなマニュアルのフォーマットを標準化できます。社内で資料のデザインが異なり、見にくいといった事態を防ぐことが可能です。
矢印や吹き出しなどの「画像編集機能」によって、見やすく編集できる点も特徴です。
検索性に優れている
NotePMは検索性に優れている点も、大きな特徴です。ツール内で作成したドキュメント以外にも、WordやExcel、PDFといったファイルの中身も全文検索が可能です。
社内文書をNotePMで一元管理することで、必要な情報の検索にかかる時間の短縮を図れます。どこに何の情報があるかわからない、といった問題の解決につながり、業務を効率化できます。
NotePMを活用してOJTマニュアルの作成に成功した事例
NotePMを活用してOJTマニュアルの作成に成功した事例を2つ紹介します。
アイリスオーヤマ株式会社
アイリスオーヤマ株式会社は、国内外グループ30社・国内約70拠点をもち、さまざまな分野・業態に渡って事業を展開している企業です。社内サーバーで情報共有を行っていたものの、欲しい情報をすぐに見つけられない課題を抱えていました。
そこで、NotePMを活用して社内のナレッジ共有を円滑にし、社員の成長スピードを向上できる環境を構築しました。
年に数百人単位で新入社員が入社し、若手社員の比率が多いため、社内のナレッジを蓄積・管理できる環境の構築が必要でした。NotePMの導入によって、社内情報を一元管理した結果、検索工数を約70％削減できました。
アイリスオーヤマ株式会社の事例については、こちらの記事で詳しく解説しています。
【導入事例】情報検索の手間が7割削減。NotePM導入で、業務効率化と社員成長を加速 – アイリスオーヤマ株式会社
株式会社アシロ
株式会社アシロは、国内最大級の法律相談プラットフォームを展開している企業です。事業成長を続ける同社では、新卒・中途ともに採用規模を急拡大させています。
組織成長を支える基盤づくりのために、新入社員のオンボーディング・ナレッジ共有ができるツールの導入を検討していました。
NotePMを導入し、全社および各事業部のマニュアルを掲載し、現場で使えるテンプレート格納フォルダを作成しました。その結果、社員が自主的にナレッジを投稿する文化が根付き、社員間のつながりも活性化し、管理部への問い合わせを50%減らすことに成功しています。
株式会社アシロの事例については、こちらの記事で詳しく解説しています。
【導入事例】ナレッジ管理ツールの乗り換えで問い合わせが50％減少！新入社員育成の課題も解決 – 株式会社アシロ
OJTマニュアルを作成して作業を効率化しよう
本記事では、OJTマニュアルについて解説しました。
OJTマニュアルは、業務に不慣れな新入社員や異動者が効率的かつ効果的に仕事に慣れるための指針を記載しており、職場内教育の質を保ち、新たなメンバーがチームにスムーズに溶け込めるよう支援する重要なマニュアルです。
NotePMは、誰でも簡単に扱えるマニュアル作成ツールです。OJTマニュアルの制作管理も簡単に行えます。バージョン管理、強力な検索機能を持ち合わせており、OJTに必要な情報も迅速に得られます。
