こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
OJTマニュアルの基本や作り方について調べている方もいらっしゃるかと思います。これからOJTマニュアルを作る方は、成功例はもちろん失敗例も参考にして、自社に適したマニュアル作成をすることが大切です。
本記事では、OJTマニュアルについて、概要と重要性・種類・メリット・作成ステップを解説します。
目次
OJTマニュアルとは
OJT（On the Job Training）とは、職場での実践的な訓練のことです。上司や先輩が、部下や後輩に、実際の仕事を通じて必要な知識・技能や職務遂行の姿勢・態度などを指導するプロセスを指します。
OJTマニュアルには、新入社員や異動者が効率的かつ効果的に、仕事に慣れるための指針を記載しています。職場内における教育の質を保ち、新たなメンバーがチームにスムーズに溶け込めるように支援する重要なマニュアルです。
OJTマニュアルの重要性
OJTマニュアルの重要性として、以下2点を解説します。
- 安心して業務を遂行するため
- トレーナーの負担を軽減するためため
それでは、1つずつ見ていきましょう。
安心して業務を遂行するため
1つ目は、安心して業務を遂行するためです。
OJTマニュアルは、特に新入社員が直面する業務の不安や疑問を解消するために不可欠です。新入社員は業務に関する知識や経験が限られており、初めての仕事に臨む際に多くの不安を抱えがちです。こうした不安を軽減し、新入社員が安心して業務に取り組めるようにOJTマニュアルで支援する必要があります。
OJTマニュアルに、具体的な仕事の進め方・業務上のポイント・チーム内のコミュニケーションの取り方など、仕事を進める上で必要な知識や技能が書かれていれば、新入社員はより迅速に業務に適応できます。
OJTマニュアルは、新人が自信を持って業務に取り組むための強力なサポートツールです。
トレーナーの負担を軽減する
2つ目は、トレーナーの負担を軽減するためです。
マニュアルには、業務の基本から応用まで、段階的に学べるカリキュラムが組み込まれており、これに従って指導を進めることで、一貫性のある教育が実現します。また、トレーナーはマニュアルを基にしながらも、個々の研修者の進捗や理解度に応じた柔軟な指導方法調整が可能です。
OJTマニュアルがあれば、トレーナーは毎回1から内容を考える必要がなくなり、効率的にOJTを進められます。
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OJTマニュアルの種類
OJTマニュアルの種類として、以下2点を解説します。
- トレーナー用
- トレーニー用
それでは、1つずつ見ていきましょう。
トレーナー用
トレーナー用のOJTマニュアルは、指導者が効果的にトレーニングを計画し実施するための指針です。
内容として、OJTの計画立案方法・実施にあたっての具体的方針・教育目標や育成ゴールの設定・合格ラインの目安までが、詳細に記載されています。また、企業がOJT指導者に期待する役割と責任・指導技術も明確にして、トレーナーが一貫性のある高品質なトレーニングを提供できるようサポートします。
OJTマニュアルは、トレーナーがトレーニングの目的を明確にし、トレーニーの成長を効率的かつ効果的に促進するための戦略を練るための基盤です。企業の教育方針や目標達成に向けた具体的な手段をトレーナーに提供し、組織全体の能力向上と目標達成を目指します。
トレーニー用
トレーニー用のOJTマニュアルは、実践的な職場訓練を受ける新入社員や研修生向けに作成されたマニュアルです。
OJTのゴールや目的を明確に示し、具体的な業務への取り組み方や手順が詳細に書かれています。また、業務実施中に遭遇する可能性のある問題や注意点、職場での適切な行動様式も盛り込まれています。
業務遂行の際に特に重要なポイントや成功の鍵となるコツも強調されているため、トレーニーは効率的に業務を学び理解を深めることができるでしょう。OJTマニュアルを用いることで、トレーニーは迅速に職場に適応し、自信を持って業務を遂行できるようになることを目指せます。
OJTマニュアルが企業にもたらすメリット
OJTマニュアルが企業にもたらすメリットとして、以下2点を解説します。
- 同一品質の教育が可能
- コスト削減
それでは、1つずつ見ていきましょう。
同一品質の教育が可能
1つ目のメリットは、同一品質の教育が可能なことです。
従来、トレーナーによって異なる可能性があったOJTの教育内容が、マニュアルに基づいて行うことで一貫性を持ちます。その結果、全従業員が同等の知識とスキルを身につけることが可能になります。
マニュアルを使うことで教育の質の差による業務品質の差異を解消でき、全体としての業務効率と品質向上を図れます。OJTマニュアルは、教育の内容・方法・目標を標準化し、トレーナー間での教育内容のばらつきを最小限に抑えられるのです。
コスト削減
2つ目のメリットは、コスト削減です。
マニュアルには、OJTの具体的な内容と手順が詳細に記載されています。これに従って教育を実施すれば、トレーナーはその都度、教育計画を1から考える必要がなくなります。その結果、教育の準備にかかる時間と労力を削減し、より多くのトレーニーに対して効率的に知識とスキルを伝えることが可能となるでしょう。
また、社内資源を最大限に活用し、外部研修への依存を減らすことで、追加的な教育コストの発生を抑えることも可能です。
OJTマニュアルを活用すれば、教育の質を維持しつつ、企業の人材育成にかかる経費を削減できるのです。
OJTマニュアルの作成ステップ
OJTマニュアルの作成ステップとして、以下3点を解説します。
- 情報整理
- 骨子作成
- 内容記載
それでは、1つずつ見ていきましょう。
情報整理
1番目のステップは、情報整理です。
情報整理の段階では、マニュアルに記載する必要がある情報を明確に整理していきます。具体的には、業務内容・業務を遂行する上での重要ポイント・業務実施の手順・注意すべき事項などです。
整理された情報は、トレーニーが業務を理解し、実際に業務を行う際の指針となります。また、情報を体系的に整理しておけば、マニュアルの一貫性と使いやすさが向上し、結果としてトレーニングの効率と効果が高まるでしょう。
情報整理は、トレーニーに対してマニュアルで包括的かつ効果的に情報を提供するうえで不可欠です。
骨子作成
2番目のステップは、骨子作成です。
骨子作成の段階では、マニュアルに含めるべき主要なセクションや章を決定し、各部分で扱う内容の概要を設計します。例えば、マニュアルが対象とするトレーニングの目的・業務内容と手順・重要なポイント・評価基準などの骨子です。
必要な情報を網羅的かつ体系的に伝えるための土台を築くことで、マニュアルの読みやすさ、理解しやすさを高め、トレーニーが必要な情報を迅速に把握できるようになります。骨子を明確にすることで、その後の詳細な内容の充実や修正が容易になり、作成プロセスの効率化にもつながるのです。
内容記載
3番目のステップは、内容記載です。
内容記載の段階では、以前に整理した情報や作成した骨子に基づき、具体的な業務の手順・必要なスキル・業務実施時の注意点などを詳細に記述していきます。マニュアルが実用的かつ効果的であるためには、テキストだけでなく、イラストや図表を用いることが有効です。
視覚的な要素は、複雑な情報や手順を読み手にとって理解しやすくするために役立ちます。例えば、機械の操作方法を説明する際に、操作部分の写真や図解を入れれば、言葉だけでは伝わりにくい情報を明確に伝えられます。
内容を丁寧に記載し、必要に応じてイラストや図表を加えることで、OJTマニュアルの質と使い勝手を大幅に向上できるのです。
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まとめ
本記事では、OJTマニュアルについて解説しました。
OJTマニュアルは、業務に不慣れな新入社員や異動者が効率的かつ効果的に仕事に慣れるための指針を記載しており、職場内教育の質を保ち、新たなメンバーがチームにスムーズに溶け込めるよう支援する重要なマニュアルです。
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