IT化やデジタル化が進む一方で、不正アクセスによる情報流出や個人情報の不適切な扱いによるプライバシーの侵害など、新たな問題が発生しています。そのため、企業は日々扱う情報を適切に管理し、紛失や属人化を防止することが大切です。
しかし、重要性を理解していても、情報管理の徹底に悩んでいる企業は少なくありません。
本記事では、情報管理の重要性やセキュリティリスク、情報漏洩によって受ける影響について詳しく解説します。社内に情報管理を浸透させて適切な対策を講じたい担当者の方は、ぜひ最後までご覧ください。
Web上で高度なセキュリティで情報管理できるツール「NotePM」
目次
情報管理とは
情報管理とは、企業が保有する重要な情報資産を適切に収集・保管し、維持・伝達、そして必要に応じて廃棄するプロセス全体を指します。
効果的に情報管理するためには、以下の2点を押さえることが重要です。
- 必要な情報に必要なタイミングでアクセスできる環境を整える
- 不正アクセスや情報流出、プライバシーの侵害を防ぐ
社内の情報はさまざまな場所に散らばっているため、管理体制が整っていないと、探すまでに時間的なコストがかかったり紛失したりする恐れがあります。
また、社会からの信頼を獲得して事業運営を持続するために、収集した情報の漏えいやプライバシーの侵害に対する対策を行い、社会的責任を果たさなくてはなりません。
情報管理の三原則とは
情報管理における三原則とは「機密性」「完全性」「可用性」のことを指します。
| 概要 | 対策 | |
|---|---|---|
| 機密性 | アクセス権限を管理すること | ・アクセス権限の付与 ・パスワード管理 |
| 完全性 | 改ざんや過不足のない正確な情報を保持すること | ・アクセス履歴を残す ・デジタル署名をつける |
| 可用性 | 必要なときに情報へアクセスできる状態を保持すること | ・システムのクラウド化 ・無停電装置の設置 |
情報管理の三原則をバランスよく維持することによって、情報資産を適切に保護するとともに、適切な管理体制の整備につながります。
情報管理の重要性
情報管理の主な重要性は、以下の3つです。
- 業務効率を向上させるため
- 情報漏えいを防ぐため
- 属人化を防ぎナレッジを共有・蓄積するため
重要性を反映した情報管理の体制を整えられるように、詳しく見ていきましょう。
業務効率を向上させるため
情報管理が不十分な企業では、次々に新たなデータが作成されたり、同じ情報が重複して保存されていたりと、社内に大量のデータが溢れて必要な情報にすぐにアクセスできないケースがあります。
適切な情報管理は、必要な情報を探す手間を省いて、業務効率や意思決定のスピードを向上させるために有効です。
実際に、NotePMを使用して情報管理を定着させた企業では、情報検索の手間を7割削減し、業務効率化と社員成長の加速に成功しています。
＞関連記事：【導入事例】情報検索の手間が7割削減。NotePM導入で、業務効率化と社員成長を加速 – アイリスオーヤマ株式会社
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情報漏えいを防ぐため
適切に情報管理を行わないと、情報の紛失や漏えいのリスクが高まります。
情報漏えいが起こる主な理由は、以下の通りです。
- ウィルス感染
- 内部不正
- 従業員のミス
- 委託先での漏えい
万が一、個人情報を含む顧客情報や取引先との機密情報などが流出すると、ブランドイメージだけではなく社会的信用が低下し、売上減少を避けられません。そのため、ネットワークセキュリティの強化やセキュリティポリシーの策定と実施など、自社にあわせた対策を講じる必要があります。
情報漏洩を防ぐための適切な情報管理は、企業の存続と成長に直結する重要な課題といえるでしょう。
属人化を防ぎナレッジを共有・蓄積するため
情報管理によるナレッジの共有や蓄積は、特定の担当者しか業務やノウハウを把握していない状態である属人化を防止します。
社内で属人化が起こると、特定の担当者に業務が集中して全体の生産性が低下したり、後継者の育成や技術継承が進まなかったりする恐れがあります。そのため、個人の能力に依存しない柔軟な組織作りの基盤を構築するために、ナレッジの共有・蓄積に取り組む企業が増加しているのです。
実際に、NotePMを使用してナレッジの蓄積・共有を行っている企業では、社内ナレッジを一元管理し、業務効率化とコスト削減に成功しています。
＞関連記事：【導入事例】NotePM×Slack連携で社内ナレッジの検索性を高めて業務の属人化を解消 – グリニッジ株式会社
＞関連記事：属人化を解消するには？業務標準化を成功に導くポイントや事例を紹介
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情報管理のセキュリティリスクは「脅威」と「脆弱性」
情報のセキュリティリスクは、以下のような「脅威」と「脆弱性」に分類されます。
- 意図的脅威
- 偶発的脅威
- 環境的脅威
- ソフトウェア・ハードウェアの脆弱性
- 文書管理・体制の不備
- 災害やトラブルの発生
それぞれの「脅威」と「脆弱性」を理解して、セキュリティリスクに強い情報管理の体制を構築しましょう。
意図的脅威
意図的脅威とは、人間が悪意をもって意図的に発生させる脅威を指します。意図的脅威の具体的な事例は、以下の通りです。
- マルウェアやフィッシングなどのサイバー攻撃
- 従業員による機密情報の窃取や不正利用
- システムやデータベースの不正操作によるデータ改ざん
- オフィスや施設への不正侵入
対策としては、セキュリティ製品の導入や、ツールによる操作履歴の監視などが挙げられます。
偶発的脅威
偶発的脅威とは、ヒューマンエラーによって引き起こされる脅威を指します。偶発的脅威の具体的な事例は、以下の通りです。
- 機密文書の誤送信
- データの誤削除や上書き
- パスワードの紛失
- USBメモリーの紛失や置き忘れ
対策としては、セキュリティの意識を向上させる訓練やデータ取り扱いにおける基本ルールの策定など、従業員に情報管理を徹底してもらう体制を整えることが必要です。
環境的脅威
環境的脅威とは、地震や台風などの自然災害によって発生する脅威を指します。環境的脅威の具体的な事例は、以下の通りです。
- 火災による設備やデータセンターの焼失
- 長時間の停電によるシステムダウン
- 輸送中の衝撃による機器の破損
対策としては、適切な設備設計やバックアップ体制の構築、災害復旧計画の策定などが挙げられます。また、定期的なリスク評価と対策の見直しを行うことで、リスクを最小限に抑えることが可能です。
ソフトウェア・ハードウェアの脆弱性
ソフトウェア・ハードウェアの脆弱性とは、プログラムの不具合や設計上のミスが原因で発生するバグやセキュリティ上の弱点を指します。ソフトウェア・ハードウェアの脆弱性の具体的な事例は、以下の通りです。
- 認証プロセスの欠陥を突いた不正アクセス
- ルーターやデバイスなどファームウェアの欠陥を突いた攻撃
- 悪意のあるUSBデバイスを介した攻撃
対策としては、ファームウェアの最新アップデートや、定期的なシステム全体の脆弱性の検査が挙げられます。
文書管理・体制の不備
文書管理・体制の不備とは、物理的な情報管理方法やセキュリティマネジメント体制の不備を指します。文書管理・体制の不備が起こる具体的な事例は、以下の通りです。
- デスクの上にある機密情報が部外者の目に触れる
- 古い文書が廃棄されずに蓄積されている
- 誰がいつどの文書にアクセスしたのかを記録していない
対策としては、組織としてどのように情報管理を行うべきかをルール化し、実践することが重要です。
災害やトラブルの発生
環境的脅威や不審者による物理攻撃を想定していないと、災害やトラブルに脆弱性を抱えているといえます。また、企業やデータセンターの立地が、災害に見舞われやすい土地や停電が多発するような場所であることも脆弱性の要因です。
環境的脅威と同様に、適切な設備設計やバックアップ体制の構築とともに、クラウドサービスの利用やデータセンターの分散化など、柔軟な対応策を考慮する必要があります。
情報漏えいによって起こるリスクや影響
情報漏えいによって起こるリスクや影響は、主に以下の3つです。
- 損害賠償が発生する
- 事故対応にコストがかかる
- 二次被害につながる
リスクや影響を理解したうえで、情報漏えいを防止する対策を講じましょう。
損害賠償が発生する
情報漏えいによる損害賠償のリスクは、企業にとって深刻な問題です。氏名や電話番号など連絡先に関する情報漏えいは、件数に応じて総額が膨大になります。また、直接の被害者だけでなく、取引先や株主からの訴訟リスクへの考慮が必要です。
たとえば、システム会社が他企業からデータ処理を依頼され、個人情報を漏えいしたケースでは、該当する個人に加えて委託元から損害賠償を請求される恐れがあります。
損害賠償の発生は、企業の財務状況を大きく悪化させ、事業継続が困難になるほどの影響を及ぼしかねません。企業の金銭的損失や社会的信用の低下を防止するために、情報漏えいを防止する対策が求められます。
事故対応にコストがかかる
情報漏えいが発生した場合、原因究明や影響範囲の特定などに時間やコストがかかります。再発防止策の策定と実施、監督官庁への報告、記者会見の開催など、さまざまな対応が必要です。
事故対応が最優先事項になるため、本来の業務を圧迫し、長期間にわたって企業の人的・金銭的リソースを大きく消費します。
事業の継続に深刻な影響を及ぼす可能性があるため、情報漏えい防止に対する徹底した取り組みが必要です。
二次被害につながる
個人情報を含めた顧客情報や取引先の機密情報の漏えいは、二次被害につながる恐れがあります。情報漏洩による二次被害の具体的な事例は、以下の通りです。
- SNSでの風評被害の拡散
- 漏洩した個人情報を使用した精巧な標的型フィッシングメールの送信
- 競合他社による漏洩した機密情報や特許情報の不正利用
二次被害によって、さらに社会的信用が損なわれる可能性があるため、あらかじめ情報管理のセキュリティ意識の向上を社内で徹底する必要があります。
情報管理の徹底を浸透させる方法
情報管理の徹底を浸透させる方法は、主に以下の4つです。
- 情報管理の課題と目的を明確にする
- 情報管理のルールを決める
- 定期的に管理体制の見直しを行う
- 情報管理ツールを導入する
社内で情報管理の意識を高めて、業務効率の改善や情報漏えい防止に努めましょう。
情報管理の課題と目的を明確にする
組織に情報管理の徹底を浸透させるためには、現状の課題と目的を明確にしなくてはなりません。
まず、課題の特定において、従業員の意識不足やセキュリティ対策の脆弱性など現状分析を行います。現状分析によって明らかになった課題に対して、具体的かつ測定可能な目標を立てることが重要です。
たとえば、目標設定の具体的な事例は、以下の通りです。
- 情報共有の迅速化
- データの一元管理強化
- 顧客情報保護の徹底
組織全体で情報管理の重要性を認識し、一貫した取り組みを実現できるように、課題と目標を明確にしましょう。
情報管理のルールを決める
社内で情報管理のルールを周知することによって、従業員による情報管理の徹底を促進できます。
たとえば、社用ノートパソコンの持ち帰りや、USBの使用を禁止するといったルールが挙げられます。情報の重要度や機密性に応じたルールを設定しましょう。
また、従業員の情報リテラシーにあわせて、具体的な行動指針を示すとわかりやすいルールを作成できます。定期的な見直しと更新を行うことで、変化する環境やリスクに適応し続けることが可能です。
定期的に管理体制の見直しを行う
情報管理の徹底を組織全体に浸透させるには、定期的な管理体制の見直しが不可欠です。現行の情報管理におけるルールや手順の有効性を評価し、新たな脅威や技術の進展に対応するため更新を行います。
具体的には、半年や1年ごとに情報セキュリティ委員会を開催し、各部門や外部の専門家の意見を取り入れながら、包括的な見直しを検討します。見直しの結果を従業員に周知し、必要に応じて追加の教育や訓練を実施することで、新しい管理体制への理解と遵守を促進しましょう。
情報管理ツールを導入する
情報管理ツールを導入すると、セキュリティの高い環境で社内情報を一元管理し、情報漏えいのリスクを抑えながら業務効率を改善できる可能性があります。
NotePMなら、プライバシーマークを取得した高いセキュリティ環境で、ページの閲覧履歴の記録や、ゲスト権限にも対応した柔軟なアクセス制限が可能です。
また、パソコンに詳しくない人でも簡単に操作できる「高機能エディタ」と「豊富なテンプレート」によって社内FAQやマニュアルなどを作成し、属人化を防止するナレッジ共有をスムーズに進められます。
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情報管理はツールによって効率よく実施できる
情報管理は、情報漏えいやプライバシーの侵害を防ぐとともに、属人化の防止や業務効率の向上のために重要です。社内に情報管理を徹底させるためには、管理担当者の設置やルールの明確化だけではなく、ツールによって情報管理を一元化し、高度なセキュリティのもとで運用しましょう。
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