業務の効率化や品質向上には、マニュアルと手順書が欠かせません。マニュアルと手順書は似ていますが異なる文書であり、違いがわからない人もいるでしょう。
マニュアルと手順書の違いを理解していないと、適切な文書が作れずに情報が混乱し、業務効率が下がるおそれがあります。スムーズに仕事を進めていくためにも、マニュアルと手順書の違いを理解しましょう。
本記事では、マニュアルと手順書それぞれの特徴や役割、作成方法、作成する際のポイントを解説します。
マニュアル作成を上手に行う方法については、こちらの記事で詳しく解説しています。
【おすすめツールあり】マニュアル作成を上手に行うには？｜目的・手順・コツをそれぞれ3つ紹介
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目次
マニュアル・手順書の3つの違い
マニュアルと手順書には主に以下の3つの違いがあります。しかし、これは絶対的な決まりではなく、マニュアルの機能のなかに手順書の機能がふくまれている点は理解しておきましょう。
| マニュアル | 手順書 | |
|---|---|---|
| 目的 | 業務の全体的な流れを把握させること | 誰でも同じように作業させること |
| 役割 | 業務の手順や目的、背景などを説明する | 作業の詳細な指示書になる |
| 内容 | ノウハウや業務フローなど幅広い情報 | 作業の詳細な内容 |
それぞれの違いについてこれから具体的に紹介します。
業務マニュアルについては、こちらの記事で詳しく解説しています。
業務マニュアルとは？わかりやすい作り方や無料テンプレートを紹介
1.目的
マニュアルの目的は、業務全体の流れやルールなど、全体像を把握できるようにすることです。周りの状況や将来を見据えた行動のための情報を幅広く集めます。マニュアルがあることで、社員は状況に応じた柔軟な対応をしやすくなります。
手順書の目的は、作業の具体的なやり方を示して、誰でも同じように作業できるようにすることです。作業の詳細な手順や注意点を具体的に示し、業務のバラツキを防ぎます。手順書があることで、どの社員でも一定の品質と結果を担保できるようになります。
手順書については、こちらの記事で詳しく解説しています。
手順書とは？マニュアルとの違いや作成方法、役立つツールについて解説
2.役割
マニュアルのおもな役割は、業務の全体的な理解を助けることです。業務の手順や目的、背景などを説明し「なぜこの業務をするのか？」をわかりやすく伝えます。新しい業務をはじめるとき、困ったときに調べる資料として使われます。
手順書のおもな役割は、具体的な作業の指示書となることです。作業の詳細を1〜10まで示し、誰でも同じ作業ができるくらい詳細に説明します。新人教育や、普段行わない作業をするときのガイドとして活躍します。
3.内容
マニュアルと手順書に記載する内容は、主に以下の通りです。
| マニュアル | 手順書 |
|---|---|
| ・品質基準 ・システム構成 ・業務フロー ・会社の理念・目標 ・組織構造 ・各部門の役割 ・コンプライアンス ・安全管理 |
・作業の目的 ・事前準備 ・工程 ・気をつけたいポイント ・作業時間 ・注意事項 |
マニュアルには、業務の全体像といった幅広い情報が含まれます。業務に関わることはもちろん、全社的に知っておくべき事項も記載します。
業務手順書にはひとつの作業内容を事細かに記載し、作業するために必要な項目をまとめるのが一般的です。たとえば、商品の発送手順や顧客対応の流れ、経理処理の方法などを、細かく段階的に説明します。
マニュアルで全体像を把握し、業務手順書で具体的な作業を行う、という使い方が一般的です。
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マニュアル・手順書を作成する手順5ステップ
わかりやすいマニュアル・手順書を作るには、以下のような手順で進めていくことが重要です。
- 目的を定める
- 構成を作成する
- 具体的な内容を作る
- 仮運用する
- 定期的に見直して改善する
順番にくわしく解説します。
業務マニュアルの作り方については、こちらの記事で詳しく解説しています。
効果的な業務マニュアルの作り方を、事例も交えてわかりやすく解説！
1.目的を定める
まず、マニュアルや手順書を作る目的をはっきりさせましょう。なぜこのマニュアルや手順書が必要なのか、誰が使うのか、どのような効果を期待するのかを明確にします。手順書を作るときは、必要な作業をすべて洗い出すことも大切です。
関係者と話し合いながら目的を明確にすることで、より実用的なマニュアルや手順書を作れます。また、盛り込むべき内容の漏れも防げます。
2.構成を作成する
目的が決まったら、次は全体の構成を作成します。記入する項目をリストアップして目次を作りましょう。先に構成を決めないと、内容がブレたり抜け漏れが発生したりするおそれがあります。
具体的には、以下のように大きな項目を決め、その下に細かい内容を並べていきます。
- 概要
- 準備
- 手順
- 注意点
- よくある質問
- 業務の目的
- 業務の関係者 など
読みやすさを考えて、章立てや見出しの付け方を工夫するのも大切です。この段階で作成スケジュールを決めておくと、作業がスムーズに進むのでおすすめです。
3.具体的な内容を作る
構成ができたら、それに沿って各項目の具体的な内容を作成します。実際の作業を思い浮かべながら、必要な情報を漏れなく記載しましょう。チェックリストを用いて作成していくと、抜け漏れ防止になるのでおすすめです。
ユースケースを用いて対象読者を明確にすると、より実用的な内容になります。また、あとで必要な情報をすぐに見つけられるよう、検索しやすいタイトルをつけることも重要です。さらに、関係するステークホルダーを明記して、文書の位置づけや重要性を示しましょう。
効率的に作成を進めるには、テンプレートを活用すると便利です。テンプレートを使うことで、文書全体に統一感が生まれ、今後同様の文書を作成する際にも役立ちます。
テンプレートを使ってマニュアルや手順書を作るなら『NotePM』がおすすめです。使いやすいテンプレートがあらかじめ用意されているため、誰でも簡単に伝わりやすいマニュアル・手順書を作成できます。
4.仮運用する
マニュアルや手順書を作成したら、仮運用として現場で使ってみましょう。いきなり社内全体で使うと大変なため、まずは少人数で使い勝手を試してみるのがおすすめです。作成者以外の人に読んでもらい、わかりにくい点や疑問点がないか確認してもらいます。
仮運用の過程で見つかった問題点や改善点を記録し、必要に応じて修正を加えます。現場での反応やフィードバックはとくに大切なので、しっかり受け取りましょう。
一度で完成を目指すより、何度も仮運用を繰り返して改善していくほうが、質の高いマニュアル・手順書に仕上がります。
5.定期的に見直して改善する
マニュアル・手順書は一度作って終わりではありません。完成したあとも定期的な見直しと改善が必要です。
業務内容の変化や新しい商品・サービスの導入があれば、その都度内容をアップデートしましょう。また、運用を続けるうちに現場との認識のズレが生じたり、想定外の事態が発生したりすることもあります。そのたびに内容を更新し、現場のニーズに即したものに保つことが重要です。
さらに、ユーザーインタビューや定量的なモニタリングを通じて、実際の使用状況を確認し、常に役立つマニュアルや手順書に改善していくことも大切です。
わかりやすいマニュアル・手順書を作成する5つのポイント
わかりやすいマニュアル・手順書を作成するための5つのポイントを紹介します。
- 5W1Hを明確にして書く
- 誰にでもわかる内容にする
- 画像・動画・表を活用して視覚的にわかりやすくする
- すぐ実行できるよう具体的な内容を書く
- フォーマットを統一する
これらを意識して、わかりやすいドキュメントを作りましょう。
マニュアルや手順書を作成するときは、テンプレートが役立ちます。テンプレートをうまく活用して、より効果的でわかりやすいドキュメントを作成しましょう。
業務マニュアルのテンプレートについては、こちらの記事で詳しく解説しています。
【無料】業務マニュアルを簡単に作れるテンプレート10選！
1.5W1Hを明確にして書く
マニュアルや手順書を作成する際は、5W1Hを意識して書くことが重要です。「いつ」「どこで」「誰が」「何を」「なぜ」「どのように」を明確にすると、読み手にわかりやすい文章になります。5W1Hが不足していると「意味がよくわからない」「何をすればいいのかわからない」という内容になってしまいます。
また、できる限り具体的な数字を使うことも大切です。たとえば「しばらくまつ」ではなく「5分まつ」というように、明確な指示を心がけましょう。誰が読んでもスムーズに業務ができる、わかりやすい文書が作れます。
2.誰にでもわかる内容にする
マニュアルや手順書は、誰にでもわかる内容で書くことも重要です。読み手の多くは、その仕事に慣れていない初心者であることを考え、相手の立場に立って書くようにしましょう。
専門用語や難しい言葉はできるだけ使わず、簡単な言葉で説明することが大切です。どうしても専門用語を使わなければならない場合は、注釈を入れて意味を補足します。また、文章は短くシンプルにし、必要のない情報は省くように心がけましょう。
3.画像・動画・表を活用して視覚的にわかりやすくする
マニュアルや手順書を作成するときは、文字だけでなく画像や動画、表を効果的に活用しましょう。作業中の写真や業務のフローチャート、実際の作業を行っている動画などを盛り込むと、読み手が具体的な作業のイメージをつかみやすくなります。
とくに、複雑な手順やわかりにくい概念を説明するときに役立ちます。ただし、画像や表を多く入れすぎるとかえって理解しにくくなることがあるため、適度に使うことが大切です。
視覚的な要素と文章のバランスをとることで、よりわかりやすくて効果的なマニュアルや手順書を作成できます。
4.すぐ実行できるよう具体的な内容を書く
マニュアルや手順書を作成する際は、読み手がすぐに実行できるように具体的な内容を記載することが重要です。抽象的な説明では読み手は何をすればいいのかがわからず、実際の行動に移せません。
各手順は、できるだけ具体的でくわしく書くようにしましょう。たとえば「適切に処理する」といった曖昧な表現ではなく「書類をA4サイズに折りたたみ、青いファイルに入れる」といったように、具体的な行動を示します。
5.フォーマットを統一する
マニュアルや手順書を作るときは、フォーマットを統一することも大切です。同じフォーマットを使うと内容が理解しやすくなり、読み手は必要な情報がどこにあるかすぐにわかります。混乱せずに効率よく情報にたどり着けるでしょう。
また作成する側にとっても、統一されたフォーマットを使えば考える時間が少なくなり、作業がスムーズに進みます。あらかじめテンプレートを用意して、マニュアルや手順書を効率的に作成しましょう。
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マニュアル・手順書の作成は『NotePM』がおすすめ
NotePM（ノートピーエム）は、マニュアルや手順書の作成・運用に便利なツールです。テンプレート機能を備えており、Web上で簡単にマニュアルや手順書を作れます。強力な検索機能もあり、全文検索で必要な情報をすぐに見つけられるのも魅力です。幅広い企業への導入実績があり、とくに「使いやすさ」や「導入のしやすさ」が高く評価されています。
NotePMの特徴
- テンプレート、バージョン管理機能を備えていてマニュアル・手順書作成に最適
- 検索性が高くファイルの全文検索もできる
- 社内wikiや社内ポータル、社内報としても活用可能
- 高度なセキュリティで安心。大企業や銀行、大学も導入している
NotePMの料金プラン
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マニュアル・手順書の作成に『NotePM』がおすすめな理由
テンプレート機能で簡単にマニュアルを作れる
NotePMには豊富なテンプレートが揃っていて、慣れていない人でも簡単にマニュアル・手順書が作成できます。
テンプレートを利用することで、誰でもわかりやすいマニュアル・手順書にすることが可能です。
フォーマットを社内で標準化できるので、作成者によってデザインが異なって見にくいといった事態を防げます。
検索性に優れている
NotePMは検索性に優れていて、マニュアル・手順書に記載されている情報をすぐに探せます。
ツール内で作成したマニュアル・手順書だけでなく、アップロードしたWord・Excel・PDFなどのファイルの中身も全文検索が可能です。社内のマニュアル・手順書が散在している場合、NotePMで一元管理すると、業務効率を大幅に向上できます。
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『NotePM』を活用してマニュアル作成に成功した事例
キーコーヒー株式会社
キーコーヒー株式会社はコーヒーの製造・販売などを行っている企業です。マニュアルが乱立し、どれが最新情報かわからない状態でした。また、フォルダ階層が複雑で、欲しい情報を見つけるまで時間がかかる問題が発生していました。
NotePMを導入したことによって、ファイルの中身まで検索できるようになり、情報を探す時間が大幅に短縮されたとのことです。体感として、検索時間が半分以下にまで削減された方もいます。
キーコーヒー株式会社の事例については、こちらの記事で詳しく解説しています。
【導入事例】情報を探す時間が半分以下に。創業100年の老舗企業のマニュアル文化を大改革 – キーコーヒー株式会社
PayPay銀行株式会社
PayPay銀行株式会社は、インターネット上で利用可能な金融サービスを提供している会社です。カスタマーセンターで使っていたマニュアルの検索が難しく、必要な情報を見つけるのに時間がかかっていました。
検索時間を短縮するためにNotePMを導入した結果、お気に入り機能などの活用によって、問い合わせ対応の保留の時間・回数が減りました。また、マニュアル作成時の画像挿入や編集における工数の削減にも成功したとのことです。
PayPay銀行株式会社の事例については、こちらの記事で詳しく解説しています。
【導入事例】カスタマーセンターの長年の課題が解決！検索機能向上で従業員の満足度UP – PayPay銀行株式会社
アイリスオーヤマ株式会社
アイリスオーヤマ株式会社は、国内外グループ30社・国内約70拠点をもち、さまざまな分野・業態に渡って事業を展開しています。情報共有に社内サーバーを利用していたものの、マニュアルや手順書をファイル名でしか検索できず、情報検索に時間がかかる状態でした。
年単位で数百人の新入社員が入社するため、社内のナレッジを蓄積・管理できる環境の構築が必要であり、NotePMの導入に至りました。導入後、社内情報の一元管理によって、検索工数を約70%削減できたとのことです。
アイリスオーヤマ株式会社の事例については、こちらの記事で詳しく解説しています。
【導入事例】情報検索の手間が7割削減。NotePM導入で、業務効率化と社員成長を加速 – アイリスオーヤマ株式会社
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マニュアル・手順書に関するよくある質問（FAQ）
ここでは、マニュアルや手順書についてよくある質問を紹介します。
マニュアルや手順書を作成する際に役立つヒントやポイントを含んでいますので、作成の際に役立ててみてください。
マニュアルと手順書、規定やガイドライン、それぞれの違いは？
マニュアル、手順書、規定、ガイドラインは、一見似ているようでそれぞれ異なる意味があります。
| ドキュメント | 意味 |
|---|---|
| マニュアル | ・仕事の全体的な流れや基本的な方針を説明するもの ・社内に必要な情報を幅広くカバーする |
| 手順書 | ・特定の作業に焦点を当て、そのやり方を詳細に説明するもの ・注意事項やトラブルシューティングなど作業に関わる内容を含む |
| 規定 | ・組織が守るべきルールや基準を定めたもの ・法律や規格など、必ず守らなければならないことを含む |
| ガイドライン | ・推奨される行動や判断の基準を示すもの ・柔軟性があり、状況に応じて適用される |
それぞれのドキュメントの特性を理解して適切に使い分けることで、業務をスムーズに進められるでしょう。
マニュアルと手順書、どちらを先に作るべき？
マニュアルと手順書を作成する順序については、まずマニュアルを作成し、次に手順書を作るのが一般的です。マニュアルを先に作ることで、業務全体の流れや基本的な方針がはっきりし、その後の手順書に一貫性を持たせやすくなります。
ただし、緊急性の高い作業がある場合は、その手順書を先に作成することもあります。たとえば、安全に関わる重要な作業や、新しく導入されたシステムの操作手順などです。
最終的には、マニュアルと手順書を参照しながら、整合性のあるドキュメントを作成しましょう。
電子媒体と紙媒体、どちらがおすすめ？
マニュアルや手順書の媒体については、一般的に電子媒体がおすすめです。電子媒体は簡単に更新や検索ができ、最新の情報をすぐに反映できます。保管スペースを節約でき、コピーや配布にかかるコストも削減できます。リモートワークが増えている現在、場所を選ばずにアクセスできる点も大きなメリットです。
ただし、製造現場や野外作業が多い職場、PCといったデバイスを常に使わない環境では、紙媒体のほうが適しています。電子媒体を基本としつつ、必要に応じて紙媒体も用意するハイブリッド方式もおすすめです。電子媒体の利便性を活かしながら、紙媒体が必要な場面にも対応できます。
会社の特性や業務内容に応じて、自社に最適な媒体を選びましょう。
紙媒体の電子化については、こちらの記事で詳しく解説しています。
紙媒体の電子化とは？メリット・デメリット・注意点・具体的な方法・進め方について詳しく解説！
マニュアル・手順書の違いを知ってそれぞれ正しく作成しよう
マニュアルと手順書は、一見似ているようで実は大きな違いがあります。マニュアルは業務全体の概要や基本方針を示す包括的な文書であり、手順書は具体的な作業の順序や方法を詳細に記述したものです。それぞれの違いを理解し、目的に応じて適切に使い分けましょう。
マニュアルや手順書を作るなら『NotePM』がおすすめです。テンプレート機能で誰でも簡単にわかりやすいドキュメントが作れますし、強力な検索機能で必要な情報もすぐに見つけられます。作成時は、読み手の立場に立って誰でもわかるように作るのがポイントです。
それぞれの特性を活かし、組織全体のパフォーマンス向上に貢献するマニュアル・手順書を作成しましょう。
