マニュアルと手順書の違いとは？使い分け方と作成のポイントを解説

業務の標準化や新人教育のために「マニュアルを作成してほしい」と指示されたものの、「これは手順書を作るべきなのでは？」「そもそも何が違うの？」と混乱してしまうことはありませんか。

マニュアルと手順書は、どちらも業務を文書化するという点では共通していますが、目的や役割、記載する内容が大きく異なります。この違いを理解せずに作成を進めると、現場で使われない文書になってしまったり、作り直しの手戻りが発生したりするリスクがあります。

この記事では、マニュアルと手順書の違いを3つの観点から明確に解説し、業務の特性に応じた使い分け方、わかりやすい文書を作成するための具体的な手順とコツまでを詳しくご紹介します。

マニュアルと手順書の違いを理解し、適切に作成・管理できるツールを活用することで、業務標準化と属人化解消を実現できます。これから業務文書を作成する方、既存の文書を見直したい方は、ぜひ参考にしてください。

マニュアルと手順書の違い

マニュアルと手順書は、どちらも業務を文書化するものですが、目的・役割・記載内容の3つの観点で明確な違いがあります。この違いを理解することで、「今、自分が作るべきなのはどちらか」を正しく判断できるようになります。

まず押さえておきたいのは、マニュアルは業務全体の理解と判断基準を提供するものであり、手順書は特定の作業を正確に実行するための手順を示すものだという点です。それぞれの特徴を具体的に見ていきましょう。

目的の違い

マニュアルの目的は、業務全体の理解と判断基準の提供にあります。業務の背景や理由、状況に応じた対応方法を示すことで、読み手が自律的に判断できるようサポートします。

一方、手順書の目的は、特定の作業を正確に実行するための手順を示すことです。誰が行っても同じ結果を出せるよう、作業のステップを具体的に明示します。

例えば、接客マニュアルであれば、顧客対応の基本方針、状況別の対応例、判断基準などを含みます。「お客様が怒っている場合はどう対応するか」「クレームが発生したときの判断基準は何か」といった情報が記載され、スタッフが自分で考えて行動できるよう設計されています。

対して、会計処理手順書であれば、伝票の記入方法、システム操作の順序など、定められた手順を正確に実行するための情報のみを記載します。判断の余地はなく、手順通りに進めることが求められます。

役割の違い

マニュアルは教育・研修ツールとして機能します。新人からベテランまで幅広い対象者が、業務の全体像や考え方を学ぶために読み込む形で使用されます。

手順書は作業中の参照ツールとして機能します。作業担当者が手元に置いて確認しながら、迷わず正確に作業を進めるために参照されます。

マニュアルは研修の教材として活用され、業務の背景や理由を理解するために時間をかけて読まれます。一方、手順書は作業中に「次は何をするんだっけ？」と確認するために、必要な箇所だけをすぐに見つけられることが重要です。

記載内容の違い

マニュアルには、背景・理由・判断基準を含む包括的な情報が記載されます。「なぜその業務が必要か」「どのような判断基準で対応するか」といった背景情報と判断軸が含まれるため、情報量は多くなります。

手順書には、5W1Hに沿った具体的な作業ステップのみが記載されます。「いつ」「どこで」「誰が」「何を」「どのように」行うかが具体的に示され、背景説明は最小限に抑えられます。

例えば、営業マニュアルであれば「顧客との信頼関係を構築するために、初回訪問では必ず○○を確認する」といった理由付きの記載になります。一方、見積書作成手順書であれば「システムにログイン → 見積書作成画面を開く → 顧客情報を入力」といった具体的なステップのみが記載されます。

マニュアルと手順書の使い分け方

マニュアルと手順書の違いを理解したら、次は実際の業務でどちらを作成すべきかを判断する必要があります。業務の特性や目的に応じた使い分けの基準を知ることで、適切な文書を作成できます。

判断を伴う業務や全体像の理解が必要な業務にはマニュアルが適しており、定型的で手順が明確な業務には手順書が適しています。また、両者を連携させることで、業務全体の理解と個別作業の実行を両立させることも可能です。

マニュアルが適しているケース

マニュアルが適しているのは、判断を伴う業務です。接客対応やクレーム処理など、顧客の状況に応じて柔軟な判断が求められる業務では、マニュアル形式が有効です。状況別の対応例や判断基準を示すことで、担当者が自分で考えて行動できるようになります。

また、全体像の理解が必要な業務もマニュアルが適しています。営業活動やプロジェクト管理など、業務の流れや関連部門との連携を理解する必要がある業務では、背景情報や関連業務との関係性を含めたマニュアルが役立ちます。

複数の関連業務を統合的に扱う場合も、マニュアル形式が有効です。例えば「顧客対応マニュアル」として、問い合わせ対応、クレーム処理、アフターフォローなど複数の業務をまとめて解説することで、業務全体の流れを理解しやすくなります。

手順書が適しているケース

手順書が適しているのは、定型的な作業です。経費精算やデータ入力など、決められた手順を正確に実行することが重要な定型業務では、手順書形式が適しています。迷わず作業を進められるよう、ステップを明確に示すことが求められます。

正確性が求められる作業も手順書が有効です。システム操作や機器操作など、手順を間違えるとエラーやトラブルにつながる作業では、具体的な手順を示した手順書が必要です。画面のスクリーンショットや操作ボタンの位置を示すことで、ミスを防げます。

手順が明確に決まっている業務全般に手順書は適しています。例えば、月次決算処理、在庫棚卸し、システムバックアップなど、毎回同じ手順で実行する業務は手順書にまとめることで、担当者が変わっても同じ品質を保てます。

マニュアルと手順書を連携させる方法

マニュアルと手順書は、どちらか一方だけを作成するのではなく、両者を連携させることで効果を最大化できます。マニュアルを親文書、手順書を子文書として紐付ける構造が効果的です。

具体的には、マニュアルで業務全体の流れや判断基準を説明し、具体的な作業手順が必要な箇所では関連する手順書へリンクする構造にします。例えば「顧客対応マニュアル」の中で「見積書の作成方法」が必要になったら、「見積書作成手順書」へのリンクを設置します。

フォルダ階層やタグを活用して親子関係を明確にすることで、必要な情報にすぐアクセスできる環境を整備できます。例えば「営業部」フォルダの下に「営業マニュアル」と「各種手順書」フォルダを作成し、体系的に整理します。

わかりやすいマニュアル・手順書の作成手順

マニュアルと手順書の違いと使い分け方を理解したら、次は実際に作成する段階です。わかりやすい文書を作成するには、明確な手順に沿って進めることが重要です。

マニュアル・手順書作成は「目的と対象読者の明確化」「構成案の作成」「内容の作成」「運用と改善」の4ステップで進めます。各ステップで5W1Hを意識し、画像や動画を活用することで、読み手にとってわかりやすい文書を作成できます。

ステップ1：目的と対象読者を明確にする

最初に行うべきは、「誰が」「いつ」「何のために」使うのかを明確に定義することです。この定義によって、必要な情報の範囲と詳細度が決まります。

対象読者のスキルレベルや前提知識を想定することも重要です。新人でも理解できる表現にするのか、ベテラン向けに簡潔にまとめるのかを判断します。例えば、新人向けであれば専門用語の解説を丁寧に入れ、ベテラン向けであれば要点のみを簡潔にまとめます。

この段階で、マニュアルと手順書のどちらを作成すべきかも判断します。判断を伴う業務や全体像の理解が必要であればマニュアル、定型的な作業であれば手順書を選択します。

ステップ2：構成案を作成する

目的と対象読者が明確になったら、次は情報を整理し、目次・骨子を作成します。業務を洗い出し、重要度や実施頻度に応じて優先順位を付けます。

構成案を作成する際は、大見出し、中見出し、小見出しの階層構造を意識します。読み手が目次を見ただけで、どこに何が書いてあるかを把握できる構成が理想です。

既存のフォーマットやテンプレートを活用することで、作成時間を短縮し、統一感のある文書を作成できます。社内に既存の文書があれば、それを参考にして構成を決めると効率的です。

ステップ3：内容を作成する

構成案が固まったら、実際に内容を作成します。5W1H（いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように）を明確にし、曖昧な表現を避けて具体的に記述することが重要です。

文字だけでなく、スクリーンショットや動画を活用することで、理解度が大幅に向上します。特にシステム操作や機器操作など、文字だけでは伝わりにくい手順は、画像に矢印や文字を追加したり、動画で手順を説明したりすることが効果的です。

専門用語には必ず解説を入れます。読み手が専門用語でつまずかないよう、初出時には必ず説明を加えます。例えば「API（アプリケーション・プログラミング・インターフェース）とは、異なるソフトウェア同士が情報をやり取りするための仕組みです」といった形で解説します。

作成作業を効率化したい場合は、NotePMのようなナレッジ共有ツールの活用がおすすめです。NotePMは、画像に矢印や文字を挿入できる画像編集機能を内蔵しており、スクリーンショットをそのまま編集できます。また、AI機能により文章の要約や校正もワンクリックで実行できるため、作成時間を大幅に短縮できます。

ステップ4：運用と改善を繰り返す

文書が完成したら、いきなり本番運用するのではなく、仮運用期間を設けて実際に使ってもらい、フィードバックを収集します。わかりにくい箇所や不足している情報を洗い出し、改善につなげます。

定期的な見直しスケジュールを設定し、更新担当者と承認フローを明確にすることも重要です。例えば「四半期ごとに内容を見直し、業務変更があった場合は随時更新する」といったルールを決めておきます。

更新担当者と承認者を明確にすることで、常に最新の情報を保てます。誰が更新し、誰が承認するかを決めておかないと、更新が滞り、古い情報のまま放置されてしまいます。

作成に共通する5つのポイント

マニュアルと手順書のどちらを作成する場合でも、わかりやすい文書を作るために共通するポイントがあります。これらのポイントを押さえることで、初心者でも読み手に伝わる文書を作成できます。

5W1Hの明確化、画像・動画の活用、読み手のイメージ、即実行可能な内容、簡潔な表現が、わかりやすい文書作成の5つの共通ポイントです。それぞれ具体的に見ていきましょう。

5W1Hを明確にする

いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように、という5W1Hを明確にすることが、わかりやすい文書の基本です。曖昧な表現を避け、具体的に記述することで、読み手が迷わず行動できます。

例えば、「適宜対応してください」ではなく「3日以内に対応してください」、「速やかに報告してください」ではなく「翌営業日の午前中までに報告してください」と具体的に記述します。期限や条件を明示することで、読み手が正確に行動できるようになります。

画像や動画で視覚的にわかりやすくする

文字だけでなく、画像や動画を活用することで、理解度が大幅に向上します。特にシステム操作や機器操作など、文字だけでは伝わりにくい手順は、スクリーンショットや動画を活用することが効果的です。

スクリーンショットに矢印や文字を追加することで、どこをクリックすればよいか、どこに注目すればよいかが一目でわかります。また、複雑な操作は動画で手順を説明することで、読み手が実際の操作をイメージしやすくなります。

読む相手をイメージして作成する

対象読者の中で最もスキルレベルが低い人を基準にし、専門用語には必ず解説を付けることで、誰でも理解できる文書になります。新人でも理解できる表現を心がけることが重要です。

前提知識のレベルを想定することも大切です。例えば、ITシステムの操作手順書であれば、「パソコンの基本操作はできる」という前提で書くのか、「パソコンの電源の入れ方から説明する」のかを決めます。対象読者のレベルに合わせて、説明の詳細度を調整します。

すぐ実行に移せる内容で構成する

抽象的な表現を避け、具体的なアクションを明示することで、読み手が迷わず実行できます。「確認する」ではなく「○○システムにログインし、△△画面で□□項目を確認する」と具体的に記述します。

チェックリスト形式を活用することも効果的です。例えば、月次決算処理の手順書であれば、「□売上データを集計する」「□経費データを入力する」「□残高を確認する」といったチェックリスト形式にすることで、作業の抜け漏れを防げます。

簡潔な言葉で表現する

1文を60文字以内に抑え、箇条書きを活用することで、読み手の負担を減らし、必要な情報を素早く見つけられます。長い文章は読み手を疲れさせ、理解を妨げます。

冗長な表現を削ることも重要です。例えば、「〜することができます」ではなく「〜できます」、「〜という形になります」ではなく「〜です」と簡潔に表現します。無駄な言葉を削ることで、文章が引き締まり、読みやすくなります。

マニュアル・手順書を作成するメリット

マニュアル・手順書を作成する手間をかける価値はあるのでしょうか。作成には時間とコストがかかりますが、それを上回る大きなメリットがあります。

マニュアル・手順書の作成により、業務の標準化、属人化の回避、教育コストの削減という3つの主要なメリットが得られます。それぞれ具体的に見ていきましょう。

業務の標準化と品質の安定化

マニュアル・手順書により作業手順が明確になることで、担当者によるバラつきがなくなり、誰が行っても同じ品質を保てます。これが業務の標準化です。

手順の抜け漏れやミスが減少し、トラブルやクレームの発生を未然に防げます。例えば、受注処理の手順書があれば、「顧客情報の確認」「在庫の確認」「納期の連絡」といった必要なステップを漏らさず実行できます。

品質が安定することで、顧客満足度の向上にもつながります。担当者が変わっても同じ品質のサービスを提供できるため、顧客からの信頼を得やすくなります。

属人化の回避とナレッジ共有

業務が特定の人に依存する属人化を解消し、担当者の異動や退職があっても業務が滞らない体制を構築できます。これは組織の継続性を保つ上で非常に重要です。

ベテラン社員のノウハウを文書化することで、組織全体でナレッジを共有し、チーム全体のスキルアップにつながります。例えば、営業のトップセールスが持つ顧客対応のコツをマニュアル化すれば、他のメンバーもそのノウハウを活用できます。

このようなナレッジ共有を効率的に実現するには、NotePMのようなナレッジ共有ツールの活用が有効です。NotePMは、Word・Excel・PDF・PowerPointなどの添付ファイルの中身まで全文検索できるため、必要な情報を素早く見つけられます。また、未読管理機能により、誰がまだ見ていないかを確認でき、重要な情報の周知漏れを防げます。

教育コストの削減と作業効率の向上

マニュアル・手順書があることで、新人が自己学習できる環境が整い、OJTの負担が軽減され、早期戦力化につながります。教育担当者が一から説明する必要がなくなるため、教育にかかる時間を大幅に削減できます。

同じ質問に何度も答える時間が削減され、教育担当者が本来の業務に集中できます。例えば、「経費精算の方法を教えてください」という質問に対して、「経費精算手順書を見てください」と案内するだけで済むようになります。

また、作業効率も向上します。手順書があれば、迷わず作業を進められるため、作業時間が短縮されます。ベテランでも、たまにしか行わない作業の場合は手順を忘れていることがありますが、手順書があれば確認しながら正確に作業を進められます。

作っただけで終わらせない運用と改善のコツ

マニュアル・手順書は作成して終わりではありません。作成後の運用と改善が、文書を「使われるもの」にするための鍵です。

更新されず古くなる、活用されない、定着しないという課題は多くの組織で発生しています。これらの課題を解決するには、更新フローの明確化、アクセス環境の整備、継続的なフィードバック収集が重要です。

更新フローと担当者を明確にする

四半期ごと、半期ごとなど定期的な見直しスケジュールを設定し、更新担当者と承認者を明確にすることで、常に最新の情報を保てます。更新の責任者が不明確だと、誰も更新せず放置されてしまいます。

更新履歴を記録することで、いつ・誰が・何を変更したかを追跡でき、トラブル発生時の原因究明にも役立ちます。例えば、業務手順が変更された時期と、トラブルが発生した時期を照らし合わせることで、変更が原因だったかを確認できます。

アクセスしやすい環境を整える

マニュアル・手順書を一元管理し、強力な検索機能で必要な情報を素早く見つけられる環境を整備することで、活用率が向上します。共有フォルダにバラバラに保存されていると、どこに何があるかわからず、結局使われなくなってしまいます。

PC、スマートフォン、タブレットなどマルチデバイスでアクセスできることで、現場でも手順書を確認しやすくなります。例えば、工場の現場で作業する際に、タブレットで手順書を確認できれば、わざわざ事務所に戻る必要がありません。

NotePMは、このような運用課題を解決するための機能を豊富に備えています。フォルダとタグによる体系的な整理機能により、マニュアルと手順書を親子関係で紐付けて管理できます。また、柔軟なアクセス制限機能により、プロジェクト単位や組織単位で共有範囲を設定でき、社外メンバー向けのゲスト権限も用意されています。

フィードバックを取り入れ継続的に改善する

利用者からのフィードバックを収集する仕組みを設け、わかりにくい箇所や不足している情報を継続的に改善することで、実用性の高い文書になります。例えば、文書の末尾に「この手順書でわかりにくかった点を教えてください」というフィードバック欄を設けることが有効です。

閲覧状況を可視化し、どのページがよく見られているか、どのページが見られていないかを分析することで、優先的に改善すべき箇所が明確になります。よく見られているページは重要度が高いため、より詳しく説明を充実させる価値があります。一方、見られていないページは、必要性が低いか、見つけにくい場所にあるかのどちらかです。

マニュアル・手順書の作成と管理を効率化したいならNotePMがおすすめ

マニュアルと手順書は、目的・役割・記載内容の3つの観点で明確に異なります。判断を伴う業務や全体像の理解が必要な業務にはマニュアルが適しており、定型的で手順が明確な業務には手順書が適しています。

わかりやすい文書を作成するには、目的と対象読者の明確化、構成案の作成、内容の作成、運用と改善という4つのステップに沿って進めることが重要です。5W1Hの明確化、画像・動画の活用、読み手のイメージ、即実行可能な内容、簡潔な表現という5つのポイントを押さえることで、誰でも理解できる文書を作成できます。

作成後は、更新フローの明確化、アクセスしやすい環境の整備、継続的なフィードバック収集により、文書を「使われるもの」として定着させることが成功の鍵です。

マニュアル・手順書を効率的に作成・管理し、組織の業務標準化と属人化解消を実現したい場合は、ナレッジ共有ツール「NotePM」の活用がおすすめです。NotePMは、高機能エディタと強力な検索機能、フォルダ・タグによる体系的な整理機能を備えており、マニュアル・手順書の作成から運用までを一元的にサポートします。

まずは無料トライアルで実際の使い勝手を確認し、自社の業務に合うかを試してみてください。