手順書とは？マニュアルとの違いや作成方法、役立つツールについて解説

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

手順書は、業務の進め方やコツをわかりやすくまとめた資料のことです。手順書が用意されていれば、業務の属人化を解消できたり、従業員の育成コストを削減できたりとさまざまなメリットが期待できます。そのため、今後を見越して、新しく手順書の作成を検討している企業も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、手順書の定義やマニュアルとの違い、手順書を作成するときの方法・ポイントについてわかりやすく解説します。また、手順書を運用する際の課題と解決策も紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

手順書とは

そもそも手順書とは、どのような文書のことをいうのでしょうか。
本章では、手順書の意味やマニュアルとの違いについて解説します。

手順書の定義

手順書とは、ある特定の作業について、手順やコツをまとめた文書のことです。例えば、商品の加工・製造方法やデジタルツールの扱い方、塗装の方法などについて、文章と画像を交えて具体的に説明する文書を指します。

こうした手順書は、スキルの属人化を防ぎ、業務の品質を安定化させることが狙いです。手順書が用意されていることによって、社員がよりスムーズに業務のコツをつかめるようになり、独り立ちまでの時間がスピーディになります。また、ベテラン社員の技術やノウハウを手順書に記録し、企業の資産として保存することも可能です。

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マニュアルとの違いは？

手順書とよく似た言葉に、「マニュアル」があります。

マニュアルとは、業務全体の流れや目標、ルール、注意事項などが広く記載されている文書のことです。手順書と同様に、社員のスキルアップやモラルアップを図り、作業品質を安定化させる狙いがあります。手順書と比べたマニュアルの大きな特徴は、情報の“網羅性”です。マニュアルは一つひとつの作業工程を掘り下げるというよりも、業務の全体的なフローや大まかな流れが俯瞰して書かれています。

一方の手順書は、マニュアルよりも“具体性”があるのが特徴です。手順書では、一つひとつの作業工程について、所要時間や使用する道具、起こりがちなトラブル、品質の合格基準などが詳細に記載されています。「これを読めば誰でも同じ作業ができる」といえるほど細かく書かれているのが、手順書の特性といえるでしょう。

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手順書を作成するときの方法

実際に手順書を作成するときは、どのような流れで進めればいいのでしょうか。
本章では、手順書を作成する方法について、3つのプロセスにわけて解説します。

作業内容を洗い出す

まずは、手順書に記載すべき作業内容をすべて洗い出す必要があります。例えば、商品加工の手順書なら製造部へ、デジタルツールの手順書なら情シスやヘルプデスクへヒアリングし、実務の作業内容を洗い出しましょう。

その際、単純に作業の流れだけを聞くのではなく、こだわるべきポイントや習熟のコツ、起こりうるリスクなどもあわせて情報収集することが大切です。より詳細な情報が手順書に載っていれば、そのぶん従業員の作業クオリティも安定しやすくなります。

構成を決める

続いては、手順書全体の構成（目次）を決めます。洗い出した作業内容を時系列で整理して、どのページにどのくらいの分量を書くかを決めましょう。

その際、手順書全体の表記ルールも定めておくことが肝心です。例えば、「はつる」「切削する」「削ぎ落す」など、同じ内容の作業が別の言葉で書かれていると、読み手が混乱してしまいます。各単語の使い方や意味を明確にし、表記ゆれをなくすことで、従業員がミスなく作業できるようになるでしょう。

構成に沿って手順書を仕上げる

骨子を決めたら、最後は具体的な内容を記載しましょう。文章はもちろんのこと、イラストや図解、写真、フローチャートなども挿入することで、より直感的に理解しやすい手順書になります。

手順書の主な作成方法としては、WordやExcelなどが挙げられます。また、社内wikiツール（社内版ウィキペディア）やナレッジマネジメントツールのようなデジタルツールも、手順書の作成には非常に有効です。特に社内wikiツールを活用すれば、豊富なフォーマットに沿ってツール上で直感的に手順書を作成でき、必要に応じて柔軟に編集もできます。図解や動画などの挿入もスムーズで、ビジュアル的にもわかりやすい手順書を作ることが可能です。手順書を作成する際には、より効率的な方法を選択するようにしましょう。

手順書を作成する際のポイント

より成果につながる手順書を作成するためには、どのようなことを意識すればいいのでしょうか。
本章では、手順書を作成する際の必須ポイントについて解説します。

初心者の目線を大切にする

手順書は、入社したばかりの新入社員が使用する場合もあります。そのため、初心者の目線を大切にし、わかりやすい手順書になるよう心がけることが重要です。

例えば、難解な言葉を多用しすぎないことも一つのポイントといえます。また、「なぜこの作業が必要なのか」「なぜこの工程で危険が発生しやすいのか」など、新人が抱きがちな疑問を手順書で解消してあげることも大切です。初心者にとって理解しやすい手順書であれば、現場での活用率も一層高まりやすくなるでしょう。

現場からフィードバックをもらう

作成後の手順書は、配布する前に現場からのフィードバックをもらうことも大切です。というのも、手順書の内容が業務の実態とかけ離れていたら、トラブルの原因になりかねません。そのため、現場の従業員に手順書をチェックしてもらい、「業務内容に合っているか」「分かりにくい点はないか」「追記すべきことはないか」などを確認しましょう。現場の目線を活かして内容をブラッシュアップすることで、より充実した手順書になります。

現場への共有方法もあわせて検討する

手順書を作成したあとは、現場へ配布・共有する必要があります。その方法についても、事前に検討しておくようにしましょう。

仮にWordやExcelで手順書を作成した場合は、社内SNSやメールなどで個別に配布せざるをえません。しかし、投稿やメールが従業員に開封されないまま埋もれてしまい、手順書が活用されなくなるリスクもあります。

その点、社内wikiツールのようなデジタルツールで手順書を作成すれば、ツール上からリアルタイムに現場へ共有できるのがメリットです。社内SNSやメールのように埋もれてしまう心配がなく、手順書の活用率も高まりやすくなります。このように社内wikiツールを活用することで、手順書の作成から編集、共有までをセットで行えるようになるため、非常に効率的です。

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手順書を運用する際に陥りがちな課題

せっかく手順書を作成しても、正しく運用しなければ期待したような成果が得られないこともあります。
本章では、手順書を運用する際に陥りがちな課題について見てみましょう。

情報が古いまま放置されてしまう

手順書を配布したあと内容を一切更新しないと、情報が古いまま放置されてしまいます。その場合、実際の業務内容と手順書の内容に乖離が生まれてしまい、ミスの温床になりかねません。そのため、手順書を作成したあとは、適宜現場の状況に合わせて内容をアップデートすることが不可欠です。

現場での活用状況を把握できない

手順書の運用で起こりがちな課題として、「現場で活用されているかがわからない」というものがあります。

仮に社内SNSやメールで手順書を配布した場合、その後の活用状況はデータとして把握するのが困難です。活用状況を把握できないと、手順書の成果や費用対効果も計算できないため、プロジェクトとして評価されなくなってしまいます。そのため、手順書の閲覧数や活用率を把握できるような仕組みも、あわせて導入する必要があるでしょう。

手順書を誤って削除してしまう

手順書を社内SNSやメールで個別に配布してしまうと、保存場所が従業員によってバラバラになってしまいます。万が一従業員が手順書の添付された投稿やメールを削除してしまった場合、手順書も紛失してしまい、必要なときに活用できなくなるでしょう。そのため、手順書は個別に配布するだけでなく、いつでもアクセスできるような場所に保存しておくことが重要です。

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手順書の運用における課題は、すべて「NotePM」で解決

手順書の作成・運用に有効なツールの一つが、社内wikiツールの「NotePM」です。

NotePMは、豊富なフォーマットに沿って手順書やマニュアルを手軽に作成・編集でき、ツール上から従業員にリアルタイムに共有できる社内版ウィキペディアです。NotePM上で手順書を作成すれば、状況に応じて随時内容を編集・アップデートできるため、情報が古いまま放置される心配がありません。また、ページごとの閲覧者や閲覧回数なども細かく記録できるため、手順書の活用率も把握しやすいのがメリットです。さらにNotePMは検索性能が高いため、タグやフォルダ、キーワードなどで手順書をすぐに取り出すこともできます。

手順書を効率良く作成・運用し、現場での活用率を最大限に高めるためには、NotePMが最適です。

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