Microsoftの『SharePoint』は、豊富な機能をもつ企業向け情報共有ツールです。社内wiki作成やプロジェクト管理など、さまざまなシーンで活用できる一方で、その複雑さから使いにくいと感じるユーザーも少なくありません。
本記事では、SharePointの特徴やおすすめの活用方法を紹介します。SharePointに使いにくさを感じる人や、これから利用したいと考えている人は、ぜひ最後までご覧ください。
Web上で検索に強い社内ポータルを簡単に作れるツール「NotePM」
目次
『SharePoint』はMicrosoftの情報共有サービス
SharePointは、Microsoft社が提供する情報共有サービスのひとつです。豊富な機能を備えており、ファイル共有やドキュメント管理、社内ポータルサイトやコミュニケーションサイトの作成も可能です。また、オンラインでの作業やコミュニケーションも可能なため、リモートワークの環境下でも効果的に活用できます。
さらにSharePointは、WordやExcel、Teams、Outlookといった他のマイクロソフト製品との連携も可能です。SharePoint上で直接ファイルを編集・共有できるため、情報共有がよりスムーズになるでしょう。
SharePointは、優れた情報共有ツールとして多くの企業で活用されています。とくにリモートワークが普及している現在、その価値はさらに高まっています。
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＞関連記事：SharePointの概要・機能・独自性・料金などを徹底解説
SharePointが使いにくい3つの理由と対処法
SharePointは優れたツールですが、はじめて使う人やITに詳しくない人は使いにくいと感じることも多いです。ここでは、SharePointが使いにくいとされる3つの理由を紹介します。
- 機能が多すぎて操作が難しい
- デザイン性が低くカスタマイズが難しい
- 検索性が低い
理由と合わせて対処法も説明します。しっかりと理解し、SharePointを使いこなしましょう。
1.機能が多すぎて操作が難しい
SharePointは多彩な機能を備えたツールですが、機能の豊富さがかえって操作を難しくすることがあります。とくに、初心者は操作方法がわからず戸惑うことが多いですし、使用経験者が少ないために助けを得るのも難しい場合が多いです。また、MicrosoftのWordやExcelなど、他の製品に慣れていると、SharePointは直感的に使いにくいと感じるでしょう。
SharePointを使いこなすためには、各機能や操作方法をしっかりと学ぶ必要があります。最初は使いにくいと感じる場面もあるかもしれませんが、経験を積むことで徐々に使いこなせるようになるでしょう。十分な知識と経験をもってSharePointを使いこなせば、業務効率の大幅な向上が期待できます。
2.デザイン性が低くカスタマイズが難しい
SharePointの使いにくさの一因として、サイトのデザイン性の低さがあげられます。テンプレートは用意されているものの、それだけで社内の要望を完全に満たすのは困難です。
細かなカスタマイズは可能ですが、その方法は複雑で、HTMLやCSSなどの専門知識が求められます。担当者がWebデザインに精通していない場合、使いにくい微妙なデザインになってしまうおそれもあるでしょう。
SharePointを使いこなすためには、最低限の情報アーキテクチャ（IA）とユーザーエクスペリエンス（UX）の知識が必要です。また、SharePointの設計用プログラムの『SharePoint Designer』を使えば、よりデザイン性が高く使いやすいサイト作成もできます。
＞関連記事：SharePoint Designerの概要から使い方までを徹底解説
3.検索性が低い
検索性の低さも、SharePointが使いにくい原因のひとつです。SharePointの初期設定では、検索範囲が全ファイルとページにおよびます。余分な情報ばかりがヒットし、求めている情報にたどり着くのが難しいことも少なくありません。
検索性を改善するには、クエリを使用して検索対象を絞り込んだり、プロパティを活用したりするなどの工夫が必要です。しかし、これには専門知識が必要で、とくに初心者は使いにくいと感じるでしょう。
SharePoint上での対応が難しい場合は、外部システムの導入・連携も考えましょう。SharePointの検索機能の弱点を補い、より効率的な情報検索が可能になります。
『NotePM』は強力な検索機能をもつ情報共有ツールです。ファイルの全文検索機能で必要なドキュメントをすぐに見つけられるため、社内の情報管理に役立ちます。
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SharePointの基本機能
SharePointにはさまざまな機能が備わっています。SharePointの基本機能をうまく活用すれば、組織全体の生産性向上とコミュニケーションの円滑化につながります。
SharePointの基本機能は以下の通りです。
| 機能 | 内容 |
|---|---|
| サイト作成 | ・目的に応じたさまざまなサイトを作成できる ・社内情報の整理と共有も可能 |
| ドキュメント管理 | ・文書や画像を作成、保存、共有できる ・Microsoft Officeとの連携により直接ファイルを編集可能 |
| ファイル共有・共同編集 | ・ファイルを複数人の社員が同時に閲覧、編集できる ・会議中にリアルタイムでの資料更新も可能 |
| ワークフロー作成 | ・業務に関わるワークフローを作成できる ・申請から承認までシステム上で完結できる |
| 全文検索 | ・SharePoint内にある情報を全文検索できる ・必要なデータを探すには工夫が必要 |
| リスト作成 | ・データを表形式で管理し、共有できる ・比較的自由度が高い |
| アンケート機能 | ・シンプルなアンケートを作成できる ・結果をExcel形式で出力可能で集計も簡単にできる |
| バージョン管理 | ・リストやドキュメントの変更履歴を記録できる ・自動でバックアップ機能としても使える |
これらの基本機能を使いこなすことで、業務効率化が期待できます。ただし、各機能の設定や使い方にはある程度の知識と経験が必要です。
SharePointを使う4つのメリット
SharePointは使いにくいと思われがちですが、多くの利点をもつ便利なツールです。SharePointを使うメリットは、主に以下の4つです。
- Microsoft製品と連携できる
- 万全のセキュリティ対策でデータを守れる
- OneDriveとの連携でスムーズにデータを管理できる
- 時間・場所を問わず使用できる
これから、SharePointのメリットを詳しく紹介します。
1.Microsoft製品と連携できる
SharePointはMicrosoft社のツールなので、WordやExcelなど、Microsoft製品との連携が簡単にできます。日々使用していて馴染みのあるツールと、ほとんど手間をかけずに連携できるのは大きなメリットです。
たとえば、ファイルの保存場所としてSharePointを設定し、自動保存機能をオンにするだけで作業中のデータが自動的に蓄積されていきます。さらに、SharePoint上でドキュメントの共同編集やバージョン管理もできるため、チームでの業務も効率化が期待できるでしょう。
2.万全のセキュリティ対策でデータを守れる
SharePointは、高度なセキュリティ機能を備えている点もメリットのひとつです。サイバー攻撃や不正アクセスへの対策、データ漏洩の防止、データ転送時の暗号化など、多層的なセキュリティ対策により重要なデータをしっかりと守ってくれます。
また、ユーザーのアクセス権限の管理も可能です。特定のユーザーやグループに対してのみ必要な情報へのアクセスを許可することで、機密情報の漏洩リスクを最小限に抑えます。中小企業はもちろん、大企業でも安心して利用できるでしょう。
3.OneDriveとの連携でスムーズにデータを管理できる
SharePointにはドキュメント管理機能が備わっており、バージョン管理やメタデータ、タグ付けを活用することで、大量のファイルも効率的に整理できます。また、全文検索機能を使えば、必要な情報を素早く見つけることも可能です。自動バックアップ機能も搭載されており、データ喪失のリスクを最小限に抑えられます。
加えて、Microsoftのクラウドストレージ「OneDrive」との連携もでき、複数のユーザーがクラウド上のファイルに同時アクセスし、共同作業することも可能です。OneDriveの容量は1ユーザーあたり最大1TBと非常に大きく、大企業でも安心して扱えるのもメリットです。
4.時間・場所を問わず使用できる
SharePointは時間・場所問わず使用できるのもメリットのひとつです。インターネット接続があれば、いつでもどこでもアクセスできるため、移動中や外出先のちょっとした空き時間も無駄になりません。モバイルアプリを使えば、スマートフォンやタブレットからもファイルの閲覧・編集ができるのも嬉しいポイントです。
また、オフライン同期機能を使用すれば、インターネット接続が不安定な環境や、完全にオフラインの状況でも作業を進められます。在宅勤務やリモートワーク、出張先での業務など多様な働き方をサポートし、業務効率を向上させられるのは大きなメリットです。
SharePointのおすすめの活用法4選
SharePointはさまざまな機能を備えていて、使い方次第で業務効率の大幅アップが期待できます。おすすめの活用法は以下の4つです。
- 社内wiki・社内ポータル
- ワークフロー
- 社内報
- ファイル共有・共同編集
SharePointをうまく使いこなして社内の業務効率化につなげましょう。
＞関連記事：SharePoint Online（シェアポイント）の使い方を詳しく解説
1.社内wiki・社内ポータル
社内wikiは、社内のノウハウや知識を蓄積し、共有するためのツールです。社員が自由に情報を追加・編集できるため、組織内の知識が自然に集まり、蓄積されていきます。これにより組織全体のナレッジベースが構築され、社員全体がより多くの情報にアクセスできるようになるでしょう。
社内ポータルは、重要なニュースやファイルへのアクセスを一元化するツールです。社内ポータルを作成すれば、社員は必要な情報に素早くアクセスできるようになり、業務効率の大幅な向上が期待できます。また、社内で同じ情報源を共有できるため、情報の一貫性が保たれるのも利点です。
2.ワークフロー
SharePointではワークフローの作成もできます。従来は紙でやり取りしていたアナログな申請や承認プロセスの完全なデジタル化・自動化が可能になるのです。
SharePoint上で完結するワークフローを構築することで、業務効率化やコストカット、ミスの削減、業務フローの簡素化などを実現できます。書類の紛失や処理の遅延といったリスクは、最低限に抑えられるでしょう。
さらに、社員の手間や負担を大きく軽減します。従来の反復的な作業や煩雑な手続きが自動化されることで、社員はより創造的で付加価値の高い業務に集中できるのです。結果として、組織全体の生産性を向上でき作業効率を高められます。
＞関連記事：SharePointでワークフローを使いこなすための基礎知識と構築手順
3.社内報
SharePointは、社内報の作成・管理も効率的に行えます。SharePointで専用サイトを開設し、社内報の作成、公開、管理を一元化できるのです。
SharePointを利用すれば、従来の紙媒体での発行と比較して、情報の更新や配信がはるかに簡単かつスピーディーに行えます。アカウントを付与すれば、複数の担当者による共同編集も可能です。各部署からの情報収集や記事の校正作業が効率化され、より迅速かつ正確に社内報を発信できるでしょう。
SharePointを活用することで、社内報発行にかかる手間や負担を大幅に軽減可能です。また、デジタル化された社内報は検索性に優れ、過去記事へのアクセスも容易になるため、社内のナレッジ管理にも役立ちます。
＞関連記事：社内報とは？制作する流れやポイント・事例などとともに解説
4.ファイル共有・共同編集
SharePointはファイル共有・共同編集できるのも便利です。SharePointにアップロードされたファイルは、複数の社員が同時に閲覧・編集できるため、ファイルをメールやチャットで送信する必要がありません。
さらに、従来のシステムでよく見られた「誰かがファイルを開いていてロックがかかり閲覧できない」といった問題は起こりません。ファイルは常に最新の状態が保たれ、会議やミーティング中でもリアルタイムに資料を更新できるため、議事録の作成もスムーズに行えます。
また、SharePointのファイル共有・共同編集機能はリモートワーク環境でも活躍します。社員はどこにいても共同作業ができるため、場所や時間に関係なく業務を進められるのです。モバイルアプリを使えば、外出先でも業務を続けられるのもメリットです。
＞関連記事：SharePointで簡単にファイル共有をするための基礎知識と手順を紹介
Web上で検索に強い社内ポータルを簡単に作れるツール「NotePM」
SharePointが使いにくいなら検索しやすく、編集もカンタンな『NotePM』がおすすめ
NotePM（ノートピーエム） は、優れた検索機能と情報整理のしやすさが特徴の情報共有ツールです。社内wikiや社内ポータルの作成も可能で、バージョン管理やファイル共有機能も備えており、社内の情報管理をスムーズに進められます。口コミでは「使いやすさ」や「導入しやすさ」の点で高い評価を受けており、はじめての人でも安心して利用できるツールとして多くの企業で採用されています。
NotePMの特徴
- バージョン管理、ファイル共有機能を備えていて情報共有に最適
- PDFやExcelの中身も全文検索可能、強力な検索機能で情報整理できる
- 社内wikiや社内ポータル、社内報としても活用可能
- 銀行や大学も導入している高度なセキュリティで安心して使用できる
NotePMの料金プラン
NotePMは、ユーザー数に応じて料金プランが設定されているため、企業の規模やニーズに合わせて最適なプランを選択できます。大まかなコストを知りたい方は、料金シミュレーションをご利用ください。
はじめて利用する方や、導入前に使用感を確認したい方には、30日間の無料お試しトライアルも用意されています。NotePMの詳細や他社の情報共有ツールとの違いを知りたい方は、資料請求も可能ですのでご活用ください。
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情報共有ツールをうまく活用して業務効率化を目指そう
SharePointは有用な業務効率化ツールですが、複雑で使いにくい面があるのも事実です。もしどうしてもSharePointが使いにくいと感じる場合は、他のツールを検討しましょう。
たとえば『NotePM』は操作が直感的で使いやすく検索性も高いため、初心者の人でも扱いやすいツールです。社内wikiや社内ポータル、社内報が作成でき、ファイル共有機能やバージョン管理機能など便利な機能が多数備わっていて、さまざまなシーンで活躍します。使いやすい情報共有ツールを探している人は、『NotePM』をご検討ください。
自社にあった情報共有ツールを見つけて、さらなる業務効率化を目指しましょう。
NotePM（ノートピーエム） は、Webで簡単にマニュアル作成できて、強力な検索機能でほしい情報をすぐに見つけられるサービスです。さまざまな業界業種に導入されている人気サービスで、大手IT製品レビューサイトでは、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』を高く評価されています。
NotePMの特徴
- マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
- 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
- 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
- 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる
