仕事を進めるうえでデータの検索は欠かせない作業であり、探している情報がすぐに見つからないと業務が止まってしまいます。検索性の低いツールを利用していると、すぐにデータが見つからず、業務効率が低下したりストレスが溜まったりします。
SharePointはデータの言語や検索範囲を適切に設定しないと、探しているデータがヒットしません。検索性を高めるには、設定の内容や方法を理解して対処する必要があります。
本記事では、SharePointの検索でヒットしない理由や、ヒットしないときの対処法を解説します。SharePointに使いにくさを感じている方は、ぜひ最後までご覧ください。
探しているファイルがすぐに見つかるナレッジ共有ツール「NotePM」
目次
SharePointとは
SharePointとは、Microsoft365やOffice365で提供されるサービスで、ファイルや情報などのデータの共有を目的とした企業向けのサービスです。
SharePointには、以下のような機能がついています。
- 検索機能
- コンテンツ管理機能
- ポータルサイト作成機能 など
企業向けサービスであるものの、個人プランでも利用できるため幅広く使われています。
＞関連記事：SharePointとMicrosoft Teamsの違いと連携方法をわかりやすく図解
SharePointの検索でヒットしない理由
SharePointの検索でヒットしない理由は、主に以下の2つです。
- language（言語）の設定項目が日本語以外になっている
- 検索範囲の設定が狭くなっている
探しているファイルが見つからない原因を探るため、順番に見ていきましょう。
language（言語）の設定項目が日本語以外になっている
検索しても情報がヒットしない場合、まずはファイルのプロパティで設定された情報を調査します。ファイルのlanguage（言語）が日本語以外に設定されていると、日本語で検索してもヒットしません。
ヒットしない場合の多くは言語設定が英語（language:en）となっており、日本語への変更が必要です。
検索範囲の設定が狭くなっている
SharePointは、検索する場所によって検索範囲が変わります。そのため、格納されているファイルの場所によっては、存在していても検索にヒットしなくなるのです。
検索する場所と検索範囲の関係性は、以下のとおりです。
| 検索場所 | 検索範囲 |
|---|---|
| ・office.com ・Microsoft365.com |
Microsoft 365のすべて |
| ・SharePointスタートページ ・SharePointホームサイトのホームページ |
・SharePointサイトのすべて ・OneDrive for Businessのすべて |
| OneDrive for Business | ・SharePointサイトとOneDriveのすべて ・自分のOneDrive for Business内 |
| ハブサイトのホームページ | ・ハブサイト自体と関連するサイト ・SharePointサイト |
| ハブサイト以外の各サイトのホームページ | 検索するサイト内のすべて |
| 各サイトのリストやライブラリ | リストまたはライブラリのすべて |
SharePointを利用する際は、ファイルをどこに保管したか記録し、適切な場所で検索をかけることが大切です。
探しているファイルがすぐに見つかるナレッジ共有ツール「NotePM」
SharePointの検索でヒットしないときの6つの対処法
SharePointの検索でヒットしないときの対処法は、以下の6つです。
- プロパティ言語設定を日本語に変更する
- 検索式を用いて探す
- プロパティを利用して検索する
- インデックスされるのを待つ
- 高度な検索を使う
- 検索性の高いナレッジ共有ツールを導入する
探しているファイルが見つからないときは、6つの対処法を実践してみましょう。
プロパティ言語設定を日本語に変更する
まずはファイルのプロパティを調べ、言語設定を日本語に変更します。
ファイルを新規作成すると、自動で内容に適した言語に設定されるため、必ずしも日本語になるとは限りません。英語や中国語などに設定されると、SharePointの検索にヒットしなくなります。
言語設定を変更するには、以下2つの方法があります。
- プロパティから手動で変更する
- Microsoftの「PnP PowerShell」を利用する
手動で変更するのは作業量が膨大なため「PnP PowerShell」を活用するのがおすすめです。しかし「PnP PowerShell」を利用しても、言語変更するファイル数が多いとすべての変更に数日かかるケースがある点は頭に入れておきましょう。
検索式を用いて探す
SharePointの検索でヒットしないときには、検索式を用いて再度探し直すのも有効です。
検索式の代表例は、以下のとおりです。
| 検索方法 | 検索の入力例 | 検索式を使って得られる効果 |
|---|---|---|
| and検索 | キーワードとキーワードの間にスペースを入力する | 入力した2つのキーワードに関連したファイルを優先的に表示できる |
| 完全一致検索 | キーワードをダブルクォーテーション（“ ”）で挟む | 入力したキーワードと完全に一致したファイルだけを表示できる |
| title検索 | キーワードの先頭に「title:」をつける | ファイル名のみを検索して表示できる |
このように検索式で検索する範囲を限定すれば、探しているファイルがヒットする可能性も高くなります。
プロパティを利用して検索する
SharePointの検索でヒットしない場合、プロパティを利用すると探しやすくなります。
プロパティを利用して検索する方法の代表例は、以下のとおりです。
| 検索方法 | 例 |
|---|---|
| プロパティの値で検索する | プロパティをauthor、値をsmithとすれば、smithが作成したファイルを検索できる |
| ファイルの種類で検索する | Excelファイルを探している場合「xlsx」と検索すればExcelのみを検索できる |
| ワイルドカード | アスタリスク（*）でキーワードを挟めば、キーワードの一部を含むファイルが検索できる |
| 複数のプロパティを使用して検索する | キーワードとファイルの種類を同時に入力すれば、それぞれに該当するファイルが検索できる |
| 特定の検索結果を除外する | 特定のキーワードを除く場合、除外するキーワードの前にマイナス記号（-）を入力する |
プロパティ内の情報をうまく活用することで、検索結果をコントロールできます。
インデックスされるのを待つ
保存したばかりのファイルは、クローラーにインデックスされるまで待つのも手です。クローラーは、Web上のファイルや画像などを一定の周期で取得し、自動的にデータベース化するプログラムです。
ファイルを保存したばかりだと、クローラーに認識されておらず検索のインデックスに含まれません。インデックスされるには、ファイルを保存してから一定の期間経過が必要です。
数分〜数時間ほど時間をおいてから再度検索すれば、結果に表示される可能性もあります。
高度な検索を使う
SharePointでヒットしない際は、高度な検索を使ってみましょう。
高度な検索では、以下の方法で検索結果を絞り込めます。
- すべての語句を含む
- 完全に一致するフレーズを含む
- いずれかの語句を含む
- いずれの語句も含まない
高度な検索を利用する場合、検索結果ページか検索センターサイトの検索ボックスの横にある詳細設定をクリックします。「次の条件のドキュメントを検索」でどのような検索をかけるのか入力して実行します。
検索性の高いナレッジ共有ツールを導入する
対処法を実践してもうまく検索できないなら、検索性の高いナレッジ共有ツールの導入を検討しましょう。検索できないと業務の進行が遅れたり、ファイルが埋没し仕事に悪影響を及ぼしたりします。
検索精度高くマニュアル・ナレッジを管理したい方には「NotePM」がおすすめです。
NotePMは、保存したデータを全文検索して表示できるため、探している情報がすぐに見つかります。ワンクリックで作成者・日付・タグなど細かい条件の絞り込みも可能で、検索結果を限定する機能も搭載しています。探し物がスムーズに見つかる環境が整い、ファイルを探す従業員のストレス軽減にも貢献するはずです。
NotePMでは無料トライアルを実施していますので、検索性の高さを体験してみてください。
探しているファイルがすぐに見つかるナレッジ共有ツール「NotePM」
SharePointのファイル検索方法
SharePointのファイル検索方法は、以下の2つです。
- キーワード検索
- 全文検索
場面ごとで使い分けられるように、それぞれの検索方法を理解しましょう。
キーワード検索
SharePointでは検索窓を利用し、キーワード入力でファイルを検索します。
SharePointにはMicrosoft Searchが使用されており、AIが検索範囲にしたがってアクセス権限のあるファイルを瞬時に検索します。検索式やプロパティを利用した検索方法を駆使すれば、結果表示の絞り込みも可能です。
なお、検索範囲がMicrosoft 365全体の場所から探せば、メールアドレスやドキュメントなど、違うアプリのファイルも同時に検索できます。
全文検索
SharePointはファイル名だけでなく、ファイルの中身まで検索してくれます。
ファイル名の検索だけだと、ファイルの名称を忘れた場合は情報を見つけられません。しかし、SharePointは全文検索してくれるため、ファイルの内容に関するキーワードを覚えていれば検索が可能です。
ただし、SharePointは最大200万文字までしか全文検索してくれない点には注意が必要です。ファイルの保存数が多いと200万文字を超えるケースもあり、SharePointの全文検索を有効に利用できなくなります。
探しているファイルがすぐに見つかるナレッジ共有ツール「NotePM」
SharePointで検索ヒットしないなら検索性の高いNotePMの導入が効果的
SharePointで検索がヒットしない場合、全文検索してすぐに結果表示できるNotePMの導入がおすすめです。NotePMは検索性の高さ以外にも、以下のようにさまざまなメリットがあります。
- ナレッジ共有により属人化を防止できる
- 簡単にマニュアルを作成・更新できる
- 社内FAQが構築でき業務効率化につながる
- 社外でも保存したデータを利用できる
- セキュリティ性が高く安心して使える
ここからは、NotePMが実現する多くの効果について解説します。
＞関連記事：NotePMの評判まとめ｜メリット・デメリットや料金など網羅的に解説
ナレッジ共有により属人化を防止できる
NotePMはナレッジ共有を通じて属人化を防げます。属人化とは、業務が特定の人に依存する状態が進み、問題となることです。たとえば、特定の人しか扱えないシステムがあり、その人が休んでしまうと業務が進まなくなるといったケースです。
しかし、システムの扱い方を誰でも確認できる情報として記録しておけば、特定の人が不在だとしても、スムーズに業務が進みます。
NotePMでは業務マニュアルの作成に必要なテンプレートを搭載し、誰でも簡単に資料作成できる機能を搭載しています。誰でもわかるマニュアルやFAQなどを作成し、社内に普及させれば属人化の防止が可能です。
＞関連記事：属人性とは？意味や属人化との違いと属人性の高い業務を標準化する方法を解説
簡単にマニュアルを作成・更新できる
NotePMには豊富なテンプレートが搭載されており、資料をゼロから作成する必要はありません。テンプレートを自社に必要な内容に変更するだけで、マニュアルが完成します。
また、パソコンに詳しくない方でも簡単にマニュアル作成できる「高機能エディタ」や、矢印や吹き出しを使える「画像編集機能」も用意されており、視覚的にわかりやすい資料の作成も可能です。
保存したデータの変更も容易であり、マニュアルの更新、運用も手間なく実行できます。
＞関連記事：業務マニュアルとは？わかりやすい作り方や無料テンプレートを紹介
＞関連記事：マニュアルのテンプレートサイト10選！フォーマットで効率化するポイントも解説
社内FAQが構築でき業務効率化につながる
よくある質問と回答をNotePMに蓄積すれば、社内FAQが構築できて業務の効率化につながります。
社内では業務に関する質問が発生し、都度、誰かが回答しなければなりません。しかし、毎回同じ質問に回答するのは手間がかかったり、人によっては間違った回答をしたりするケースがあり、業務効率の低下やトラブル発生の原因になります。
寄せられる質問とその回答を作成し保存しておけば、従業員がWeb上で疑問を自己解決できるようになり業務の効率化が図れます。
＞関連記事：社内FAQとは？作り方やおすすめのツール・システム12選を紹介
社外でも保存したデータを利用できる
NotePMはマルチデバイスに対応しており、社外でも保存したデータを有効に利用できます。
多くのデータを蓄積させたとしても社内でしか活用できない場合、情報が持つ価値を有効に使えません。しかし、スマホやタブレットなどのデバイスでも情報が確認できれば、社外でのプレゼンテーションといった場で情報を活用できます。
情報の価値を最大限に高めれば、事業によい影響を与えるはずです。
セキュリティ性が高く安心して使える
NotePMは、ISO27001（ISMS）やプライバシーマークの取得など、高いセキュリティ性を誇り、データの紛失が発生したとしても全データをバックアップできるツールです。
ナレッジ共有ツールはクラウドを介してデータを送信するものが多く、セキュリティ性が低いと情報漏洩リスクが高まります。しかし、NotePMは銀行や大学など、高度なセキュリティが必要とされる機関にも導入されている安心安全なツールです。
また、定期的に外部の専門家による脆弱性診断もおこなっており、セキュリティ性の高さを維持しています。ナレッジの中には機密情報といった重要な情報も含まれるため、セキュリティ性の高さでツールを選ぶのは大切なことです。
探しているファイルがすぐに見つかるナレッジ共有ツール「NotePM」
NotePMの導入により検索の手間・時間の削減に成功した企業例
NotePMの導入により検索の手間・時間の削減に成功した企業の実例として、以下2社の取り組みを紹介します。
- 検索時間の4割削減に成功
- 情報検索の手間の7割削減に成功
それでは、各企業がどのような取り組みを実行したのか見ていきましょう。
検索時間の4割削減に成功｜株式会社ラクス
株式会社ラクスは、経費精算・電子請求書発行・販売管理などのバックオフィス業務や、マーケティング業務を支援する企業です。
手順書やナレッジが社内に散在し、古くなった手順書・マニュアルがメンテナンスされずそのまま残っているのが課題でした。古い手順書の存在が認知されておらず、新しい資料を作成することで、どれが正しい情報かわからないような状態だったのです。
そこでNotePMを導入し、散在していたデータを一新します。情報が集約されたことで、探している資料が検索に出てきやすくなり、検索にかかる時間を4割も削減することに成功しました。
＞関連記事：【導入事例】検索時間が4割削減！急成長SaaSが実践するナレッジ共有を浸透させるための取り組みとは – 株式会社ラクス
情報検索の手間の7割削減に成功｜アイリスオーヤマ株式会社
生活用品メーカーであるアイリスオーヤマ株式会社は、社内サーバーを利用していたものの全文検索できる機能がなく、資料がすぐに見つからないという課題を抱えていました。探している資料が見つからず、新たに同じような資料を何度も作成する手間をかけていたのです。
このような状況を改善すべく、NotePMを導入。アプリケーション知識やメーカー固有の特性、機器情報など各種データを共有し、検索工数が約7割削減しました。
また、もともとはタイトル検索できず情報に辿りつけませんでしたが、NotePMの導入後は文章の中身まで検索でき、必要とする情報を瞬時に入手できるようになったそうです。
＞関連記事：【導入事例】情報検索の手間が7割削減。NotePM導入で、業務効率化と社員成長を加速 – アイリスオーヤマ株式会社
探しているファイルがすぐに見つかるナレッジ共有ツール「NotePM」
SharePointの検索でヒットしない場合は検索性の高いツールの導入を検討しよう
SharePointでは言語設定や検索範囲により、探しているファイルがヒットしないケースもあります。手動で言語設定を変更したり、検索範囲に引っかかる場所へファイルを移動させたりすれば表示されるものの、時間と手間がかかります。
負担をかけずにファイルがすぐに見つかる環境を整えたいなら「NotePM」がおすすめです。NotePMでは、検索時にファイルの中身まで全文検索するため、ほしい資料がすぐに見つかります。
また、ナレッジ共有するための機能が豊富にあり、資料の集約が可能です。今まで作成したファイルを集約することで、検索性をより高められます。機能を確認したい方は、まず無料トライアルから始めてみてください。
NotePM（ノートピーエム） は、Webで簡単にマニュアル作成できて、強力な検索機能でほしい情報をすぐに見つけられるサービスです。さまざまな業界業種に導入されている人気サービスで、大手IT製品レビューサイトでは、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』を高く評価されています。
NotePMの特徴
- マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
- 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
- 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
- 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる
