SharePointとTeamsの違いと使い分け｜ファイルの保存先・権限・連携方法を図解

SharePointとTeamsでファイルの保存先や使い分けが曖昧になり、社内でお知らせや業務資料が散在して困っていませんか？

2つのツールを効果的に使い分ける基本原則は、「SharePointを社内ポータル・ハブサイトとして位置づけ、全社に周知する規程・お知らせ・業務動線の起点を集約し、Teamsは日々のコミュニケーションや共同作業を進める会議室として使う」ことです。

保存先の仕組みを理解しないまま場当たり的に共有していると、チャットや個人のOneDrive、チームサイトにファイルが散らばり、退職時のデータ消失や「どれが最新版かわからない」「重要な周知が届かない」といったトラブルにつながります。

本記事では、SharePointとTeamsの違いやファイルの保存先、利用シーン別の使い分け、Teamsのタブに社内ポータルを集約する連携手順まで分かりやすく解説します。全社員が迷わず情報にアクセスできる環境づくりにお役立てください。

SharePointとTeamsの違い

SharePointは規程・お知らせ・社内報・各種申請・リンク集をひとつの画面に集約するハブサイト、いわば全社の「書庫・掲示板」です。一方でTeamsは、チーム内のチャット会話やオンライン会議、ドキュメントの共同編集を進める「会議室」としての役割を持ちます。届く範囲も、SharePointは全社や部門全体、Teamsはチームに招待されたメンバー内と明確に分かれます。

必要な情報や業務システムが各所に分散してたどり着けない、あるいは周知したはずの連絡事項が行き届かないという問題は、全社に届ける情報の置き場が一本化されていないために生じます。人事・総務・情報システム部門がSharePointを社内ポータルの土台として整備し、全社員が毎日最初に開く業務動線の起点とすることで、情報の見つけやすさと周知の確実性を大幅に高められます。

提供形態はいずれもMicrosoft 365に含まれますが、Teamsに一部無料版があるのに対しSharePointは有料プランのみとなります。ツールの全体像や基本機能については、関連記事「SharePointとは」でも詳しく解説しています。

OneDriveを含めた3ツールの比較表

Microsoft 365のストレージツールを整理する際は、SharePointとTeamsに個人の作業領域であるOneDriveを加えた3つの関係性を把握することが大切です。役割・届く範囲・権限の単位を比較すると、それぞれの位置づけが明確になります。

項目	SharePoint	Teams	OneDrive
主な役割	全社に届ける情報の集約先（社内ポータルの土台）	リアルタイムな会話と共同作業の場	個人の作業領域・下書き置き場
向いている情報	就業規則・全社お知らせ・社内報・申請書などの確定情報	進行中の企画書・議事録・プロジェクトの相談事項	作成中の下書き・一時的な個人メモ
届く範囲	全社・部門全体	チームの参加メンバー	本人（＋個別に共有した相手）
権限の単位	サイト・ライブラリ単位（閲覧者／メンバー／所有者）	チームの所有者／メンバー	ファイル・フォルダー単位の共有
ファイルの実体	SharePointドキュメントライブラリ	チャネルはSharePoint、チャットはOneDrive	個人のクラウドストレージ

3つのツールはファイルの実体で深く結びついており、Teamsのチャネルに置いたファイルはSharePointに、チャットに添付したファイルは送信者のOneDriveに格納されます。全社に周知すべき確定情報をSharePointへ集約し、全社員が毎日開く社内ポータルのトップページから迷わずアクセスできる体制を整えることが運用の鍵です。

Teamsで共有したファイルの保存先

Teamsで共有したファイルは、共有の経路によってSharePointのチームサイトか送信者のOneDriveに分かれて保管されます。Teamsでチームを作成すると裏側でSharePointのチームサイトが自動生成され、Microsoft 365グループがチームとサイトの権限を結びつけます（出典：Microsoft「Teams と SharePoint の統合の概要」）。「送ったはずのファイルが見つからない」という混乱は保存先の構造を知らないために生じるため、仕組みを正しく理解しておくことが重要です。

チャネルの「ファイル」タブの保存先

Teamsの標準チャネルにある「ファイル」タブは、紐づくSharePointチームサイトのドキュメントライブラリを参照しています。チーム内で日常的にやり取りする資料はチャネルに置いたまま作業を進められます。

標準チャネルを作成すると、SharePointサイトの既定ライブラリ内にチャネル名と同名のフォルダーが自動生成されます。Teams上で開いてもSharePoint上で開いても同じ原本ファイルを操作しているため、チーム内の仕掛品はチャネルで更新し、完成した確定版だけを社内ポータル側の公式ライブラリへ移動させる運用が適しています。

ただし、プライベートチャネルと共有チャネルは例外となり、親サイトとは隔離された専用のSharePointサイトが個別に作成されます。この専用サイトは親サイトのファイル一覧には表示されないため、全社へ周知したいお知らせや規程類を誤ってプライベートチャネルへ配置しないよう注意が必要です。

チャット・会議で送ったファイルの保存先

1対1のチャットやグループチャット、オンライン会議で添付したファイルは、チームサイトではなく送信者個人のOneDrive内に保存されます。共有相手にはそのファイルへの個別アクセス権が付与される仕組みです。

チャットで送信されたファイルは、送信者のOneDrive内にある「Microsoft Teams チャットファイル」フォルダーに蓄積されます。そのため、送信者が退職してアカウントが削除されるとファイル自体も消失してしまい、他のメンバーが閲覧できなくなるリスクがあります（出典：Microsoft「Microsoft Teams のファイル ストレージ」）。

全社員に長期的に参照させたい社内ルールやお知らせをチャット添付で配布すると、情報が会話のタイムラインに埋もれてしまいます。恒常的に利用する資料はチャットで配るのではなく、社内ポータルの定位置に集約してリンクで案内しましょう。

SharePointとTeamsの使い分け

どの情報をSharePointに置き、どの情報をTeamsで扱うかは、情報の性質と利用シーンに応じて整理します。人事・総務・情報システム部門が全社に周知・定着させたい公式情報と、現場チームが目先のプロジェクトを進行するための情報では、求められる置き場所と公開範囲が異なります。

利用シーン別の使い分け表

業務で取り扱う各種資料について、保存先と判断理由を一覧表で整理しました。社内の文書管理ルールを整備する際の基準としてご活用ください。

情報・ファイルの種類	推奨される置き場所	判断の理由
就業規則・出張旅費規程・業務マニュアル	SharePointの全社サイト（社内ポータル）	公式情報として長期保管し、全社員が常に同じ最新版を参照するため
全社お知らせ・社内報・申請書様式・社内システムリンク集	SharePointポータルのトップページ	全社員が毎日最初に開くポータル画面から迷わず一元的にアクセスするため
部門の年間予定表・備品管理台帳	SharePointの予定表・リスト機能	部署をまたいで閲覧・共有する確定データのため
進行中の企画書・議事録の下書き・タスク管理表	Teamsのチャネル（ファイルタブ）	会話の文脈を共有しながらチーム内でスムーズに共同編集するため
日々の相談・質問・打ち合わせメモ	Teamsのチャット・オンライン会議	時間の経過とともに流れていくコミュニケーションのため
自分専用のメモ・構想段階の下書き	OneDrive	他者へ公開する前の個人の作業領域のため

全社へ周知したい確定情報をSharePointのハブサイトに集約し、全社員が毎日アクセスするポータルのトップページへ配置しておくことで、情報の属人化を防ぎ、社内周知を行き渡らせることができます。

迷ったときの3つの判断軸

資料の置き場所に迷った際は、「誰に見せるか」「いつまで残すか」「確定済みか」の3つの軸で判断するとスムーズに整理できます。

• 誰に見せるか（公開範囲）：全社員や部門横断で周知するならSharePointポータル、特定プロジェクトの関係者内ならTeams、自分だけならOneDriveを選択します。
• いつまで残すか（保存期間）：年度をまたいで長期的に参照される公式情報はSharePoint、プロジェクト完了とともに役目を終える資料はTeamsに保管します。
• 確定済みか（文書の状態）：全員が確認すべき確定版はSharePoint、現在進行形で推敲している下書きや仕掛品はTeamsやOneDriveに置きます。

ファイルは個人のOneDriveで下書きを作成し、Teamsのチャネルでチームメンバーと揉み、確定した段階で社内ポータル側のSharePointへ移動してリンク共有するのが理想的な流れです。メールやチャットへのファイル添付は無駄な複製を生むため、原本リンクを渡す運用を徹底しましょう。

TeamsとSharePointの権限の連動

TeamsとSharePointを連携して運用する際は、アクセス権限を基本的にTeams側で一元管理するのが鉄則です。社内ポータルは全社員が閲覧可能で編集は主管部門のみ、チーム作業場はメンバー全員が編集可能といった権限の切り分けが連動によって保たれます。

Teamsでチームの所有者やメンバーを追加・削除すると、紐づくSharePointサイトの権限グループ（所有者・メンバー）へ自動的に反映されます。SharePoint側で直接ユーザーを個別追加してしまうと連動関係が崩れて管理が複雑化するため、アクセス権はTeams側で管理することが推奨されています（出典：Microsoft）。

なお、チャット上でファイルを送信した場合はその会話の参加者にのみ権限が付与されます。そのため、後から別の社員へリンクを転送しても「アクセス許可がありません」というエラーが発生します。全社員に見せたいファイルは個人のチャットではなく、最初からSharePointやTeamsチャネルへ配置することが大切です。

TeamsとSharePointの連携方法

連携の大きな目的は、社員が日々の業務で最もよく開くTeamsを「社内ポータルへの入口」に仕立て上げることです。SharePointにお知らせや申請書、スケジュールを集約しても、Teamsだけを開いて仕事をする社員には情報が届きにくくなります。Teamsのタブにポータルの機能を組み込むことで、業務動線が一本化され、情報へのアクセスコストが最小化されます。

TeamsからSharePointサイトを開く

Teamsのチャネル上からワンクリックで紐づくSharePointサイトを開き、高度なファイル管理機能を利用できます。

チャネル上部の「ファイル」タブを開き、メニュー内の「…」から「SharePointで開く」を選択すると、Webブラウザー上で該当フォルダーのSharePointライブラリが直接開きます。

SharePoint側からも、サイト名の横にあるTeamsアイコンや、ライブラリ内の「チャネルに移動」をクリックすることで瞬時にTeamsのチャネル画面へ戻ることができます。

過去にSharePoint側で単独作成した既存のチームサイトがある場合も、サイト左下の「Microsoft Teamsを追加」からチームを作成すれば簡単に紐づけが完了し、Teamsを入口とした動線を構築できます。

Teamsのタブにお知らせや申請書・予定表を追加

Teamsチャネルの上部タブにSharePointのお知らせページや各種申請ライブラリ、予定表を追加することで、全社員が迷わずアクセスできるポータル環境を構築できます。

まずは追加したいTeamsチャネルの上部メニューにある「＋」アイコンをクリックします。

表示されたアプリ一覧から「SharePoint」を選択します。

掲載したいページ・ドキュメントライブラリ・リストを選択して保存すると、チャネルのタブとして常設表示されます。

部門のスケジュールや全社イベント表は、予定表パーツを配置したSharePointページをタブに載せるか、「Webサイト」タブにURLを設定して表示します。この設定により、社員はTeamsを開くだけでお知らせの確認や申請書の取得、予定の確認を一気通貫で行えるようになります。

使い分けを定着させる運用ルール

SharePointとTeamsの使い分けを組織全体へ定着させるには、「情報の置き場所」と「チーム・サイトという器の管理」の2点を明確にルール化することが不可欠です。口頭の案内に頼るだけでは現場がメール添付やチャットへの散在に戻ってしまうため、業務動線として運用マニュアルに落とし込みましょう。

保存先のルールを一枚に明文化する

「どの文書をどこに置くか」の判断基準は、一枚のシンプルな早見表にまとめて社内ポータルの目立つ位置へ掲示します。

「チャット添付は一時的な共有、作業中の資料はチャネル、確定した社内規程・お知らせはSharePointポータル」という基準を明記し、新入社員研修や社内勉強会で周知します。置き場ルールが可視化されていない組織ほど、探す手間に疲れた社員から個別のチャット添付へ逆戻りし、結果として社内周知の形骸化を招きます。

チームとサイトの管理ルールを決める

TeamsのチームやSharePointサイトが無秩序に増殖するのを防ぐため、作成権限・命名規則・棚卸しの管理基準をあらかじめ定めておきます。

• 作成権限と命名規則：誰でも自由にチームを作れる状態では不要なサイトが乱立し、情報が埋もれる原因になります。作成者を管理職や管理部門に限定し、チーム名やサイト名の先頭に部門名やプロジェクト名を付ける命名ルールを徹底します。
• 有効期限とデータ保持：Teamsのグループ有効期限ポリシーによってチームが自動削除されると、接続されているSharePointサイトのデータも消失する可能性があります。長期保管が必要な全社規程やマニュアルは、チームから独立した社内ポータル専用サイトに配置します。
• 権限の定期棚卸し：チームからメンバーを除外すればサイトの権限も外れますが、SharePoint上で個別に付与した権限や外部共有リンクは残り続けます。定期的な人事異動やプロジェクト完了のタイミングで棚卸しを実施しましょう。

器の管理と保存先ルールが機能することで、全社に周知すべき情報がハブサイトに整然と蓄積され、社内問い合わせの削減と業務効率化が実現します。

規程・マニュアルを探しやすくするNotePMとの併用

SharePointに社内ルールやマニュアルを集約しても、「フォルダー階層が深くて目的の資料が見つからない」「ファイルを開くまで中身が分からない」といった声が現場から上がることがあります。業務マニュアルや社内FAQのように全社員が頻繁に参照・更新する情報は、社内WikiツールであるNotePMを併用して管理するのが効果的です。

NotePMは、Webページ形式でナレッジを作成・蓄積できるツールです。ファイルを開く手間なくブラウザー上で直感的に閲覧でき、Word・Excel・PDFなどの添付ファイルの中身まで含めた高精度な全文検索に対応しています。「サーバー／サーバ」といった表記の揺れや同義語も自動検知するため、欲しい情報へ迷わずたどり着けます。

さらにMicrosoft Teamsとの連携にも対応しており、NotePM上でページが作成・更新された際にTeamsの指定チャネルへ自動通知できます。「日々のコミュニケーションはTeams、確定したナレッジやマニュアルはNotePM」という明確な動線を確立できます。ページごとの閲覧履歴や未閲覧者へのワンクリック通知機能も備わっており、社内周知の徹底にも最適です。

登録企業数は12,000社を超えており、30日間の無料トライアルはクレジットカード登録不要ですぐに開始できます。自社の社内ポータルやナレッジ共有環境を強化したい方は、ぜひNotePMをお試しください。ツールの詳しい機能比較は関連記事「SharePointの機能と料金」でもご覧いただけます。

まとめ：SharePointとTeamsの使い分け

SharePointとTeamsの使い分けは、SharePointを「確定情報を集約して全社に届ける社内ポータル・ハブサイト」、Teamsを「日々の会話やプロジェクト進行を行う会議室」と位置づけることが基本です。チャネルに置いたファイルはSharePointのチームサイトに、チャットの添付ファイルは個人のOneDriveに保存されるという構造を組織全体で共有しておきましょう。

情報の置き場に迷ったときは「誰に見せるか・いつまで残すか・確定済みか」の3つの軸で判断し、確定版はSharePointへ配置して原本リンクで共有します。さらに、Teamsのタブにお知らせや申請書、スケジュールを配置することで、全社員が迷わず業務情報へアクセスできる理想的なポータル環境を構築できます。