SharePointを使ってタスク管理をするためにガントチャートを作成することができます。ガントチャートとは、プロジェクト管理、生産管理などの工程も含めて管理する表のことです。このガントチャートですが、打ち合わせ期間、設計期間、開発期間、さらにその期間にどの担当者をつけるのかをExcelで今まで管理していたものが、SharePointを使うことで管理しやすくなります。
SharePointで管理できるということは、クラウド上で更新ができますので修正・削除もいつでもできるのがメリットになります。その仕事で使う頻度が高いSharePointのガントチャート作成方法を画像も使って解説していきます。
SharePointより簡単にガントチャートを作成できるツール「NotePM」
目次
SharePointでガントチャートを作成する方法
SharePointでガントチャートを作成していきます。必要な期間、タスク内容の入れ方などの基本事項をまとめてますので、これからSharePointを使って工程をまとめていく方はご参考にしてください。
タスクを作成する
SharePointをブラウザ上で開きます。【新規】-【アプリ】、もしくは右上の歯車のマークをクリックして【アプリの追加】をクリックします。
マイアプリのページに移動したら【従来の環境】をクリックします。
【タスク】が今回のガントチャート作成のアプリになりますので、クリックします。
タスクの名前を記載し、【作成】をクリックします。
コンテンツ一覧からファイルが作成できたか確認
タスクで作成したファイルは、SharePointのサイトコンテンツに追加されます。この【年間プロモーション】をクリックします。
タスク編集画面に移動します。
新しいタスクを追加で記載する
タスク編集画面に移動したら【新しいタスク】もしくは【編集】をクリックして、タスクを記入していきます。
【新しいタスク】をクリックすると編集画面に移動します。
いくつか、案件を記載していきます。ここには記載はありませんが進捗度を％で表示することも可能です。
【・・・】-【タイムライン】をクリックします。
タイムラインにタスクすべてを追加していくと下記のようなタスクが出来上がります。
このガントチャートのビューを変更したい場合は、【・・・】-【このビューの変更】をクリックします。
そうすると、ビューの編集画面に移動しますので、達成率を表示するなど必要な項目を選定します。
各タスクの名前、達成率などを変更したい場合は、タスクをクリックして、【アイテム編集】をクリックして編集します。
下記のような編集画面に移動しますので更新しましたら【保存】をクリックします。
ちなみにですが、ガントチャートのデザインも見やすく変更することは可能です。デザインを変更したいガントチャートのタスクをクリックすると、新たにタイムラインのタブが表示され、文字色を変えると言ったことが可能です。
その他、歯車をクリックして背景を変更することも可能です。
SharePointより簡単にガントチャートを作成できるツール「NotePM」
SharePointのガントチャート作成でExcelをインポートできるのか
SharePointのガントチャート作成で、Excelのデータをインポートして、ガントチャート作成をするということはできません。現状、Excelのデータをインポートすることができるのはテーブルとして書式設定をしたファイルのみになります。Excelのデータインポートに対応をしているツールを探している場合は、以下も参考にしてください。
関連記事：【2024年版】ガントチャートツールおすすめ9選を徹底比較！（無料あり）
SharePointのガントチャートをExcelへエクスポート機能
SharePointでガントチャートを作成したあと、Excelファイルとして提出したい場合があるかと思います。SharePointで作成をしたガントチャートはリボンに【リスト】-【Excelにエクスポート】をクリックすれば、Excelファイルで提出が可能です。
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| △ 検索しづらい。不要な情報もヒットする | ○ 強力な検索機能 |
| △ 動作やファイル表示が遅い | ○ 動作が速い。サクサク動く |
| △ 権限管理が複雑で、IT部門が大変 | ○ グループなど、権限管理しやすい |
| △ 社外共有しづらい | ○ 社外共有用プラットフォームとしても使える |
| ○ Officeファイルを直接編集できる | △ ファイル直接編集はできない |
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SharePointとNotePMのうち、どちらが自社の課題に合うのかじっくりと検討したい方は、ぜひ下記の記事をご覧ください。2つの共通点や独自性について詳しく解説していますので、SharePointをさらに使いこなす方法を知りたい方も必見です。
関連記事：SharePointの概要・機能・独自性・料金などを徹底解説
SharePointより簡単にガントチャートを作成できるツール「NotePM」
まとめ
今回はSharePointのガントチャートの作成方法の基本的な手順を図で解説しました。SharePointのガントチャートは、Excelファイルでアウトプットもできますし、クラウド上で管理できるため、進捗があるたびに柔軟に更新をすることが可能です。長期で組織全体のプロジェクト管理をする場合などにSharePointのガントチャートはおすすめです。
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