SharePointは、Microsoft社が提供する情報共有を目的とした企業向けサービスのことです。SharePoint内でも社内のナレッジを蓄積する社内Wiki機能が搭載されています。しかし、ページの作り方や使い方がわからず、どのように操作すべきか知りたい方もいるでしょう。
そこで本記事では、SharePointや社内Wikiの基本を押さえたうえで、SharePointのWikiページの作り方や使い方を解説します。SharePointに代わるおすすめのツールも紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。
目次
SharePointで社内Wikiは作れる？廃止された？
SharePointでは社内Wikiを作成できます。2024年1月にMicrosoft TeamsのWiki機能は廃止されましたが、過去のWikiデータはSharePoint Onlineに自動的に移行され、現在もSharePoint上で閲覧・作成が可能です。
SharePointのWiki機能は、チーム内の情報共有やナレッジベースの構築に役立ちます。ページ作成や編集が簡単で、複数メンバーでの共同作業も可能です。また、検索機能も充実しており、必要な情報をすぐに見つけられる利点があります。
TeamsのWiki機能については、以下の記事で詳しく解説しています。使い方や移行先について知りたい方は、ぜひあわせてご覧ください。
＞関連記事：TeamsのWiki機能の使い方｜消えたWikiの復元方法や移行先を紹介
SharePointより簡単に操作できる社内Wikiツール「NotePM」
SharePointとは？
SharePointは、Microsoft社が提供する企業向けの情報共有サービスであり、業務効率化とコミュニケーションの円滑化を目的としているツールです。ファイルや情報を一元管理し、クラウド上で共有することで、場所を選ばずにアクセスできます。
ファイル管理だけでなく、ワークフロー機能による業務プロセス管理や、社内情報共有に役立つWiki機能も搭載しています。また、Microsoft 365との連携が容易な点も大きな特徴です。
これらの機能により、SharePointは組織内の情報共有基盤を強化し、生産性向上に貢献します。チームサイトやドキュメントライブラリを活用することで、プロジェクト管理や部門間の連携もスムーズに行いやすくなるでしょう。
SharePointについてさらに詳しく知りたい方は、以下の記事もあわせてご確認ください。
＞関連記事：SharePointの概要・機能・独自性・料金などを徹底解説
社内Wikiとは？
社内Wikiは、組織内の情報共有を促進するシステムです。従業員が得た知識・経験・業務ノウハウなどを書き込み、情報を蓄積して社内版Wikipediaのように活用します。リアルタイムでの編集・更新・閲覧が可能で、常に最新の情報を掲載できるのも特徴のひとつです。
検索機能により、必要な情報に素早くアクセスできるため、属人化の解消や業務効率の改善に貢献します。社内Wikiは、情報共有の効率化と組織全体の知識レベル向上に不可欠なツールだと言えるでしょう。
社内Wikiの活用シーン
社内Wikiに掲載する情報例は、以下のとおりです。
- 業務マニュアル
- 議事録
- 日報
- 就業規則
- 経費精算ルール
- 書類保管場所
- 福利厚生
社内のあらゆる情報を集約し、従業員が「社内Wikiを見れば何でもわかる」状態を実現します。これにより、質問や情報検索の手間を削減し、業務効率を大幅に向上させるでしょう。
たとえば新入社員のオンボーディングでは、業務マニュアルや就業規則、各種申請手順などをWikiに掲載することで、スムーズな導入を支援します。プロジェクトチームでは、議事録や進捗状況を共有し、チーム内の情報共有を円滑にするでしょう。また、部署を横断した情報共有にも役立ち、組織全体の知識共有を促進します。
社内Wikiと他の情報共有ツールとの違い
社内Wikiは、情報共有ツールのひとつですが、他のツールとは目的と機能が異なります。「社内Wiki」は、従業員の知識やノウハウを蓄積し、共有するためのツールです。一方「社内コミュニケーションツール」は、社員間の連絡を円滑にするためのツールであり、チャットやメッセージ機能が中心です。また「ファイル共有ツール」は、ドキュメントや画像などのデータを管理し、共有する役割を持っています。
これらのツールは、それぞれ異なる目的で設計されているため、自社のニーズに応じて、最適なツールを選ぶことが重要です。
SharePointより簡単に操作できる社内Wikiツール「NotePM」
SharePointのページとサイトページの違い
Wikiとサイトページの違いは、サイトページのほうがデザイン性高く簡単に作れるという特徴があります。Wikiはリンクを貼ってページ間を素早く移動することは得意ですが、デザイン面ではHTMLやCSSの知識が必要となりハードルが高くなる傾向にあります。
しかしサイトページでは、誰でも簡単にデザイン性の高いページを作ることが可能です。たとえば、見栄えに関する軽微な修正を行った場合、WikiではHTMLやCSSに付随した修正が必要です。一方、サイトページでは自動修正を行ってくれるため、ほとんど手を加える必要がありません。
SharePointのWikiページの作り方
SharePointのWikiページの作り方を紹介します。以下4つのステップでWikiページを作成しましょう。
1.Wikiを作成したいサイトページのサイドバーから「＋新規」そして「Wikiページ」をクリックします。
2.新しいページ名を入力し「作成」ボタンをクリックしましょう。
3.Wikiページが立ち上がると、以下のような画面になります。
4.テキストのレイアウトから見やすいレイアウトを選択し、Wikiページを作りましょう。
SharePointより簡単に操作できる社内Wikiツール「NotePM」
SharePointのWikiの使い方
SharePointのWikiの使い方について、以下3つの項目にわけてそれぞれ解説します。
- コンテンツの追加方法
- リンクの貼り付け方法
- ユーザーの追加方法
コンテンツの追加方法
SharePointでWikiを作成後「編集」をクリックし、コンテンツの追加・修正を行います。リボン上のボタンでテキスト書式や図表挿入も可能です。編集完了後は「ページ」から「保存」を選択します。これにより、誰でも簡単にWikiページを作成・編集し、情報共有をスムーズに行えます。
リンクの貼り付け方法
SharePointのWikiページでリンクを挿入するには、編集モードで該当箇所にカーソルを合わせて「挿入」タブから「リンク」を選びます。「SharePointから」を選択し、リンク先のページやファイルを選んで「挿入」をクリックすれば、貼り付け完了です。リンクテキストは、挿入後に編集可能です。
ユーザーの追加方法
SharePointでWikiにユーザーを追加するには、ページ右上の設定アイコンから「サイトの権限」を選び「ユーザーを招待」をクリックします。追加したいユーザーのメールアドレスを入力し、閲覧や編集といったアクセス許可レベルを選択して「追加」を押せば設定完了です。これにより、選択したユーザーがWikiページにアクセスできるようになります。
SharePointで社内Wikiを作るメリット
SharePointで社内Wikiを作ると、以下3つのようなメリットがあります。
- Microsoft製品と連携できる
- 万全のセキュリティ対策でデータを守れる
- HTML・CSSの知識不要でWikiを作成できる
以下の記事では、SharePointの基本機能やメリットについて解説しているので、ぜひあわせてチェックしてみてください。
＞関連記事：SharePointは使いにくい？機能やメリット、活用方法を紹介
Microsoft製品と連携できる
SharePointの最大の強みは、Microsoft 製品との連携のしやすさです。Word・Excel・Teamsといった日常業務で頻繁に使用するツールとスムーズに連携できるため、ファイル共有や共同作業が効率的に行えます。
たとえば、SharePoint上にWordやExcelファイルを直接添付したり、Teams内でSharePointのファイルを共有したりすることが容易です。これにより、ファイルのバージョン管理やアクセス権限の設定も一元的に行えて、情報共有の効率化とセキュリティ強化を両立できます。
Microsoft 製品をメインで利用している企業にとって、SharePoint は非常に有用なツールと言えるでしょう。
万全のセキュリティ対策でデータを守れる
SharePointは、マイクロソフト社が提供するクラウドサービスであり、サーバーやサービスの管理は同社が行います。そのため、企業はセキュリティ対策に必要な専門知識やコストを削減できます。
社内情報は、マイクロソフト社の高度なセキュリティ基準を満たすサーバーに保管されるため、情報漏えいのリスクを大幅に低減できるでしょう。また、SharePointの管理者は、ユーザーごとのアクセス権限を細かく設定できるため、機密性の高い情報も安全に管理できます。
HTML・CSSの知識不要でWikiを作成できる
SharePointは、Webサイト作成に必要な専門知識がなくても、テンプレートと直感的な操作で社内ポータルサイトを構築できる点が強みです。IT部門以外の部署でも、スピーディーにポータルサイトを作成・編集できます。
これにより、情報共有の迅速化や、部署ごとの情報発信が容易になります。また、専門知識がない従業員でも、簡単に情報発信できるため、組織全体の情報共有を活性化できるでしょう。
SharePointより簡単に操作できる社内Wikiツール「NotePM」
SharePointで社内Wikiを作るデメリット（使いにくい理由）
SharePointは便利なツールですが、使いにくいと言われるデメリットが主に3つあります。
- デザインのカスタマイズがしにくい
- 設定方法が難しい
- 検索機能の精度が低い
デザインのカスタマイズがしにくい
SharePointでは、標準機能としてさまざまなテンプレートが用意されており、これらを利用することで容易にページ作成が可能です。しかし、デザインを大幅にカスタマイズし、オリジナリティ溢れるサイトを構築するには、HTMLやCSSなどの専門的な知識・スキルが必要になります。
そのため、デザインの自由度を重視し、高度なカスタマイズを求める場合には、SharePointは必ずしも最適な選択肢とは言えません。デザインにこだわりたい場合は、他のWebサイト構築ツールやコンテンツ管理システムを検討するといいでしょう。
設定方法が難しい
SharePointは、専門知識がなくても社内Wikiを作成できる便利なツールですが、独自の操作方法を採用しているため、使いこなすにはある程度の時間が必要です。従業員がスムーズにSharePointを活用するためには、導入前の説明会や勉強会の実施が求められるでしょう。
さらに、社内Wikiの成功には、継続的なサポートと情報共有が不可欠です。社内FAQやヘルプデスクを設置し、従業員がいつでも質問できる体制を整えましょう。
検索機能の精度が低い
SharePointの初期設定では、検索範囲がテナント全体のファイルとページに及ぶため、検索精度が低いという課題があります。検索結果に不要な情報が混ざったり、表示順序が意図と異なったりすることがあるでしょう。また、大量のデータを扱う場合、検索速度が低下する可能性もあります。
これらの課題に対処するには、検索範囲を絞り込んだり、検索結果の表示順序を調整したりといった対策が必要です。これらの設定は複雑で専門知識が必要な場合もあるため、検索機能を重視するのであれば、他のツールの導入を検討するといいでしょう。
社内Wikiを作成するなら「NotePM」がおすすめな3つの理由
社内Wikiを作成するなら、情報共有ツール「NotePM」がおすすめです。その主な理由を3つにわけて解説します。
- 検索性に優れている
- テンプレートを用いてドキュメントをカンタンに作れる
- ユーザートレーニング不要で導入しやすい
以下の記事では、NotePMとSharePointを比較しています。それぞれの違いを確認したい場合は、ぜひあわせてチェックしてみてください。
＞関連記事：社内ポータル・社内掲示板作成ツールのNotePM・SharePoint・Googleサイトを比較！機能や独自性をわかりやすく解説
検索性に優れている
NotePMは、優れた検索機能が特徴の情報共有ツールです。ツール内で作成したドキュメントはもちろん、Word・Excel・PDFといったファイルの中身も全文検索が可能です。さらに、ページタイトルやファイル名など、検索対象を絞り込む機能も備えており、キーワード検索では必要な情報にたどり着きにくい場合にも役立ちます。
NotePMの強力な検索機能は、情報検索にかかる時間を大幅に短縮し、業務効率の向上に貢献します。必要な情報を瞬時に見つけ出すことで、従業員のストレスを軽減し、業務に集中できる環境構築を目指せるでしょう。
テンプレートを用いてドキュメントをカンタンに作れる
NotePMは、マークダウンに対応しており、誰もが簡単にドキュメントを作成可能です。直感的な操作ができるため、ユーザーのスキルレベルを問わずナレッジを蓄積しやすいでしょう。
また、テンプレートを活用することで、ドキュメント作成の時間を大幅に削減できます。フォーマットに沿って情報を入力するだけで、統一感のあるドキュメントを効率的に作成できるのも大きなメリットです。
ユーザートレーニング不要で導入しやすい
NotePMは、操作性がシンプルなため、ツール導入後のユーザートレーニングが不要です。公式サイトには機能一覧やお役立ち資料が豊富にあり、導入後もスムーズに活用できます。
直感的なインターフェースは、従業員の平均年齢が高い職場やIT知識が少ない職場にも適しており、誰でも容易に情報共有とナレッジ蓄積が可能です。
検索性に優れているマニュアル作成ツール「NotePM」
「NotePM」導入によって成功した2つの事例
NotePMを導入したことにより、業務効率改善に成功した2つの事例を紹介します。
- 株式会社パソナ日本総務部
- 有限会社 たこ梅
株式会社パソナ日本総務部
株式会社パソナ日本総務部は、BPO事業とコミュニケーション事業を通じて、働きやすい環境づくりを支援している企業です。以前の社内ポータルでは検索機能がなく、従業員から情報検索の不満が出ていました。とくにベテラン社員が多く、ITリテラシーにばらつきがあったため、誰でも使えるツールが求められていた背景があります。
そこで、全文検索機能を持つNotePMを導入したところ、情報検索の効率が大幅に向上しました。これにより、従業員は必要な情報を迅速に見つけられるようになり、業務効率の改善に貢献しています。
＞関連記事：【導入事例】社員1700人。社内wikiを活用して、業務効率や従業員満足度が大幅向上！ – 株式会社パソナ日本総務部（旧：パソナ・パナソニック ビジネスサービス株式会社）
有限会社 たこ梅
有限会社 たこ梅は「日本一古いオデン屋」として、創業から170年以上も続く上燗屋を運用している企業です。新規事業展開に伴って情報共有の重要性を認識し、NotePMを導入しました。35名ほどの社員規模で、情報透明性の確保と業務効率化が課題でした。
NotePM導入の決め手は、フォルダによる情報整理ができることや、スマホ・タブレットに対応していること、通知機能に魅力を感じたことです。これにより、必要な情報へのアクセスが容易になり、質問の手間も削減されました。
老舗企業でも、情報共有ツールを活用することで、効率的な情報管理と業務改善を実現できることを示しています。
＞関連記事：【導入事例】日本一古いオデン屋「たこ梅」 。創業170年、情報の透明性を担保して、新たな事業展開へ – 有限会社 たこ梅
検索性に優れているマニュアル作成ツール「NotePM」
社内Wiki機能を搭載したツールを使って業務効率改善をしよう
SharePointは、多機能な情報共有ツールであり、社内Wikiの作成も可能です。Microsoft製品との連携に優れ、セキュリティも強固ですが、カスタマイズ性や検索精度には課題があります。
一方「NotePM」は社内Wikiに特化したツールであり、全文検索機能やテンプレートによる簡単なドキュメント作成が可能です。直感的な操作性で、IT知識がない従業員でも容易に利用できます。
「NotePM」は30日間無料でお使いいただけるので、まずはお試しからご検討ください。
