こんにちは。マニュアル作成・社内wikiツール「NotePM」ブログ編集局です。
Wikiは複数名で情報を書き込み・共有し、更新運用を続けることで、最新の情報を保つことができるツールです。SharePointにおいてもWikiを作成することが可能です。本記事では、SharePointの基本事項を押さえた上で、Wikiのメリット・デメリット、そして実際の作り方を紹介します。
• これから社内ポータルを導入したい方
• 社内ポータルの運用に課題感がある方
• 社内の情報共有に課題感がある方
目次
SharePointのWikiの基本事項
ここでは、SharePointの基本事項を2つの点から解説します。
- SharePointのWikiとは
- Wikiとサイトページの違いとは
それでは、1つずつ見ていきましょう。
SharePointのWikiとは
SharePointのWikiを説明するために、クラシックUIとモダンUIを解説します。この2つの違いは、表示方法にあります。現行のシェアポイントの表示はモダンUIになっています。一昔前まではクラシックUIと呼ばれる表示でした。今でも2つの表示方法を使用することが可能です。以前、SharePointのWiki機能はクラシックUIでのみ表示でき、モダンUIでは表示することができませんでした。しかし、最近では仕様が変更となりモダンUIではWikiがサイトページとなってリニューアルしました。つまり、モダンUIではサイトページを使って情報ページを作成する仕様になっています。
Wikiとサイトページの違いとは
Wikiとサイトページの違いは、サイトページのほうがデザイン性高く簡単に作ることができるという特徴があります。Wikiではリンクを貼ってページ間を素早く移動することは得意でしたが、デザイン面ではHTMLやCSSの知識が必要となりハードルが高くなる傾向にありました。しかしサイトページでは、誰でも簡単にデザイン性の高いページを作ることが可能です。例えば見栄えに関する軽微な修正を行った場合であってもWikiではHTMLやCSSでは付随した修正が必要でしたが、サイトページでは自動修正を行ってくれるためほとんど手を加える必要がありません。
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SharePointのWikiのメリット
SharePointのサイトページによるWikiのメリットは、HTMLやCSSなどプログラミングの知識が不要にも関わらず高い自由度でサイトの設計が可能なことです。サイトページの編集をWordのように行うことができ、文字のスタイル・大きさの調整、画像・リンクの挿入も簡単にできます。また、Microsoft365を契約していればSharePointが使えるためいつでも始められることも大きなメリットの1つです。
SharePointのWikiのデメリット
SharePointのWikiのデメリットは、項目を追加するたびにページ数が増えていくことにあります。管理する対象が増えていくため担当者の手間がかかることと、項目が増えすぎた場合どこにどの情報が書いてあるのかがわかりにくくなる可能性もあります。
社内Wikiとして活用する場合はまずは一通り導入から活用方法までを理解しておくことがおすすめです。以下の記事も参照ください。
関連記事：社内wikiの導入から活用までの完全マニュアル 成長企業が実践する情報共有術！
SharePointのWikiの作り方
1.Wikiを作成したいサイトページのサイドバーから「＋新規」、「Wikiページ」をクリックする。
2.新しいページ名を入力し「作成」ボタンをクリックする
3.Wikiページが立ち上がりました。
4.テキストのレイアウトから見やすいレイアウトを選択し、Wikiページを作っていきます。
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| △ 自由度が高く複雑なため、社内浸透しない | ○ パソコンに詳しくない人でも直感的に使える |
| △ 検索しづらい。不要な情報もヒットする | ○ 強力な検索機能 |
| △ 動作やファイル表示が遅い | ○ 動作が速い。サクサク動く |
| △ 権限管理が複雑で、IT部門が大変 | ○ グループなど、権限管理しやすい |
| △ 社外共有しづらい | ○ 社外共有用プラットフォームとしても使える |
| ○ Officeファイルを直接編集できる | △ ファイル直接編集はできない |
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SharePointとNotePMのうち、どちらが自社の課題に合うのかじっくりと検討したい方は、ぜひ下記の記事をご覧ください。2つの共通点や独自性について詳しく解説していますので、SharePointをさらに使いこなす方法を知りたい方も必見です。
関連記事：SharePointの概要・機能・独自性・料金などを徹底解説
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まとめ
本記事では、SharePointの基本事項を押さえた上で、Wikiのメリット・デメリット、そして実際の作り方を紹介しました。クラシックUIはいずれモダンUIに移行する可能性もあるため、クラシックUIのアプリからWikiを作成するよりはサイトページでWikiを作成することがおすすめです。また、SharePointのWikiはWikiに特化した仕組みではないため、管理機能を求める企業には不十分な場合もあります。社内Wikiとして活用しやすいクラウドサービスの利用も並行して検討してはいかがでしょうか。
• これから社内ポータルを導入したい方
• 社内ポータルの運用に課題感がある方
• 社内の情報共有に課題感がある方
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