SharePointポータルサイトの掲示板とは、どのような機能かよくわからないという方も多いのではないでしょうか。SharePointポータルサイトの掲示板は、ただ活用するだけではなく作ることもカスタマイズすることもできます。本記事では、sharepoint onlineのポータルサイトの掲示板とは何か、sharepoint onlineのポータルサイトの掲示板を活用方法、sharepoint onlineのポータルサイトの掲示板の実際の作り方を解説します。
社内のお知らせがメールやチャットに分散していたり、申請書の保存場所がわからず問い合わせが発生したりしていませんか。SharePointの掲示板を社内ポータルの情報共有の入口として整備すれば、必要な情報を一箇所にまとめ、社員が迷わず確認できる環境づくりにつながります。
目次
SharePointポータルサイトの掲示板とは
SharePointポータルサイトの掲示板とは、社内の人や同じ部署、またはチームに所属するメンバーが情報の共有をしたりコミュニケーションをとったりするための、電子掲示板のことです。この掲示板を利用することで、同じ時間に掲示板を見ていればリアルタイムでやり取りすることができます。また、複数人が同時に参加できるのも、大きな利点であるといえるでしょう。イベントを行うことに対しての意見収集や、業務内容の見直しについての質問など通常であれば答えづらいようなことでも、電子掲示板を利用することで発言しやすくなるので、活用を推進することがおすすめです。
また会議を開くまでもない話題やあまり優先度が高くない話題、業務に必要のない話題などで意見を求めるときにも活用が可能です。なかなか伝えづらいことでも、電子掲示板であれば意見が出しやすいとも言えます。
関連記事：SharePoint Onlineの使い方を詳しく解説
SharePointポータルサイトの掲示板の活用方法
SharePointポータルサイトの掲示板の活用方法は、以下の2つです。
- 情報共有
- 社内で使用する申請書のダウンロード
一つずつ詳しく見ていきましょう。
情報共有
SharePointポータルサイトの掲示板の活用方法の1つ目は、情報共有です。新しい情報が入ってきた、というときなど掲示板に掲載することで情報を必要とするメンバー全員が即座に知ることができます。また、その情報に対しての意見や質問、問い合わせを受け付けることも可能です。
そのため、同じ内容の質問や意見に何度も同じような回答をしなくても良いというのも、ポータルサイトの掲示板ならではの活用方法と言えます。社内への情報共有はスピード感のあるやり取りが可能になります。またTeamsで盛り上がった話題を掲示板に展開して、チーム以外の人にも情報を共有することができます。
メールやチャットだけで情報を共有していると、過去のお知らせが埋もれ、必要な情報を探すのに時間がかかることがあります。SharePointの掲示板を社内ポータルの情報共有の入口として活用し、全社向けのお知らせを集約することで、社員が必要な情報を確認しやすくなり、連絡の見落としや同じ内容の問い合わせを減らすことにつながります。
関連記事：SharePointで簡単にファイル共有をするための基礎知識と手順を紹介
社内で使用する申請書のダウンロード
SharePointポータルサイトの掲示板の活用方法の2つ目は、社内で使用する申請書のダウンロードです。必要なメンバーが必要な分だけ自分のPCにダウンロードすることができるので、部署ごとに散らばりがちな申請書を一括管理でき、探す手間も減るため無駄をなくすことにつながります。
SharePointポータルサイトでの掲示板の作り方
SharePointポータルサイトでの掲示板の作り方は以下の3つです。
・基本の掲示板
・掲示板にオプション機能を追加
・お知らせ機能の追加
一つずつ解説します。
基本の掲示板
SharePointポータルサイトでの掲示板の作り方の1つ目は、基本の掲示板です。SharePointポータルサイトで基本の掲示板を作成するにあたっては、専門的な知識は必要はなく、誰でも簡単に作成することが可能です。メンバーとの円滑なコミュニケーションのためにも、作成することをおすすめします。
SharePointのホーム画面からサイトに進みます。
サイトの中に入ったら「新規」をクリックします。
「アプリ」ボタンをクリックします。
そうすると、必要なものから不要なものまでさまざまな機能が表示されます。その中で「ディスカッション掲示板」というボタンを探し、クリックします。
基本的に掲示板の作成で利用するのは「ディスカッション掲示板」のボタンだけです。
ここで重要なことは、名前を決めることです。一度聞いただけでどのような目的の掲示板なのか、わかるような名前が望ましいでしょう。
「作成」ボタンを押すと、「サイトコンテンツ」の「コンテンツ」にディスカッション掲示板が完成します。
掲示板にオプション機能を追加
SharePointポータルサイトでの掲示板の作り方の2つ目は、掲示板にオプション機能を追加、です。掲示板には、さまざまなオプション機能があり、お知らせ機能やいいね機能、ロゴマークの追加機能など多彩です。よく使う3つのオプション機能について追加の仕方を詳しくみていきましょう。
- お知らせ機能の追加
- いいね機能の追加
- ロゴマークの追加
それでは1つずつ解説します。
お知らせ機能の追加
掲示板に追加するオプション機能の1つ目が、お知らせ機能の追加です。掲示板にお知らせ機能を追加するには、ホーム画面から簡単に作成することができます。
ホーム画面の「＋新規」の部分をクリックします。
「アプリ」ボタンをクリックします。
「お知らせ」を選択します。
わかりやすい名前を付けて「作成」ボタンを押します。
サイトコンテンツのサイトの中にお知らせ機能が追加されました。
いいね機能の追加
掲示板に追加するオプション機能の2つ目が、いいね機能の追加です。SharePointポータルサイトの掲示板にはそもそも、評価機能があり、「星マーク」「いいね」を付ける機能を指します。単純ではあってもわかりやすだれにも一目で評価されていることがわかることが特徴です。サイトコンテンツの中からいいね機能を追加したいコンテンツをクリックします。
「リスト」というボタンが出てくるのでクリックします。
「リストの設定」をクリックします。
リスト情報の中から「評価の設定」をクリックします。
そのあとは、「評価設定」の部分を「はい」にしてから「いいね」を選択します。この時に、星マークも選ぶことができます。掲示板に投稿をするといいね機能が追加されていることがわかります。
いいね機能を活用すれば、社員が関心を寄せている投稿や反応の多いお知らせを把握する手がかりになります。ただし、いいねの数だけでは全社員が情報を確認したかどうかは判断できないため、重要なお知らせについては、閲覧状況の分析機能やメール・Teamsによる周知も組み合わせて運用しましょう。
ロゴマークの追加
掲示板に追加するオプション機能の2つ目が、ロゴマークの追加です。SharePointポータルサイトでは、外観を変更することが可能で、ここでロゴマークの追加ができます。
サイトの左上の歯車マークをクリックします。
「サイトの設定」をクリックします。
「外観」の「タイトル、説明、ロゴ」をクリックします。
「ロゴと説明」のロゴ挿入の「コンピュータから」をクリックします。
「参照」からロゴにしたい画像を選択し、「OK」ボタンを押します。
ロゴが認識されたら、「OK」ボタンをクリックします。
ロゴマークが追加されました。
SharePointの掲示板を、社内ポータルのお知らせ・情報集約ハブとして使う
社内のお知らせがメールやチャットに分散していると、重要な情報を見落としたり、必要な資料を探すのに時間がかかったりします。また、申請書や社内規程の保存場所が部署ごとに異なる場合、担当者への問い合わせが増える原因にもなります。
こうした課題には、SharePointの掲示板を社内ポータルの情報共有の入口として活用する方法が有効です。トップページに全社向けのお知らせを掲載し、申請書や社内規程、業務システムへのリンクもまとめて配置することで、社員が必要な情報に一箇所からアクセスしやすくなります。
さらに、人事・総務などの部署ごとに更新担当者を決め、情報の掲載場所や更新ルールを統一することも重要です。重要なお知らせはメールやTeamsでも案内するなど、社員が情報を見落とさない仕組みを整えましょう。
掲示板を単なるお知らせの掲載場所ではなく、社内ポータルの情報共有の入口として運用することで、情報を探す手間や問い合わせの削減につながります。
SharePointの掲示板だけでは届かない場合の選択肢
SharePointの掲示板を社内ポータルに設置しても、それだけで情報共有の課題がすべて解決するわけではありません。
運用を続けるなかで、次のような課題が生じることがあります。
- 社員が掲示板を確認しない： お知らせを掲載しても、社員が社内ポータルを開く習慣がなく、重要な情報を見落としてしまう。
- 必要な情報を検索で見つけられない： お知らせや申請書が増え、検索キーワードや情報の保存場所がわからず、目的の情報にたどり着けない。
- 投稿や更新が一部の担当者に集中する： 更新担当者や権限の設定が適切に整理されておらず、情報の追加・修正に時間がかかる。
- お知らせを誰が確認したかわからない： 閲覧者数などの集計情報だけでは、周知対象の社員一人ひとりが情報を確認したかどうかを把握しにくい。
掲示板の見落としや情報の探しにくさ、更新担当者への業務集中は、SharePointの運用を見直すことで改善できる場合があります。たとえば、ニュース機能を使ったメールでの周知、情報の整理、編集権限の見直しなどが有効です。
一方、お知らせを誰が見たのか、誰がまだ見ていないのかを把握したい場合は、ツールの機能も確認する必要があります。 SharePointでは閲覧者数などを確認できますが、社員ごとの閲覧状況の把握や未閲覧者への再通知には、別の仕組みを検討する必要があります。
こうした課題への対応策の一つが、情報共有ツールのNotePMです。NotePMには、閲覧者・未閲覧者の確認や未閲覧者への通知、ファイルの中身まで探せる全文検索などの機能があります。
次のセクションでは、社内ポータルや掲示板の運用を支援するツールとして、NotePMの特徴を紹介します。
NotePMはSharePointの代わりに使えます
SharePointの代替をお探しの皆さま、ぜひ NotePM をお試しください。
NotePM は、マニュアルが簡単に作れて、社内ナレッジを管理できるサービスです。強力な検索機能で、掲示板や社内ポータル・社内FAQとしても便利です。
| SharePoint | NotePM |
|---|---|
| △ 自由度が高く複雑なため、社内浸透しない | ○ パソコンに詳しくない人でも直感的に使える |
| △ 検索しづらい。不要な情報もヒットする | ○ 強力な検索機能 |
| △ 動作やファイル表示が遅い | ○ 動作が速い。サクサク動く |
| △ 権限管理が複雑で、IT部門が大変 | ○ グループなど、権限管理しやすい |
| △ 社外共有しづらい | ○ 社外共有用プラットフォームとしても使える |
| ○ Officeファイルを直接編集できる | △ ファイル直接編集はできない |
具体的な場面での違いを補足します。
周知が届かない場合：
NotePMでは、重要なお知らせの周知状況を把握して再周知に活用できます。
検索できない場合：
申請書や社内規程を一元管理し、Word・Excel・PDFなどのファイル内も全文検索できるため、必要な情報を探しやすくなります。
権限管理の手間が大きい場合：
グループとノート単位のアクセス権限を組み合わせ、部署ごとに情報の共有範囲を設定・管理できます。
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SharePointとNotePMのうち、どちらが自社の課題に合うのかじっくりと検討したい方は、ぜひ下記の記事をご覧ください。2つの共通点や独自性について詳しく解説していますので、SharePointをさらに使いこなす方法を知りたい方も必見です。
関連記事：SharePointの概要・機能・独自性・料金などを徹底解説
まとめ
本記事では、sharepoint onlineのポータルサイトの掲示板とは何か、sharepoint onlineのポータルサイトの掲示板を活用方法、sharepoint onlineのポータルサイトの掲示板の実際の作り方を解説しました。
掲示板は便利で使い勝手もよく、何よりメンバー同士で話をしたり悩みを聞いたりすることで仲間意識を高めて行くことができます。そのほか最新情報も素早く共有できるので、テレワークや社外にいる営業担当者には特に積極的に活用するのがおすすめです。
また、掲示板の作成は難しくないので、目的に合わせてオプション機能をつけて活用することもおすすめです。掲示板がどのようなものなのか、活用方法はどうすればいいのかを詳しく知っておき、普段から積極的に活用していきましょう。
SharePointの掲示板を活用しながら、社内のお知らせやマニュアル、申請書などを一元管理し、必要な情報をすぐに見つけられる環境を整えたい方には、NotePMもおすすめです。
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