SharePointOnlineのポータルサイトで掲示板機能を使いこなそう

2021年10月17日(日) SharePoint

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

SharePointポータルサイトの掲示板とは、どのような機能かよくわからないという方も多いのではないでしょうか。SharePointポータルサイトの掲示板は、ただ活用するだけではなく作ることもカスタマイズすることもできます。本記事では、sharepoint onlineのポータルサイトの掲示板とは何か、sharepoint onlineのポータルサイトの掲示板を活用方法、sharepoint onlineのポータルサイトの掲示板の実際の作り方を解説します。

SharePointポータルサイトの掲示板とは

SharePointポータルサイトの掲示板とは、社内の人や同じ部署、またはチームに所属するメンバーが情報の共有をしたりコミュニケーションをとったりするための、電子掲示板のことです。この掲示板を利用することで、同じ時間に掲示板を見ていればリアルタイムでやり取りすることができます。また、複数人が同時に参加できるのも、大きな利点であるといえるでしょう。イベントを行うことに対しての意見収集や、業務内容の見直しについての質問など通常であれば答えづらいようなことでも、電子掲示板を利用することで発言しやすくなるので、活用を推進することがおすすめです。

また会議を開くまでもない話題やあまり優先度が高くない話題、業務に必要のない話題などで意見を求めるときにも活用が可能です。なかなか伝えづらいことでも、電子掲示板であれば意見が出しやすいとも言えます。

関連記事:SharePoint Onlineの使い方を詳しく解説

SharePointポータルサイトの掲示板の活用方法

SharePointポータルサイトの掲示板の活用方法は、以下の2つです。

  • 情報共有
  • 社内で使用する申請書のダウンロード

一つずつ詳しく見ていきましょう。

情報共有

SharePointポータルサイトの掲示板の活用方法の1つ目は、情報共有です。新しい情報が入ってきた、というときなど掲示板に掲載することで情報を必要とするメンバー全員が即座に知ることができます。また、その情報に対しての意見や質問、問い合わせを受け付けることも可能です。
そのため、同じ内容の質問や意見に何度も同じような回答をしなくても良いというのも、ポータルサイトの掲示板ならではの活用方法と言えます。社内への情報共有はスピード感のあるやり取りが可能になります。またTeamsで盛り上がった話題を掲示板に展開して、チーム以外の人にも情報を共有することができます。

関連記事:SharePointで簡単にファイル共有をするための基礎知識と手順を紹介

社内で使用する申請書のダウンロード

SharePointポータルサイトの掲示板の活用方法の2つ目は、社内で使用する申請書のダウンロードです。必要なメンバーが必要な分だけ自分のPCにダウンロードすることができるので、部署ごとに散らばりがちな申請書を一括管理でき、探す手間も減るため無駄をなくすことにつながります。

SharePointポータルサイトでの掲示板の作り方

SharePointポータルサイトでの掲示板の作り方は以下の3つです。

・基本の掲示板
・掲示板にオプション機能を追加
・お知らせ機能の追加

一つずつ解説します。

基本の掲示板

SharePointポータルサイトでの掲示板の作り方の1つ目は、基本の掲示板です。SharePointポータルサイトで基本の掲示板を作成するにあたっては、専門的な知識は必要はなく、誰でも簡単に作成することが可能です。メンバーとの円滑なコミュニケーションのためにも、作成することをおすすめします。

SharePointのホーム画面からサイトに進みます。

サイトの中に入ったら「新規」をクリックします。

「アプリ」ボタンをクリックします。

そうすると、必要なものから不要なものまでさまざまな機能が表示されます。その中で「ディスカッション掲示板」というボタンを探し、クリックします。

基本的に掲示板の作成で利用するのは「ディスカッション掲示板」のボタンだけです。

ここで重要なことは、名前を決めることです。一度聞いただけでどのような目的の掲示板なのか、わかるような名前が望ましいでしょう。

「作成」ボタンを押すと、「サイトコンテンツ」の「コンテンツ」にディスカッション掲示板が完成します。

掲示板にオプション機能を追加

SharePointポータルサイトでの掲示板の作り方の2つ目は、掲示板にオプション機能を追加、です。掲示板には、さまざまなオプション機能があり、お知らせ機能やいいね機能、ロゴマークの追加機能など多彩です。よく使う3つのオプション機能について追加の仕方を詳しくみていきましょう。

  • お知らせ機能の追加
  • いいね機能の追加
  • ロゴマークの追加

それでは1つずつ解説します。

お知らせ機能の追加

掲示板に追加するオプション機能の1つ目が、お知らせ機能の追加です。掲示板にお知らせ機能を追加するには、ホーム画面から簡単に作成することができます。

ホーム画面の「+新規」の部分をクリックします。

「アプリ」ボタンをクリックします。

「お知らせ」を選択します。

わかりやすい名前を付けて「作成」ボタンを押します。

サイトコンテンツのサイトの中にお知らせ機能が追加されました。

いいね機能の追加

掲示板に追加するオプション機能の2つ目が、いいね機能の追加です。SharePointポータルサイトの掲示板にはそもそも、評価機能があり、「星マーク」「いいね」を付ける機能を指します。単純ではあってもわかりやすだれにも一目で評価されていることがわかることが特徴です。サイトコンテンツの中からいいね機能を追加したいコンテンツをクリックします。

「リスト」というボタンが出てくるのでクリックします。

「リストの設定」をクリックします。

リスト情報の中から「評価の設定」をクリックします。

そのあとは、「評価設定」の部分を「はい」にしてから「いいね」を選択します。この時に、星マークも選ぶことができます。掲示板に投稿をするといいね機能が追加されていることがわかります。

ロゴマークの追加

掲示板に追加するオプション機能の2つ目が、ロゴマークの追加です。SharePointポータルサイトでは、外観を変更することが可能で、ここでロゴマークの追加ができます。

サイトの左上の歯車マークをクリックします。

「サイトの設定」をクリックします。

「外観」の「タイトル、説明、ロゴ」をクリックします。

「ロゴと説明」のロゴ挿入の「コンピュータから」をクリックします。

「参照」からロゴにしたい画像を選択し、「OK」ボタンを押します。

ロゴが認識されたら、「OK」ボタンをクリックします。

ロゴマークが追加されました。

まとめ

本記事では、sharepoint onlineのポータルサイトの掲示板とは何か、sharepoint onlineのポータルサイトの掲示板を活用方法、sharepoint onlineのポータルサイトの掲示板の実際の作り方を解説しました。掲示板は便利で使い勝手もよく、何よりメンバー同士で話をしたり悩みを聞いたりすることで仲間意識を高めて行くことができます。そのほか最新情報も素早く共有できるので、テレワークや社外にいる営業担当者には特に積極的に活用するのがおすすめです。また、掲示板の作成は難しくないので、目的に合わせてオプション機能をつけて活用することもおすすめです。掲示板がどのようなものなのか、活用方法はどうすればいいのかを詳しく知っておき、普段から積極的に活用していきましょう。

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