SharePointとOneDriveの違い・メリットデメリット・活用方法を紹介

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

・SharePointとOneDriveの違いがわからない
・SharePointとOneDriveの活用方法が知りたい
・SharePointとOneDriveそれぞれでできることを知りたい

SharePointとOneDriveでは、複数のユーザーが同じファイルを共有できたり編集できたりといった点でどちらもよく似ています明確な違いがあります。

本記事では、SharePointとOneDriveの違いを知るための基礎知識を解説し、メリット・デメリットを挙げ、その上でどのような活用法が有効かを解説します。

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SharePointとOneDriveの違いを知るための基礎知識

SharePointは企業向けのサービスであり、それぞれの部署やチームごとにファイルを作ることでファイルやデータ、リソースなどを共有が可能であり、組織などで複数のユーザーが利用することで真価を発揮するサービスといえます。OneDriveは、基本的には一人で使うことを前提としスマホやタブレットなどの端末さえあれば外出先からでもファイルにアクセスすることができるオンラインストレージサービスです。

SharePointでできること

SharePointでできることは以下の3つです。

・ポータルサイトの構築
・ファイル共有
・ワークフロー

それでは一つずつ解説します。

ポータルサイトの構築

SharePointでできることの1つ目は、ポータルサイトの構築です。

必要な部署もしくはチームごとに、用意されたテンプレートを使ってポータルサイトを作成可能です。

業務を開始するにあたり必要な最新の情報を共有するために有効なツールであり、管理も容易に行うことができます。

以下、作り方を解説します。

ログイン後にSharePointに入り、「＋サイトの作成」をクリックします。

「チームサイト」を選択します。

任意のサイト名を入力します。

プライバシー設定を行います。

「言語の選択」から使用言語を選びます。

「次へ」をクリックします。

ほかにも所有者を登録する場合は名前やメールアドレスを利用して追加登録をしましょう。

追加登録の入力、追加がなければ「完了」をクリックします。

サイトが完成しました。

ファイル共有

SharePointでできることの2つ目は、ファイル共有です。ファイルを共有することが可能なため、ドキュメントや画像を共有することができるのが大きな強みです。そのうえ重要な書類なども保管でき、検索も容易に行うことができます。

SharePointにアクセスし、「ドキュメント」をクリックします。

「ファイルをここにドラッグします」に共有したいファイルをドラッグ＆ドロップするとファイルの共有が開始されます。

簡単にファイルが共有できました。

ワークフロー

SharePointでできることの3つ目は、ワークフローです。

これまで紙ベースで行ってきたワークフローを電子化し時間や手間を省いて業務を進行することができます。

例えば承認作業をSharePointのワークフローで行うことで、承認に必要な印鑑リレーや進捗状況の確認、承認を依頼するメールなどをすべて自動化することができます。

作業を早く処理するだけでなく、業務処理の改善にもつながり、ミスも防止できるでしょう。

OneDriveでできること

OneDriveでできることは以下の3つです。

・複数台でファイル共有
・ファイルをタブレットやスマホで閲覧
・ファイルのバックアップ

一つずつ詳しく見ていきましょう。

複数台でファイル共有

OneDriveでできることの1つ目は、複数台でファイル共有です。

パソコンが会社所有でも個人所有でも関係なく、ファイルを共有することができるのが大きな特徴です。

自分以外のユーザーと共有することで、遠く離れた相手ともファイルのやり取りが可能になります。

ファイルをタブレットやスマートフォンで閲覧

OneDriveでできることの2つ目は、ファイルをタブレットやスマートフォンで閲覧です。

パソコンで閲覧・編集できるだけでなく、スマートフォンやタブレットがあれば出先からでも簡単に閲覧・編集することができます。

そのため、緊急で確認が必要なファイルがあってもパソコンがないために確認ができないという事態を防ぐことができます。

ファイルのバックアップ

OneDriveでできることの3つ目は、ファイルのバックアップです。

OneDriveにファイルを保管しておくことで消えてしまったデータでも、復旧させることが可能です。

OneDriveを立ち上げてフォルダを表示させ、フォルダごとOneDriveへ移動させるだけの簡単な操作でバックアップを作成することができます。

そのためファイルを保管していたPCが壊れた場合でもOneDriveにアクセスできれば、ファイルは消失せずに残っているため不安が払拭できます。

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SharePointとOneDriveのメリットの違い

SharePointとOneDriveにはそれぞれ、どういったメリットがあるのでしょうか。それぞれのメリットをわかりやすく解説します。

SharePointのメリット

SharePointのメリットは、以下の3つです。

・社内の共有サーバーになる
・スケジュール管理ができる
・勤怠管理ができる

一つずつ見ていきましょう。

社内の共有サーバーになる

SharePointのメリットの1つ目は、社内の共有サーバーになることです。

社内の共有サーバーとして役立てることで、社内のそれぞれの部署やチームごとのやり取り・連携をスムーズに行うことができます。

スケジュール管理ができる

SharePointのメリットの2つ目は、スケジュール管理ができることです。

スケジュール管理ができるので、リストを利用することでだれがいつどのようなスケジュールが入っているのかが一目でわかります。

誰でも見ることができるので、うまく役立てることができれば非常に使える機能といえます。

勤怠管理ができる

SharePointのメリットの3つ目は、勤怠管理ができることです。

Windowsアプリからも打刻が可能で、時間・IPアドレス・位置情報の取得も可能です。
勤怠の一覧はPC上で閲覧するだけではなくスマートフォンからのアクセスもでき、CSVとして紙媒体に出力もできます。

休暇申請や36協定の締結も完結でき、うまく活用することで人手が足りない部分を補うことも可能です。

OneDriveのメリット

OneDriveのメリットは以下の3つです。

・Microsoft365を契約すると無料で使える
・ファイルの持ち運びが不要
・チーム内でどこからでもファイル共有ができる

一つずつ見ていきましょう。

Microsoft365を契約すると無料で使える

OneDriveのメリットの1つ目は、Microsoft365を契約すると無料で使えることです。

Microsoft365を契約することで、1TBまでの大容量ストレージを無料で利用することができるというのが最大のメリットといえるでしょう。

ワードやエクセルを利用しているのであれば、officeソフトをMicrosoft365へ切り替えるだけで便利なストレージが付いてきます。

ファイルの持ち運びが不要

OneDriveのメリットの2つ目は、ファイルの持ち運びが不要なことです。

どこからでもアクセスしてファイル共有ができるために、USBなどの媒体を持ち運ぶ必要がないことから、情報漏洩や紛失・情報盗難を防ぐことが可能です。

チーム内でどこからでもファイル共有ができる

OneDriveのメリットの3つ目は、チーム内でどこからでもファイル共有ができることです。

ファイルをOneDrive上に置くことはクラウドで共有することとなり、オフィスからだけでなく出先やテレワーク中でもファイルの共有が可能です。

チーム全員がオフィス内に揃わなくても、仕事が滞ってしまうことがないというメリットにつながります。

SharePointとOneDriveのデメリットの違い

SharePointとOneDriveには、どちらもデメリットが存在します。それぞれどのようなデメリットがあり、どのような点に違いがあるのかを詳しく見ていきましょう。

SharePointのデメリット

SharePointのデメリットとは以下の3つです。

・デザイン性が低い
・コメント機能やいいね機能があっても匿名性がない
・詳細なアクセス解析ができない

では、一つずつ解説します。

デザイン性が低い

SharePointのデメリットの1つ目は、デザイン性が低いことです。

もともと標準装備されているインターフェースではデザイン性に乏しく、使いづらいということが挙げられます。

ただし、デザインをカスタマイズして見やすくて使いやすい仕様にすることは可能です。

コメント機能やいいね機能があっても匿名性がない

SharePointのデメリットの2つ目は、コメント機能やいいね機能があっても匿名性がないことです。

コメント機能やいいね機能があるのはメリットと言えますが、匿名性を持たせることができないために誰がどのような反応やコメントをしたのかがすぐにわかってしまいます。

ログインして使う仕様になっており名前を非表示にして使うことができないため、この問題を解決するのは難しいと言えます。

詳細なアクセス解析ができない

SharePointのデメリットの3つ目は、詳細なアクセス解析ができないことです。
過去 7 日間、 30 日間、 90 日間分を解析することが可能です。
サイトにアクセスした利用者数や最もよく見られているファイルの一覧を表示することが可能ですが詳細なアクセス解析がしづらいため、データを細かく解析して使いたいというときなどは向いていないと言えます。

OneDriveのデメリット

OneDriveのデメリットは以下の3つです。

・セキュリティが高めにくい
・共有しやすいため情報が漏洩しやすい
・運営会社のトラブルでサービスが止まってしまう

一つずつ解説します。

セキュリティが高めにくい

OneDriveのデメリットの1つ目は、セキュリティが高めにくいことです。
基本的に機能が統一されているので、自社が独自に利用しているセキュリティ環境にはしづらく、もっとセキュリティを高めたいと思っても、カスタマイズしにくく簡単にはできないというのもデメリットと言えます。

共有しやすいため情報が漏洩しやすい

OneDriveのデメリットの2つ目は、共有しやすいため情報が漏洩しやすいことです。
ファイルを共有できるのは大きなメリットである反面、情報漏洩などの危険も伴います。
また、セキュリティを高めることができないことも相まって、情報の流出には十分な警戒をする必要があります。
企業の情報の取り扱い規約に従って、OneDriveで共有可能な情報レベルの制定が必要となるでしょう。

運営会社のトラブルでサービスが止まってしまう

OneDriveのデメリットの3つ目は、運営会社のトラブルでサービスが止まってしまうことです。
基本的には運営会社であるMicrosoft社が提供しているサービスであるため、Microsoft社にトラブルがあればサービス自体が停止してしまう危険があります。
OneDriveだけに頼らないバックアップを備えておく必要があると言えます。

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