こんにちは。マニュアル作成・社内wikiツール「NotePM」ブログ編集局です。
SharePointは一体どのくらいのファイルがアップロードできるのか気になる方も多いかもしれません。SharePointは自社サーバーに設置しますが、SharePoint Onlineはクラウドサービスであるため、マイクロソフトのサーバー側でシステムを運営しています。そこで、本記事では、SharePoint Onlineの容量の確認方法や追加方法について図を使って解説をしていきます。
• これから社内ポータルを導入したい方
• 社内ポータルの運用に課題感がある方
• 社内の情報共有に課題感がある方
目次
SharePointの容量は？
SharePoint Onlineの容量は、基本容量1TBにくわえて、契約ユーザー数に10GBをかけた追加容量で決まります。
総容量⇒基本容量1TB＋（契約ユーザー数×10GB）
・基本容量：1TB
・追加容量：契約ユーザー数×10GB
追加容量は、もともと契約者人数×5GBだったものが、2018年以降、契約者人数×10GBにアップグレードされました。SharePoint Onlineは、一言で言うとクラウド上にある全社員向けの共有フォルダです。その共有フォルダに入れておけば、ある日突然ファイルが消えたとなっても、ファイルの復旧・復元も容易にできます。使い続けていくと、現在の残りの容量がどのくらいなのか、気になることでしょう。容量の確認方法を2つ解説していきます。
SharePoint Onlineの容量をサイトの設定から調べる
SharePoint Onlineの容量を、サイトの設定から調べる方法です。この操作はサイトの所有者、ユーザーのみが使用できます。そのため、企業に勤めている方全員は確認できない点だけ、注意が必要です。容量を調べたいサイトの、右上の歯車のアイコンをクリックします。
【サイト情報】をクリックします。
【すべてのサイト設定】を表示をクリックします。
【記憶域メトリックス】をクリックします。
記憶域メトリックス全体の右上に、全体の容量と空き容量が表示されます。
SharePoint Onlineの容量を管理センターから確認する
SharePoint Onlineの容量を管理センターから確認する方法もあります。管理ユーザーのみが確認できます。管理ボタンをクリックして、Microsoft 365 管理センターに移動します。
【SharePoint】をクリックします。
【サイト】-【アクティブなサイト】をクリックします。
右上に総容量と空き容量が表示されます。これは、すべてのサイトの総容量です。
次に、個別のサイトの使用量を確認する方法を解説します。特定のサイトを選択、【アクティビティ】のタブを選択し【記憶域の使用量】をクリックします。
関連記事：【2024年版】オンラインストレージおすすめ13選を徹底比較（無料あり）各サービスの特徴を紹介
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SharePointの容量を追加するには？
SharePointの容量の追加は、下記の方法で行います。
まず、管理ボタンをクリックし、Microsoft 365 管理センターに移動します。
【課金情報】-【ライセンス】をクリックします。
ライセンスから【Go to Your products】をクリックします。
現在の製品をクリックして【ライセンスの購入】をクリックすると、ライセンスの総数が変更できます。数を増やすと、容量の追加ができます。
SharePointの容量を追加すると料金はどうなるのか？
SharePointの容量を追加するためにライセンスを増やした場合、ライセンスの数ごとに料金が増えていきます。
SharePointのアップロードの上限は250GBまで拡張
SharePointのアップロードの上限は、2021年3月時点、250GBまで拡張されました250GBまでのファイルサイズがアップロードできれば、資料の共有に困るケースは少ないでしょう。
SharePointのごみ箱は都度整理が必要
SharePoint Onlineでは、削除したデータはごみ箱に保存されます。ごみ箱内のデータも、容量を圧迫する原因となるため、都度管理しなければなりません。ごみ箱のデータを整理する方法を見ていきましょう。
右上の歯車のアイコンから【サイトコンテンツ】をクリックします。
右上に【ごみ箱】が表示されます。
ごみ箱を空にしておくと、容量を無駄に使うことがありません。
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| △ 動作やファイル表示が遅い | ○ 動作が速い。サクサク動く |
| △ 権限管理が複雑で、IT部門が大変 | ○ グループなど、権限管理しやすい |
| △ 社外共有しづらい | ○ 社外共有用プラットフォームとしても使える |
| ○ Officeファイルを直接編集できる | △ ファイル直接編集はできない |
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SharePointとNotePMのうち、どちらが自社の課題に合うのかじっくりと検討したい方は、ぜひ下記の記事をご覧ください。2つの共通点や独自性について詳しく解説していますので、SharePointをさらに使いこなす方法を知りたい方も必見です。
関連記事：SharePointの概要・機能・独自性・料金などを徹底解説
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まとめ
本記事では、SharePointの容量について解説をしてきました。SharePoint Onlineで使用できる容量は、基本容量1TB +契約ユーザー数×10GBで、ユーザーの契約人数によって変わります。過去にも、2020年7月にアップロードできるファイルサイズが15GBから100GBに、2021年3月には250GBまで拡大されました。さらに、今後も容量が拡大されるかもしれません。自社でオンラインの共有フォルダを自由に使うためにも、SherePointの容量の確認方法と基本的な操作方法を確認しておきましょう。
• これから社内ポータルを導入したい方
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