SharePointの容量確認方法を解説！管理者・一般ユーザー別の手順

SharePoint を利用していると、「ストレージ容量が不足しています」という警告通知が表示されたり、ファイルがアップロードできないという報告を受けたりすることがあります。こうした問題に直面したとき、まず必要なのは現在の容量使用状況を正確に把握することです。

本記事では、SharePoint の容量確認方法を、管理者・サイト管理者・一般ユーザーそれぞれの立場に応じて詳しく解説します。テナント全体の使用量を確認する方法から、特定のサイトやフォルダ単位で容量を掘り下げる手順、さらにはPowerShellを使った一括確認まで、実務で役立つ具体的な手順を網羅的に紹介します。

容量不足を解消するための優先順位の付け方や、削減のための実践的なアクションについても触れますので、SharePoint のストレージ管理に課題を感じている方は、ぜひ最後までお読みください。

SharePointの容量の仕組みと上限値

SharePoint のテナント全体で利用できるストレージ容量は、基本容量1TBに、購入した対象ライセンス数に応じた加算分（1ユーザーあたり10GB）を合計して算出されます。
例えば、Microsoft 365 Business StandardやE3などの対象プランを100ユーザー分契約している場合、1TB + (10GB × 100) = 2TBがテナント全体で利用可能な容量となります。

容量不足が発生すると、サイトが読み取り専用になり、ファイルのアップロードや編集ができなくなるため、事前の把握と計画的な管理が欠かせません。

SharePointとOneDriveの容量管理の違い

SharePointとOneDriveは、どちらもMicrosoft 365のストレージサービスですが、容量の管理方法には明確な違いがあります。

SharePointは組織全体の共有ストレージプールから消費されます。つまり、テナント全体で利用可能な容量を、すべてのSharePointサイトが共有して使用する形です。一方、OneDriveは各ユーザーに個別の容量（既定1TB）が割り当てられ、ユーザーごとに独立して管理されます。

この違いにより、SharePointでは特定のサイトが大量の容量を消費すると、他のサイトにも影響が及ぶ可能性があります。管理者は、どのサイトがどれだけ容量を使用しているかを定期的に監視し、必要に応じて上限を調整したり、不要なデータを整理したりする必要があります。

OneDriveの容量不足は個人の問題として対処できますが、SharePointの容量不足は組織全体の業務停止につながるリスクがあるため、より慎重な管理が求められます。

ファイル・フォルダ単位の制限

SharePoint には、テナントやサイト全体の容量上限だけでなく、ファイルやフォルダ単位での技術的な制限も存在します。これらの制限を把握しておくことで、アップロードエラーを未然に防ぐことができます。

主な制限値を以下の表にまとめます。

項目	制限値	備考
単一ファイルの最大サイズ	250GB	同期アプリ経由の場合
ブラウザ経由のアップロード上限	100GB	Microsoft Edgeなど
ファイルパスの長さ	400文字	サイトURL含む全体
ファイル名の長さ	最大256文字	拡張子含む
ライブラリ内のアイテム数	3,000万件	推奨は30万件まで

単一ファイルのアップロード上限は250GBですが、ブラウザ経由では100GBに制限されるため、大容量ファイルを扱う場合はOneDrive同期アプリの利用が推奨されます。また、ファイルパスの長さ制限は、深い階層構造のフォルダを作成する際に問題になることがあるため、フォルダ名は簡潔にし、階層を浅く保つ工夫が必要です。

これらの制限値を超えるとエラーが発生し、ファイルのアップロードや同期ができなくなります。特に動画ファイルやCADデータなど大容量ファイルを扱う部門では、事前にこれらの制限を周知し、適切な運用ルールを設けることが重要です。

SharePoint管理センターでテナント全体の容量を確認する方法

SharePoint管理者権限を持つユーザーは、SharePoint管理センターからテナント全体の容量使用状況と、各サイトの消費状況を一覧で確認できます。この章では、管理センターへのアクセス手順と確認方法、容量不足の警告が出た際の対処法について解説します。

管理センターから確認する

組織全体のSharePointストレージ使用状況や、各サイトの容量上限設定などを確認・管理するには、Microsoft 365 管理者またはSharePoint 管理者の権限が必要です。管理者権限を持つユーザーは、以下の手順でSharePoint 管理センターから確認します。

1. Microsoft 365のアプリ起動ツール（画面左上の9つの点からなるアイコン）をクリックし、「管理者」タイルを選択してMicrosoft 365 管理センターを開きます。

2. Microsoft 365 管理センターの左側ナビゲーションメニューで、「すべてを表示」をクリックし、展開されたメニューの中から「管理センター」セクションにある「SharePoint」を選択します。これにより、SharePoint 管理センターが開きます。

3. SharePoint 管理センターの左側メニューにある「サイト」を展開し、「アクティブなサイト」をクリックします。

4. 「アクティブなサイト」ページが表示されると、通常、画面の右上部分に組織全体で使用している「ストレージ使用量」（例：〇〇 TB / △△ TB）と、組織全体の「合計ストレージ容量」がグラフと共に表示されます。

右上に総容量と空き容量が表示されます。これは、すべてのサイトの総容量です。

この画面では、各サイトの一覧とそれぞれの使用容量も確認でき、必要に応じて個別のサイトのストレージ上限（クォータ）を設定・変更することも可能です。

容量不足の警告が出た場合の対処

SharePointの容量が上限に近づくと、管理者にメール通知が届きます。さらに容量が逼迫すると、サイトは読み取り専用モードになり、新しいファイルのアップロードや既存ファイルの編集ができなくなります。

容量不足が発生した際の対処方法として、以下のアクションが有効です。

1. ゴミ箱の完全削除

SharePointでは、削除されたファイルは第1段階のゴミ箱に移動し、そこから削除されると第2段階のゴミ箱（サイトコレクションのゴミ箱）に93日間保持されます。これらのファイルも容量としてカウントされるため、不要な場合は完全に削除することで即座に空き容量を確保できます。

第1段階のゴミ箱は各サイトの「サイトのコンテンツ」→「ゴミ箱」から、第2段階のゴミ箱はサイト設定の「サイトコレクションの管理」→「ゴミ箱」からアクセスできます。

2. バージョン履歴の整理

SharePointでは、ファイルが更新されるたびにバージョン履歴が保存されます。更新頻度が高いファイルの場合、バージョン履歴が予期せず容量を消費することがあります。

不要な古いバージョンを削除したり、ライブラリ設定で保持するバージョン数を制限したりすることで、容量を節約できます。ライブラリの設定から「バージョン設定」を開き、「保持するバージョンの数」を適切な値（例：10世代）に設定してください。

3. 追加ストレージの購入とナレッジ管理の見直し

データ整理だけでは容量不足が解消できない場合は、追加ストレージを購入することも選択肢の一つです。Microsoft 365管理センターから、1GBあたりの単価で追加容量を購入できます。

ただし、追加購入はコストが継続的に発生するため、根本的な対策としては、不要なデータの定期的な整理や、情報の置き場所を最適化する運用ルールの整備が重要です。

例えば、マニュアルや社内規定など、ファイルサイズは小さいものの数が多い「ナレッジ」情報は、NotePMのような専用ツールへ移行するのも一つの手です。SharePointの容量負荷を軽減しつつ、強力な検索機能で情報の活用度を高めることができます。

サイト単位の容量確認：記憶域メトリックスの使い方

テナント全体の容量だけでなく、特定のサイト内でどのライブラリやフォルダが容量を圧迫しているかを詳細に把握したい場合は、「記憶域メトリックス」機能が役立ちます。この章では、記憶域メトリックスへのアクセス方法と、確認できる項目の詳細、容量削減の優先順位の付け方について解説します。

サイトの設定から調べる

「サイトの設定」から個別のサイトの記憶域メトリックスを確認する操作は、以下の権限をもつユーザーが行えます。

サイト管理者（Site Administrator）
サイト所有者（Site Owner）
それ以上の権限（例：サイトコレクションの管理者）を持つユーザー

容量を調べたいサイトの、右上の歯車のアイコンをクリックします。

【サイト情報】をクリックしてください。

【すべてのサイト設定を表示】をクリックします。

【記憶域メトリックス】をクリックしてください。

記憶域メトリックス全体の右上に、全体の容量と空き容量が表示されます。

記憶域メトリックスで確認できる項目の詳細

記憶域メトリックス画面では、以下の項目ごとに容量の内訳を確認できます。

1. ドキュメントライブラリとリスト

サイト内のすべてのドキュメントライブラリとリストの使用容量が一覧表示されます。各ライブラリ名をクリックすると、さらに詳細なフォルダ階層ごとの使用量を掘り下げて確認できます。

特に「共有ドキュメント」ライブラリは多くのサイトで最も使用頻度が高く、容量も大きくなりがちです。定期的にチェックし、不要なファイルがないか確認することが重要です。

2. ゴミ箱（第1段階・第2段階）

削除されたファイルは第1段階のゴミ箱に移動し、そこから削除されると第2段階のゴミ箱に93日間保持されます。これらのファイルもサイトの容量としてカウントされるため、記憶域メトリックスで使用量を確認できます。

不要なファイルがゴミ箱に残っている場合は、完全削除することで即座に容量を解放できます。

3. バージョン履歴

ファイルの更新頻度が高い場合、バージョン履歴が予期せず容量を消費します。記憶域メトリックスでは、バージョン履歴が占める容量も個別に確認できます。

保持する世代数を制限することで、容量を効果的に節約できます。ライブラリ設定の「バージョン設定」から、保持するバージョン数を適切な値（例：10世代）に設定してください。

容量削減のための優先順位の付け方

記憶域メトリックスで容量の内訳を確認したら、次は削減の優先順位を決める必要があります。削除による影響が少なく、かつ容量解放効果が高いものから着手することで、効率的に容量不足を解消できます。

1. ゴミ箱の完全削除（最優先）

第1段階・第2段階のゴミ箱に残っているファイルは、すでに削除済みとみなされているため、完全削除しても業務への影響はほとんどありません。容量解放の即効性も高いため、最優先で対応すべき項目です。

2. 古いバージョン履歴の削除

ファイルのバージョン履歴は、過去の状態を復元するために有用ですが、すべてのバージョンを無期限に保持する必要はありません。業務上必要な世代数（例：直近10世代）を残し、それ以前のバージョンは削除することで、容量を節約できます。

3. 大容量ファイルの見直しと移行

動画ファイルやCADデータ、高解像度の画像など、大容量のファイルは少数でも容量を大きく圧迫します。記憶域メトリックスで大容量ファイルを特定したら、以下の対応を検討してください。

アーカイブ可能なファイルは外部ストレージに移動する
頻繁にアクセスしないファイルは圧縮する
動画ファイルは解像度を下げるか、ストリーミングサービスへの移行を検討する

また、マニュアルや仕様書など、検索性が重要で頻繁に参照されるドキュメントは、ファイル形式ではなくWiki形式で管理するのも有効です。NotePMなどに集約することで、ファイルサーバーの容量を節約しつつ、ファイルの中身まで高速に検索できる環境を整えられます。

4. 重複ファイルの統合

同じファイルが複数のフォルダに保存されている場合、重複分を削除し、リンク共有に切り替えることで容量を節約できます。ファイル名やサイズで検索し、重複を特定してください。

管理者権限なしで容量を確認する方法（一般ユーザー向け）

SharePoint管理者権限を持たない一般ユーザーでも、自分の権限範囲内でフォルダやファイルのサイズを確認する方法があります。この章では、ライブラリの表示設定を変更する方法や、エクスプローラービューを活用した確認方法について解説します。

ライブラリの列設定でファイルサイズを表示する

SharePointのドキュメントライブラリでは、既定の表示設定ではファイルサイズが表示されません。ファイルサイズを一覧で確認するには、列の表示設定を変更する必要があります。

ライブラリ画面の右上にある「列の表示/非表示」アイコン（列のアイコン）をクリックし、表示される一覧から「ファイルサイズ」にチェックを入れてください。これにより、各ファイルのサイズが一覧に表示され、どのファイルが容量を多く消費しているかを把握できます。

また、「ファイルサイズ」列の見出しをクリックすることで、サイズの大きい順・小さい順に並べ替えることができます。大容量ファイルを優先的に整理したい場合に便利です。

エクスプローラービューで容量を確認する

Windowsのエクスプローラーを使い慣れているユーザーには、SharePointライブラリをエクスプローラーで開いて容量を確認する方法もあります。

ライブラリ画面の「表示」メニューから「エクスプローラーで表示」を選択すると、WindowsのエクスプローラーでSharePointライブラリが開きます。エクスプローラー上では、フォルダやファイルを右クリックして「プロパティ」を選択することで、詳細なサイズ情報を確認できます。

ただし、エクスプローラービューはInternet Explorerのサポート終了に伴い、一部の環境では利用できない場合があります。その場合は、OneDrive同期アプリを使用してローカルに同期し、エクスプローラーから確認する方法を検討してください。

一般ユーザーができる容量削減の工夫

一般ユーザーでも、日常的な運用の工夫によって容量の無駄遣いを防ぐことができます。

1. ファイルのリンク共有を活用する

同じファイルを複数のフォルダにコピーして保存するのではなく、リンク共有を活用することで、重複保存による容量の無駄を防げます。SharePointでは、ファイルを右クリックして「リンクのコピー」を選択することで、簡単に共有リンクを取得できます。

2. 不要になったファイルは定期的に削除する

プロジェクト終了後や、作業が完了したファイルは、定期的に見直して不要なものは削除してください。削除したファイルはゴミ箱に移動するため、誤って削除した場合でも93日以内であれば復元が可能です。

3. 大容量ファイルは圧縮してから保存する

画像ファイルやPDFなど、圧縮可能なファイルは事前に圧縮してから保存することで、容量を節約できます。特に、プレゼンテーション資料や報告書に含まれる画像は、必要以上に高解像度である場合が多いため、適切な解像度に調整することが有効です。

また、ファイル管理のストレスから解放されたい場合は、NotePMのようなWikiツールの活用もおすすめです。情報を探しやすい場所に複製するのではなく、Wikiに情報を集約すれば、重複保存による無駄な容量消費を防止でき、結果的にSharePointの容量節約につながります。

SharePoint の容量確認方法まとめ

本記事では、SharePoint の容量確認方法を、管理者・サイト管理者・一般ユーザーそれぞれの立場に応じて解説しました。最後に、各確認手法を権限別に整理し、状況に応じた最適な対処フローを総括します。

以下の表に、権限レベルごとに利用可能な容量確認方法をまとめます。

権限レベル	確認方法	確認できる範囲
SharePoint管理者	SharePoint管理センター	テナント全体、全サイトの使用量
SharePoint管理者	PowerShell（Get-SPOSite）	全サイトの容量情報を一括取得
サイトコレクション管理者	記憶域メトリックス	特定サイト内のライブラリ・フォルダ単位
一般ユーザー	ライブラリの列設定	アクセス可能なライブラリ内のファイルサイズ
一般ユーザー	エクスプローラービュー	同期したフォルダのローカルサイズ

管理者による定期的な全体監視と、一般ユーザーへの整理ルールの周知を組み合わせることで、持続可能なストレージ運用が実現します。

SharePointの容量不足に困ったら代替ツールも検討しよう！

SharePointは、ユーザー数に応じて容量が付与される仕組みですが、画像・動画などを多く扱う企業では、すぐに容量不足になりがちです。

たとえば、Microsoft 365 Business Standardを50ユーザーで利用している場合、標準で付与される容量は1.5TBになります。これを超えてストレージを追加するには、ライセンスやアドオンの購入が必要です。

500GB追加するだけでも、約103,050円/月（約2,061円 × 50ライセンス）にものぼるケースもあります。

一方、社内情報やファイルを一元化できる情報共有ツール「NotePM」の「プラン300」なら、最初から3TBのストレージが180,000円/月で利用できます。1.5TBに換算すると90,000円となり、SharePointの半分以下のコストです。

プラン	ストレージ容量	高画質写真（5MB）	ファイル（10MB）	動画（200MB）	テキスト	月額料金
プラン8	80GB	16,000枚	8,000個	400個	無制限	4,800円
プラン15	150GB	30,000枚	15,000個	750個		9,000円
プラン25	250GB	50,000枚	25,000個	1,250個		15,000円
プラン50	500GB	100,000枚	50,000個	2,500個		30,000円
プラン100	1TB	200,000枚	100,000個	5,000個		60,000円
プラン300	3TB	600,000枚	300,000個	15,000個		180,000円
トライアル	100GB	20,000枚	10,000個	500個		無料

「NotePM」はコストパフォーマンスが高いだけではなく、高い検索性や双方向コミュニケーションが取れる機能も備えているため、SharePointよりも利便性が向上する可能性があります。

SharePointの容量追加でランニングコストがかさむ場合は、「NotePM」をはじめとする代替ツールの料金や機能性と比較して、乗り換えも検討しましょう。

大容量のストレージを備える情報共有ツール「NotePM」

NotePMを詳しく見る

SharePointではない代替ツールで成功した事例

ここでは、SharePointではない代替ツールで成功した事例を2つ紹介します。

事例1.SharePointからの移行でナレッジ共有・管理の効率化に成功
事例2.簡単に使えるNotePMを選んでナレッジ基盤の構築に成功

SharePointが選ばれなかった理由がわかると、別ツールに乗り換える必要性を感じる方もいるでしょう。SharePointの容量を増やす前にお読みいただき、代替ツールを検討してみてください。

事例1.SharePointからの移行でナレッジ共有・管理の効率化に成功

株式会社ADX Consultingは、ERPやEPMの分野でコンサルティングを提供する企業です。ERPとは、企業のリソースを統合的に管理し、適切に配分する計画を指します。導入だけでも2～3年かかるプロジェクトです。

長期にわたって顧客と関わるなかで、さまざまなナレッジを得られますが、蓄積・共有する仕組みがありませんでした。そのため、すべてのプロジェクトがゼロベースで走り出す状態だったため、ナレッジマネジメントが必要だったのです。

以前は、SharePointを利用して、プロジェクトごとに資料を管理していましたが、検索性が低く欲しい情報にたどり着けない課題がありました。また、プロジェクトごとにアクセス権限を付与していたため、プロジェクト外の従業員がナレッジを検索できなかったのです。

こうした課題を受けて、同社は「NotePM」を導入。社内からの問い合わせがほとんど無くなり、従来1～2時間/日、多くて半日かかっていた対応工数を約30分/日にまで削減できました。

また、アクセス権限を柔軟にかけられるようになったことで、プロジェクト外の従業員もナレッジを検索できるようになりました。

このように、ナレッジマネジメントの主体をSharePointからNotePMへ移行したことで、ナレッジ共有・管理を効率化できています。

事例2.簡単に使えるNotePMを選んでナレッジ基盤の構築に成功

株式会社ソフツーは、クラウド型コールセンターシステム「BlueBean（ブルービーン）」の開発・提供をしている企業です。同社ではカスタマー部門の体制を拡充するために、ナレッジ共有ツールを探していました。

SharePointも候補に挙がり、実際に使ってみましたが、レスポンスが遅く使い勝手が悪いことから、満足できなかったのです。より簡単にドキュメントベースでナレッジ管理ができるツールを探していたところ、「NotePM」に出会いました。

「NotePM」には、社内向けのサポートマニュアルやコールセンターのお問い合わせに関するナレッジ、通話録音の振り返りなどを登録しています。お問い合わせを受けたときは、「NotePM」から同一の問い合わせがないかを検索して対応を効率化しています。

SharePointの容量を見直して最適な環境を整えよう

SharePointのストレージ容量は「1TB＋ユーザー数×10GB」が基本で、足りない場合はアドオンやライセンスの追加によって増やせます。ただし、いずれもランニングコストが上がる点に注意が必要です。

ごみ箱の整理やファイル圧縮などの節約術もありますが、長期的に見ると一時しのぎにしかなりません。SharePointの容量を追加してランニングコストが増えると困る場合は、代替ツールへの移行も検討しましょう。

「NotePM」は、ファイル管理のみならず、高い検索性やコメント機能などの機能を備えた情報共有ツールです。プランによってストレージ容量は異なりますが、テキストなら無制限に保存できるため、社内情報やナレッジの一元管理に役立ちます。

SharePointの容量追加で悩まれたときは、「NotePM」への切り替えもぜひご検討ください。