稟議書の無料テンプレート・例文10選｜書き方や項目、作成のポイントも解説

 

稟議書とは、会議するまでではないものの、自分の権限では決められない事案について関係者や上司に承認・決裁を求める文書です。稟議が通らないと事案が進行しないため、ビジネスシーンにおいて非常に重要な役割を果たす書類です。

そのため、作成のポイントや手順を理解し、承認率の高い稟議書を作成することが求められます。

本記事では、稟議書のテンプレート・例文10選と書き方や作成のポイントを解説します。素早く内容が伝わりやすい稟議書を作成したい方は、ぜひ最後までご覧ください。

 

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稟議書とは？

稟議書とは、自分の権限では決定できない事案について、会議を開かず決裁者に承認・決裁を求める文書です。

たとえば、事務用品の購入や出張の許可など、費用が発生する事案を進める場合に提出します。会社内で費用を使う場面は多く、都度会議を開催するのは非効率であり、稟議書を使用し手続きの簡素化を図ります。

しかし、会議の代わりになるとしても決裁者から承認を得る必要があり、それ相応の内容の稟議書を提出しなければなりません。承認率を高めるには、提出先の人に理解してもらえる内容にすることが大切です。

稟議書と決裁書の違い

稟議書と決裁書の違いは、決裁者の数です。

決裁書も稟議書と同じく、決裁者の承認を取るために作成する文書です。しかし、稟議書は複数の決裁者から承認を得るのに対し、決裁書はひとりの決裁者から決裁を取得するために用います。

そのため、稟議書は多くの人に伝わる内容にしなければならず、決裁書よりも承認されにくい文書ともいえます。

稟議書と起案書の違い

稟議書と起案書の違いは、承認の必要性です。

起案書は、プロジェクトの詳細な説明や計画などをまとめ、関係者に内容を理解してもらうための文書です。プレゼンテーションの資料として使われるケースが多く、プロジェクトを進めていくためのロードマップとしての役割を果たします。

説明資料としての要素を持ち合わせており、承認されるために作成する文書ではありません。

一方、稟議書はプロジェクトを進めるにあたって決裁者の承認を得て進める文書であり、この点が両者の違いです。

稟議書と回議書の違い

稟議書と回議書の違いは、作成する目的です。

回議書は、プロジェクトの進め方や改善の仕方について関係者から意見を聞くための文書です。意見を聞くだけでなく、回覧して許可を取得する場合にも使います。

稟議書も回議書も許可を取得するために利用するため、似ている文書といえます。しかし、回議書は関係者に意見を聞くのが主な目的であり、稟議書は事案を進めるのが目的です。この点において、両者は目的の違う文書といえます。

 

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稟議書の書き方と項目

稟議書に記載する項目は、主に以下のとおりです。

• 起案者
• 決裁者
• 起案日
• 決裁日
• 件名
• 稟議の目的
• 稟議の理由
• 費用

稟議書は決裁者から承認を得るための書類であり、だれが起案し決裁するのかわかるようにします。その際、決裁者の氏名の横には、署名を記載し押印するためのスペースを作成しておきましょう。

また、提出日や承認日を明確にするため、起案日と決裁日を記載します。

重要なのは、稟議書の件名や提出の目的・理由です。稟議を通すには、具体的な理由付けと会社が得られる利益の説明が必要です。

決裁者に理解してもらったうえで、会社にとってプラスの事案であることを明確に伝えなければなりません。事案に必要な費用も精査して記載すれば、承認率の高い稟議書が作成できます。

無料で使える稟議書のテンプレート・例文10選

ここでは、無料で使える10種類の稟議書のテンプレート・例文を紹介します。

• 基本的な稟議書テンプレート
• 購入稟議書テンプレート
• 予算追加稟議書テンプレート
• 契約締結稟議書テンプレート
• プロジェクト立ち上げ稟議書テンプレート
• 人員増員稟議書テンプレート
• 研修実施稟議書テンプレート
• 設備投資稟議書テンプレート
• システム導入稟議書テンプレート
• 業務改善稟議書テンプレート

テンプレート・例文を参考に稟議書を作成する場合、利用目的に合わせて内容をアレンジしてご利用ください。

基本的な稟議書テンプレート

基本的な稟議書テンプレートのテンプレート

基本的な稟議書テンプレートの例文

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本例文は、稟議書に必要な基本的な項目を記載しています。

稟議を通すためには、文書を提出する目的や理由、プロジェクトを進める効果や費用の明記が不可欠です。費用は合計だけを記載するのではなく、使い道ごとにどの程度の金額がかかるのか詳細に書き加えます。

決裁者の承認を得やすいよう具体的な数字を示しましょう。

購入稟議書テンプレート

購入稟議書のテンプレート

購入稟議書の例文

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会社のお金を使って事案を進める場合、稟議書の提出を要求されます。ただ単に物品名や購入費用だけを記載すると、なぜその物品が必要なのか承認者に伝わりません。そのため、物品購入の目的に、買ったことでどのような効果が期待できるのか追記します。

物品を購入するという単純な行為の稟議を通す場合でも、決裁者がどのように判断するのか想像して作成することが大切です。

予算追加稟議書テンプレート

予算追加稟議書のテンプレート

予算追加稟議書の例文

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本例文では、予算用途と申請理由の両方に追加するメリットを記載しています。

一定量の予算を確保してプロジェクトを進めており、承認者はなぜこれ以上のお金が必要なのか疑問に思います。稟議書の内容が伝わりにくいものだと、現状のままの予算でよいのではないかと否決されてしまうでしょう。

否決されないためにも、もとの予算よりも効果が高くなる根拠を示す必要があります。効果の内容を具体的な数値で示せれば、より高い確率で承認されるはずです。

契約締結稟議書テンプレート

契約締結稟議書のテンプレート

契約締結稟議書の例文

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契約締結する際には多額の金銭が必要となるケースが多く、いつ、いくらお金が必要なのか記載します。契約金の支払い時期を項目ごとに明記すると、よりわかりやすい内容になります。

また、稟議を通しやすくするため、稟議書に契約書の写しやひな形を添付するのもよいでしょう。契約の締結によってどのような権利・義務が発生するのか確認できれば、決裁者から承認を得やすくなります。

プロジェクト立ち上げ稟議書テンプレート

プロジェクト立ち上げ稟議書のテンプレート

プロジェクト立ち上げ稟議書の例文

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本例文には、目的達成までの期日を記載しました。稟議書に利益が得られる時期と成果の予測を記載すれば、会社の業績によい影響を与えるかどうかが判断しやすくなります。

また、プロジェクトを進めて得られるよい効果だけを強調するのではなく、必要な費用も詳細に記載します。費用対効果がわかる内容を記載しておけば、決裁者として承認してよいかどうかの判断基準となり、承認されやすい稟議書になるわけです。

人員増員稟議書テンプレート

人員増員稟議書のテンプレート

人員増員稟議書の例文

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本例文では、増員の理由である「開発部門の業務負荷が増大していること」を明記しました。また、人員が足りない理由に加え、増員すればどのような効果が得られるのか記載しています。

負荷が増大していたとしても、メリットがなければ費用をかけてまで増員させる意味がありません。メリットとデメリットを記載することで、承認されやすい稟議書になります。

研修実施稟議書テンプレート

研修実施稟議書のテンプレート

研修実施稟議書の例文

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研修実施の稟議書では、研修をおこなう目的や研修内容を記載することで、どのような効果があるのかわかりやすく表現します。

研修の効果は関係者以外には実感しにくく、決裁者に対してどのように伝えるのか考慮しなければなりません。端的かつ明確に効果を記載すれば、研修を開催する意義が伝わりやすくなります。

研修が会社の利益につながると理解できれば、承認されやすい稟議書となるでしょう。

設備投資稟議書テンプレート

設備投資稟議書のテンプレート

設備投資稟議書の例文

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設備投資のための稟議書では、主に何を導入するのか、費用はどのくらいかかるのかを記載し、投資の効果を補足として加えています。

設備投資には多額の費用がかかり、そもそも導入できる予算が確保できるかどうか決裁者に検討してもらう必要があります。そして、予算を確保できる金額であったとしても、投資する意味があるのかまで検討しなければなりません。

決裁者が検討しなければならない項目を先取りして記載することで、承認を得やすい文書の構成になります。

システム導入稟議書テンプレート

システム導入稟議書のテンプレート

システム導入稟議書の例文

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システム導入の稟議書は、設備投資の場合と同じく、導入する製品と予算をメインに記載しています。そして、導入理由を補足としている点も同じです。

例文は簡易的な稟議書としていますが、システム導入の手順や完了までの各期日を明記するのもおすすめです。稟議が下りたとしてもすぐにシステムを運用するのは困難であり、完了までの道のりを記載したほうが、いつ導入の効果があらわれるのか具体的になります。

業務改善稟議書テンプレート

業務改善稟議書のテンプレート

業務改善稟議書の例文

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業務改善の稟議書では、新規ツールの導入による業務効率化を目的として例文を作成しました。現状の業務をより効率的にするにはプロジェクト管理ツールの導入が不可欠である点、導入すれば業務全体の効率がよくなる点を理由としています。

また、ツールを導入するには費用がかかるため、どの程度の予算が必要かも明記しています。

 

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稟議書を提出するメリット

稟議書を提出するメリットは、以下のとおりです。

• 会議を開かずに事案を進められる
• 問題点を発見できる
• だれがいつ承認したのか明確になる

会社の決議を得るために毎回会議を開催していては承認まで時間がかかり、業務がスムーズに進まなくなってしまいます。簡易的な方法である稟議書を利用すれば、会議の時間が省けるため短期間で意思決定ができ、業務の効率化につながります。

また、決裁する人は複数おり、提出された文書の内容の精査が可能です。文書として残すことで問題点を発見しやすくなる効果もあり、トラブル防止にも役立つわけです。

稟議書には決裁者の署名や押印が残され、承認した日付も記載されます。書面として承認されたと証明できれば、プロジェクトの進行に問題が発生したとしても責任の所在がはっきりします。

稟議書を提出するデメリット

稟議書を提出するデメリットは、以下のとおりです。

• 文書を作成する時間がかかる
• 責任の所在が曖昧になる場合もある

稟議を通過させるには、具体的な内容で文書を作成する必要があるため、作るのに時間や手間がかかります。承認率の高い書類を作成するにはデータの取得や分析も必要となり、作成する際に負担となってしまいます。

また、決裁者が多すぎると、責任の所在が曖昧になってしまう場合もあるでしょう。どの稟議でも関係するすべての役職者から承認が必要とすると、だれに責任があるのか不明確になります。

 

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通りやすい稟議書を作成する5つのポイント

通りやすい稟議書を作成するポイントは、以下の5つです。

• 5W1Hを意識して簡潔な内容にする
• 承認者に事前報告しておく
• 稟議書の締めの言葉まで明記する
• 会社に対して利益があると明確に示す
• テンプレートが豊富なツールを利用する

それでは、どのようなポイントがあるのか見ていきましょう。

＞関連記事：心をつかむ提案書の書き方とは？構成例やテンプレートの作成方法も解説

5W1Hを意識して簡潔な内容にする

稟議書を作成する際に決裁者の理解を促すため、以下のように5W1Hを意識するのが有効です。

5W1H	例
When	・いつまでに事案を開始するのか ・期間を設定しておこなうのか
Where	どこで事案を進めるのか
Who	・起案者はだれか ・所属の部署はどこか
What	何を目的とするのか
Why	なぜ稟議書を提出するのか
How	どのように目標を達成するのか

稟議の内容によっては、5W1Hをすべて記載できないケースもあるでしょう。そのようなときは、必要に応じて5W1Hの内容を削ります。

あくまで決裁者の理解を得やすくするためのものであり、無理して使用するとかえってわかりにくい内容となってしまいます。

＞関連記事：絶対押さえておくべき！文書管理に必要なルール策定のポイント

承認者に事前報告しておく

研修の効果を説明する文書を作成する場合のように、言語化するのが難しいケースもあるでしょう。決裁者と事前に相談しておくことで、文書の記載内容が多少不完全でも意味を汲み取ってくれます。

また、報告した際に、稟議書の書き方のアドバイスをくれるかもしれません。決裁者とのコミュニケーションは、承認率を高めるための方法のひとつです。

稟議書の締めの言葉まで明記する

決裁者に配慮した締めの言葉を明記すると、稟議に対するアドバイスを得られる可能性があります。代表的な稟議書の締めの言葉は以下のとおりです。

• 何卒よろしくお願いいたします
• ご高配のほどお願い申し上げます
• ご指導、ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます

このような言葉で締めくくることで、決裁者の心象がよくなります。承認されやすくなるわけではないものの、差し戻しの際にアドバイスをもらえたり、より通過しやすい内容を教えてもらえたりする可能性が高くなります。

会社に対して利益があると明確に示す

会社は利益を追求する組織なので、安全かつ効率的に利益が得られる事案であれば、採用される可能性が高くなります。そのため、稟議書にはどの程度の利益が得られるのか、正確な予測を記載しましょう。

また、利益の予測を示す際には、事案にかかる費用も明記します。費用よりも得られる利益が多ければ、費用対効果が高いプロジェクトとして認識してもらえます。

稟議書を作成する際には、どの程度の利益がいつ頃得られるのか、費用がどのくらいかかるのか明記しておくことが大切です。

テンプレートが豊富なツールを利用する

稟議書の作成が難しいと感じるなら、テンプレートが豊富なツールを利用しましょう。

稟議書は端的かつ明確に記載し、決裁者にわかりやすい文書にしなければなりません。そのため、だれでも簡単に自作できるものではなく、ひな形を利用したほうが効率的に文書を作成できます。

また、作成した稟議書をデータとしてツールに保存しておけば、検索で簡単に発見できて再利用する際に便利です。社内でよく利用する文書を使い回せば、作成の時間も探す手間も削減できます。

「NotePM」なら検索時に保存したデータを全文検索し、探している情報をすぐに表示できます。テンプレートも豊富に搭載しており、作成や検索の手間を大きく削減できるナレッジ共有ツールです。

 

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承認されやすい稟議書を作成するならテンプレートを活用しよう

稟議書とは、会議するまでもない事案について、関係者や上司に承認や決裁を求める文書です。内容を端的にまとめ、決裁者にわかりやすい内容にする必要があり、作成のポイントや手順を理解しておくと承認率の高い稟議書が作成できます。

効率的に承認率の高い稟議書を作成したいなら「NotePM」がおすすめです。NotePMは、稟議書やマニュアルなどデータを共有し、ナレッジやノウハウを一元管理できるツールです。テンプレート機能が搭載されており、内容を変更すれば簡単に自社に合った稟議書を作成できます。

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