心をつかむ提案書の書き方とは?構成例やテンプレートの作成方法も解説

2023年07月22日(土) ビジネス文書

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こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

社内外でのプレゼンを控えており、提案書の作成方法に悩んでいる方も多いのではないでしょうか。提案書は構成やストーリー次第で、相手の心に響くかどうかが決まります。そのため、事前に提案書の作り方とコツを理解したうえで、作成に臨むようにしましょう。

そこで今回は、「心をつかむ提案書の書き方」をテーマに、作成のコツや構成例についてわかりやすく解説します。また、提案書のテンプレートを作成するための方法やツールも紹介しますので、参考にしてみてください。

そもそも提案書とは?

提案書とは、具体的にどのような書類のことを指すのでしょうか。本章では、提案書の定義や企画書との違いについて解説します。

提案書とは、「課題解決」の具体案を提示する書類

提案書とは、課題解決に向けた具体的なアイデアやプロセスを提示する書類のことです。一般的に提案書は、大きく「社外向け」と「社内向け」の2種類にわかれています。

社外向けの提案書は、主に自社の商品・サービスを顧客に導入してもらうために、性能や料金などをわかりやすくまとめた書類です。一方、社内向けの提案書は、社内業務の効率化や経営改善に向けたアイデアをまとめた書類を指します。いずれの提案書も、決裁者となる相手にアクションを促す重要な役割を担っているのが特徴です。

企画書との違い

提案書とよく似た書類に、「企画書」があります。企画書とは、課題解決に向けて何かを実施する際のアイデアやスケジュール、プロセスをわかりやすくまとめた書類のことです。

企画書も提案書も、課題解決に向けた具体的なプランを提示することは同じです。企業によっては、両者を同義として使っているケースも珍しくありません。しかし、企画書は特に新商品や新規事業、新規プロジェクトなど、ゼロから新しいことを起案する際に用いられるケースが多いという特徴があります。

伝わりやすい提案書を書くためのコツ

提案書を作成する際には、読み手への伝わりやすさを考え、ストーリーや表現を工夫することが大切です。本章では、伝わりやすい提案書を書くためのコツ・ポイントについて解説します。

相手の抱えている課題を正しく把握する

相手の心に響く提案書を作成するには、前提として相手の抱えている課題を正しく把握する必要があります。例えば、「集客がうまくいっていない」「業務の効率化ができていない」「人件費を削減したい」といった課題です。

まずは事前に相手の経営状況や将来のビジョン、競合他社の近況、マーケットの動向などを細かく分析したうえで、より正確な課題を特定することが大切です。可能であれば、あらかじめ提案相手にヒアリングをしておくことで、よりリアルな課題感を把握できるでしょう。

ゴールまでのストーリーを明確にする

提案書はいきなり書き始めるのではなく、まず骨子となるストーリーを組み立てることが大切です。

例えば、「課題解決には○○というプランが最適である」が提案書のゴールとなっている場合、そこから逆算して要素を組み立てていく必要があります。具体的には、「課題とはそもそも何なのか」「そのプランで課題を解決できる根拠は何か」「そのプランを実行するにはどのくらい日数・予算がかかるのか」といった要素が欠かせません。読み手が抱きそうな疑問を、ストーリーのなかで一つひとつ解消していくイメージです。

骨子の段階でストーリーに破たんがない状態にしておけば、より納得感の高い提案書になります。

具体的な“数値”で説得力を高める

相手から納得してもらうには、提案書で具体的な数値を示すこともポイントです。

例えば、「運用コストを削減できる」と漠然と表現するのではなく、「運用コストを“40%”削減できる」「運用コストを“月100万円”削減できる」と表現するほうが、変化をより鮮明にイメージしやすいでしょう。数字を使って訴求することで、説得力が高まり、相手のアクションを促しやすくなります。

相手の知らない言葉・表現はかみ砕く

提案書で相手の知らない言葉や表現を使うと、相手が疑問を感じてしまい、提案内容に集中できなくなります。そのため、自社でしか使わない業界用語は、極力かみ砕いてわかりやすく表現することが大切です。相手の役職や職種、経験年数にあわせて、提案書のトンマナを調節することで、より相手から理解を得やすくなるでしょう。

心をつかむ提案書の構成

提案書を作成する際は、読み手に理解してもらいやすいよう、構成を工夫することも重要です。そこで本章では、自社の商品・サービスを顧客へプレゼンする際の提案書を例に、構成の組み方について解説します。

STEP1:課題の整理

まずは相手の抱えている課題を言語化して、列挙します。

例えば、「経理業務の効率化に悩んでいませんか」「人件費の高騰に課題を抱えていませんか」といった内容です。すべての課題を列挙するのではなく、提案を通じて解決できる課題のみを厳選して伝えるようにしましょう。

また、課題には、すでに明らかになっている「顕在課題」と、相手がまだ認識していない「潜在課題」があります。どちらにも焦点を当てられるよう、相手の課題を深く分析したうえで記載することがポイントです。

STEP2:提案の具体的な内容

続いては、課題解決の手段として、具体的な提案内容を述べましょう。

例えば、商品・サービスの性能、プランの種類、顧客側の得られる効果などを端的に説明します。商品に複数の性能がある場合でも、相手の課題解決につながる内容のみを列挙し、話をシンプルにすることが大切です。

STEP3:提案に関する強み・根拠

次は、自社商品・サービスの強みについて述べます。例えば、「競合他社と比べて自社商品は、○○という貴重な原料を使っている」「すでに○○社の導入実績があり、クチコミで○○点を獲得している」といった内容です。

強みを述べる際には、相手側の疑問に先回りして答えることがポイントです。具体的には、「なぜその商品でないと課題を解決できないのか」「競合他社の商品・サービスでは解決できないのか」などの観点を意識しましょう。提案に対する相手の納得感を高めるためにも、できるだけ定量的な強みを記載することが肝心です。

STEP4:ベネフィット

続いては、相手の得られるベネフィット(利益・効果)について述べます。

例えば、「人件費を○○%削減できる」「ツールの運用コストを○○%抑えられる」などの内容が挙げられます。できるだけ数字を活用して、ベネフィットにインパクトを出すことがポイントです。このとき、ビフォーアフター形式で商品の導入前と導入後を比較することで、より課題解決のイメージが湧きやすくなります。また、印象的な成功事例や導入実績もあわせて紹介することで、より提案の説得力が増すでしょう。

STEP5:実現までのプロセス(スケジュールや費用)

最後は、商品・サービスを実際に提供・納入するまでのスケジュールと費用について説明します。

たとえ明確なベネフィットがあっても、実現までの道筋に現実感がなければ相手に納得してもらえません。そのため、具体的なスケジュールと費用を伝えて、課題解決までのロードマップが整っていることを示しましょう。「計画に余裕があること」「予算に無理がないこと」などが伝われば、決裁者からの承諾も得やすくなります。

魅力的な提案書を作るカギは、ナレッジの社内共有にあり

社員によって、提案書作りのノウハウやテクニックは異なります。例えば、わかりやすい構成やタイトルの付け方、図解の作り方など、一人ひとりが独自のコツを意識して、提案書を作成しているはずです。こうした提案書作りのナレッジを社員が社内へ共有できるような仕組みがあれば、社員同士が新たな発見を得やすくなります。

また、経験豊富な社員が提案書をテンプレート(ひな形)化して共有することで、新入社員や経験の浅い社員が参考にして、学びを得ることも可能です。そのため、社内ポータルや社内Wikiツールをはじめ、提案書のナレッジを共有できる仕組みも導入しておくことで、全社的なスキルアップや業務の効率化を実現できるでしょう。

※商品企画書・提案書のテンプレート例については、「商品企画書・提案書 テンプレート(書き方と例文あり)」よりダウンロードが可能です。

 

提案書のテンプレート・ナレッジ共有に役立つツール「NotePM」

提案書のテンプレート・ナレッジ共有に便利なツールとして、「NotePM」があります。

NotePMは、豊富なフォーマットに沿って提案書や企画書などのドキュメントを手軽に作成でき、ツール上から社内へ共有できる“社内版ウィキペディア”です。社員一人ひとりが提案書にまつわるノウハウ・テクニックをツール上から社内へ展開でき、社員同士の学びにつなげられます。また、ベテラン社員がNotePM上で提案書のテンプレートを作成し、若手社員や新入社員向けに公開することで、人材育成を効率化することも可能です。

NotePMを使えば、提案書のナレッジが有効活用され、全社的なスキルアップや業務の効率化を実現できます。

 

まとめ

提案書は、課題解決に向けたアイデアやプロセスを示し、相手に理解を求めるための重要な書類です。事前に提案のゴールとストーリーを明確にしたうえで、相手にとってわかりやすい提案書を作成するようにしましょう。

また、提案書に関するナレッジを社員一人ひとりが社内へ共有することで、全社的なスキルアップや業務効率化につなげられます。ぜひナレッジ共有の活性化を検討の際は、社内Wikiツールの「NotePM」を活用ください。

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