動画マニュアルを作成することで、新入社員の育成を効率化できたり、紙の印刷コストを削減できたりとさまざまなメリットがあります。そのため、接客ノウハウや自社商品の扱い方などを、動画マニュアルにまとめたいという方も多いかもしれません。動画マニュアルを作成する際には、作り方の手順や活用のポイントを事前に正しく理解しておくことが肝心です。
そこで今回は、動画マニュアルのメリットや作成手順についてわかりやすく解説します。また、動画マニュアルを活用する際の注意点と解決策もあわせて紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
動画を使わずに社内マニュアルを簡単に作れるツール「NotePM」
目次
動画マニュアルとは？
動画マニュアルとは、そもそもどのようなコンテンツのことを指すのでしょうか。本章では、動画マニュアルの定義や種類について解説します。
動画マニュアルとは、手順書や説明書の“動画版”
動画マニュアルとは、作業の手順や製品の使い方などをまとめた動画のことをいいます。
従来のマニュアルは紙やWordファイルなどの形式が一般的でしたが、デジタルデバイスの発達に伴って、動画形式のマニュアルも広く活用されるようになりました。動画マニュアルを作成することで、社員の育成を効率化できたり、顧客に製品の使い方をわかりやすく伝えられたりとさまざまな効果が期待できます。
動画マニュアルには、どんな種類がある？
動画マニュアルは、社内向けと社外向けどちらでも活用でき、さまざまな種類があります。
社内向けであれば、接客マニュアルや商談マニュアル、店舗運営マニュアル、セキュリティ対策マニュアル、オフィスツールの操作マニュアルなどが挙げられます。一方、社外向けのマニュアルであれば、製品の扱い方や性能などをわかりやすくまとめた製品マニュアルが典型例です。このように動画マニュアルには多様な種類があるため、用途をあらかじめ明確にしてから作成することが重要といえます。
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動画マニュアルを作成する“4つ”のメリット
動画マニュアルを作成することで、企業にとってどのような利点があるのでしょうか。本章では、動画マニュアルを作成する主なメリットについて紹介します。
社員の早期戦力化を図れる
テキストのマニュアルと比べると、動画マニュアルはアニメーションや音声などで情報をよりわかりやすく説明できる点が特徴です。業務の手順やノウハウも、実際に作業している様子を映像化することで直感的に伝わりやすくなります。そのため、社員教育で動画マニュアルを活用すれば、スキルの定着が早くなり、新入社員の早期戦略化を実現しやすくなるでしょう。
社員の教育コストを削減できる
社員教育の主な手法として、座学研修があります。ただし、研修を開催するたびに講師の人件費や社員の移動費、会場費などがかかってしまうのが難点です。
一方の動画マニュアルであれば、一度作成してしまえば、社員が何度でも無料で視聴できます。撮影費や編集費などのイニシャルコストがかかるとしても、長期的に見れば育成コストを削減でき、高い費用対効果が見込めるでしょう。
管理職の負担を軽減できる
多くの社員が配属される部署では、管理職が部下の育成に追われ、他の業務に時間を割けない場合もあります。
その際、動画マニュアルを用意しておくことで、社員一人ひとりに自己学習を促せるのがメリットです。OJTで学んだことを動画マニュアルで復習するという流れにすれば、社員はより効率良くスキルを習得できます。結果的に管理職の負担を少なくできる点も、大きな効果といえるでしょう。
顧客の満足度を高められる
動画マニュアルは、社外向けの営業ツールとして活用することも可能です。
例えば、製品購入後のユーザーに動画の製品マニュアルを視聴してもらうことで、スムーズに利用を開始してもらえます。結果的にユーザーから「製品が使いやすい」「アフターサポートがしっかりしている」といった印象を持たれやすくなり、クレーム数の減少や解約率の低減といった効果も見込めるでしょう。
動画マニュアルを作成するときの手順
動画マニュアルを作成するときは、具体的にどのような流れで進めればいいのでしょうか。本章では、動画マニュアルを作成するときの手順について解説します。
ターゲットとテーマを明確にする
まずは社内の現状と課題を把握したうえで、動画マニュアルのテーマを決めます。
例えば、「管理職のコンプライアンスに対する危機感が薄れている」「中堅社員の商談力を底上げする必要がある」といった社内の課題がある場合、それに基づいて必要性の高いテーマを選ぶことがポイントです。誰に・どのような内容を伝えたいのかを明確にしたうえで、動画作成に取りかかるようにしましょう。
構成を台本・絵コンテにまとめる
続いては、動画マニュアル全体の流れを台本にまとめます。
台本には、「どのような内容を」「それぞれ何分程度で」「どの順番で伝えるか」をわかりやすく記載することが原則です。文章だけではイメージが伝わらない場合は、絵コンテを作成しておくと、関係者間で共通認識を持ちやすくなります。また、構成の段階で動画に必要な素材（映像、静止画、図解、調査データなど）を想定しておくと、スムーズに撮影へ取りかかれるでしょう。
素材を撮影する
次に、動画に必要な映像素材を撮影します。
社員や専門の講師に出演してもらう場合には、撮影の前にあらかじめ協力を要請しておくことが不可欠です。また、撮影はスマートフォンでも可能ですが、専用のカメラを用意するほうが映像としてのクオリティを高められます。三脚や照明、マイクなどもあわせて用意しておくと、より安定した映像になるでしょう。
編集で音声やテロップを挿入する
最後に、撮影した映像を編集ソフトで組み合わせます。
ナレーションの音声や字幕（テロップ）、図解などを挿入して、わかりやすい映像に仕上げましょう。特に字幕を挿入しておくことで、音声の出せない場所でも社員が無理なく動画を視聴できるようになります。
また、社員にスマートフォンで視聴してもらえるよう、字幕の大きさや太さを調整することも一つの工夫です。動画マニュアルの活用率を高めるためにも、社員の視聴環境に配慮した表現をすることを意識しましょう。
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動画マニュアルを活用する際の注意点・ポイント
動画マニュアルを作成したあとは、社内での共有方法や活用方法もあわせて検討することが肝心です。本章では、動画マニュアルを活用する際の注意点・ポイントについて解説します。
アクセスしやすい場所で保存・共有する
せっかく動画マニュアルを作成しても、社員に活用されなければ意味がありません。そのため、動画マニュアルを作成したあとは、速やかに社員へ共有することが肝心です。
しかし、社内SNSやメールで共有してしまうと、動画が埋もれてしまい、必要なときに取り出せなくなってしまいます。そのため、イントラネットや社内ポータル、社内Wikiツール（社内版ウィキペディア）など、社員のアクセスしやすい場所で公開・共有することがポイントです。
テキスト形式のマニュアルも用意する
動画マニュアルは高い学習効果が見込めるものの、課題点もあります。
例えば、動画だけですべての学習内容を網羅しようとすると、多くの映像素材が必要になり、時間が長尺になりかねません。また、動画は検索に弱いという特徴もあります。動画のなかから特定の知りたい情報だけを抜き出すのが難しく、調べもののたびにすべて視聴しなければいけません。
その点、テキストタイプのマニュアルであれば、動画マニュアルで網羅できなかった内容を文章や静止画で補足できます。索引や全文検索を活用して、欲しい情報だけをスムーズに収集することも可能です。学習効果をより高めるためには、動画マニュアルだけでなく、別途テキスト形式のマニュアルも用意する必要があるでしょう。
マニュアルの作成・共有に役立つ社内Wikiツール「NotePM」
テキスト形式のマニュアル作成に便利なツールとして、社内Wikiツールの「NotePM」があります。
NotePMは、豊富なフォーマットに沿ってテキスト形式のマニュアルを手軽に作成・編集でき、ツール上から社内に共有できる“社内版ウィキペディア”です。接客マニュアルや商談マニュアル、ツールの操作マニュアルなど、さまざまなマニュアルをNotePMで効率良く作成でき、社員へと展開できます。
また、NotePMには「動画共有」の機能もあり、作成した動画マニュアルを ツール上から社内へ共有することが可能です。動画マニュアルとテキスト形式のマニュアルを一緒に共有することで、情報を補い合えるため、相乗効果によって社員の理解度をさらに高められます。加えて、NotePMは検索性が非常に高いため、キーワードやタグなどで必要なマニュアルを検索してすぐに取り出せるのもメリットです。
NotePMを活用することで、社内のナレッジ共有が盛んになり、社員の効果的なスキルアップを実現できます。
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まとめ
動画マニュアルを作成することで、社員の効率的なスキルアップを実現できたり、育成コストを削減できたりと数多くのメリットがあります。ただし、動画マニュアルは情報の網羅性や検索性が低いのが課題です。だからこそ、テキスト形式のマニュアルもあわせて用意しておくことで、相乗効果で社員のスキルアップを図りやすくなるでしょう。テキスト形式のマニュアル作成をより効率化したい場合には、ぜひ「NotePM」を活用ください。
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NotePMの特徴
- マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
- 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
- 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
- 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる
