動画マニュアルのメリットは？デメリットや作成手順、導入ポイントを解説

業務マニュアルは、これまで紙やPDFが主流でしたが、近年は「動画マニュアル」を導入する企業も見られるようになりました。

動画マニュアルでは、視覚と音声で直感的に伝えられるため、教育や引き継ぎの効率が大幅に向上すると注目されています。

本記事では、動画マニュアルのメリット・デメリットから、作成手順や導入時のポイントまで、導入前に知っておきたい情報をわかりやすく解説します。また、動画マニュアルを活用する際の注意点と解決策もあわせて紹介しているため、ぜひ参考にしてみてください。

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動画マニュアルとは？

動画マニュアルとは、作業の手順や製品の使い方などをまとめた動画のことです。

従来のマニュアルは紙やWordファイルなどの形式が一般的でしたが、デジタルデバイスの発達に伴い、動画形式のマニュアルも広く活用されるようになりました。動画マニュアルを作成することで、社員の育成を効率化できたり、顧客に製品の使い方をわかりやすく伝えられたりなどの効果が期待できます。

動画マニュアルを作成する5つのメリット

動画マニュアルを作成することは、企業にとってどのようなメリットがあるのでしょうか。動画マニュアルを作成する主なメリットは、以下の5点です。

映像と音声による説明で理解が深まる
社員の教育コストを削減できる
管理職の負担を軽減できる
顧客の満足度を高められる
説明内容を統一できる

本章では、動画マニュアルを作成する主なメリットについて紹介します。

映像と音声による説明で理解が深まる

テキストのマニュアルと比べると、動画マニュアルはアニメーションや音声などで情報をよりわかりやすく説明できる点が特徴です。業務の手順やノウハウも、実際に作業している様子を映像化することで直感的に伝わりやすくなります。

そのため、社員教育で動画マニュアルを活用すれば、スキルの定着が早くなり、新入社員の早期戦力化を実現しやすくなるでしょう。

社員の教育コストを削減できる

社員教育の主な手法として、座学研修があります。ただし、研修を開催するたびに講師の人件費や社員の移動費、会場費などがかかってしまうのが難点です。

一方の動画マニュアルであれば、一度作成すれば、社員が何度でも無料で視聴できます。撮影費や編集費などのイニシャルコストがかかるとしても、長期的に見れば育成コストを削減でき、高い費用対効果が見込めるでしょう。

管理職の負担を軽減できる

多くの社員が配属される部署では、管理職が部下の育成に追われ、他の業務に時間を割けない場合もあります。

その際、動画マニュアルを用意しておくことで、社員一人ひとりに自己学習を促せるのがメリットです。OJTで学んだことを動画マニュアルで復習するという流れにすれば、社員はより効率良くスキルを習得できます。結果的に管理職の負担を少なくできる点も、大きな効果といえるでしょう。

顧客の満足度を高められる

動画マニュアルは、社外向けの営業ツールとして活用することも可能です。

たとえば、製品購入後のユーザーに動画の製品マニュアルを視聴してもらうことで、スムーズに利用を開始してもらえます。結果的にユーザーから「製品が使いやすい」「アフターサポートがしっかりしている」などの印象を持たれやすくなり、クレーム数の減少や解約率の低減といった効果も見込めるでしょう。

説明内容を統一できる

動画マニュアルを活用すれば、説明内容を統一できます。

すべての視聴者が同じ映像と音声で手順や注意点を確認できるため、指導者や担当者による伝え方の違いが生じません。従来の口頭説明や紙のマニュアルでは、教える人の表現や強調の仕方により理解にばらつきが出ることがありました。

しかし、動画であれば、一つの内容を全員に共有できるため、業務手順やサービス品質、教育の一貫性を保ちやすくなります。その結果、スタッフ間での認識のズレや作業ミスの防止にもつながります。

マニュアルを動画化する4つのデメリット

マニュアルを動画で作成することには多くのメリットがありますが、人によってはデメリットに感じやすい点もあります。効率的にマニュアルを動画化するためには、目的や状況に応じて、動画が本当に適した手段かどうかを見極めることが大切です。

マニュアルを動画化するデメリットは、以下の4点です。

動画編集スキルが必要である
作成者によりマニュアルの質にばらつきが生じる
動画作成・再生のための端末とネット環境が必要である
閲覧状況を可視化できない

以下では、動画マニュアルを導入する前に知っておきたい4つのデメリットを紹介します。

動画編集スキルが必要である

マニュアルを動画化するには、編集スキルが必要です。

撮影した映像をそのまま使うのではなく、不要な場面のカットやテロップの挿入、図解や音声の調整、BGMの追加など、視聴者に見やすく伝わりやすいように作成する必要があります。

しかし、動画編集ソフトは操作が複雑なものも多く、初心者が習得するには時間がかかります。編集スキルの有無によって、マニュアルの完成度や理解のしやすさに差が出る点も注意が必要です。

対策としては、無料で扱いやすい編集ソフトを活用したり、編集が得意な従業員や外部パートナーに依頼したりする方法が効果的です。

作成者によりマニュアルの質にばらつきが生じる

マニュアルの動画化は、作成者により質にばらつきが生じることがあります。

説明のわかりやすさや映像の見やすさ、情報の網羅性などは、作成者の経験やスキルに左右されます。ナレーションの話し方やテロップ・図解の使い方、映像のテンポなども人によって異なり、ルールが定められていなければ、マニュアル全体としての統一感が損なわれやすいでしょう。

質のばらつきを防ぐには、まず業務手順を明確にすることが重要です。ガイドラインにすべき内容は、以下のとおりです。

動画の構成や長さ
ナレーションのトーンやスピード
編集ルール

上記を定めることで、質のばらつきを無くし、わかりやすいマニュアルを作成できます。

動画作成・再生のための端末とネット環境が必要である

動画マニュアルを運用するには、作成や再生のための端末とネット環境が必要です。

動画ファイルはテキストや画像に比べて容量が大きく、パソコンやスマートフォン、タブレットなどの再生端末が必要です。また、クラウドや社内ポータルを通じて配信する場合は、安定したインターネット接続が求められます。

端末の性能やネットワークの状況次第では、再生がスムーズに行えないケースもあるため、導入前に現場の設備状況を確認し、必要に応じて投資を検討することが重要です。

端末やネット環境の整備が困難な場合は、USBメモリやSDカードで動画を配布する、または特定の場所に限定してWi-Fi環境を整えるなどの対応も検討しましょう。

閲覧状況を可視化できない

動画マニュアルには、閲覧状況を可視化しにくいという課題もあります。

一般的な動画ファイルや編集ソフトでは、誰がいつ、どの動画をどこまで視聴したかなどの履歴を取得できません。そのため、マニュアルを作成しても、実際に活用されているか、どの程度理解されているかを把握できず、教育効果や運用改善の評価が困難です。

閲覧状況を把握できるようにするには、動画マニュアル専用の作成・共有サービスを活用し、視聴履歴や習熟度テストの結果を記録できる環境を整えましょう。また、動画視聴後に理解度テストやアンケートを実施する方法も、習熟状況の把握に役立ちます。

動画マニュアルの種類・活用例

動画マニュアルにも種類があり、形式や活用の場面は業種により異なります。効果的に動画マニュアルを運用するには、業種や目的に応じて、適したスタイルや活用方法を選ぶことが重要です。以下では、動画マニュアルの代表的な種類と活用例を紹介します。

業務手順マニュアル

業務手順マニュアルは、日々の業務に必要な作業の流れや手順を動画で解説する形式のマニュアルです。

実際の作業や操作の様子を映像で示すことで、誰が見ても同じ手順を正確に理解しやすくなります。たとえば、セルフレジの使い方を動画で説明すれば、新人スタッフも自分のペースで繰り返し確認可能で、正確な手順を習得できます。

とくに動きの多い業務や言葉だけでは伝わりにくい内容には、動画を使った説明が効果的です。

社内研修・新人教育マニュアル

社内研修や新人教育向けの動画マニュアルは、新入社員や異動者に必要な知識、業務の流れ、企業文化などをわかりやすく伝えるために活用されます。

映像と音声を組み合わせると、テキストや紙のマニュアルよりも理解しやすく、記憶にも残りやすいことが特徴です。また、動画は何度でも繰り返し視聴できるため、わかりにくい部分を自分のペースで復習できます。

業務の習得状況にあわせて学べるため、無理なく知識を定着させられ、教育の効率化にもつながります。

営業・接客マニュアル

営業・接客マニュアルは、営業活動や店舗・サービス現場で必要とされるノウハウや対応例を、映像でわかりやすく伝える動画マニュアルです。

実際の動作や会話の流れ、表情、声のトーンなどを映像で共有できるため、理解度や実践力の向上につながります。とくに接客や営業では、言葉遣いや態度など細かなニュアンスも重要であり、動画で具体的に示すことで習得しやすくなるでしょう。

また、優秀なスタッフの対応例を動画で紹介すれば、サービスの質を安定させられます。

安全教育マニュアル

安全教育マニュアルは、職場や作業現場での事故防止や安全意識の向上を目的に、危険箇所や作業手順、緊急時の対応などを映像でわかりやすく伝える動画マニュアルです。

実際の現場や危険行動、事故の再現を映像で共有すれば、文章や口頭だけでは伝わりにくい危険の本質や注意点を見て理解できます。

また、ヒヤリ・ハット（重大事故につながりかねないヒヤッとした事例）の再現や、緊急時の対応方法を動画で確認することも効果的です。実際の状況をイメージしやすくなり、対応力や危機意識の向上につながります。

現場での安全意識を高める手段としても、動画マニュアルの活用がおすすめです。

動画マニュアルのメリットを生かすコツ

動画マニュアルは、ちょっとした工夫で理解のしやすさや活用の幅が広がります。せっかく作るなら、正確でわかりやすい内容に整えて、活用してもらいたいと感じる方も多いのではないでしょうか。

以下では、動画マニュアルのメリットを生かすためのコツを紹介します。

動画を短く・テーマごとに分割する

動画マニュアルは、内容を短く区切り、テーマごとに分けて作成しましょう。

1本の長い動画にまとめるよりも、1テーマにつき1本の構成にすることで、必要な情報だけをピンポイントで確認できます。たとえば、業務中に「特定の手順だけを確認したい」と思ったときも、すぐに目的の動画にたどり着けるため、作業を止めずに対応できます。

また、長時間の動画は集中力が続きにくく、途中で内容を見落とす原因になりかねません。5分以内を目安に短くまとめれば、視聴者の集中力を保ちやすくなり、理解度の向上にもつながります。

アクセスしやすい環境を整備する

動画マニュアルの効果を高めるには、アクセスしやすい環境を整えることが大切です。

クラウドストレージや社内ポータル、動画管理システムなどを活用し、パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットからも、いつでもどこでも視聴できるようにしておくと便利です。現場で作業中に確認したいときや、移動中のスキマ時間にも活用しやすくなります。

また、スマートフォンやタブレットでもスムーズに再生できるよう、端末に最適化した動画形式や配信方法を選ぶこともポイントです。視聴環境の整備は、動画マニュアルの活用頻度や定着度にも影響します。

視聴者目線で動画作成をすれば、より効果的なマニュアルに仕上がるでしょう。

ガイドラインやテンプレートを活用する

動画マニュアルの品質を安定させるには、ガイドラインやテンプレートの活用がおすすめです。

構成や表現方法をあらかじめ統一しておくことで、作成者ごとのばらつきを抑え、どの動画を見ても同じクオリティで学べる状態を保てます。また、テンプレートがあれば、初めて動画を作る人でも迷わず取り組めるため、作成の効率も向上するでしょう。

さらに、ガイドラインに沿って進めれば、撮り直しや編集の手間を減らせるため、全体の工数削減にもつながります。誰が作ってもわかりやすい動画に仕上げるためにも、テンプレートを活用してみましょう。

動画マニュアルを作成するときの手順

動画マニュアルを作成するときは、具体的にどのような流れで進めればいいのでしょうか。本章では、動画マニュアルを作成するときの手順について解説します。

ターゲットとテーマを明確にする

まずは社内の現状と課題を把握したうえで、動画マニュアルのテーマを決めます。

たとえば、「管理職のコンプライアンスに対する危機感が薄れている」「中堅社員の商談力を底上げする必要がある」といった社内の課題がある場合、課題の内容を踏まえて必要性の高いテーマを選ぶことがポイントです。

誰に・どのような内容を伝えたいのかを明確にしたうえで、動画作成に取りかかるようにしましょう。

構成を台本・絵コンテにまとめる

続いては、動画マニュアル全体の流れを台本にまとめます。

台本には、「どのような内容を」「それぞれ何分程度で」「どの順番で伝えるか」をわかりやすく記載することが原則です。文章だけではイメージが伝わらない場合は、絵コンテを作成しておくと、関係者間で共通認識を持ちやすくなります。また、構成の段階で動画に必要な素材（映像、静止画、図解、調査データなど）を想定しておくと、スムーズに撮影へ取りかかれるでしょう。

素材を撮影する

次に、動画に必要な映像素材を撮影します。

社員や専門の講師に出演してもらう場合には、撮影の前にあらかじめ協力を要請しておくことが不可欠です。また、撮影はスマートフォンでも可能ですが、専用のカメラを用意するほうが映像としてのクオリティを高められます。三脚や照明、マイクなどもあわせて用意しておくと、より安定した映像になるでしょう。

編集で音声やテロップを挿入する

最後に、撮影した映像を編集ソフトで組み合わせます。

ナレーションの音声や字幕（テロップ）、図解などを挿入して、わかりやすい映像に仕上げましょう。とくに字幕を挿入しておくことで、音声の出せない場所でも社員が無理なく動画を視聴できるようになります。

また、社員にスマートフォンで視聴してもらえるよう、字幕の大きさや太さを調整することも一つの工夫です。動画マニュアルの活用率を高めるためにも、社員の視聴環境に配慮した表現をすることを意識しましょう。

動画マニュアルを活用する際の注意点・ポイント

動画マニュアルを作成したあとは、社内での共有方法や活用方法もあわせて検討することが肝心です。本章では、動画マニュアルを活用する際の注意点・ポイントについて解説します。

アクセスしやすい場所で保存・共有する

せっかく動画マニュアルを作成しても、社員に活用されなければ意味がありません。そのため、動画マニュアルを作成したあとは、速やかに社員へ共有することが肝心です。

しかし、社内SNSやメールで共有してしまうと、動画が埋もれてしまい、必要なときに取り出せなくなってしまいます。したがって、イントラネットや社内ポータル、社内Wikiツール（社内版ウィキペディア）など、社員のアクセスしやすい場所で公開・共有することがポイントです。

テキスト形式のマニュアルも用意する

動画マニュアルは高い学習効果が見込めるものの、課題点もあります。

たとえば、動画だけですべての学習内容を網羅しようとすると、多くの映像素材が必要になり、時間が長尺になりかねません。また、動画は検索に弱いという特徴もあります。動画のなかから特定の知りたい情報だけを抜き出すのが難しく、調べもののたびにすべて視聴しなければいけません。

その点、テキストタイプのマニュアルであれば、動画マニュアルで網羅できなかった内容を文章や静止画で補足できます。索引や全文検索を活用して、欲しい情報だけをスムーズに収集することも可能です。学習効果をより高めるためには、動画マニュアルだけでなく、別途テキスト形式のマニュアルも用意する必要があるでしょう。

マニュアル作成の専用ツールを活用する

動画マニュアルを効率よく作成・運用するには、専用ツールの活用が効果的です。

専用ツールを活用すれば、動画の編集や管理、共有まで一括で行えるため、作業の手間も軽減できます。簡単な操作画面やあらかじめ用意されたテンプレートがあるツールも多く、動画編集の経験が少ない人でも、見やすく質の高いマニュアルを作成できます。

また、自動音声認識や多言語翻訳、字幕の自動生成といった便利な機能が搭載されたツールもあり、現場のさまざまなニーズに柔軟に対応できる点も魅力です。

テキスト形式のマニュアル作成に便利なツールとしておすすめなのが、社内Wikiツール「NotePM」です。NotePMは、テキストだけでなく動画や画像も一緒に管理・共有できるため、視覚的な情報を組み合わせたわかりやすいマニュアルを作成できます。

NotePMのおすすめポイントは、以下のとおりです。

動画や画像を共有・活用できる
高機能エディタとテンプレートが充実している
検索機能で必要な情報がすぐに見つかる

動画や画像を共有・活用できる

NotePMは、動画や画像をマニュアルに組み込んで活用したい場合に便利な社内Wikiツールです。

ページ内に動画や画像ファイルを直接アップロードして貼り付けられるため、操作手順の動画や現場写真、スクリーンショットなども手軽に挿入できます。視覚的な情報を記載すれば、文字だけでは伝わりにくい内容もわかりやすく説明できます。

また、アップロードした画像はそのまま使えるだけでなく、サイズ変更やトリミング、矢印や吹き出しの追加など、簡単な編集や装飾も可能です。見やすく伝わりやすいマニュアルを効率よく作成・共有したい方には、NotePMの活用がおすすめです。

高機能エディタとテンプレートが充実している

NotePMには、マニュアル作成を効率化する高機能なエディタとテンプレート機能が備わっています。

エディタはWordのように直感的に操作でき、文字の装飾や画像・表の挿入などが簡単に行えるリッチテキストエディタです。画像の追加後には、サイズ変更やトリミング、矢印・吹き出しの挿入などの編集も可能で、視覚的に伝わりやすいマニュアルを手軽に作成できます。

テンプレート機能を使えば、マニュアルや業務ノウハウのフォーマットを統一でき、文書のばらつきを防げます。よく使う文章形式や業務ごとのテンプレートも自由に追加・編集できるため、用途に応じた柔軟な活用が可能です。

検索機能で必要な情報がすぐに見つかる

NotePMは、検索機能が充実しています。アップロードされたWord、Excel、PowerPoint、PDFなどのファイルは、ファイル名だけでなく本文まで全文検索が可能です。

資料のなかに記載されたキーワードも漏れなく検索できるため、必要な情報に素早くたどり着けます。さらに、検索結果ではキーワードが文書内で色分けされてハイライト表示されることから、該当箇所がひと目でわかります。

情報量が多くなっても迷わず目的の資料を見つけられれば、社内の情報共有やマニュアルの活用もさらに効率化できるでしょう。検索性を重視する企業にとって、NotePMは使いやすいツールの一つといえます。

マニュアルを作成できるナレッジマネジメントツール『NotePM』の導入事例

株式会社ザグザグ

株式会社ザグザグでは、これまで紙のマニュアルを中心に運用していたため、検索性が低く、業務手順の属人化が課題でした。

そこで、NotePMを導入し、接客マニュアルや業務手順書を電子化したことで、店舗と本部のあいだで業務効率や情報共有を大きく改善しました。現場スタッフは必要な情報をすぐに検索・参照できるようになり、マニュアルを探す時間も従来の約5分から30秒ほどに短縮されています。

NotePMの活用により、ナレッジの見える化と現場の即時対応力向上が実現しました。

上記のように、NotePMは現場の業務改善にも大きく貢献しています。

動画マニュアルのメリットを理解して効果的に活用しよう

テキスト形式のマニュアル作成に便利なツールとして、社内Wikiツールの「NotePM」があります。

NotePMは、豊富なフォーマットに沿ってテキスト形式のマニュアルを手軽に作成・編集でき、ツール上から社内に共有できる社内版ウィキペディアです。接客マニュアルや商談マニュアル、ツールの操作マニュアルなど、さまざまなマニュアルをNotePMで効率よく作成でき、社員に共有できます。

また、NotePMには動画共有の機能もあり、作成した動画マニュアルをツール上から社内へ共有することが可能です。動画マニュアルとテキスト形式のマニュアルを一緒に共有することで、情報を補い合えるため、相乗効果によって社員の理解度をさらに高められます。加えて、NotePMは検索性が非常に高いため、キーワードやタグなどで必要なマニュアルを検索してすぐに取り出せるのもメリットのひとつです。

NotePMを活用することで、社内のナレッジ共有が盛んになり、社員の効果的なスキルアップを実現できます。