業務の質がばらついたり、属人的になったりすることに悩んでいる企業も少なくないでしょう。しかし、それらの悩みは適切にマニュアルを作成することで解決できるかもしれません。本記事では、マニュアルを作成する必要性や注意点、使いこなしている企業の特徴について解説します。
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目次
マニュアル作成の必要性を注意点とともに解説
ここでは、マニュアル作成について、以下の2点を解説します。
- マニュアル作成の必要性
- マニュアル作成の注意点
それぞれ、1つずつ解説していきます。
マニュアル作成の必要性
1つ目は、マニュアル作成の必要性です。マニュアル作成の必要性として、以下の5つを解説します。
- 作業標準化
- 時間短縮
- 品質確保
- コスト削減
- リスク低減
それぞれ1つずつ解説します。
作業標準化
必要性の1つ目は、作業標準化です。社内で試行錯誤した中で最も効率のよい方法をマニュアルに落とし込むことで、効率の良い業務の流れを標準化できます。それにより、ミスの減少や業務効率化が期待できます。特に、規模が大きい組織ほど作業の質の差が発生しやすいので、作業標準化が重要になります。
時間短縮
必要性の2つ目は、時間短縮です。マニュアルを作成することで、最も効率が良いと考えられる業務の進め方がわかります。そのため、社内全体の生産性が向上し、業務にかかる時間を短縮できます。また、業務に関する質問は、質問者・回答者双方にとって時間を取られるものです。マニュアルがあれば疑問の自己解決を促し、その分多くの時間を業務に充てられるでしょう。
品質確保
必要性の3つ目は、品質確保です。マニュアルを作成する際は、業務をよく理解している方の業務フローや基準をもとに作成することがほとんどです。そのため、マニュアルを作成することで、業務をよく理解している方の考え方を誰でも見られるようになります。その結果、仕事の質に差が生まれにくくなり、品質確保ができるのです。
コスト削減
必要性の4つ目は、コスト削減です。先ほど説明したように、業務に関する質問は、質問者・回答者双方にとって時間を取られるものです。また、効率が悪い作業で業務全体が滞ったり、間違った業務の進め方を行ってトラブルが発生したりすると余計なコストがかかります。その点、マニュアルを一度作ってしまえば、多くの人がそれを同時に使用でき時間を削減することが可能です。また、情報を整理した状態で伝えられるため、より的確で分かりやすく情報が伝わるはずです。その結果、大幅なコスト削減が期待できます。
リスク軽減
必要性の5つ目は、リスク軽減です。業務に属人性があると、特定の人物が不在の際には業務が進められなくなるリスクがあります。しかし、マニュアルを作成することで、誰でもその業務を行えるレベルに落とし込めるでしょう。その結果、業務の属人性をなくし、その社員が不在でも問題なく業務が進められます。
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マニュアル作成の注意点
1つ目は、マニュアル作成の注意点です。マニュアル作成の注意点として、以下の3つを解説します。
- 柔軟性確保
- モチベーションを維持させる工夫
- 実際の業務内容を反映させて更新
それぞれ、順番に解説します。
柔軟性確保
注意点の1つ目は、柔軟性の確保です。マニュアルを作成することで、マニュアルに書かれていないことへの対応力が低下することが考えられます。マニュアルを作成する際には、マニュアルがカバーする業務範囲や、個人に裁量権がある範囲も明記しましょう。これにより、思わぬトラブルに対して柔軟に対応できるでしょう。また、マニュアルを運用する中で、改善を続けて少しずつ柔軟性の高いマニュアルにしていくことも大切です。
モチベーションを維持させる工夫
注意点の2つ目は、モチベーションを維持させる工夫です。マニュアルによって作業を単純化させると、作業を単調と感じて社員のモチベーションが下がることもあります。モチベーションが著しく低下することを防ぐためには、ジョブローテーションなどで社員を飽きさせない工夫が必要です。また、マニュアルを簡単で見やすいものにして、社員の負担を減らすことも大切です。
実際の業務内容を反映させて更新
注意点の3つ目は、実際の業務内容を反映させて更新を行う必要がある点です。1度マニュアルを作成しても、業務を行う中で修正や追記が必要な箇所が見つかるかもしれません。これらを速やかにマニュアルに落とし込むことで、より業務の効率化につながるマニュアルを作成できます。定期的に実際の業務とマニュアルを比較して、実際の業務内容に合うようマニュアルを更新することが大切です。
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必要性の高いマニュアルを作成するコツ
ここでは、必要性の高いマニュアルを作成するコツとして、以下の5つを解説します。
- 5W1Hを分かりやすく作成
- 全体像が理解できるマニュアルを作成
- 業務の判断基準を明確に記載
- 重要な部分を強調して作成
- 起こりうる事例を想定して作成
それぞれ1つずつ解説します。
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5W1Hを分かりやすく作成
作成するコツの1つ目は、5W1Hを分かりやすく作成することです。5W1Hとは、以下に示す6つを指し示す言葉です。
- いつ（When）
- どこで（Where）
- 何を（What）
- 誰が（Who）
- なぜ（Why）
- どうやって（How）
5W1Hを明確にした上でマニュアルを作成すれば、マニュアルを読んだ際に誤って解釈されることが少なくなります。その結果、業務標準化や時間短縮につながります。
全体像が理解できるマニュアルを作成
作成するコツの2つ目は、全体像が理解できるマニュアルを作成することです。情報に偏りがあり、業務全体の流れを理解できないマニュアルは使いにくいものです。マニュアルを作る際は、最初に構成を組んでからそれぞれの詳細な情報を追加していくとよいでしょう。これによって、業務全体の流れや本来の目的がブレずにマニュアルを作成できるはずです。
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業務の判断基準を明確に記載
作成するコツの3つ目は、業務の判断基準を明確に記載することです。マニュアルが対応する業務範囲や、個人の裁量に任せる範囲を明記しましょう。これらを明記することで、一般的な業務は効率の良い動きで統一できます。また、トラブルなどにも対応できる柔軟なマニュアルの作成ができるでしょう。
重要な部分を強調して作成
作成するコツの4つ目は、重要な部分を強調して作成することです。日々業務に忙しい社員は、マニュアルを読む時間はなるべく短くしたいと考えているものです。そのため、流し読みになってしまうことも多いでしょう。それでも重要な部分は見逃さないよう、大きく表示する、色を変える、太字にしたりアンダーラインを引いたりするなど、重要な部分を目立たせて記載しましょう。その結果、重要な箇所が一目で分かり、認識のズレなどのトラブルを未然に防げるのです。
起こりうる事例を想定して作成
作成するコツの5つ目は、起こりうる事例を想定して作成することです。業務を行う中では、トラブルやクレームはつきものです。しかし、これらにはパターンが存在することも珍しくありません。そこで、頻発するトラブルやクレームについては、マニュアル内で事例を想定した上で、対応方法を明記しておきましょう。これによって、よりスムーズにトラブルやクレームに対処できます。
マニュアル作成後に社員に必要性を感じてもらって定着させるコツ
ここでは、マニュアル作成後に、社員に必要性を感じてもらって定着させるコツを、以下の2つの点から解説します。
- マニュアルの役割や意義を明確化
- マニュアル作成の担当者を事前に決定
それぞれ1つずつ解説します。
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マニュアルの役割や意義を明確化
定着させるコツの1つ目は、マニュアルの役割や意義を明確化することです。役割や意義が明確でないと、マニュアルを作成しても実際の業務では使いづらいものです。しかし、マニュアルの役割や意義が明確であれば、マニュアルを使うべきタイミングが分かりやすくなります。その結果、よりマニュアルの内容を的確に読者に伝えられ、マニュアルを作成するメリットを最大化できます。
マニュアル作成の担当者を事前に決定
定着させるコツの2つ目は、マニュアル作成の担当者を事前に決定することです。マニュアル作成や配布の担当者が不明確では、作業が進まなくても無理はありません。マニュアル作成する前に、それぞれの担当者を明確に決めておきましょう。また、誰が担当者か社内に周知させるとよいでしょう。それにより、マニュアル作成中であることや、マニュアルへの問い合わせを誰にすればよいかが分かり、よりマニュアル作成の効率が上がります。
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マニュアル作成後に必要性を理解して使いこなしている企業の特徴
ここでは、マニュアル作成後に必要性を理解して使いこなしている企業の特徴を、以下の3つの点から解説します。
- マニュアルの目的や運用方法などが明確
- 業務の属人化防止への意識が高い
- マニュアルは組織の成長に必要だと考えている
それぞれ、1つずつ解説します。
マニュアルの目的や運用方法などが明確
特徴1つ目はマニュアルの目的や運用方法が明確であることです。マニュアルそのものは、業務の流れや方法を解説したものに過ぎません。そのため、目的や運用方法を明確化できず、社員に周知されても利用が促進されていなければ、マニュアルの内容を誤って解釈する恐れもあります。その点、マニュアルを使いこなしている企業は、それぞれのマニュアルの目的や運用方法が明確です。そのため、社員が適切に活用できるのです。
業務の属人化防止への意識が高い
特徴2つ目は業務の属人化防止への期待が高いことです。マニュアルを作成する目的の1つは、業務の属人化をなくすことです。特に、業務の属人化防止の意識が高い企業ほど、的確かつ使いやすいマニュアルを作成して運用しています。これは、属人化防止を行うことで、業務における質のばらつきを防ぐことに繋がるというポイントを理解しているからだといえます。
マニュアルは組織の成長に必要と考えている
特徴3つ目はマニュアルは組織の成長に必要と考えていることです。マニュアルを最大限に活用することで、属人性をなくし品質確保した上で業務を実施できるはずです。これを実現すれば、社員を増やしても業務の品質を確保できるため、社員を増やし、事業をスケールすることにも挑戦しやすくなるでしょう。このような企業は、マニュアルを作成して終わりではなく、頻繁にアップデートしながら活用する企業が多いため、よりうまくマニュアルを利用できている可能性が高いでしょう。
まとめ
本記事では、マニュアルを作成する必要性や注意点、使いこなしている企業の特徴について解説しました。マニュアルの作成は、業務の品質確保や業務効率化に重要です。ただし、使いやすいマニュアルを作成して使いこなすには、コツが必要です。ぜひ、本記事を参考にマニュアルを使いこなしてください。
また、ツールやテンプレートを使うと簡単に分かりやすいマニュアルを作成できます。詳しくは、これらの記事を参考にしてみてください。
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