こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
リモートワークが浸透していくにつれて、社内コミュニケーションに課題を感じている担当者も多いのではないでしょうか。リモートワークは直接対面で接する機会が減るため、どうしても必要最低限のコミュニケーションで済ませがちです。従業員の中には孤立してしまい、退職につながってしまうという方もいらっしゃるかもしれません。このような状況を防ぐためには、しっかりとした対策でコミュニケーションを活性化する必要があります。
本記事では、リモートワーク時の社内コミュニケーションの課題と、活性化させるメリットやポイントについて解説していきます。
目次
リモートワークにおける社内コミュニケーションの課題
リモートワークにおける社内コミュニケーションの課題について、以下4点を紹介します。
- 勤怠管理の把握が困難
- 業務外のつながりがない
- 連絡がとりづらい
- 評価が適切でない
それでは、1つずつ解説していきます。
勤怠管理の把握が困難
リモートワークにおける社内コミュニケーションの課題の1点目は、勤怠管理の把握が困難なことです。オフィスに出社する回数が減る、もしくは全くなくなることから、テレワークでは従業員の勤怠管理がしにくくなりがちです。目の前に部下がいれば、今どのような業務に取り組んでいるか、何時に来て何時に帰るか、外出しているのかなどが容易にわかりますが、テレワークだと今何をしているのかが見えづらくなってしまいます。リモートワーク時において、従業員の勤怠管理が困難と感じている担当者も多いようです。
業務外のつながりがない
リモートワークにおける社内コミュニケーションの課題の2点目は、業務外のつながりがないことです。リモートワークは業務に必要なコミュニケーションは取るものの、業務外での社内メンバーとの繋がりがなくなりがちです。そのため、悩みが生じても気軽に相談ができなかったり、連絡自体もとりにくくなったりなど、従業員が孤独を感じやすくなってしまう傾向があります。業務外の繋がりがないことは、従業員のモチベーションの低下・離職につながる可能性も十分にあり、重要な課題だといえるでしょう。
連絡がとりづらい
リモートワークにおける社内コミュニケーションの課題の3点目は、連絡がとりづらいことです。オフィスだと、通りすがりに従業員の顔を見て声をかけることも可能でしたが、リモートワークは直接顔を合わせる機会が減るため、従業員から他のメンバーに対して気軽に話しかけづらくなってしまうことがあります。近くにいれば相手の反応が分かるものの、テレワークでは意思疎通が図りにくく業務に影響が出る可能性があります。連絡が取りにくいことはリモートワークのコミュニケーションにおいて大きな壁になっています。
評価が適切でない
リモートワークにおける社内コミュニケーションの課題の4点目は、適切な評価が難しいことです。テレワークでは顔を合わせる機会が減ってしまう分、従来通りの基準では上司も部下を評価しにくくなります。従業員の働きぶりが見えないことが原因で部下は頑張っていても評価されず、不満を感じてしまいます。リモートワーク時はテレワークに沿った評価体制を設けることが重要です。
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リモートワークで社内コミュニケーションを活性化させるメリット
リモートワークで社内コミュニケーションを活性化させるメリットについて、以下4点を紹介します。
- 従業員の可視化
- 生産性向上
- 従業員のエンゲージメント向上
- CS向上
それでは、1つずつ解説していきます。
従業員の可視化
リモートワークで社内コミュニケーションを活性化させるメリットの1点目は、従業員の可視化です。従業員が担っている業務状況を可視化し、正確に業務状況を把握することができれば、コミュニケーションをとるタイミングもつかめるようになります。グループチャット活用すれば情報共有しながら進捗状況を把握することも可能です。カレンダーの予定表入力を徹底すれば、活動状況が分かりやすくなり、上司からも周りのメンバーからも気軽にコミュニケーションをとれるようになるでしょう。リモートワーク時における社内コミュニケーションの活性化は従業員の可視化につながります。
生産性向上
リモートワークで社内コミュニケーションを活性化させるメリットの2点目は、生産性向上です。リモートワークでコミュニケーションが活性化できれば、従業員のモチベーションが向上し、組織全体としても生産性向上につながります。そうすると従業員は自由な働き方ができるようになり、社内のコミュニケーションも問題なく、業務の質も自然と高まるようになります。リモートワークでコミュニケーション活性化すれば、生産性向上につながるといえます。
従業員のエンゲージメント向上
リモートワークで社内コミュニケーションを活性化させるメリットの3点目は、従業員のエンゲージメント向上です。リモートワークには、通勤時間の削減、居住地を限定しない、ワークライフバランスの適性化などの利点が多くあります。加えてコミュニケーション課題もなくなれば、従業員同士の会話頻度や質が向上し、コミュニケーションを促進できます。リモートワーク時において社内コミュニケーションを活性化できれば、上司からも適切な人事評価を得られるようになり、従業員のエンゲージメントも向上することでしょう。
CS向上
リモートワークで社内コミュニケーションを活性化させるメリットの4点目は、CS向上です。リモートワークでコミュニケーションが活性化すれば、社内での情報伝達もスムーズになり、顧客に対して従業員が素早く対応できるようになります。問い合わせ対応の質があがり、競合他社との差別化を図ることも十分に可能です。リモートワーク時において社内コミュニケーションを活性化すれば、顧客の要望に応えられ、顧客からの信頼獲得につながることでCS向上に繋がります。
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リモートワークで社内コミュニケーションを活性化させるポイント
リモートワークで社内コミュニケーションを活性化させるポイントについて、以下4点を紹介します。
- コミュニケーションのルールを決める
- ビデオオンのWeb会議を増やす
- スケジュールの見える化
- コミュニケーションツールの導入
それでは、1つずつ解説していきます。
コミュニケーションのルールを決める
リモートワークで社内コミュニケーションを活性化させる1点目のポイントは、コミュニケーションのルールを決めることです。例えば以下のように業務にかかわるルールを具体的に決めておく必要があります。
・始業時間・終了時間の記入方法
・予定表は何を書く
・雑談は上司から積極的にとるなど
・チャットツールは即レスを求めない、緊急時は電話など
コミュニケーションでルールを定める際は、オン・オフなど切り替えが柔軟にできるように設定することが必要です。
ビデオオンのWeb会議を増やす
リモートワークで社内コミュニケーションを活性化させる2点目のポイントは、ビデオオンのWeb会議を増やすことです。Web会議システムは何もしないとビデオをオフにしてしまいがちですが、意識して映像をオンに設定することをおすすめします。そうすると、相手の顔と名前が一致し、表情を読み取ることが可能になり、意思疎通がしやすくなります。また、従業員が元気かそうでないかも見極められ、メンタル面のフォローも可能になります。リモートワーク時は、ビデオオンのWeb会議を増やしましょう。
スケジュールの見える化
リモートワークで社内コミュニケーションを活性化させる3点目のポイントは、スケジュールの見える化です。スケジュールをしっかりと見える化し、業務状況の可視化を行うことで、メンバーの業務への取り組み方、業務の進捗状況が明確になります。リモートワーク時はスケジュールの見える化を行い、社内コミュニケーションを活性化させましょう。
コミュニケーションツールの導入
リモートワークで社内コミュニケーションを活性化させる4点目のポイントは、コミュニケーションツールの導入です。社員が同じ場所にいないからこそ、情報やノウハウをマニュアル化して管理しておくためのツールを活用する必要があります。社内の知りたいことが簡単に確認できる、ナレッジ共有を行えるツールを導入し、コミュニケーションを活性化させましょう。リモートワークでコミュニケーションを活性化するためには、それに適したツールを導入することが効率的です。
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まとめ
本記事では、リモートワーク時の社内コミュニケーションの課題と、活性化させるメリットとポイントについて説明しました。場所を限定せずに社内コミュニケーションを活性化させるためには、ツールの活用が近道といえます。ナレッジ共有を行えてコミュニケーション機能も搭載するNotePMには無料トライアルがありますので、まずはお試しで始めてみてはいかがでしょうか。
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