マニュアルの定着を進めるチェックリストとは？作り方や活用する際のポイントまで解説

マニュアルには、業務の属人化防止や、効率化など様々なメリットがあります。しかし、マニュアルを作成するだけでは、業務をミスなく遂行するには不十分な場面も少なくありません。そこで有効な手段の一つが、チェックリストの作成です。

チェックリストを活用することで、ヒューマンエラーや属人化を軽減でき、品質が安定します。

本記事では、マニュアルのチェックリストについて、作り方から活用のポイントまで詳しく解説します。チェックリストの作成を検討している担当者の方はぜひ最後までご覧ください。

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チェックリストとマニュアルの違い

マニュアルとチェックリストは、一見すると似たような言葉ですが、明確に違いがあります。ここでは、マニュアルとチェックリストを表で比較することで、マニュアルとチェックリストの違いをまとめます。

	マニュアル	チェックリスト
意味	特定の業務において、全体像や作業の流れをまとめたもの	業務内容をもれなく実施するためのリスト
役割	・その業務を、誰でも最低限遂行できるようにする・業務の効率化を実現	・品質保証・業務上のミス防止
記載内容	最低限の業務遂行に必要と思われる手順一通り	最低限守らねばならないポイントをクリアしているか確認できる内容
どのようなメンバーで作れば良いか？	熟練者の起案と業務を実施する人の確認	熟練者のみで作成する方が望ましい

また、マニュアルとチェックリストは、場面によってどちらを使うべきか変わります。できれば、セットで作って使い分けることをおすすめします。セットで作ることで、従業員がその業務の内容を理解して確実に遂行することにもつながります。

手順書との違い

手順書とマニュアルの違いは以下のとおりです。

	手順書	マニュアル
意味	作業を誰でも同じ手順で行えるよう手順を詳細に示す文書	業務内容をもれなく実施するための文書
役割	・作業の統一・標準化・新人教育や引き継ぎ支援	・品質保証・業務上のミス防止
記載内容	・作業ステップの順序・具体的な操作方法・条件	最低限守らねばならないポイントをクリアしているか確認できる内容

手順書は特定の作業における具体的な操作方法や手順を詳細に記した「取扱説明書」のようなものです。

マニュアルと同じ意味で用いられることもありますが、より具体的な作業内容の把握を目的として作成されます。

ToDoリストとの違い

ToDoリストとマニュアルの違いは以下のとおりです。

	ToDoリスト	マニュアル
意味	取り組むべきタスクを列挙し、完了まで管理するリスト	業務内容をもれなく実施するための文書
役割	・タスク全体を可視化・優先度や期日を整理	・品質保証・業務上のミス防止
記載内容	タスク名や概要	最低限守らねばならないポイントをクリアしているか確認できる内容

ToDoリストは、これからやるべきことを忘れないように書き出した個人のための備忘録です。

タスクが完了したかどうかを管理することが主な目的であり、そのタスクの品質や正確性までは問いません。

チェックリストを作成するメリット

チェックリストを作成するメリットは、以下のとおりです。

作業の質を担保できる
作業を可視化できる
作業を効率化できる

作業の質を担保できる

チェックリストは、業務の手順や確認項目が明確にリスト化されているため、新人でも経験者と同じ水準で作業を進められます。結果として、ヒューマンエラーや作業の抜け漏れを防止し、製品やサービスの品質を安定させることが可能です。

例えば、飲食店の厨房で盛り付けに関するチェックリストがある場合、アルバイトでも、ソースのかけ方などの細かい基準を守ることで常に同じ品質の一皿を提供できます。

チェックリストにより作業の属人化を防げるため、担当者が不在の時や引き継ぎの時にもスムーズに業務を進めることが可能です。

さらに、万が一トラブルが起きた場合にも、チェックリストの記録を辿ることで問題点を特定しやすくなります。このように、業務フローの検証にも役立つため、再発防止としても機能します。

作業を可視化できる

チェックリストは、作業項目が順を追ってリストアップされているため、今はどの段階にいて、次に何をすべきかを一目で把握できます。特に業務に慣れていない人にチェックリストを活用してもらうことで業務自体の抜け漏れを防ぐことが可能です。

また、チェックリストによりタスク漏れや重複箇所といった過不足を発見できるため業務の適正化が図れます。業務を適正化することによって長時間労働を削減でき、他の重要な仕事にも集中できるメリットがあります。

さらに業務の可視化は、複数の部署や担当者が関わるプロジェクトにおいても、連携をスムーズにすることが可能です。

作業を効率化できる

日々繰り返されるルーティン業務においては、「次に何をするべきか」を都度思い出したり確認したり、非効率な時間が積み重なります。チェックリストがあれば、やるべきことが明確になっているため、作業の流れに迷いがなくなり、着手から完了までのスピードが上がるでしょう。

また、チェックリストがマニュアルと連携していれば、作業の詳細とチェックポイントを一緒に確認できるため、教育コストの削減にも貢献します。

例えば、新入社員が対応するパソコンのセットアップ手順がチェックリスト化されていれば、総務担当者は同じ説明を繰り返す必要がなくなり、より重要度の高い業務に集中する時間を確保できます。

チェックリストを作成するデメリット

チェックリストを作成するデメリットは、以下のとおりです。

チェックリストを守ることが目的になってしまう
イレギュラーな対応ができない

チェックリストを守ることが目的になってしまう

本来、チェックリストは業務の品質を担保し、ミスを防ぐための手段です。しかし、作業者がチェックさえすれば良いという意識になると、本質的な目的を見失うでしょう。

例えば、チェックリストを作成して時間が経つと作業の変更にともない、内容の修正が必要になります。しかしチェックリストがそのままの状態になっている場合、作業変更後の重要な項目を確認できなくなります。

これを防ぐためには、チェックリストを常に最新の状態に保ち、チェックリストの目的を共有して従業員の理解を促す体制を整えることが必要です。

イレギュラーな対応ができない

チェックリストは、すべての状況に対応できるわけではありません。もしチェックリストに記載されていない事象が発生した場合、担当者はどのように対処すべきか判断に迷ってしまいます。

結果として、トラブルが発生しても迅速な対応ができずに被害が拡大してしまう恐れがあるでしょう。

チェックリストと併用するマニュアルには、過去のトラブル事例や緊急時の対応フローを明記しておくことが大切です。

例えば、「チェックリストにない事態が発生した場合は、上司に報告する」といったルールを明確に定めることで、現場の混乱を最小限に抑えられます。

マニュアルチェックリストの作り方を5つの手順で解説

ここでは、具体的なチェックリストの作成方法について、以下の5つのステップに分けて解説していきます。

チェックリストを作る目的を決める
作業内容を洗い出す
チェックリストの形態を決定する
チェックリストを作る
利用者からフィードバックをもらって改善する

1.チェックリストを作る目的を決める

チェックリストを作る時にはまず「何のために作るのか」という目的を明確に定義することが大切です。目的が曖昧なままでは、現場で活用されないチェックリストが生まれる原因となります。

例えば、「特定業務のヒューマンエラーの削減」といったように、具体的かつ測定可能な目的を設定しましょう。

チェックリストの目的を明確にして具体的に決めておくことで、長期的に現場で活用できる内容になるでしょう。

2.作業内容を洗い出す

チェックリストを作成する前に、作業内容を洗い出すことが必要です。そうすることで、作業内容のうちどの項目をチェックリストに入れるべきか精査できます。ここで、作業内容を洗い出す時に注意すべきポイントを二つ解説します。

一つ目は、現場の意見をしっかり吸い上げることです。現場で実際にチェックリストを使う従業員だけでチェックリストを作成する場合は、作成者の意見がそのまま現場の意見となります。しかし、管理職など現場以外の従業員がチェックリストを作成する場合は、十分に現場の意見を吸い上げましょう。そうすることで、実際の作業項目や作業時間などを理解して、現場の実情に即したチェックリストを作ることができます。

もう一つは、最終的なチェックリストにする必要はないことです。いきなり最終的なチェックリストを作成しようとすると、情報のヌケモレが発生する可能性が高くなります。そうではなく、少しでもチェックリストに載せる必要があるかもしれないと考えられる項目は、できる限りメモ帳やエクセルに記入しましょう。この時、現場の従業員が自分用のメモを作っていたら、それも参考にできるかもしれません。

3.チェックリスト形態を決定する

次に、チェックリスト形態を決定します。特に、紙のチェックリストにするか、電子のチェックリストにするかは重要な事項です。電子化には、スペースの節約やデータの紛失防止などさまざまなメリットがあります。しかし、作業の性質上電子機器が使えない場合などでは、必然的に紙のチェックリストを作成する必要が出てきます。

紙でチェックリストを作成する場合には、持ち運びやすさや記入しやすさ・見やすさを考慮して、紙のサイズとデザインを決定します。また、電子でチェックリストを作成する場合は、共有ツールを活用すると便利です。共有ツールを使うことで、複数人でチェックリストを共有できます。また、更新も複数人で同時に実施できるので効率的です。

4.チェックリストを作る

チェックリストは、以下の3ステップの順番で作成を進めていきましょう。

ステップ1	洗い出した作業内容を、分解して過不足ない粒度に統一していきます。もし、作業内容が漠然としすぎている場合は、もう少し詳細に作業内容を分解します。
ステップ2	続いて、作業内容をカテゴリで分類します。特に、一つの作業を行う際に多くのステップを踏む必要がある場合は、作業内容をカテゴリで分類することで、作業ごとの関連性が明確になります。
ステップ3	利用者や日時、チェック項目などの記入欄を作成します。判断ミスがないように、判断基準を明確にした上で、チェック項目の記入欄を作成することが大切です。

また、必要に応じてチェックマークだけでなくメモ書きも残せるように記入欄を作成しましょう。

5.利用者からフィードバックをもらって改善する

チェックリストは、作って終わりではありません。実際にチェックリストを使ってみたところ、使いにくい部分、わかりにくい部分に気づくこともあるかもしれません。また、現場の実情や実際の法律に即していないチェック項目を載せている可能性もあります。

そこで、チェックリストを作ったら、利用者からフィードバックをもらって改善を繰り返していきましょう。できれば、最初はチェックリストの試験運用から始めることが理想的です。また、基本的に簡易なチェックリストから始める方が無難です。そうすることで、より精度の高いチェックリストを作り上げていけます。さらに、チェック対象の機器の更新や法律の改定があった場合、それもチェックリストに反映させていきましょう。

マニュアルの定着を進めるチェックリスト作成のポイント

チェックリストを適切に作成することで、従業員はマニュアルに書かれている内容をより確実に実践できるようになります。ここでは、チェックリストを作成するポイントとして、以下の4つについて解説します。

業務の標準化を先に実施する
使用対象・時期を明確にする
MECEを意識する
利用者と作成者双方で作り上げる
端的で見やすい文章にする
判断基準を明確にする
項目が多すぎないようにする

業務の標準化を先に実施する

チェックリストを作成する前に、業務の標準化を実施します。作業自体の効率が悪い、もしくは一部の従業員しか実施できない業務では、チェックリストを作っても業務改善への効果は限定的です。業務の標準化を実施することで、これまでの業務で無駄だった部分を洗い出せる上に、全ての従業員が業務を実施できるようになります。そのため、チェックリストの効果がより明確に現れるはずです。

使用対象・時期を明確にする

チェックリストの使用対象や使用時期を明確にします。同じ業務でも、業務のどの部分で使用するかによって、チェック項目が変わってくる可能性があります。また、限られた時期にのみ使用するチェックリストもあるかもしれません。

MECEを意識する

MECE（Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive）とは、「過不足なく」という意味です。チェックリストを作成する際には、MECEを意識してチェック項目を選定しましょう。必要なチェック項目を入れていないことは問題ですが、他のチェックリストと同じ内容を確認しても意味がありません。

利用者と作成者双方で作り上げる

特に、チェックリストの利用者と使用者が別々の場合に意識したいことは、利用者と作成者双方で作り上げることです。作成者の視点だけで作ってしまうと、現場の実情や実際の業務内容を反映させていない、「使えない」チェックリストになる危険性があります。反対に、第三者目線で作成することで、利用者が気づいていないチェック項目が見つかるかもしれません。

端的で見やすい文章にする

チェックリストの項目は、作業をしながらでも理解できることが求められるため、端的でわかりやすい言葉で記載することが重要です。

伝わりにくい表現や専門用語は避け、誰が読んでも一目で意味が通じるような文章を意識しましょう。

例えば、「顧客への架電時におけるトークスクリプトの遵守状況を確認する」といった表現ではわかりにくくなってしまいます。一方で、「顧客へ電話する前に、トークスクリプトを再読したか」のように、シンプルで具体的な行動を促す形だと理解しやすくなります。

判断基準を明確にする

各チェック項目は、担当者の主観によって判断がぶれることのないよう、「はい」「いいえ」で明確に答えられる基準にしましょう。例えば「適切に」「十分に」といった曖昧な表現は、人によって解釈が異なるため、チェックリストには不向きです。

曖昧な表現を避けるためには、「書類は指定のフォルダに格納し、ラベルを貼ったか」というように、誰がチェックしても同じ結果になる表現になるようにしましょう。

基準を明確にすることで新人やベテランの従業員でも同じ判断ができるため業務の品質を一定に保てます。

項目が多すぎないようにする

チェックリストの項目を増やしすぎると作業員に負担がかかり、不必要な長時間労働やチェック漏れなどのトラブルにつながりやすくなります。チェックリストは、あくまで業務における重要事項や、ミスが発生しやすいポイントに絞って作成することが肝心です。

もし項目が多くなる場合は、「日常点検用」と「月次点検用」のように、目的や頻度に応じて複数のチェックリストに分割することもおすすめです。

チェックリスト・マニュアル作成を簡単に行う方法

見やすくてわかりやすいチェックリストやマニュアルを簡単に作るには、作成ツールの利用がおすすめです。

ここでは、ツールを活用することで、マニュアルの作成が成功する理由について解説します。

質の高いマニュアルを作成できるから
マニュアルの管理がしやすいから

おすすめのマニュアル作成ツールについては、こちらの記事で詳しく解説しています。
【2025年最新】マニュアル作成ツールおすすめ比較20選（無料あり）｜選び方・種類も解説

質の高いマニュアルを作成できるから

マニュアル作成ツールのテンプレート機能を利用することで、質の高いマニュアルを作成できます。

自分でデザインを考えて作成する必要がないため、資料作りに時間がかかりがちな人にもおすすめです。

マニュアルに画像や動画を挿入できるツールであれば、文章だけではわかりにくい箇所をわかりやすく情報をまとめられます。

マニュアルの管理がしやすいから

マニュアル作成ツールを活用すると、社内で散在しがちな手順書やマニュアルなどを一元管理できます。

社内ナレッジを口頭や紙ベースで済ませている場合、ツールを利用することで、必要な情報にアクセスする手間を減らせます。

また、業務の属人化を防ぐことができ、プロジェクトや部署全体での業務効率化を図れるでしょう。

マニュアル作成にはナレッジマネジメントツール『NotePM』が一番おすすめな2つの理由

NotePM

検索性に優れている

NotePMは検索性に優れている点が大きな特徴です。

ツール内で作成したドキュメントだけでなく、Word・Excel・PDFといったファイルの中身も全文検索できます。「どこに何が書いてあるのかわからなくて、時間がかかる」といった課題の解消に役立ちます。

業務のチェックリストの検索に時間がかかっている場合には、NotePMがおすすめです。

マニュアルの管理がしやすい

NotePMは、手順書やマニュアル、社内FAQなど、社内で散在しがちな情報の一元管理を簡単に行えます。

メールやビジネスチャットで次々と情報が流れてしまい、情報を社員に共有しにくいこともあるでしょう。そんな課題に対して、NotePMはナレッジを蓄積して、タグやフォルダで整理できます。

また、コメントやいいね機能があり、マニュアルを確認したか社員間でやり取りできます。マニュアルの定着を社内に促しやすい点も特徴です。

NotePMを活用してマニュアル作成に成功した事例

実際にチェックリストやマニュアルの仕組みを導入した企業の事例は、自社で取り組む際のヒントとなります。

ここでは、ナレッジマネジメントツール「NotePM」を活用して、情報共有の課題を解決した4つの企業の具体的な取り組みを紹介します。

株式会社ADX Consulting
株式会社ぐいっと
アイリスオーヤマ株式会社
株式会社八天堂

株式会社ADX Consulting

株式会社ADX Consultingは、ERPやEPMの分野でコンサルティングを提供している企業です。

フルリモートを行っており、社員数が急速に増えていて、適切なナレッジマネジメントを行うために、NotePMの導入を決めました。

社内からの問い合わせが多く、バックオフィスや各部門の管理者の負担が増えていました。

NotePMの導入によって、半日かかっていた問い合わせ対応を、1日あたり約30分以下にまで削減することに成功しています。

株式会社ADX Consultingの事例については、こちらの記事で詳しく解説しています。
【導入事例】ナレッジ共有で社内問い合わせ対応工数が半日→30分に。コンサル会社の成長を支えるNotePMの活用方法 – 株式会社ADX Consulting

株式会社ぐいっと

株式会社ぐいっとは、Web制作やグラフィックデザイン制作などを行っております。検索しやすく、しかもチャットツールのように外部に情報が流出しない情報を探していました。

ナレッジをストックするツールとしてNotePMを導入し、簡単にフォルダを整理でき、「ここを見ればわかるという場所」ができた効果がありました。

検索にかかる時間を短縮でき、教育にかかるコストを減らすことに成功しています。

株式会社ぐいっとの事例については、こちらの記事で詳しく解説しています。
【導入事例】教育にかける時間を短縮。「ここを見ればわかるという場所」ができた – 株式会社ぐいっと

アイリスオーヤマ株式会社

生活用品メーカーのアイリスオーヤマ株式会社では、社内サーバーでの情報共有に限界を感じていました。

例えば、資料はファイル名でしか検索できず、必要な情報にたどり着けない状態が続いてしまい、結果として部署内で情報格差が生じるといった課題を抱えていたのです。

そこで同社は、強力な検索機能を持つNotePMを導入。WordやPDFファイルの中身まで全文検索できるようになったことで、情報検索にかかる工数を約70%も削減することに成功しました。

NotePM上にマニュアルや手順書、さらには業務で使えるチェックリストを集約した結果、「まずNotePMで調べる」という文化が形成され、社員の成長スピードが向上しました。

アイリスオーヤマ株式会社の事例については、こちらの記事で詳しく解説しています。
【導入事例】情報検索の手間が7割削減。NotePM導入で、業務効率化と社員成長を加速 – アイリスオーヤマ株式会社

株式会社八天堂

株式会社八天堂では、会社の成長にともない雇用形態が多様化した結果、正社員と非正規社員の間で情報格差が生じていることが課題でした。

以前はメールでの情報共有が中心でしたが、全社の隅々まで情報が行き渡らず、「その話は知らなかった」という声が上がります。

同社はNotePMを導入し、人事関連の手続きにチェックリスト機能を活用。入社や退社時のタスクをフォーマット化し、関係部署が共同でチェックすることで、対応の抜け漏れを防止する仕組みを構築しました。

これにより、雇用形態に関わらず全スタッフが必要な情報へアクセスできる環境が整い、情報格差が解消されました。

株式会社八天堂の事例については、こちらの記事で詳しく解説しています。
【導入事例】雇用形態の多様化で生じた情報格差を解消。情報共有ツール「NotePM」の活用でスタッフのモチベーションを向上 – 株式会社八天堂

チェックリストを作成してマニュアルを定着させよう

この記事では、マニュアルとチェックリストの違い、マニュアルの定着を進めるチェックリスト作成のポイント、マニュアルのためのチェックリストの作成方法についてご紹介しました。チェックリストは、マニュアル以上に無駄なものを削ぎ落としていくことが重要です。そのため、作成する過程でも業務内容を洗い出す必要があり、今まで気づかなかった無駄な部分に気づくこともあるかもしれません。また、チェックリストは想定外の事象には使えませんが、定型的な業務をミスなく遂行するためには非常に有効です。定型的な業務を無駄なく遂行することで、業務全体の効率化も期待できます。マニュアルとチェックリストの管理には社内wikiツールが有用です。