マニュアルを電子化するメリット・デメリット・ポイントとおすすめのツールまで一挙解説

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

近年、コスト削減や業務効率化を狙って、さまざまな企業などで書類の電子化が進められています。マニュアルの電子化もその一つです。この記事では、マニュアルを電子化するメリットとデメリットを紹介し、実際に社内でマニュアルを電子化する際に注意すべきポイントについても解説します。また、マニュアルの電子化に使用できるツールは多数存在します。その中でもおすすめのツールも紹介します。

マニュアルを電子化するメリット

ここでは、マニュアルを電子化するメリットとして、以下の6つについて解説します。

• マニュアルを探す手間を省ける
• 瞬時に情報共有
• 省スペース
• 持ち運びが容易に
• 時間やコストの削減
• バックアップできる

マニュアルを探す手間を省ける

紙のマニュアルでは、必要なマニュアルを探すには非常に手間がかかります。その点電子マニュアルであれば、キーワードで検索すれば必要と思われるマニュアルを容易に探すことができます。また、マニュアル内で検索を行うことも、電子マニュアルでは容易です。マニュアルを更新する側にとっても、更新が必要なマニュアルをすぐに探し出せるので、手間を省けます。新規にマニュアルを作成する場合でも、参照したい既存のマニュアルを素早く確実に探すことができます。

瞬時に情報共有

マニュアルを電子化すると、情報共有の面でも大きなメリットがあります。時間や場所を問わずアクセスできるので、瞬時に情報共有できます。このことは、テレワークにおいて特に大きな強みになります。マニュアルを電子化すれば、インターネット環境があれば離れた場所でも同じマニュアルを同時に、複数人で閲覧することも可能です。また、マニュアルが必要になった時にオフィスに出向く必要もありません。

省スペース

紙のマニュアルは、保管するためのスペースが必要になることが大きなデメリットの一つです。スペースを確保するだけでなく、保存するための棚やファイルなどの備品も用意する必要があります。オフィスが手狭になると、必要なマニュアルを保存できないこともあるかもしれません。しかし、マニュアルを電子化すれば、紙で保存する必要がないマニュアルは、電子化すれば処分できます。その分、余分やスペースや備品をなくすことができます。

持ち運びが容易に

分厚い書籍のマニュアルは、重くてかさばるので持ち運びにも一苦労です。そのため、例えば現場点検など、移動しながらこまめにマニュアルを参照しなければならない場面では不利です。また、引っ越しなどで大量のマニュアルを運ばなければならない場合は、郵送費もかかってしまいます。しかし、マニュアルを電子化してスマホなどモバイル端末で閲覧できるようにすれば、容易に持ち運びが可能になります。また、必要になった時に手軽に閲覧できることも強みです。

時間やコストの削減

紙のマニュアルを更新する場合は、まず元データを更新して印刷します。その上で、差し替えが必要なマニュアルを探し出して、該当部分を差し替える必要があります。これでは、印刷する機械や紙も必要です。また、差し替えが必要なマニュアルを探して差し替える時間や手間がかかります。しかし、マニュアルを電子化すれば、マニュアルのデータを更新すればいいので、印刷するための機械や紙は不要です。また、差し替えが必要なマニュアルを探すことも、更新が必要な部分を見つけることも容易です。

バックアップできる

紙のマニュアルには、盗難や風水害、火災などのトラブルで失われるリスクがあります。元データがあれば印刷し直すこともできますが、紙データしかないと復元は困難です。しかし、マニュアルを電子化しておけば、複数ファイルを複製してバックアップすることも容易です。そのため、一つの端末にトラブルがあってもバックアップがあればデータを閲覧できます。また、クラウド上にバックアップデータを保存することもできます。こうすれば、社内サーバにトラブルが発生しても、クラウド上で閲覧できます。

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マニュアルを電子化するデメリット

ここまで、マニュアルを電子化するメリットを解説してきましたが、デメリットも存在します。ここでは、マニュアルを電子化するデメリットを以下の3つ解説します。

• 電子化に手間や労力
• システム障害や媒体劣化により閲覧できなくなる可能性
• 視認性が低下する場合もある

電子化に手間や労力

マニュアルを電子化するためには、手間や労力がかかります。例えば、紙媒体で書かれている大量のマニュアルをスキャンして電子化しようとすると、従業員に大きな負担をかかり、本来の業務に支障が出る恐れがあります。外注する場合でも、その分コストがかかります。また、電子化したマニュアルを閲覧するには、スマートフォンなどの端末が必要です。閲覧用の端末が不足している場合、端末を追加する必要があります。場合によっては、端末へのセキュリティ対策も必要になる可能性もあります。

システム障害や端末劣化により閲覧できなくなる可能性

電子化したマニュアルを端末に直接保存している場合、保存している端末が劣化、もしくは故障するとマニュアルを閲覧できなくなる恐れがあります。また、電子化したマニュアルをクラウド上にバックアップすることも可能です。しかし、インターネット環境やクラウドにシステム障害が発生した場合、バックアップしたマニュアルを閲覧することもできなくなります。

視認性が低下する場合もある

電子化したマニュアルを閲覧するためには、PCやスマホなどの端末を用います。しかし、端末のサイズが小さいとそれだけ文字が小さくなって見えづらくなります。文字だけでなく、図も見えづらくなります。特に、手書きの図をスキャンした時には、見えづらくなりがちです。また、端末の光により、紙媒体よりも閲覧時に目が疲れやすいことにも注意が必要です。さらに、ページ数が多くなるとマニュアル全体の流れがわかりづらくなることも、問題点と言えるでしょう。

マニュアルを電子化するポイント

ここでは、マニュアルを電子化するポイントを以下の4つ紹介します。別の記事で、マニュアルを作成する流れについて解説していますので、そちらもご覧ください。

• 電子化の目的を明確にして従業員で共有
• 事前にどのマニュアルを電子化するか整理
• 高い効果が期待できる部分からスモールスタート
• 最適な形式でマニュアルを作成する

関連記事： 仕事で使えるマニュアルの作り方〜作成の流れ・ポイントからツールまで一挙解説〜

電子化の目的を明確にして従業員で共有

まずは、マニュアル電子化の目的を明確にする必要があります。なぜなら、電子化の過程で、従業員は仕事のやり方を変える必要があるからです。電子化でどのような課題を解決したいか、その課題を解決するためになぜ電子化が必要なのか理解していないと、かえって従業員の業務効率が下がる恐れがあります。そのため、電子化の目的を明確にして従業員で共有することが必要です。もちろん、経営層も電子化の目的を理解することが必要です。そうすることで、経営層と従業員一丸となって電子化を推進できます。

事前にどのマニュアルを電子化するか整理

電子化するマニュアルが増えると、それだけ電子化して運用しなければならないので、従業員には負担になります。そのため、本当に電子化が必要なマニュアルか事前に整理しましょう。マニュアルの中には、電子化せず紙媒体で保存すべきものもあるかもしれません。また、そもそも全く活用していないマニュアルは電子化以前に残す必要がありません。さらに、現状の従業員のリテラシーでは、電子化してもうまく取り扱えないマニュアルもあるかもしれません。

高い効果が期待できる部分からスモールスタート

マニュアルの電子化をいきなり全社一斉に開始すると、現場に大きな混乱をもたらす恐れがあります。しかし、小規模な業務単位で導入すれば無理なくスタートできます。その時には、高い効果が期待できる部分からスタートすることがおすすめです。なぜなら、小規模でも、従業員がマニュアル電子化の効果を実感できれば、成功体験となるからです。また、最初はクラウドサービスの活用も視野に入れましょう。クラウドサービスは、安い上に手軽に導入できることが強みです。

最適な形式でマニュアルを作成する

一口にマニュアルを電子化するといっても、電子マニュアルにはいくつか形式があります。それぞれの形式には長所も欠点も存在しますので、それを踏まえた上で最適な形式でマニュアルを作成することが重要です。ここでは、PDF、HTML、電子書籍、社内wikiと、電子マニュアルの形式を4つ紹介します。

PDF

PDF形式のマニュアルは、Wordなどのデータから出力できる上、紙データをスキャンしてPDF化することもできるので、最も手軽かつ安上がりにマニュアルを電子化する方法といえます。また、目次もつけられるので、参照したい箇所をすぐ探せます。ただし、マニュアルを編集したい場合には元データを編集してからPDF化するので、手間がかかります。

HTML

HTML形式のマニュアルは、業務マニュアルの電子化で主流になりつつあります。Web環境があればどこでも閲覧できることと、複数のマニュアルを網羅的に管理しやすいことが強みです。ただし、紙のページのイメージをそのまま再現することが困難であることが欠点です。特に、複雑なデザインをHTMLで再現することは困難です。

電子書籍

電子書籍形式のマニュアルは操作性が強みです。例えば、ふせんをつけるなど、紙の書籍に比較的近い感覚で直感的に操作できます。また、拡大縮小機能や目次機能もあるので、柔軟な利用が可能です。ただし、作成時にはPDFより手間がかかります。また、外注すると作成費用もかかることも欠点です。

社内wiki

社内wikiは、マニュアルをまとめるのに最適なアプリケーションです。マニュアルのフォーマットを統一できるので、誰でも簡単にマニュアルを電子化できます。また、あらゆる情報を一元管理できるので、マニュアルが必要な時にすぐに探すことができます。ただし、管理者が適切に管理しないとマニュアルが乱立する恐れがあることは注意点です。

関連記事： 【2024年版】社内wikiツール おすすめ15選（有料・無料）

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マニュアルの電子化におすすめなツール

NotePM

NotePM（ノートピーエム） は、誰でも簡単に使うことができるマニュアル作成ツールであり、機能エディタやテンプレート機能といった機能が充実しています。そのうえ、変更箇所を自動的にハイライトで表示したり、登録した文章の全文検索やワンクリックでの絞込検索ができたりといった具合に、必要な情報をすぐに見つけられるのも魅力です。

NotePMの特徴

• 誰がいつどのページを見たかを一覧表示してくれるので、閲覧済みかどうかの確認が不要です。
• ツリー構造を採用しており、目的のフォルダがどこにあるのかが一目でわかります。
• ページ作成や更新をした際に特定のユーザーに通知することができます。

NotePM
URL: https://notepm.jp/

　

関連記事：【2024年版】マニュアル作成ツール おすすめ10選を徹底比較！（無料あり）

まとめ

この記事では、マニュアルの電子化について解説してきました。マニュアルの電子化にはデメリットもあるものの、省スペースや情報共有のしやすさなど、さまざまなメリットがあります。特に、新型コロナウイルス感染症感染拡大防止の観点からテレワークの推進が叫ばれている現在、マニュアルを電子化することによるメリットはますます大きなものになっています。自社でも、社内wikiを活用してマニュアルの電子化に取り組んでみてはいかがでしょうか。