マニュアル電子化の方法とメリット｜手順・ツール比較・成功のポイント

紙のマニュアルが大量にあり保管場所を圧迫している、更新のたびに印刷・配布の手間がかかる、どれが最新版かわからない――こうした悩みを抱えている企業は少なくありません。

こうした課題を解決する方法が「マニュアルの電子化」です。電子化することで、検索性の向上、更新作業の簡便化、コスト削減、場所を問わないアクセスなど、多くのメリットを得られます。

この記事では、マニュアル電子化の基本的な知識から具体的な手順、おすすめのツール比較、成功させるためのポイントまで、導入を検討している方が知りておくべき情報を網羅的に解説します。

電子化の進め方やツールの選び方を理解することで、自社に最適な方法を選択し、業務効率化を実現できます。

マニュアル電子化とは？紙マニュアルとの違い

マニュアル電子化とは、これまで紙で作成・配布していたマニュアルをデジタルデータに変換し、パソコンやスマートフォンなどの端末で閲覧・管理できるようにすることです。

紙のマニュアルとの最も大きな違いは、保管方法、更新のしやすさ、検索性、コストの4つの点にあります。紙マニュアルは物理的なスペースが必要で、更新のたびに印刷・配布が必要ですが、電子マニュアルはサーバーやクラウド上で管理でき、修正後すぐに全員が最新版を見られます。

テレワークの普及により、場所を問わずアクセスできる電子マニュアルのニーズが高まっており、多くの企業が導入を進めています。

電子マニュアルの定義

電子マニュアルとは、紙に印刷せずデジタル形式で作成・配布・閲覧されるマニュアルのことです。パソコン、スマートフォン、タブレットなど様々な端末からアクセスでき、インターネット環境があればどこからでも利用できます。

主な形式には、PDF（汎用性が高く、どの端末でも閲覧しやすい）、HTML（Webブラウザで閲覧でき、リンク構造で情報を整理しやすい）、専用ツール（検索・編集機能が充実しており、チームでの共同編集がしやすい）の3つがあります。

それぞれの形式には特徴があり、用途や目的に応じて使い分けることが重要です。

紙マニュアルとの主な違い

紙マニュアルと電子マニュアルの違いを、保管方法、更新性、検索性、コストの4つの観点から比較すると、それぞれに明確な差があります。

保管方法については、紙マニュアルは物理的なスペースが必要で、部数が増えるほど保管場所を圧迫します。一方、電子マニュアルはサーバーやクラウド上で管理するため、物理スペースは不要です。

更新性では、紙マニュアルは修正のたびに再印刷・配布が必要で、古い版が混在するリスクがあります。電子マニュアルは修正後すぐに全員が最新版を閲覧でき、版管理も自動化されます。

検索性に関しては、紙マニュアルは目次や索引を頼りにページをめくる必要があり、時間がかかります。電子マニュアルは全文検索機能により、キーワード入力で瞬時に該当箇所を発見できます。

コスト面では、紙マニュアルは印刷費用、紙代、配布作業の人件費、保管スペースのコストが継続的に発生します。電子マニュアルは初期導入後のランニングコストが低く、長期的には大幅なコスト削減が期待できます。

以下の表で、主な違いを整理しました。

比較項目	紙マニュアル	電子マニュアル
保管方法	物理スペースが必要	サーバー・クラウドで管理
更新性	再印刷・配布が必要	即座に全員に反映可能
検索性	目次・索引に依存	全文検索で瞬時に発見
コスト	印刷・配布・保管費用が継続	初期導入後のランニングコストが低い

マニュアルを電子化するメリット・デメリット

マニュアルを電子化することで、業務効率化やコスト削減など多くのメリットを得られますが、一方で初期工数や端末依存性といったデメリットも存在します。

ここでは、電子化による5つの主要メリットと、注意すべきデメリット、そしてその対策方法まで詳しく解説します。導入判断の材料として、メリット・デメリットの両面を理解しておきましょう。

マニュアル電子化の5つのメリット

マニュアルを電子化することで得られる主なメリットは、検索性の向上、更新の容易さ、コスト削減、アクセス性の向上、セキュリティ性の向上の5つです。それぞれのメリットを具体的に見ていきましょう。

必要な情報をすぐに探し出せる

電子マニュアルの最大のメリットは、全文検索機能により必要な情報を瞬時に見つけられることです。キーワードを入力するだけで、該当箇所が一覧表示され、すぐにアクセスできます。

紙マニュアルでは、目次や索引を頼りにページをめくる必要があり、特に分厚いマニュアルの場合は探すだけで数分かかることもあります。電子マニュアルなら、数秒で目的の情報にたどり着けるため、業務効率が大幅に向上します。

また、複数のマニュアルをまたいで検索できるため、関連情報を網羅的に確認できる点も大きな利点です。

管理や修正、更新が容易になる

電子マニュアルは、修正や更新が非常に簡単です。内容を変更したら保存するだけで、すぐに全員が最新版を閲覧できます。版管理も自動化されるため、誰がいつどこを修正したかの履歴が残り、必要に応じて過去の版に戻すことも可能です。

紙マニュアルの場合、修正のたびに再印刷・配布が必要で、古い版が混在するリスクがあります。特に複数の拠点や部署に配布している場合、すべての紙マニュアルを回収して差し替える作業は非常に手間がかかります。

電子マニュアルなら、こうした煩雑な作業から解放され、常に最新の情報を共有できます。

印刷・保管コストを削減できる

電子化により、印刷費用、紙代、配布作業の人件費、保管スペースのコストを削減できます。特に大量のマニュアルを定期的に更新する企業では、年間数百万円のコスト削減効果が期待できます。

紙マニュアルは、印刷するたびに費用が発生し、保管スペースも必要です。部数が多い場合や、複数の拠点に配布する場合は、配送費用もかさみます。

電子マニュアルは、初期導入時にツールの費用がかかりますが、その後のランニングコストは低く抑えられます。長期的に見れば、大幅なコスト削減につながります。

時間や場所を問わず利用できる

電子マニュアルは、パソコン、スマートフォン、タブレットなど様々な端末からアクセスでき、インターネット環境があればどこからでも利用できます。テレワークや外出先でも、必要な情報をすぐに確認できるため、業務の機動性が向上します。

現場作業中にスマートフォンで手順を確認したり、出張先からタブレットで資料を閲覧したりと、柔軟な働き方を支援します。

紙マニュアルは、オフィスや現場に置いてあるため、その場に行かないと見られません。電子マニュアルなら、場所の制約がなくなります。

セキュリティ性が高い

電子マニュアルは、アクセス権限を設定できるため、閲覧・編集できる人を制限して情報漏えいを防止できます。部署や役職ごとに閲覧範囲を設定したり、機密情報を含むマニュアルは特定の人だけがアクセスできるようにしたりと、柔軟なセキュリティ管理が可能です。

紙マニュアルは、誰でも手に取れる場所に置いてあることが多く、紛失や社外持ち出しによる情報漏えいリスクがあります。

電子マニュアルなら、誰がいつアクセスしたかのログも記録されるため、万が一情報漏えいが発生した場合も、原因を特定しやすくなります。

マニュアル電子化のデメリットと対策

マニュアル電子化には多くのメリットがありますが、いくつかのデメリットも存在します。ここでは、主なデメリットとその対策方法を紹介します。

電子化に手間や労力がかかる

既存の紙マニュアルを電子化する際、スキャンやデータ入力に初期工数がかかります。特に大量のマニュアルがある場合、すべてを電子化するには相当な時間と労力が必要です。

対策として、専用ツールを活用することで工数を削減できます。たとえば、NotePMのような専用ツールを使えば、高機能エディタで直感的に文書を作成でき、画像編集機能で図解も簡単に挿入できます。さらにAI機能（要約・翻訳・校正）を活用すれば、既存文書の整理や多言語化も効率化されます。

また、すべてのマニュアルを一度に電子化するのではなく、参照頻度が高いものや更新頻度が高いものから優先的に着手するスモールスタートも有効です。

端末や環境に依存する

電子マニュアルは、閲覧するための端末（パソコン、スマートフォン、タブレット）とインターネット接続が必要です。オフライン環境では利用できない場合があり、現場によっては不便を感じることがあります。

対策として、オフライン閲覧可能なPDF版を併用する、またはスマートフォン・タブレット対応のツールを選ぶことで環境依存を軽減できます。一部のツールは、事前にデータをダウンロードしておけば、オフラインでも閲覧可能です。

また、画面サイズによる視認性の問題については、レスポンシブデザインに対応したツールを選ぶことで、どの端末でも見やすい表示を実現できます。

複数ページを同時参照しにくい

紙マニュアルは、複数ページを見開きで同時に見られますが、電子マニュアルは画面サイズの制約があり、一度に表示できる情報量が限られます。

対策として、複数のタブやウィンドウで開く、デュアルディスプレイを活用するなどの工夫で対応できます。また、目次やリンク機能を活用して、関連ページ間を素早く移動できるようにすることも有効です。

最近のツールは、画面分割機能や並べて表示する機能を備えているものもあり、複数ページの同時参照がしやすくなっています。

マニュアルを電子化する方法と手順

マニュアルを電子化するには、目的の明確化から運用・更新まで、5つのステップを順に進めることが重要です。いきなり全マニュアルを電子化するのではなく、効果の高い部分からスモールスタートすることが成功の鍵となります。

ここでは、各ステップで注意すべきポイントを具体的に解説します。

ステップ1：電子化の目的を明確にする

まず、なぜマニュアルを電子化するのか、その目的を明確にしましょう。目的を明確にすることで、適切なツール選定と効果測定が可能になります。

主な目的としては、業務効率化（検索時間短縮）、コスト削減（印刷費削減）、情報共有促進（最新版の一元管理）、テレワーク対応などが挙げられます。

たとえば、「新人教育の時間を半分に削減したい」「マニュアル更新の手間を減らしたい」「テレワーク環境でもマニュアルにアクセスできるようにしたい」など、具体的な目標を設定しましょう。目標が明確であれば、導入後の効果測定もしやすくなります。

ステップ2：電子化する範囲を決める

全マニュアルを一度に電子化するのではなく、参照頻度が高い・更新頻度が高いマニュアルから優先的に着手することをおすすめします。スモールスタートで効果を確認しながら、徐々に範囲を広げていくことで、リスクを抑えられます。

既存マニュアルを棚卸しし、利用頻度、重要度、更新頻度で分類して優先順位を決めましょう。たとえば、新人教育マニュアル、よくある質問マニュアル、システム操作マニュアルなど、利用頻度が高いものから着手すると、早期に効果を実感できます。

また、古くて使われていないマニュアルは、この機会に廃棄や統合を検討することも重要です。電子化する前に情報を整理することで、より使いやすいマニュアル体系を構築できます。

ステップ3：電子化ツール・方法を選ぶ

マニュアル電子化の主な方法は、PDFスキャン、Office系ツール（Word・Excel・PowerPoint）、HTML、専用ツールの4つです。それぞれの特徴を理解し、自社の目的や予算に合った方法を選びましょう。

選定基準は、コスト、検索性、編集性、共有のしやすさ、セキュリティ性の5つの観点から比較することが重要です。

PDFスキャンで電子化

PDFスキャンは、既存の紙マニュアルをスキャナーで読み取り、PDF形式で保存する最も手軽な方法です。特別なツールを導入する必要がなく、初期コストが低いのがメリットです。

ただし、スキャンしただけのPDFは編集が困難で、OCR処理（文字認識）をしないと検索性が低いというデメリットがあります。また、画像として保存されるため、文字の修正や追加ができません。

一時的な電子化や、アーカイブ目的で保存する場合には適していますが、頻繁に更新するマニュアルには向いていません。

Word・Excel・PowerPointで作成

Office系ツールは、既存のソフトを使うため追加コストがかからず、多くの人が操作に慣れているというメリットがあります。テンプレートも豊富で、見栄えの良いマニュアルを作成できます。

デメリットは、版管理が煩雑で、複数人での同時編集に制約があることです。また、ファイルを共有する仕組みが別途必要で、最新版がどれかわからなくなるリスクもあります。

小規模なチームで、マニュアルの数が少ない場合には適していますが、大規模な組織や頻繁に更新するマニュアルには向いていません。

HTMLでWebマニュアル化

HTMLマニュアルは、Webブラウザで閲覧でき、デザインの自由度が高く、リンク構造で情報を整理しやすいのが特徴です。目次からのリンクや、関連ページへのリンクを設定することで、使いやすいマニュアルを構築できます。

デメリットは、HTML・CSSの知識が必要で、更新作業に技術的ハードルがあることです。また、サーバーの用意や管理も必要になります。

社内に技術者がいる場合や、既存のWebサイトに統合したい場合には適していますが、技術的な知識がない場合は導入が難しいでしょう。

マニュアル作成専用ツールを活用

マニュアル作成専用ツールは、検索性、編集性、共有・管理機能がバランス良く備わっており、電子化に最適な方法です。技術的な知識がなくても、誰でも簡単にマニュアルを作成・更新でき、チーム全体で情報を共有できます。

たとえば、NotePMは、Word・Excel・PDFなど添付ファイルの中身まで全文検索でき、高機能エディタで誰でも簡単に文書作成が可能です。柔軟なアクセス制限機能で部門ごとに閲覧範囲を設定でき、セキュリティも確保できます。

初期費用や月額費用はかかりますが、長期的に見れば、業務効率化やコスト削減の効果が大きく、投資対効果は高いと言えます。

ステップ4：マニュアルを作成・電子化する

ツールを選定したら、実際にマニュアルを作成・電子化します。まず、目次を作成して全体構成を設計し、読み手が必要な情報にたどり着きやすい構造にしましょう。

コンテンツ作成時は、読み手目線で平易な言葉を使い、図解・スクリーンショットを活用して視覚的にわかりやすくすることが重要です。専門用語は必要最小限にし、使う場合は説明を添えましょう。

また、手順を説明する場合は、番号を振って順序を明確にし、各ステップごとに画像を挿入すると理解しやすくなります。完成したら、実際に使う人にレビューしてもらい、わかりにくい箇所を改善しましょう。

ステップ5：運用と定期的な更新

マニュアルは作成して終わりではなく、業務変更や製品アップデートに合わせて定期的に更新することが重要です。古い情報のままでは、かえって混乱を招き、ミスの原因になります。

利用者からのフィードバックを収集し、わかりにくい箇所を改善する継続的な改善サイクルを構築しましょう。たとえば、よくある質問や問い合わせ内容をマニュアルに反映することで、問い合わせ対応の工数も削減できます。

また、更新履歴を記録しておくことで、誰がいつ何を変更したかを追跡でき、問題が発生した場合も原因を特定しやすくなります。

マニュアル電子化におすすめのツール比較

マニュアル電子化に適したツールは多数ありますが、それぞれ特徴や得意分野が異なります。ここでは、代表的な5つのツール（Teachme Biz、NotePM、Confluence、DocBase、Dojo）を比較し、各ツールの特徴を詳しく解説します。

ツール選定の比較ポイントは、料金、主な機能、得意なマニュアル形式、テンプレート機能、検索機能、対応デバイス、サポート体制の7つです。自社の目的や予算、業務環境に合ったツールを選びましょう。

主要ツールの比較表

5つのツールを料金、主な機能、得意分野で比較すると以下の通りです。

ツール名	料金	得意なマニュアル形式	主な特徴
Teachme Biz	月額59,800円〜（別途初期費用）	画像・動画マニュアル	ビジュアルマニュアル作成に特化、AI機能搭載
NotePM	月額4,800円〜（8ユーザー）	テキストマニュアル・ナレッジ共有	ファイルの中まで全文検索、高機能エディタ
Confluence	無料プランあり、有料は月額600円/ユーザー〜	技術文書・プロジェクト管理	Atlassian製品との連携、大規模組織向け
DocBase	月額990円〜（3ユーザー）	議事録・仕様書	リアルタイム同時編集、Markdown対応
Dojo	要問い合わせ	システム操作マニュアル	PC操作の自動記録、多様な出力形式

各ツールの特徴

ここでは、各ツールの詳細な特徴と、どのような企業に適しているかを解説します。

Teachme Biz

Teachme Bizは、写真や動画を主体としたステップ形式のビジュアルマニュアルを簡単に作成できるマニュアル作成特化ツールです。スマートフォンで撮影した写真や動画をそのまま使えるため、現場で手軽にマニュアルを作成できます。

AIによるマニュアルの原案生成や動画の自動分割など、作成時間を大幅に削減する機能を搭載しており、作成したマニュアルの閲覧状況や検索キーワードを分析できます。どのマニュアルがよく見られているか、どのキーワードで検索されているかを把握でき、改善に活かせます。

料金は月額59,800円〜（別途初期費用）で、飲食・小売・製造業など現場作業が多い業種に適しています。視覚的にわかりやすいマニュアルを作成したい企業におすすめです。

NotePM

NotePMは、「社内版Wikipedia」として、マニュアルだけでなく議事録や日報、仕様書など社内のあらゆるナレッジを一元管理できるナレッジ共有ツールです。マニュアル作成だけでなく、社内の情報を集約して検索しやすくすることに強みがあります。

Word、Excel、PDFなど添付ファイルの中身まで検索対象になる強力な全文検索機能を搭載しており、必要な情報を瞬時に見つけられます。編集履歴が自動で記録され、誰がいつどこを更新したかが一目でわかるバージョン管理機能も備えています。

高機能なエディタと豊富なテンプレートで誰でも簡単に文書を作成・整形でき、ITに不慣れな人でも使いやすい点が特徴です。料金は月額4,800円〜（8ユーザー）で、中小企業やナレッジ共有の文化醸成を目指す企業に適しています。

Confluence

Confluenceは、世界的に高いシェアを誇り、特にIT・ソフトウェア開発業界でのデファクトスタンダードとなっているツールです。JiraやTrelloなどAtlassian製品とのシームレスな連携が特徴で、技術文書やプロジェクト管理ドキュメントの作成・共有に非常に優れています。

柔軟な権限設定と豊富なテンプレートで、大規模な組織のナレッジも体系的に管理可能です。複数人でのリアルタイム同時編集機能やコメント機能により、円滑なコラボレーションを実現します。

料金は無料プランがあり、有料プランは月額600円/ユーザー〜（11ユーザー以上の場合）です。大規模組織や開発チームを抱える企業に最適です。

DocBase

DocBaseは、シンプルさとセキュリティの高さを両立させた国産ツールです。複数人でのリアルタイム同時編集が可能で、誰がどこを編集しているか可視化されるため、議事録作成や仕様書の共同編集といった場面で力を発揮します。

Markdown記法に対応し、エンジニアにも使いやすい文書エディタを備えています。ISO 27001認証取得など、強固なセキュリティ対策が施されており、機密情報を扱う企業でも安心して利用できます。

料金は月額990円〜（3ユーザー）で、中小企業やスタートアップでも導入しやすい価格設定です。手軽に情報共有を始めたい企業に適しています。

Dojo

DojoはPC上のアプリケーション操作を録画するだけで、自動でマニュアルや手順書を生成できるマニュアル自動作成ソフトです。PC操作を自動で記録し、スクリーンショット付きの操作手順書を自動生成するため、システム操作マニュアルの作成手間を劇的に削減できます。

動画、HTML、Word、Excel、PowerPointなど多様な形式での出力に対応しており、用途に応じて最適な形式を選べます。作成したコンテンツをeラーニング用の教材やシミュレーションコンテンツとして活用でき、教育効果を高められます。

料金は要問い合わせで、システム操作手順書の作成が多い企業に適しています。特に、社内システムの操作マニュアルを効率的に作成したい企業におすすめです。

マニュアル電子化を成功させるポイント

マニュアルを電子化しただけでは、現場に定着せず、期待した効果が得られないことがあります。電子化後の運用を成功させるためには、読み手を意識したデザイン・構成、現場の実態に合わせた運用、セキュリティ対策の徹底、ツール活用による効率化の4つのポイントを押さえることが重要です。

ここでは、それぞれのポイントを具体的に解説します。

読み手を意識したデザイン・構成

マニュアルの対象者（新人、ベテラン、技術者など）を明確にし、そのレベルに合わせた言葉遣いと情報量を調整しましょう。新人向けであれば、専門用語を避けて平易な言葉で説明し、ベテラン向けであれば、要点を簡潔にまとめることが重要です。

見やすいレイアウト（適度な余白、箇条書き活用）、読みやすいフォントサイズ、色使い（強調色は3色以内）を心がけることで、読み手の負担を減らせます。特に、重要な箇所は太字や色で強調し、一目で重要度がわかるようにしましょう。

目次を詳細に作成し、検索性を高めることで、読み手が必要な情報にすぐたどり着けるようにします。目次は単なる見出しの一覧ではなく、各項目の内容が想像できるように具体的に書くことがポイントです。

現場の実態に合わせた運用

現場の作業環境によっては、電子版と紙版を併用するなど柔軟な運用が必要です。たとえば、工場の現場では端末を持ち込めない場合もあるため、重要な手順は紙でも用意しておくと安心です。

スマートフォン・タブレットで閲覧できるか、オフライン環境でも利用可能かを事前に確認し、現場の実態に合ったツールを選びましょう。現場の声を聞き、使いにくい点があれば改善することが定着の鍵となります。

また、導入前に現場の担当者を巻き込んで、実際に使ってもらいながらフィードバックを集めることも重要です。トップダウンで導入を進めるのではなく、現場の協力を得ながら進めることで、スムーズな定着が期待できます。

セキュリティ対策の徹底

マニュアルには機密情報が含まれる場合があるため、アクセス権限を適切に設定し、閲覧・編集できる人を制限しましょう。部署や役職ごとに閲覧範囲を設定することで、情報漏えいリスクを最小限に抑えられます。

定期的なバックアップを実施し、データ消失リスクに備えることも重要です。また、勝手な編集を防ぐため、編集権限は限定的に付与し、重要なマニュアルは承認フローを設けることも検討しましょう。

セキュリティポリシーを明確にし、社員に周知することで、情報管理の意識を高めることも大切です。

ツール活用による効率化

専用ツールの機能を最大限活用することで、マニュアルの運用効率と定着率を高められます。たとえば、閲覧履歴や未読管理機能を使えば、誰がいつページを見たかを確認でき、マニュアルが読まれているかを可視化できます。

NotePMの未読管理・閲覧履歴機能を使えば、読まれていない重要マニュアルを特定して周知を強化できます。これにより、マニュアルが形骸化せず、実際に活用される状態を維持できます。

また、Slack、Microsoft Teams、Chatworkなどのチャットツールと連携し、マニュアル更新時に自動通知することで、最新情報の見逃しを防げます。更新通知が届くことで、社員が能動的にマニュアルを確認する習慣が生まれます。

マニュアル電子化を効率的に進めたいならNotePMがおすすめ

マニュアル電子化は、検索性の向上、更新の容易さ、コスト削減、アクセス性の向上、セキュリティ性の向上という5つのメリットをもたらします。一方で、初期工数や端末依存性といったデメリットもありますが、適切なツールを選び、スモールスタートで進めることで、リスクを抑えながら導入できます。

電子化の手順は、目的の明確化、範囲の決定、ツール選定、作成・電子化、運用・更新の5ステップです。特にツール選定では、PDFスキャン、Office系ツール、HTML、専用ツールの4つの方法を比較し、自社の目的や予算に合った方法を選びましょう。

主要なマニュアル作成ツールとしては、Teachme Biz、NotePM、Confluence、DocBase、Dojoの5つがあり、それぞれ得意分野が異なります。無料トライアルで実際の使い勝手を確認し、チームの反応を見ながら導入を進めることをおすすめします。

無料のファイル共有サービスは手軽ですが、チームでの本格的なナレッジ共有や、セキュリティを重視した管理においては限界を感じることも少なくありません。ファイル置き場としてだけでなく、情報を一元的に集約してチームの資産として活用したい場合は、NotePMの導入がおすすめです。

NotePMは、社内マニュアルやナレッジ共有に特化したナレッジマネジメントツールでありながら、強力なファイル共有機能と検索機能を兼ね備えています。検索性やセキュリティ、履歴管理に優れたNotePMを導入することで、安全かつ効率的なマニュアル管理環境を実現できます。

無料トライアルも用意されているため、まずは実際に試してみて、自社の業務に合うかを確認してみてください。