社内ポータルは、社内の情報やナレッジを一元管理し、業務効率やコミュニケーションを向上させるための基盤です。
従来のメールや紙資料では情報が分散し、必要な情報をすぐに見つけられないという課題に直面していませんか？
本記事では、社内ポータルの基本的な機能やメリット、導入の流れをわかりやすく解説します。社内ポータルの導入を検討中の企業にとって、自社に合った社内ポータルの活用をイメージできる内容なので参考にしてみてください。
目次
社内ポータルとは何か？
社内ポータルとは、企業が自社の従業員に向けて業務に必要な情報を集約し提供する、社内向けWebサイトのことです。
社内ポータルを通じて、従業員は業務関連のドキュメント・社内ニュース・人事関連の情報などへのアクセスが可能となります。
また、社内コミュニケーションを促進し、チームワークを強化するための機能も備えています。
社内ポータルは効率的な情報管理を可能にし、業務の効率化と従業員間の連携を図る重要なツールです。
関連記事：社内ポータル・社内掲示板作成ツールのNotePM・SharePoint・Googleサイトを比較！機能や独自性をわかりやすく解説
社内ポータルの主な9つの機能
まずは、社内ポータルで行える、以下9つの機能を見ていきましょう。
- 社内チャット
- 社内wiki・社内FAQ
- ニュース
- ドキュメント管理
- スケジュール管理
- プロジェクト管理
- 掲示板
- システム連携
- ワークフロー申請
それぞれの特徴を理解し、自社に必要な機能を見極める際の参考にしてみてください。
1.社内チャット
社内チャットは、社員同士がリアルタイムでコミュニケーションできる機能です。メールよりも手軽にやり取りができ、情報伝達のスピードが向上します。
部署やプロジェクトごとにグループを作成することで、関連する情報を整理して共有可能です。また、ファイルの添付やリンクの共有もできるため、必要な資料を素早く確認でき、会議の効率化や意思決定のスピードアップにもつながります。
社内ポータル内に統合されていることで、他の情報と連動させながら活用できる点も魅力です。
2.社内wiki・社内FAQ
社内wikiや社内FAQは、業務マニュアルや手順書、よくある質問を一元管理できる機能です。新人教育や業務引き継ぎの効率化に役立ち、属人化の防止にもつながります。
検索機能が充実している場合、必要な情報にすぐアクセスできるため、業務時間の短縮にもつながります。
また、社員自身が情報を追加・更新し、常に最新の状態に保つことで、ナレッジ共有の文化を醸成することも可能です。
3.ニュース
社内ポータルには、組織の最新情報・更新事項を共有できるニュース機能があり、以下のようなことを行う際に役立ちます。
- 新しいプロジェクトの開始
- 組織の変更
- 人事異動
- 業務上の重要なアナウンス
ニュース機能があることで、従業員は常に組織内の最新の動向を把握でき、情報の透明性が高まるでしょう。
また、従業員間のコミュニケーションを促進し、組織全体の一体感を醸成する効果も期待できます。
4.ドキュメント管理
社内ポータルにはドキュメント管理機能があり、企業が契約書や報告書、社内ポリシーや人事規定などの重要な文書を効率的に保存・共有・管理できます。
従業員は社内ポータルを利用して必要な文書を簡単に検索し、アクセスできます。また、文書のバージョン管理やアクセス権限の設定を行うことで、情報のセキュリティと整合性を保てるのも魅力です。
ドキュメント管理機能を活用することで、社内の情報共有をスムーズに行うことができ、業務の効率化・情報の正確性向上につながります。組織内のコミュニケーションを促進する上でも、ドキュメント管理は不可欠な要素です。
5.スケジュール管理
スケジュール管理機能は、企業内で発生する会議、イベント、休暇などのスケジュールを効率的に管理し、従業員間で共有するための機能です。
従業員は自身の予定を容易に設定、閲覧しメンバーのスケジュールも確認できます。さらに、会議の計画やイベントの調整がスムーズに行われることはもちろん、休暇の申請や承認プロセスも簡素化できます。
スケジュール機能で効率的に時間管理すれば、業務の生産性を高める効果も期待できるでしょう。
スケジュール管理機能は、企業の日常運営におけるコミュニケーションと調整を強化するための不可欠な機能です。
6.プロジェクト管理
プロジェクト管理機能は、チームで進める業務の進捗やタスクを可視化できる機能です。各メンバーの担当や期限を明確にすることで、作業漏れや遅延を防ぎます。
タスクの優先度やステータスを一目で確認できるダッシュボードやガントチャートがあると、全体の進行状況を管理しやすくなります。
さらに、チャットやドキュメント管理と連携すれば、情報共有や意思決定もスムーズになり、プロジェクトの成功率の向上につながるでしょう。
7.掲示板
掲示板は、従業員が情報を共有し、意見やアイデアを自由に交換できる機能です。業務関連情報や業界のトレンド、社内イベントなど、さまざまなトピックについて議論できます。そのため、従業員は自分の知見を他のメンバーと共有し、社内での学びを促進できるでしょう。
また、チーム間の壁を低減し、組織全体のコミュニケーションと連携を強化できます。掲示板機能は、従業員の企業に対する貢献意欲を高め、企業文化を育んでくれるでしょう。
8.システム連携
システム連携とは、社内ポータルを社内の他のシステムと連携する機能のことです。たとえば、勤怠管理システムや受発注システム、その他のシステムとの連携を指します。
システム連携により、従業員は社内ポータルを通じて複数のシステムにアクセスし、勤怠入力や受注・発注管理など、さまざまな業務を効率的に行えます。
社内ポータルと他システムの連携は、従業員の作業負担を軽減し、業務効率を高める重要な機能です。
9.ワークフロー申請
ワークフロー申請機能は、社内の承認プロセスを電子化し、申請・承認を効率化する機能です。紙やメールで行う従来の申請に比べ、承認状況の可視化や進捗管理が容易になり、手続きの遅延や漏れを防げます。
また、経費精算や休暇申請、稟議書など、さまざまな社内手続きに対応可能です。
承認ルートやアクセス権限を設定できるため、セキュリティ面でも安心で、業務効率化と属人化防止の両方を実現できます。
社内ポータルサイトを導入するメリット
社内ポータルサイトを導入することで、以下のようなメリットを得られます。
- 情報を一元管理できる
- 業務の効率化につながる
- ナレッジ共有がスムーズになる
- 社内コミュニケーションが活性化する
- スタッフのモチベーション向上が期待できる
自社の課題を照らし合わせながら、社内ポータル導入を決める際の参考にしてください。
情報を一元管理できる
社内ポータルを導入することで、社内に点在していた情報を一元管理できます。
従来のメールやファイルサーバー、紙の資料などによって散らばっていたマニュアル・手順書・規定類を社内ポータルにまとめることで、社員が必要な情報をすぐに見つけられるようになります。
検索機能を活用すれば、過去のナレッジや資料も効率的に参照可能です。結果として情報の重複や更新漏れを防ぎ、常に最新の正確な情報を全社員が共有できる環境が整います。
業務の効率化につながる
社内ポータルは業務効率化に大きく貢献します。たとえば、問い合わせ対応や資料探しにかかっていた時間を大幅に削減でき、社員が本来の業務に集中できる環境を実現可能です。
また、申請フォームやワークフローを社内ポータルに統合することで、紙やメールでのやり取りを減らし、承認作業のスピードも向上します。
部署間で同じ情報を参照できるため、意思決定のスピードアップにもつながります。社内ポータルを活用することで、企業全体の生産性向上が期待できるでしょう。
ナレッジ共有がスムーズになる
社内ポータルは、ナレッジ共有の基盤として非常に有効です。従来は特定の担当者や部署だけが知っていた業務ノウハウを、社内ポータルに蓄積することで全社員が活用可能です。
たとえば、過去のトラブル対応事例や営業成功事例を共有すれば、他部門の業務にも応用でき、属人化の防止につながります。
さらに、検索機能やタグ付けを利用すれば必要な知識にすぐアクセスでき、教育や人材育成の効率も向上します。社内ポータルは「知識の資産化」を実現するための有効な仕組みです。
社内コミュニケーションが活性化する
社内ポータルは情報共有だけでなく、社員同士のコミュニケーション活性化にも役立ちます。掲示板やコメント機能を活用することで、部署を越えた意見交換やアイデア共有がスムーズになるでしょう。
また、社内ニュースやイベント情報を発信できるため、社員が会社の動きを常に把握でき、一体感の醸成につながります。
リモートワークが普及する中で、社内ポータルはオンライン上の交流の場としても機能し、組織のつながりを強める役割を果たしてくれるのも魅力です。
スタッフのモチベーション向上が期待できる
社内ポータルは、社員のモチベーション向上にも影響します。たとえば、わかりやすい情報提供や円滑なコミュニケーション環境が整えば、日々の業務に対するストレスの軽減につながるでしょう。
社内表彰や成功事例をポータル上で紹介すれば、努力が可視化され、社員のやる気を高める効果も期待できます。
さらに、自己学習用のマニュアルや研修資料を社内ポータルに集約することで、社員が主体的にスキルアップできる環境が整い、キャリア形成の支援にもつながるでしょう。
社内ポータルサイトを導入する際の注意点
社内ポータルを導入する際は、以下の点に注意しましょう。
- 目的を明確にしてから導入する
- スタッフが使いやすい設計にする
- 最新の情報に更新しやすい体制を整える
- 社内に浸透させるための取り組みを行う
- セキュリティ対策とアクセス権限を徹底する
なんとなく導入しても成果につながりにくいため、自社の課題や社内ポータルの必要性を見極めて導入を決めることが大切です。
目的を明確にしてから導入する
社内ポータルを導入する際は、まず何のために導入するのかという目的を明確にすることが重要です。
情報共有の効率化、ナレッジの一元管理、コミュニケーション活性化など、目的が曖昧なまま導入すると社内に定着せず形骸化する恐れがあります。
導入前に経営層や各部署と話し合い、達成すべきゴールや運用方針を明確に設定することで、社内ポータルが単なるツールではなく、組織全体を支える基盤として活用されやすくなるでしょう。
スタッフが使いやすい設計にする
社内ポータルは、スタッフが日常的に使うため、使いやすさが定着の鍵となります。メニュー構成はシンプルにし、目的の情報に最短でたどり着けるように設計することが重要です。
また、スマートフォンやタブレットからも利用できるモバイル対応を行えば、外出先やテレワーク中の社員にも便利です。検索機能やタグ付けなどのナビゲーションを整備することで、情報を探す時間を大幅に削減できます。
社員にとって、使いやすいと感じられる設計が、社内ポータル導入の成功ポイントです。
最新の情報に更新しやすい体制を整える
社内ポータルは常に最新の情報を提供することが導入成功のポイントです。そのため、情報の更新体制を明確にし、誰がどの情報を管理するのかを決めておくことが不可欠です。
更新が滞ると、社内ポータルには古い情報しかないと思われ、利用されなくなるリスクがあります。定期的な更新スケジュールを設けたり、部署ごとに担当者を配置したりすることで情報の鮮度を保ちやすくなります。
また、更新作業のしやすい仕組みを整備することで、負担を減らし継続的な運用が可能になるでしょう。
社内に浸透させるための取り組みを行う
社内ポータルを導入しても、社員に使われなければ意味がありません。そのためには浸透施策が欠かせません。
たとえば、導入初期に操作研修を実施したり、利用マニュアルを作成して使い方を周知したりすることが効果的です。また、活用事例を共有したり、利用状況に応じてインセンティブを設定したりすることで、社員の積極的な利用を促進できます。
社内ニュースの発信やQ&A掲示板の運用など、ポータルを日常業務に組み込む工夫も重要です。浸透施策を行うことで、社内ポータルが自然に業務の一部として定着していきます。
セキュリティ対策とアクセス権限を徹底する
社内ポータルには機密情報や顧客データなど重要な情報が集約されるため、セキュリティ対策は運用時の重要ポイントです。
アクセス権限を部署や役職ごとに細かく設定し、必要な人だけが必要な情報にアクセスできるようにすることが基本です。また、ログ管理や二要素認証などのセキュリティ機能を活用することで、不正アクセスや情報漏えいを防止できます。
さらに、定期的にセキュリティ教育を行い、社員一人ひとりの意識を高めることも欠かせません。安心して利用できる環境を整えることが、社内ポータル導入の成功につながります。
社内ポータルサイトを作る流れ
社内ポータルサイトを作る流れは、以下のとおりです。
- 目的を明確にする
- スケジュールを計画する
- 要件定義を行う
- 具体的な設計を行う
- 実際に開発する
- 運用を想定してテストする
- 本番環境に導入する
- スモールスタートで初期運用をはじめる
- 本格的に稼働する
ひとつずつ具体的な手順を見ていきましょう。
1.目的を明確にする
1つ目は、目的を明確にすることです。社内ポータルの導入を進める前に、「なぜ社内ポータルを導入するのか」目的をはっきりさせることが重要です。目的を明確にすれば、どのような情報を共有し、どの業務プロセスをサポートするかが見えてきます。
また、従業員がどのようにしてポータル利用を期待しているのかも理解できるでしょう。目的の明確化により、必要な機能やインターフェースの設計、組織の特定のニーズに最適な技術選択に焦点を当てられます。
さらに、明確な目的を設定すれば、企業全体で共通認識を持ち、社内ポータルが企業の目標達成に貢献する効果的な基盤を築けるでしょう。
2.スケジュールを計画する
2つ目は、スケジュールの計画です。社内ポータルを成功させるためには、実現可能で効果的なスケジュール計画が不可欠です。
プロジェクトの開始から完成までの各フェーズを明確にし、それぞれの段階で必要なタスク、責任者、期限を定義します。
計画には、開発を進める上での主要な工程を明確にしておくことが大切です。具体的には、以下のようなステップを含めましょう。
- 要件定義：目的や必要な機能を整理する
- 設計：画面構成や操作方法を決める
- 開発：実際にシステムを構築する
- テスト：不具合や使い勝手を確認する
- 導入：本番環境で運用を開始する
これらを明確にすることで、スムーズな開発とトラブル防止につながります。
また、リスク管理と変更管理のプロセスも考慮することで、予期せぬ遅延に柔軟に対応できます。
スケジュール計画を事前に立てることで、プロジェクトチームは共通の目標に向かって効率的に作業を進め、期限内に品質の高い社内ポータルを完成できるでしょう。
3.要件定義を行う
3つ目は、要件定義です。社内ポータルを構築する際、要件定義をしっかりと行うことが不可欠です。要件定義には、機能要件と非機能要件の2つの種類があります。
機能要件は、ポータルが提供すべき具体的なサービスや機能のことを指します。たとえば、ドキュメント管理やコミュニケーションツール、勤怠管理や掲示板などです。
一方で非機能要件は、システムの性能やセキュリティ、利便性や拡張性など、ソフトウェアが満たすべき基準や条件のことです。
社内ポータルの開発チームは、正確かつ詳細な要件を定義することで目標を明確に理解し、期待に沿った社内ポータルを設計・実装できます。
要件定義は、全プロジェクトチームが共有する基盤となり、将来の設計や開発、構築フェーズでの誤解を防ぎ、社内ポータルの再構築の負担を最小限に抑えるための重要なステップです。
4.具体的な設計を行う
4つ目は、具体的な設計です。要件定義を基にして、ポータルサイトの具体的な設計を行う段階です。
たとえば、ユーザーが快適に使えるレイアウトやナビゲーションの構造、ページのデザインやユーザー体験（UX）に至るまでの詳細な計画が含まれます。
設計プロセスでは、社内のさまざまなユーザーグループのニーズを考慮し、容易に情報を見つけて、必要な機能を効率的に使用できることが重要です。
また、社内ポータルは組織の文化と一致するデザインを選ぶことも大切です。設計を丁寧に進めることで、効果的でユーザーに優しい社内ポータルの構築が可能になります。
5.実際に開発する
5つ目は、開発です。社内ポータルサイトの開発の種類として、主に自社開発とツール選定があります。自社開発は企業が内部のリソースを用いて、独自のポータルサイトをゼロから開発する方法です。
自社開発の利点は、企業特有のニーズを満たすカスタマイズが可能である点です。しかし、時間と初期コストがかかる点がデメリットになるでしょう。
ツール選定とは、ナレッジ共有ツールなどのプラットフォームを選択し、企業のニーズに合わせてカスタマイズする方法です。
どちらの方法を選択するかは、企業の具体的な要件や予算、スケジュールや技術力など、多くの要因を考慮して決定されます。ツール選定は比較的迅速に導入でき、初期コストを抑えられる点がメリットです。
6.運用を想定してテストする
6つ目は、運用を想定したテストです。開発テスト版が完成した段階で、運用を想定したテストを実施します。
たとえば、システムの機能性やパフォーマンス、セキュリティや操作性などの確認が含まれます。テストを行うことで、社内ポータルが日常業務の実際のニーズを満たしているかを確認でき、必要に応じて修正や調整も可能です。
運用を想定したテストは、社内ポータルが安定して稼働し、従業員の期待通りの効果を発揮するために不可欠なステップです。
7.本番環境に導入する
7つ目は、本番環境への導入です。テストが完了したら、本番環境へと導入していきます。
導入は、社内ポータルを企業の稼働環境に組み込み、全従業員がアクセスできるようにするプロセスです。
ネットワークやアクセス権限など、従業員が使える状態までの設定を整えます。本番環境が設計内容と合わない場合もあるため、導入フェーズでは期間を長めに設定しておくことが大切です。
8.スモールスタートで初期運用をはじめる
8つ目は、スモールスタートでの初期運用です。社内ポータル導入の際、全従業員に一斉に公開する前に、まずは限られた数の従業員を対象に、スモールスタートでの初期運用が大切です。
スモールスタートとは、実際の業務環境でのシステムの挙動をテストし、少数の従業員からのフィードバックを得るための取り組みを意味します。従業員から収集した意見や問題点は、システムの不具合を早期に特定し、改善につながる貴重な情報源です。
スモールスタートで、実運用開始時のリスクを軽減し、最終的な社内ポータルが従業員のニーズに合致したものになるよう調整できます。
9.本格的に稼働する
9つ目は、本格的な稼働です。スモールスタートで少数の従業員に公開し、問題がないことを確認できた後、いよいよ全従業員に公開して、本格的に稼働します。
本稼働開始直後は従業員からの問い合わせや初期の不具合対応など想定して、サポート体制を手厚くしましょう。
稼働後、一定期間経ってから、従業員が問題なく使えているか、どの機能がもっとも使われているか、使われていないかなどを確認し、今後の改善につなげることも大切です。
社内ポータルを簡単に構築する方法
社内ポータルは、自社開発と既存ツール・サービスの利用という2つの方法で構築できます。
自社開発は、企業独自の業務プロセスや要件に合わせて自由に設計できる反面、高い技術力やコスト、時間が必要です。
一方、既存ツールは開発負担を抑えつつ、信頼性やセキュリティ面でも実績のある機能を活用でき、サポートや定期アップデートも受けられます。
とくにナレッジ共有や社内情報管理に便利な機能を備えたサービスを選ぶことで、導入後の定着もスムーズになります。
中でも「NotePM」は、多くの企業で社内ポータルの構築に貢献しており、業務の効率化やプロジェクト管理の最適化などにおすすめです。
NotePMの主な特徴は、高い検索性と直感的な操作性であり、必要な情報をすぐに見つけられる点が評価されています。
また、フォルダ構成やアクセス権限の柔軟な設定が可能なため、部署やプロジェクトごとに情報を整理・共有しやすいのも魅力です。
関連記事：NotePMの評判まとめ｜メリット・デメリットや料金など網羅的に解説
社内ポータル作成ツール「NotePM」の導入事例
NotePMは、誰でも簡単に社内ポータルを構築できる情報共有ツールです。
以下の3つの導入企業では、ナレッジ共有の活性化や業務効率化、社員の意識向上など、社内全体の成果につながっています。
- 誰もが気軽にナレッジ共有できる環境を実現｜住信SBIネット銀行株式会社
- 「クリニックのIT化」で心地よく働ける環境を実現｜Sunnyキッズクリニック
- 動画によるノウハウ共有でインシデントに対する安全意識が向上｜幸運ホールディングス株式会社
誰もが気軽にナレッジ共有できる環境を実現｜住信SBIネット銀行株式会社
住信SBIネット銀行は、急成長に伴いナレッジが社内に散在し、必要な情報にすぐ辿り着けない課題を抱えていました。新入社員からの提案をきっかけに、使いやすさ・安全性・定着性の高さから「NotePM」を社内ポータルとして採用。
導入後は「まずNotePMで検索する」という文化が根付き、マニュアルや手続き、部署担当者一覧、Q&Aなど幅広い情報を一元管理できるようになりました。これにより情報検索の効率化と属人化の防止が実現し、ナレッジ共有の意識も社内に浸透。
さらに全社同時導入やインセンティブ制度により定着を後押ししました。強力な検索機能や手厚いサポートも高く評価され、NotePMは同社における社内ポータル兼ナレッジ基盤として、組織変革を支える存在となっています。
関連記事：【導入事例】最高のデジタルバンクになるために。組織変革を支える社内wikiツール – 住信SBIネット銀行株式会社
「クリニックのIT化」で心地よく働ける環境を実現｜Sunnyキッズクリニック
Sunnyキッズクリニックは、365日診療を行う小児科クリニックです。
シフト制勤務により情報の引き継ぎが難しく、患者様からのお問い合わせ対応に時間がかかるという課題を抱えていました。そこで、直感的に使えてITが苦手なスタッフでも安心できる「NotePM」を社内ポータルとして導入。
マニュアルや日報、シフト表、会議議事録、患者様説明資料などを一元管理し、「まずNotePMを見ればわかる」環境を整備しました。導入後は問い合わせ対応の迅速化に加え、スタッフ間の情報共有が活性化。
「誰がページを見たかわかる機能」により情報伝達の確実性も向上しました。NotePMは社内ポータルとして、クリニックのIT化と働きやすい職場づくりを支える重要なツールとなっています。
関連記事：【導入事例】「クリニックのIT化」で患者様からのお問い合わせ対応の迅速化を実現！ –Sunnyキッズクリニック
動画によるノウハウ共有でインシデントに対する安全意識が向上｜幸運ホールディングス株式会社
幸運ホールディングス株式会社は、全国に800名以上のドライバーを抱える運送業グループです。
長距離輸送を担うドライバー職が大半を占めるなか、交通情報やインシデント事例を即時に共有できず、安全教育の徹底が課題となっていました。そこで「NotePM」を社内ポータルとして導入。
実際の事故から学べる教育動画の作成や、インシデント事例の共有、来客情報や会議資料の一元管理を実現しました。「導入映像を見て学ぶ」仕組みにより安全意識が向上し、重大なインシデントの再発防止に貢献。さらに情報共有にかかる時間が大幅に短縮され、業務効率も改善しました。
ドライバーから「自分も投稿したい」という主体的な活用も広がり、NotePMは全社員をつなぐ情報基盤として定着。運送業におけるナレッジ共有と安全管理を強力に支えるツールとなっています。
関連記事：【導入事例】全国のドライバー800名への情報共有を実現。動画によるノウハウ共有でインシデントに対する安全意識が向上 – 幸運ホールディングス株式会社
社内ポータルを活用して業務を効率化しよう
社内ポータルは、企業が従業員の業務効率化や情報共有を促進するための社内専用Webサイトです。
ドキュメント管理やスケジュール管理、掲示板、システム連携など多彩な機能により、コミュニケーション強化と業務プロセスの最適化を実現します。
なかでも「NotePM」は、社内で知りたいことがすぐ見つかるナレッジマネジメントツールとして、属人化の解消や情報の一元化に効果的です。
マニュアル作成や社内wiki、ノウハウ共有、FAQ管理、取引先との情報共有など、社内ポータル構築にも幅広く活用できます。
