こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
社内ポータルとは何だろう、と疑問に思い、基本から知りたいと考える方も少なくないでしょう。社内ポータルとは、社内の従業員のみが閲覧できるポータルサイトのことです。インターネット上のWebサイトとは異なり、公開範囲が社内に限定されているのが特徴です。
本記事では、社内ポータルの概要と主な機能、作り方と流れについて解説していきます。
目次
社内ポータルとは何か？
まずは、社内ポータルとは何かについて紹介します。
社内ポータルとは、企業が自社の従業員に向けて業務に必要な情報を集約し提供する、社内向けWebサイトのことです。社内ポータルを通じて、従業員は業務関連のドキュメント・社内ニュース・人事関連の情報などへのアクセスが可能となります。また、社内コミュニケーションを促進し、チームワークを強化するための機能も備えています。
社内ポータルは効率的な情報共有と管理を可能にし、業務の効率化と従業員間の連携を図る重要なツールです。
関連記事：社内ポータル・社内掲示板作成ツールのNotePM・SharePoint・Googleサイトを比較！機能や独自性をわかりやすく解説
社内ポータルの主な機能
社内ポータルの主な機能について、以下5点を解説します。
- ニュース
- ドキュメント管理
- スケジュール管理
- 掲示板
- システム連携
それでは、1つずつ見ていきましょう。
ニュース
1つ目の機能は、ニュースです。
社内ポータルには、組織の最新情報・更新事項を共有できるニュース機能があります。
例えば、新しいプロジェクトの開始・組織の変更・人事異動・業務上の重要なアナウンスなどがあります。この機能があることで、従業員は常に組織内の動向について最新の状態を把握でき、情報の透明性が高まるのです。
また、従業員間のコミュニケーションを促進し、組織全体の一体感を醸成する効果も期待できます。
ドキュメント管理
2つ目の機能は、ドキュメント管理です。
社内ポータルのドキュメント管理機能とは、企業が契約書・報告書・社内ポリシー、人事規定などの重要な文書を効率的に保存・共有・管理するための機能です。従業員は社内ポータルを利用して必要な文書を簡単に検索し、アクセスできます。また、文書のバージョン管理やアクセス権限の設定を行うことで、情報のセキュリティと整合性を保てます。
ドキュメント管理機能は、社内の情報共有をスムーズに行い、業務の効率化・情報の正確性を向上するため、組織内のコミュニケーションを促進するための不可欠な要素です。
スケジュール管理
3つ目の機能は、スケジュール管理です。
スケジュール管理機能は、企業内で発生する会議、イベント、休暇などのスケジュールを効率的に管理し、従業員間で共有するための機能です。従業員は自身の予定を容易に設定、閲覧しメンバーのスケジュールも確認できます。これにより、会議の計画やイベントの調整がスムーズに行われることはもちろん、休暇の申請や承認プロセスも簡素化できるのです。
スケジュール機能で効率的に時間管理すれば、業務の生産性を高める効果が期待できます。スケジュール管理機能は、企業の日常運営におけるコミュニケーションと調整を強化するための不可欠な機能です。
掲示板
4つ目の機能は、掲示板です。
掲示板機能は、従業員が情報を共有し、意見やアイデアを自由に交換できる場所です。業務関連情報・業界のトレンド・社内イベントなど、さまざまなトピックについて討論できます。従業員は自分の知見を共有し、他のメンバーと知識を共有し学びを促進できるでしょう。
また、チーム間の壁を低減し、組織全体のコミュニケーションと連携を強化できます。掲示板機能は、従業員のエンゲージメントを高め、企業文化を育む上で重要な機能です。
システム連携
5つ目の機能は、システム連携です。
システム連携とは、社内ポータルを社内の他のシステム、例えば勤怠管理システム、受発注システム、その他のシステムとの連携を指します。システム連携により、従業員は社内ポータルを通じて複数のシステムにアクセスし、勤怠入力・受注・発注管理など、さまざまな業務を効率的に行えます。社内ポータルと他システムの連携は、従業員の作業負担を軽減し、業務効率を高める重要な機能です。
社内ポータルの作り方と流れ
社内ポータルの作り方と流れについて、以下9点を解説します。
- 目的明確化
- スケジュール計画
- 要件定義
- 設計
- 開発
- テスト
- 構築
- スモールスタート
- 稼働
それでは、1つずつ見ていきましょう。
目的明確化
1つ目は、目的明確化です。
社内ポータルの導入を進める前に、なぜ社内ポータルを導入するのかなどその目的をはっきりさせることが不可欠です。目的を明確にすれば、どのような情報を共有し、どの業務プロセスをサポートするか、また、従業員がどのようにしてポータル利用を期待しているのかを理解できます。これにより、必要な機能、インターフェースの設計、そして組織の特定のニーズに最適な技術選択に焦点を当てられます。
明確な目的を設定すれば、企業全体で共通認識を持ち、社内ポータルが企業の目標達成に貢献する効果的な基盤を築けるでしょう。
スケジュール計画
2つ目は、スケジュール計画です。
社内ポータルを成功させるためには、実現可能で効果的なスケジュール計画が不可欠です。プロジェクトの開始から完成までの各フェーズを明確にし、それぞれの段階で必要なタスク、責任者、期限を定義します。計画には、要件定義、デザイン、開発、テスト、デプロイメントなどの主要なマイルストーンが含まれるべきです。また、リスク管理と変更管理のプロセスも考慮に入れることで、予期せぬ遅延に柔軟に対応できます。
スケジュール計画を事前に立てることで、プロジェクトチームは共通の目標に向かって効率的に作業を進め、期限内に品質の高い社内ポータルを完成できるでしょう。
要件定義
3つ目は、要件定義です。
社内ポータルを構築する際、要件定義をしっかりと行うことが不可欠です。要件定義には、機能要件と非機能要件の2つの種類があります。機能要件では、ポータルが提供すべき具体的なサービスや機能のことで、例えばドキュメント管理・コミュニケーションツール・勤怠管理・掲示板などが挙げられます。非機能要件は、システムの性能・セキュリティ・利便性・スケーラビリティなど、ソフトウェアが満たすべき基準や条件を定義します。
正確かつ詳細な要件を定義することで、社内ポータルの開発チームは目標を明確に理解し、期待に沿った社内ポータルを設計・実装できます。要件定義は、全プロジェクトチームが共有する基盤となり、後の設計・開発・構築フェーズでの誤解を防ぎ、再作業を最小限に抑えるための重要なステップです。
設計
4つ目は、設計です。
設計では、要件定義を基にして、ポータルサイトの具体的な設計を行います。例えばユーザーインターフェースのレイアウト、ナビゲーションの構造、ページのデザイン、さらにはユーザー体験（UX）に至るまでの詳細な計画が含まれます。設計プロセスでは、社内のさまざまなユーザーグループのニーズを考慮し、彼らが容易に情報を見つけて、必要な機能を効率的に使用できることが重要です。
また、社内ポータルは組織の文化と一致するデザインを選ぶことも大切です。設計を丁寧に進めることで、効果的でユーザーに優しい社内ポータルの構築が可能になります。
開発
5つ目は、開発です。
社内ポータルサイトの開発の種類として、主に自社開発とツール選定があります。自社開発は企業が内部のリソースを用いて、独自のポータルサイトをゼロから開発する方法です。自社開発の利点は、企業特有のニーズにカスタマイズ可能である点にあります。しかし、時間と初期コストがかかる可能性が高いです。ツール選定とは、ナレッジ共有ツールなどのプラットフォームを選択し、それを企業のニーズに合わせてカスタマイズする方法です。
どちらの方法を選択するかは、企業の具体的な要件、予算、スケジュール、技術力など、多くの要因を考慮して決定されます。ツール選定は比較的迅速に導入でき、初期コストを抑えられます。
テスト
6つ目は、テストです。
開発テスト版が完成した段階で、実運用を想定したテストを実施します。例えばシステムの機能性・パフォーマンス・セキュリティ・操作性などが含まれます。テストを行うことで、社内ポータルが日常業務の実際のニーズを満たしているかを確認し、必要に応じて修正や調整を行うのです。
テストフェーズは、社内ポータルが安定して稼働し、従業員の期待通りの効果を発揮するために不可欠なステップです。
構築
7つ目は、構築です。
テストフェーズを経て実環境へと導入していきます。
導入とは、社内ポータルを企業の稼働環境に組み込み、全従業員がアクセスできるようにするプロセスです。ネットワークやアクセス権など、従業員が使える状態までの設定を整えます。導入環境が設計内容と合わない場合もあるため、導入フェーズでは期間を長めにした設定が大切です。
スモールスタート
8つ目は、スモールスタートです。
社内ポータル導入の際、全従業員に一斉に公開する前に、まずは限られた数の従業員を対象に初期運用を開始する、スモールスタートが大切です。
スモールスタートとは、実際の業務環境でのシステムの挙動をテストし、少数の従業員からのフィードバックを得るためのものです。従業員から収集した意見や問題点は、システムの不具合を早期に特定し、改善につなげる貴重な情報を提供します。
スモールスタートで、実運用開始時のリスクを軽減し、最終的な社内ポータルが従業員のニーズに合致したものになるよう調整できます。
稼働
9つ目は、稼働です。
スモールスタートで全従業員に公開し、問題がないことを確認できた後、いよいよ全従業員に対して、本格的に稼働します。本稼働開始直後は従業員からの問い合わせや初期の不具合対応など想定して、サポート体制を手厚くしましょう。
稼働後一定期間経った後、従業員が問題なく使えているか、どこの機能が一番使われているか、使われていないかなどを確認し、今後の改善につなげていきましょう。
ITツールを使った社内ポータルの作り方
ここからは、ITツールを使った社内ポータルの作り方を、以下2点解説します。
- 自社開発
- 既存のツール・サービスを利用
それでは、1つずつ見ていきましょう。
自社開発
自社開発とは、既存のプラットフォームやテンプレートを使用せず、企業の独自の要件に合わせて社内ポータルをゼロからスクラッチで開発する方法です。自社開発の最大の利点は、企業特有のニーズや業務プロセスにカスタマイズ可能である点です。開発チームは、社内の具体的な要望に基づき、機能、デザイン、ユーザーインターフェースを自由に設計できます。
自社開発には、高い技術力・十分な開発リソース・時間とコストが必要とされるため、注意が必要です。
既存のツール・サービスを利用
社内ポータルには、既存のツールやサービスを利用する方法もあります。
市場に存在するプラットフォームやソフトウェアを選択し、それを自社のニーズに合わせてカスタマイズして使用します。既存のツールを利用する最大の利点は、開発にかかる時間とコストを大幅に削減できることです。また、既に多くの企業で使用されている人気の高い機能が搭載されていることや、信頼性やセキュリティ面での実績もあります。
さらに、サポート体制もあるため、技術的な疑問点が生じた場合、迅速に対応してくれます。定期的なアップデートも提供されるため、最新の機能の継続的な利用も可能です。NotePMには、組織のナレッジ共有を成功させる機能が豊富に揃っており、便利に扱えます。
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まとめ
本記事では、社内ポータルの作り方について解説しました。
社内ポータルは、企業が従業員の業務効率化と情報共有を促進するための社内専用のWebサイトです。主な機能としてドキュメント管理・スケジュール管理・掲示板・他システムとの連携などがあり、従業員間のコミュニケーション強化と業務プロセスの最適化を図ります。
NotePMは社内の「知りたい」がすぐ見つかる！ナレッジマネジメントで属人化を解消できるナレッジマネジメントツールです。欲しい情報がなかなか見つからない、マニュアル作成が大変、属人化しやすい、情報が散らばっている、といった問題を解決できます。
社内ポータルはもちろん、マニュアル作成・社内wiki・ノウハウ共有・社内FAQ・取引先との情報共有など、さまざまなシーンで活躍します。
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NotePMの特徴
- マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
- 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
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- 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる
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