こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
社員からよく聞かれる内容は、社内FAQを作成しておくと毎回同じ返答をせずに済み、業務の効率化が図れます。しかし、社内FAQを1から作り上げるのは、手間と時間がかかる作業になりがちです。そこで、社内FAQのテンプレートサイトや例文を活用すれば、容易に完成させることができます。本記事では、社内FAQの作成を簡単かつ効率的にするためのテンプレートサイトを紹介します。また、社内FAQの例文と作り方のコツも解説していくため、ぜひご覧ください。
関連記事：社内FAQとは？作り方やおすすめのツール・システム12選を紹介
目次
社内FAQのテンプレートサイト2選
社内FAQを作成するときには、テンプレートを使用すると効率的に作成できます。ここでは、社内FAQのテンプレートサイト2選を紹介します。
- Excelフリーソフト館
- bizroute
それぞれ、詳しく見ていきましょう。
Excelフリーソフト館
Excelフリーソフト館は、Excelデータのさまざまなテンプレートをダウンロードできるサイトです。カレンダー・管理表・見積書などのテンプレートが揃っています。FAQのエクセルデータは、左の列にQuestions、右の列にAnswersを記載していく非常にシンプルなテンプレートが準備されています。既にFAQに記載する質問と回答が揃っている場合におすすめのテンプレートです。FAQの数が多い場合は、適宜カテゴリ分けをして使用するとよいでしょう。
bizroute
bizrouteは、株式会社エクシアが運営する、ビジネスに役立つさまざまなツールを紹介しているWebサイトです。総務・人事・営業・経理などそれぞれの業務で活用可能なテンプレートを提供しています。bizrouteには「Q&AシートのExcelテンプレート」があります。テンプレートの項目には、質問に対する答えだけでなく、掲載日・質問者・分類・回答者などの記入欄も備えられているため、実際に問い合わせがあった内容の記録にも活用可能です。
社内FAQのテンプレートに使える例文
実際に社内FAQを作ろうとしても、どのような質問と回答を作成すればよいかわからないこともあるでしょう。ここでは、社内FAQのテンプレートに使える例文を、以下の4つの部署の業務に分けて紹介します。
- 経理部
- 総務部
- 営業部
- 事務担当者
それぞれの例文を5つずつ紹介していきます。
経理部
Q：月末の経費精算の締め切りはいつですか？
A：月末の経費精算の締め切りは、翌月の第5営業日です。提出が遅れる場合は、事前に経理部門へご連絡ください。
Q：交通費の精算方法は？
A：交通費は専用の精算フォームに記入し、利用した公共交通機関の領収書を添付して提出してください。
Q：未払いの請求書を確認するには？
A：未払い請求書は経理部門の専用ポータルから確認できます。ログイン後、「未払い請求書」フォルダを参照してください。
Q：経費精算でレシートを紛失した場合どうすればいいですか？
A：レシートを紛失した場合は、紛失したことを明記した精算書と、可能であれば支出の証明となる他の書類を提出してください。
Q：年末調整の書類はどこで受け取れますか？
A：年末調整の書類は経理部門から配布されます。配布時期は毎年10月頃にメールで通知されますので、ご確認ください。
総務部
Q：社内のセキュリティポリシーはどこで確認できますか？
A：社内セキュリティポリシーは、社内イントラネットの「総務部門」フォルダに掲載されています。
Q：社員証の再発行を依頼するには？
A：社員証の紛失または破損については、書面による申請が必要です。申請フォームは社内ポータルからダウンロードできます。
Q：オフィスの清掃スケジュールは？
A：オフィスの清掃スケジュールは、毎週金曜日の終業後に行われます。個人のデスク周りは各自で整理してください。
Q：社内イベントの申し込み方法は？
A：社内イベントの申し込みは、社内ポータルの「イベントカレンダー」フォルダから行えます。参加を希望するイベントの登録ページよりお申し込みください。
Q：健康診断の予約はどうすればいいですか？
A：健康診断の予約は、総務部門が指定する医療機関のリストから選んで、直接医療機関に予約してください。リストは社内ポータルに掲載されています。
営業部
Q：見積もり書の作成依頼はどのように行えばいいですか？
A：見積もり書の作成依頼は、営業支援システムから行います。必要な情報を入力し、依頼を登録すると担当者が対応します。
Q：新規顧客の情報はどこに登録すればいいですか？
A：新規顧客の情報は、社内の顧客管理システムに登録してください。登録ガイドラインは、営業部門のドキュメントライブラリにあります。
Q：営業目標達成の進捗状況はどこで確認できますか？
A：営業目標の進捗状況は、営業部門のポータル内にある「目標達成ダッシュボード」で確認できます。進捗状況はリアルタイムで更新されます。
Q：営業資料の最新版はどこで入手できますか？
A：営業資料の最新版は、社内共有ドライブの「営業資料」フォルダに保存されています。新しい版を各個人のPCに保存して使用してください。
Q：顧客からのクレームをどう処理すればいいですか？
A：顧客からのクレームは、まず営業担当者が記録を取り、クレーム管理システムに登録してください。その後、対応方針を検討するために関連部門と協議します。
事務担当者
Q：書類の電子化リクエストはどこで行えばいいですか？
A：書類の電子化リクエストは、文書管理システムから行います。リクエストフォームを記入し、必要書類を添付して送信してください。
Q：会議室の予約方法は？
A：会議室の予約は、社内ポータルの「会議室予約システム」を使用して行います。日時と会議室を選択し、予約を確定させてください。
Q：在宅勤務の申請方法は？
A：在宅勤務の申請は、人事部門が提供する在宅勤務申請フォームを通して行います。申請条件と提出期限を確認し、期限内に提出してください。
Q：社内報はどこで読めますか？
A：社内報は、社内ポータルの「社内報」で電子版を読めます。過去の号もアーカイブで閲覧できます。
Q：新入社員研修のスケジュールはどこで確認できますか？
A：新入社員研修のスケジュールは、社内ポータルの「新入社員向け」カテゴリ内の研修カレンダーで確認できます。研修の内容・時間・場所など、詳細情報も同カテゴリ内で確認できます。不明点があれば、人事部への問い合わせも可能です。
テンプレートを使った社内FAQの作り方
テンプレートを使ってFAQを作るときには、以下の5つのステップで進めましょう。
- 運営担当者を決める
- 問い合わせ頻度の高い質問を収集する
- 質問の回答を準備する
- 運用ルールを策定する
- 定期的に更新する
それぞれのステップについて、詳しく解説していきます。
運営担当者を決める
テンプレートを使った社内FAQの作り方の1つ目は、運営担当者を決めることです。
社内FAQの質と量を高めるためには、社員一人一人が積極的にFAQの追加や更新を行うことが大切です。しかし、効果的に活用していくためには、社内FAQの整備を担う運営担当者を設定することをおすすめします。運営担当者が社内で使われるFAQツールや集められたFAQの管理・維持を行いましょう。また、全社員に向けてFAQの活用を促していくことも大切です。
問い合わせ頻度の高い質問を収集する
テンプレートを使った社内FAQの作り方の2つ目は、問い合わせ頻度の高い質問を収集することです。
質問は担当する部署によって異なるので、各部署からしっかりと情報を聞き取っていくことが必要です。質問が多数ある場合は、特によく問い合わせがある質問を優先的に選ぶと良いでしょう。
質問の回答を準備する
テンプレートを使った社内FAQの作り方の3つ目は、質問の回答を準備することです。
質問の選定が終わったあとは、各質問に対する回答を準備していきます。回答はできるだけ誰にでもわかりやすい文章で記載し、補足するために画像や動画を使用することも検討しましょう。専門用語を使用する必要がある場合は、注釈を加えることで業務に関する知識が少ない社員でも、回答を読むだけで問題を解決できるようになるでしょう。
運用ルールを策定する
テンプレートを使った社内FAQの作り方の4つ目は、運用ルールを策定することです。
社内FAQの運用開始後は、運用ルールを設けます。例えば、質問をする前にまず社内FAQを確認し、解決策を見つけることを促し、それでも問題が解決しなかった場合には、その内容を社内FAQに追加するといったルールが挙げられます。社内FAQの運用担当者は、運用ルールが守られるよう、全社員に伝えていきましょう。
定期的に更新する
テンプレートを使った社内FAQの作り方の5つ目は、定期的に更新することです。
社内FAQは、一度作成したら終わりではなく、定期的に更新していく必要があります。手順や内容の変更・部署名の変更・文書の更新など、変更があるたびにFAQも最新情報に合わせて更新していかなければなりません。以前作成したFAQの回答に誤りがないかを確認し、運営担当者や担当部署が、最新の状態に書き換えて更新していきましょう。
関連記事：社内ポータルでFAQを活かすメリット・導入手順などを一挙解説
テンプレートで社内FAQを作成するときのコツ
テンプレートで社内FAQを作成するときには、以下3つのコツを押さえましょう。
- 検索しやすくする
- 社内全体へと周知する
- 回答は簡潔に記載する
それぞれのコツについて、詳しく解説します。
検索しやすくする
テンプレートで社内FAQを作成するときのコツの1つ目は、検索しやすくすることです。
社内FAQの価値は、社員が必要とする情報をいかに迅速に見つけられるかが重要です。適切なキーワードやタグを設定することはもちろん、関連性の高い検索結果が表示されるように設定するのも有効です。また、類似する質問をグループ化し、カテゴリまたはトピック別に整理することで、ユーザーが直感的に情報を探しやすくなります。検索機能に自動補完やスペルチェックの機能を備えることで、検索の手間を減らすことが可能です。
社内全体へと周知する
テンプレートで社内FAQを作成するときのコツの2つ目は、社内全体へと周知することです。
社内FAQの存在と活用方法を社内全体に周知することは、活用を促すためには不可欠です。新入社員のオリエンテーションや社内ニュースレター、イントラネット上で定期的に社内FAQを紹介していきましょう。このとき、社内FAQを使用して問題が解決できた具体的な事例を共有すると、従業員の理解度が深まります。
回答は簡潔に記載する
テンプレートで社内FAQを作成するときのコツの3つ目は、回答は簡潔に記載することです。
情報が多すぎて理解できない状態を避けるためにも、必要な情報を端的に表現し、読み手が一目で理解できるように心がけましょう。また、複雑な工程や概念を説明する場合は、箇条書きで手順を示したり図解を用いたりすることで、よりわかりやすく伝えることが可能です。必要に応じて、より詳細な情報へのリンクを添付しておくことも効果的です。社内FAQの回答の質を保つことで、従業員の活用度を高められます。
まとめ
この記事では、社内FAQの作成を容易にするためのテンプレートサイト2選と、効果的なFAQを作るための例文やコツを紹介しました。活用しやすい社内FAQは、情報の見つけやすさと理解のしやすさが鍵です。今回紹介したテンプレートや例文を活用して、自社の業務に即した社内FAQを作成しましょう。また、社内FAQを作成するときには、社内Wikiや文書管理システムを利用すると容易に掲載できるようになります。社内FAQの編集に役立つシステムの導入も、ぜひ検討してみてください。
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NotePMの特徴
- マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
- 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
- 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
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