社内掲示板の運用を行っている企業は少なくありません。運用方法としてアナログの社内掲示板・デジタルの社内掲示板の2つがありますが、どちらの方法が自社に適しているのか検討されておらず、「最新の情報を社員に伝える」という社内掲示板の目的が果たされていない企業もあるでしょう。
そこで本記事では、アナログの社内掲示板・デジタルの社内掲示板のそれぞれの特徴・メリット・デメリット・社内掲示板の運用の成功ポイントなどを解説します。
目次
アナログ・デジタル社内掲示板のそれぞれの特徴
まず、アナログ・デジタル社内掲示板のそれぞれの特徴について、以下の観点から解説します。
- 社内掲示板と役割とは？
- アナログの社内掲示板
- デジタルの社内掲示板
1つずつ見ていきましょう。
社内掲示板と役割とは？
1つ目は、社内掲示板の役割についてです。社内掲示板の役割は、社内に通達が必要な連絡事項の掲載・社内イベントの告知・共有が必要なスケジュールの公開などがあります。「全員の目に届く」ということが重要で、内容についても全社員が知っておくべきことが通達されます。他には、企業の代表・経営陣からのメッセージを伝える場としても活用されます。
アナログの社内掲示板
2つ目は、アナログの社内掲示板の特徴についてです。アナログの社内掲示板とは、ホワイトボード・壁面などを利用して、社員に通達したい内容が書かれた紙・ポスターなどを貼り付けて提示するものです。社内の誰にでも目に付く場所に設置されることが多いです。また、社内掲示板の作り方によっては手作り感が出やすく、温かい雰囲気を社内に生み出すことができます。
デジタルの社内掲示板
3つ目は、デジタルの社内掲示板の特徴にについてです。デジタルの社内掲示板とは、会社のPC・スマートフォン・タブレットなどを通して、いつでもどこからでもアクセスできるオンライン上の社内掲示板です。情報を知るまでのタイムラグが少なく、通知などを設定することで伝達事項をすぐに確認できます。また、システム・ツールを使って行われるため、情報伝達で起こる人的ミスを減らすこともできます。社員の多くが社外で仕事をする環境にある会社に特におすすめです。
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アナログ・デジタルの社内掲示板のそれぞれのメリット・デメリット
アナログの社内掲示板とデジタルの社内掲示板の特徴がわかったところで、次はそれぞれのメリット・デメリット、そして、アナログとデジタルではどちらかがおすすめなのかを解説します。
1つずつ見ていきましょう。
アナログの社内掲示板のメリット・デメリット
1つ目は、アナログの社内掲示板のメリット・デメリットです。メリットは、社員の通用口・休憩室など目に留まりやすい場所に掲示することで、社員が意図的に情報を得ようとしなくても、自然と情報が目に入ることです。また、日常業務でPCを使用しない製造現場などでも、社員に情報伝達がしやすいです。
デメリットは、出社しないと社内掲示板が見られないことです。例えば、会社に立ち寄らず直行・直帰をする社員やリモートワークの社員には、情報の伝達が遅れる可能性が高いです。また、社員一人一人が社内掲示板の前で立ち止まって見るため、長文で書かれていると情報を把握する時間が長くなったり、後ろで待っている社員に気を使って内容を読み飛ばしたりすることが考えられます。基本的に印刷物を掲示するため、印刷代・紙代がかかることも懸念点といえます。
デジタルの社内掲示板のメリット・デメリット
2つ目は、デジタルの社内掲示板のメリット・デメリットです。メリットは、いつでもどこでも情報を確認することができることです。PC・スマートフォンなどからアクセスが可能なため、外出が多い営業やリモートワーカーも、手軽に情報を見ることができます。PCなどを使用しない製造現場であっても、デジタル情報を掲示できるデジタルサイネージを設置するなどの工夫をすれば情報を確認できます。また、過去の情報を見に行ったり、情報の検索をしたりすることができるので、見逃した内容を後追いすることも可能です。
デメリットは、運用にコストがかかることです。システムやツールの導入などの初期費用に加え、サーバー運用にかかる費用やメンテナンス費用といったランニングコストが必要です。
アナログとデジタルではどちらがおすすめ？
3つ目は、アナログとデジタルではどちらかがおすすめなのかを解説します。新型コロナウイルス感染症拡大によって、現在多くの企業ではリモートワークを導入しています。「原則在宅勤務・テレワーク」を宣言している企業もあることから、今後も引き続きリモートワークが定着すると考えられます。このような状況下では、時間・場所を問わず情報にアクセスできるデジタルの社内掲示板の運用がおすすめといえます。
アナログの社内掲示板からデジタルの社内掲示板への移行に活用できるシステム・ツールの種類
アナログの社内掲示板とデジタルの社内掲示板のメリット・デメリットをふまえた上でデジタルの社内掲示板への移行したいとなった場合、どのようなシステム・ツールを活用すればいいでしょうか？ここでは、デジタルの社内掲示板におすすめのシステム・ツールの種類を2つ紹介します。
- 社内wiki
- 社内ポータル
1つずつ見ていきましょう。
社内wiki
デジタルの社内掲示板におすすめのシステム・ツールの種類の1つ目は、社内wikiです。社内wikiでは、社内の情報をストックし、ウィキペディア（Wikipedia）のように気軽に情報を付け加えながら、情報の完成度を高めていくことができます。権限が付与されれば、誰でも書き込みができるので、社内掲示板としての活用のほか、社内のナレッジを蓄積する場所としてもおすすめです。
関連記事：社内wikiはなぜ情報共有ツールとして便利なのか？4つのメリット
社内ポータルサイト
デジタルの社内掲示板におすすめのシステム・ツールの種類の2つ目は、社内ポータルサイトです。社内ポータルサイトとは、社内で使用するシステムや社内情報の入口の役割をするものです。インターネットブラウザのトップページを社内ポータルサイトに設定すれば、社員がブラウザを起動するたびに最新の情報にアクセスしてもらいやすくすることもできます。また、社内の情報伝達だけではなく、ストレージ機能による情報の蓄積・検索も可能です。
アナログ・デジタルの社内掲示板に共通する運用成功のポイント
最後に、アナログ・デジタルの社内掲示板に共通する運用成功のポイントを見ていきましょう。ポイントは以下の3つです。
- 常に最新の情報を共有する
- 全社員が見やすい場所に設置する
- ルールを決める
1つずつ見ていきましょう。
常に最新の情報を共有する
社内掲示板の運用が成功するポイント1つ目は、常に最新の情報を共有し、フレッシュな情報に社員がアクセスできる状態にすることです。業務でデジタル機器に触れない現場では、アナログの社内掲示板のほうが情報の伝達速度が速い場合があります。また、リモートワークが多ければ、インターネット環境があればアクセスできるデジタルの社内掲示板が便利です。社内掲示板を導入する際は、社員の働く環境を考慮して、アナログの社内掲示板板・デジタルの社内掲示板のどちらであれば「常に最新の情報を共有する」ことができるのか、検討することが大切です。
全社員が見やすい場所に設置する
社内掲示板の運用が成功するポイント2つ目は、全社員が見やすい場所に設置することです。誰でも・いつでもアクセスしやすい場所に情報を置くという点を考慮し、社内掲示板を設置する場所を検討します。そのためには、自社の社員がどのような環境で仕事をしているかを把握することが必要です。その上でアナログの社内掲示板・デジタルの社内掲示板を選択すると良いでしょう。
ルールを決める
運用成功のポイント3つ目は、ルールを決めることです。アナログの社内掲示板・デジタルの社内掲示板どちらにおいても、一定のルールを設ける必要があります。例えば「情報を掲載するときには掲載期限を入れる」「文責はどの部署にあるのかを明確にする」「掲示する内容は担当部署の許可を得る」などがあります。運用においてあらかじめルールを決めておくことで、最新の情報が古くなった情報に埋もれることを防いだり、掲示内容に気になる点や問題点が合った場合も簡単に確認できたりと、社内掲示板設置によるトラブルを避けることなどができます。
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まとめ
本記事では、アナログの社内掲示板・デジタルの社内掲示板のそれぞれの特徴・メリット・デメリット・社内掲示板の運用の成功ポイントなどを解説しました。アナログの社内掲示板・デジタルの社内掲示板のどちらが自社に適しているか、という点については「社員の働き方」に注目します。多くの企業ではリモートワークが進み、ビジネスのデジタル化が加速しています。このような環境下では、デジタルの社内掲示板が適している場合が多いです。
デジタルの社内掲示板の運営においては、システム・ツールを使うことで、情報伝達に限らずさまざまな用途で活用が可能です。自社に必要な掲示板の運用を検討し、デジタル化を進めるのであれば、自社に合ったシステム・ツールを選択していきましょう。
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