社内報とは？制作する流れやポイント・事例などとともに解説

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

社内報は、情報共有や自社のビジョン・理念の浸透に有効なツールです。ただ、社内報を制作する目的を適切に設定しないと、期待した効果はなかなか得られません。また、読まれるコンテンツやその作り方を十分理解し、より多くの人に読んで欲しいと考えるものです。本記事では、社内報の意味や目的などを解説した上で、制作する流れやポイント・事例などをまとめて解説します。

社内報とは？目的とともに解説

ここでは、社内報の基礎知識として以下の2つを解説します。

社内報の意味
社内報の目的

それでは、1つずつ解説します。

社内報の意味

基礎知識の1つ目は、社内報の意味です。社内報とは、社内の広報のために作られた制作物のことです。紙媒体の社内報をイメージする人が多いかもしれませんが、最近ではWeb媒体やアプリ媒体の社内報も増えてきました。また、終身雇用が崩れつつある現在では、福利厚生だけでなく経営課題を解決する役割が期待されることも珍しくありません。

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社内報の目的

基礎知識の2つ目は、社内報の目的です。ここでは、以下の3つ解説します。

社員間の情報共有促進
社員のエンゲージメント向上
理念やビジョンの浸透

それでは、1つずつ解説します。

社員間の情報共有促進

目的の1つ目は、社員間の情報共有促進です。社内報は、社員が気軽に情報を目にできるツールです。そのため、全社員に共有したい情報は、社内報を用いて情報共有を行うと効率的です。以下に、社内報で共有したい情報の例を示します。

現場で得られた最新の情報
最新のサービスや商品など
ビジネスに役立つ情報
現場でのベストプラクティス
高い業績をあげた社員へのインタビュー

関連記事：情報共有のメリットがすべて分かる！得られる成果&失敗例と解決策

社員のエンゲージメント向上

目的の2つ目は、社員のエンゲージメント向上です。社員のエンゲージメントとは、「社員が会社に抱く信頼感や愛着」を意味します。社員のエンゲージメントが高い傾向にある会社は、離職率が低いと言われています。会社の規模が大きくなると、他部署の社員に関する情報はなかなか入ってこないものです。しかし、社内報で新入社員や業績を上げた社員、さらには他部署の仕事内容を紹介することで、社員同士の相互理解が深まります。これにより、社員のエンゲージメント向上が狙えるのです。

理念やビジョンの浸透

目的の3つ目は、会社の理念やビジョンを浸透させることです。会社の理念やビジョンを浸透させることは、社内の社員が一丸となって仕事に取り組むために有効です。しかし、経営陣と直接話す機会がない社員は、日々の仕事で会社の理念やビジョンを意識しないことも珍しくありません。そこで社内報を活用しましょう。社内方で会社の理念やビジョン、さらには会社の歴史・戦略・展望を定期的に伝えていきます。これにより会社の理念やビジョンの浸透を図り、強いチームワークを育みましょう。

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社内報に入れたいコンテンツ

ここでは、社内報に入れておきたいコンテンツを、以下の4つ解説します。

経営層の意思表明
事業部ごとの取り組み
新商品・サービス紹介
社員紹介

それでは、1つずつ解説します。

関連記事：社内報の成功事例に共通する特徴と記載すべき項目を詳しく紹介

経営層の意思表明

入れたいコンテンツの1つ目は、経営層の意思表明です。経営層のメッセージは、社内外に大きな影響を与えるものです。例えば、社員が明るい未来像を描ける言葉をかければ、社員にモチベーションアップや安心感をもたらします。これにより、業績アップにつながるでしょう。また、災害や不祥事などの危機が起こった際にも、経営層の意思表明は効果を発揮するはずです。社内報を通じて、トップからの労いの言葉や危機に対する具体的な指示を伝えましょう。これにより、社員が困難に立ち向かえるでしょう。

事業部ごとの取り組み

入れたいコンテンツの2つ目は、事業部ごとの取り組みです。同じ会社でも、仕事上関わりがない部署の社員同士のことはよくわからなくても、無理はありません。しかし、社内報で事業部ごとの取り組みを紹介することで、社員同士の理解を深めて社内コミュニケーションを促進できるでしょう。また、集合写真や現場社員のコメントなども加えることで、より一層他部署への親しみをもてるでしょう。

新商品・サービス紹介

入れたいコンテンツの3つ目は、新商品・サービス紹介です。社員にとって、自社の新商品・サービスは関心があることの1つです。社内報で新商品・サービス紹介を行う際には、一般的な紹介に加えて以下の内容を紹介するとベターです。

いつ企画ができたか
どんな思いで新商品やサービスを作ったか
顧客にとってどんなベネフィットがあるか

他にも、社内制度や福利厚生の紹介も、いいコンテンツになるでしょう。制度の利用促進やワークライフバランス向上を期待できます。

社員紹介

入れたいコンテンツの4つ目は、社員紹介です。他部署の社員の紹介やインタビュー記事を社内報に掲載することで、社内の垣根を取り払う効果が期待できます。また、部署を超えてコミュニケーションが活発になり、社内報への親しみも増すでしょう。社員紹介を行う際には、部署のリーダーだけでなく、様々な役職の社員を対象に行いましょう。特に、新入社員にとっては、自分を社内にアピールする場所になります。

社内報を制作する流れ

ここでは、社内報を制作する流れとして、以下の8つを解説します。

制作方針の明確化
企画立案
スケジュール策定
インタビュー
素材収集
原稿作成
校正
入稿

それでは、1つずつ解説します。

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制作方針の明確化

社内報を制作する流れの1つ目は、制作方針の明確化です。制作方針を明確にすることで、全体にまとまりができていきます。また、社内報の制作に携わる社員も方向性を見失うことがありません。社内報のテーマを通じて何を伝えたいか、読んだ社員にどういうアクションをとってほしいか、具体的にイメージしましょう。

企画立案

社内報を制作する流れの2つ目は、企画立案です。制作方針に基づき、具体的な企画を立案します。前号から続く企画や新企画など、最適な企画を立案していきましょう。

スケジュール策定

社内報を制作する流れの3つ目は、スケジュール策定です。社内報作成からリリースまでのスケジュールを策定します。必要な工程と各工程の所要時間を洗い出して、余裕があって無理のないスケジュールを策定することがポイントです。

インタビュー

社内報を制作する流れの4つ目は、インタビューです。社内報においては、インタビューはコンテンツに必要な情報を得る有効な方法です。インタビュー対象者の状況に合わせて、電話やメールなどインタビュー方法を決定しましょう。

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素材収集

社内報を制作する流れの5つ目は、素材収集です。社内報に掲載する写真やイラストの素材を収集します。写真の撮影やフリー素材の収集を行いましょう。

原稿作成

社内報を制作する流れの6つ目は、原稿作成です。インタビューや素材収集の後に、原稿作成に取り掛かります。原稿作成においては、以下のポイントを意識しましょう。

社員にとってなじみのある表現を使う
シンプルで硬すぎない表現を使う
社員だけでなく、その家族も楽しめる原稿を作る

校正

社内報を制作する流れの7つ目は、校正です。誤字脱字やレイアウトなどを確認しましょう。文章の校正には、校正支援ツールも活用すると便利です。また、紙媒体の社内報であれば、実際に紙に印刷してレイアウトや色合いを確認するとよいでしょう。

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入稿

社内報を制作する流れの8つ目は、入稿です。紙媒体であれば、印刷業者に発注するか、社内の印刷機で印刷しましょう。また、Web媒体やアプリ媒体であれば、それらに社内報データをアップしましょう。

社内報を制作するポイント

ここでは、社内報を制作するポイントを、以下の4つ解説します。

媒体を適切に選択する
ターゲットを決める
運用頻度を決める
効果測定を行って改善を繰り返す

それでは、1つずつ解説します。

媒体を適切に選択する

ポイントの1つ目は、媒体を適切に選択することです。ここでは、紙媒体、Web媒体、アプリ媒体の3つについて、それぞれ表にまとめて比較します。

【紙媒体】

メリット	・長文を書きやすい・柔軟にデザインできる・社員への手渡しが可能・手軽に持ち運べる
デメリット	・印刷や製本など、制作に時間がかかる・双方向性はなく、社員同士の交流を生みづらい
ターゲット	・社員だけでなく、社員の家族なども・幅広い年齢層
向いているコンテンツ	・ストーリー性のある長文コンテンツ・デザイン性が求められるコンテンツ・社員の家族やOBなどに向けたコンテンツ

【Web媒体】

メリット	・スピーディーに情報発信できる・Web上に記事を保存できる・ページ制限なく、必要なだけ記事を作れる・リンクで関連記事の紹介が容易・アクセス制限を設けて、部外者の閲覧を防ぐことも可能
デメリット	・イントラで提供されている場合、部外者の閲覧は困難・イントラ上で他の情報に埋もれることも
ターゲット	・関係する社員
向いているコンテンツ	・速報性が必要なコンテンツ・機密性が高いコンテンツ

【アプリ媒体】

メリット	・スマートフォンでいつでもどこでも気軽に読める・通知機能を設定しておけば、見逃さない・コメントや「いいね」機能があれば、双方向性を実現
デメリット	・長文でじっくり読んでほしいコンテンツには不向き
ターゲット	・営業など、社内にいないことが多い社員・若い世代
向いているコンテンツ	・新しい商品やサービスの情報・若手社員同士の対談記事

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ターゲットを決める

ポイントの2つ目は、ターゲットを決めることです。どのような社員に読んでもらい、どのような行動を促したいか明確にします。まずは、社員の意識や行動をタイプ分けしましょう。次に、社内報のターゲットとしたい社員像を、制作に関わるメンバー全員で共有します。ターゲットが決まれば、どのようなコンテンツがふさわしいのかが見えてくるはずです。

運用頻度を決める

ポイントの3つ目は、運用頻度を決めることです。最近では、紙媒体の社内報は、隔月か年4回で発行する会社が増えていると言われています。少なくとも年2回は発行しないと、存在自体を忘れ去られてしまうことがあります。また、最近ではテレワークの普及に伴い、Web媒体の社内報を用いる会社も増えているようです。Web媒体の社内報は、こまめに配信することで常に新しい情報を届けられます。最低でも、週に1回は更新するとよいでしょう。

効果測定を行って改善を繰り返す

ポイントの4つ目は、効果測定を行って改善を繰り返すことです。社内報を制作する前に設定した目的を、実際に達成できているか効果測定を行いましょう。課題が見つかったら、改善を繰り返してよりよい社内報を作り上げていきます。その際には、アンケートも有効に活用しましょう。

社内報の事例

ここでは、社内報の事例を以下の2つ解説します。

SmartHRオープン社内報（株式会社SmartHR）
NOW・ミルコミ（株式会社マクロミル）

それでは、1つずつ解説します。

SmartHRオープン社内報（株式会社SmartHR）

事例の1つ目は、SmartHRオープン社内報（株式会社SmartHR）です。社内報でありながら、オープンな社風らしく社外の一般の方でも読めます。コンテンツは、職種ごとの新しい働き方など社内向けを意識した内容だけでなく、人事データなど社外を意識したものもあります。

URL：https://shanaiho.smarthr.co.jp/?gs=a0a09631dd77

NOW・ミルコミ（株式会社マクロミル）

事例の2つ目は、NOW・ミルコミ（株式会社マクロミル）です。NOWがWeb媒体の、ミルコミが紙媒体の社内報です。NOWでは、事業ニュースや社員紹介など、タイムリーなニュースを多数配信しています。反対に、ミルコミではより深掘りしたニュースのストーリーを配信しています。このように、Web媒体と紙媒体を使い分け、それぞれの強みを活かした社内報を制作しているのです。

URL：https://www.macromill.com/company/way/culture/01.html

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まとめ

本記事では、社内報の意味や目的などを解説した上で、制作する流れやポイント・事例などをまとめて解説しました。社内報を制作する前には、社内報の目的や媒体・ターゲットなどを明確にし、年間計画も立てるとよいでしょう。また、コンテンツは社員の興味を引く上に役立つものを選ぶよう心がけましょう。なお、社内報の共有には社内wikiの活用も有効です。特におすすめのツールは、NotePMです。ぜひとも活用をご検討ください。

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