読まれる社内報にするデザインのコツとは?共有に活用したいおすすめITツールも解説

2021年07月11日(日) 社内報

社内報は社内の情報を共有したり、コミュニケーションを図るのに適したツールです。ただ、周到な準備をして作った社内報なのに、読まれていないと悩んでいる担当者も多いのが実態です。社内報を見た瞬間に目に飛び込んでくるのは、記事の内容ではなくデザインです。実は社内報のデザインやレイアウトは、記事の内容と同じくらい重要です。今回は読まれる社内報のデザインやレイアウトのコツについて詳しく解説していきます。

社内報におしゃれなデザインは必要か?

初めのうちはデザインをカラフルにしたり、おしゃれなフォントや美しく加工した写真を隅々に使ったりと持っている技術を駆使し、知っている情報を全て載せようとしてしまいがちです。しかし、社内報に凝ったデザインやおしゃれなレイアウトは、それほど重要ではありません。社内報を見る人の多くは時間に追われており、仕事が終わってからゆっくり見るということは少なく、その場ですぐ読まないと、社内報の存在自体を忘れてしまうことが多いからです。

たくさんある情報をうまく整理して、ぱっと見てわかるデザインやレイアウトを目指すことが大切です。そのためには余計なものをできる限り省き、タイトル・リード文などを拾い読みをするだけでおおよその大意を捉えられるようになっていると、より多くの社員に目を通してもらえるようになります。より詳しい情報が必要な人には記事の詳細へと誘導する導線を作ります。

参考:読まれる社内報の書き方!原稿作成のステップから文章で抑えておきたい3つのポイントを解説

発行目的に応じてデザイン方針を決める

社内報のデザインを決めるにあたって必ず確認しておきたいことが、社内報を発行する目的です。目的には経営理念の共有といったことから、社内の一体感や社員のモチベーションを上げるといったこともありますし、社員の家族と企業がコミュニケーションを図るといった目的のものもあります。何をもたらしたいかということによって、デザインの仕方が大きく変わってきます。事業活動を知ってもらいたいのであれば写真を多めにするなど、知らないことに対して興味を持ってもらうレイアウトやデザイン方針を決めてみましょう。

ターゲットのニーズに合っていればシンプルでもOK

発行目的の他にも、ターゲットのニーズについても把握しておく必要があります。中堅社員向けのものや、工場や倉庫など現場の人向けのものなど様々なターゲットが考えられますが、その人たちの知識のレベルやニーズに合わせて興味の引く内容にしていく必要があります。マネージャー層であれば内容重視のシンプルなデザインでも問題はありません。逆に若手社員向けであれば社内用語などに不慣れのため、イラストや図などを多めに使うなど知識不足を補うような内容にしなくてはなりません。社員の関心を引けない華やかなデザインは、無駄遣いをしていると批判を受ける可能性すらあります。また万人受けするデザインでは誰にも見てもらえないこともあるでしょう。見映えがするデザインよりもターゲットをしっかり決め、ターゲットの社員の興味を引くデザインを目指すことが大事です。

すぐに読んでもらえるように目を引くデザインにする

雑誌や新聞を読んでいるときに、思わず目に止まって読みたくなるページというのがあると思いますが、社内報も同様に目を奪うようなデザインにする必要があります。特にトップのページは、主役となる写真は他のページより大きくする必要がありますし、彩度の高い色を使い、見出しも大きめのものにすることによって読者の興味を引くことができます。長い文章の前にはキャッチコピーをつけたり、同じようなレイアウトのページを続けないことも大切です。

社内報のデザインを選ぶ際の4つのポイント

社内報のデザインを選ぶときにはどのようなことに気をつけたら良いのでしょうか。4つに絞って解説していきます。

ブランドイメージを守る

社内報は自社のブランドを社員に浸透させるインターナルブランディングにつながり、社外に対する社員の言葉や行動に影響を与えます。また一般消費者に向けて商品やサービスを提供するような会社であれば、社員やその家族も顧客になります。社内報はブランドへの愛着度を深めるきっかけになり、会社らしさをアピールするチャンスにもなります。

逆にクリエイティビティの低い社内報を作ってしまったり、社内報で下品な見出しやキャッチコピーを作ってしまうと、会社のイメージがその通りになってしまいます。社内報を作る際には、ブランドのイメージに沿ったものを作らなくてはなりません。コーポレートカラーなど使用できる色やフォントが初めから決まっている会社もありますが、ブラントのイメージにあった色やフォントを数種類初めから決めておくと、社内報に統一感がでて読みやすくなります。

読み手の視点を想定し誘導する

ページを作るときには、読者がどの記事から目を通していくのかを考える必要があります。人の視線は基本的に上から下へ、大きいものから小さなものに動いていくのが特徴です。読者の視線は、縦書きであれば「N型」、横書きであれば「Z型」や「F型」に動いていくのを覚えておきましょう。また文章を読むテンポを崩さないように段数や一行あたりの文字数も決めていく必要があります。Webで公開する場合は、スマートフォンでの閲覧が増えてきているので、横幅の長さを意識しながらデザインしていくようにしましょう。

余白が少ないと重たくなり、多いと軽い印象を受けます。また効果的な余白を設けるとどこを見たら良いのかが明白になります。注目してほしいポイントに誘導するためには余白を上手く使い、複数のレイアウトを考えてみましょう。その中から読者が最もスムーズに読めるものレイアウトを選びます。

イラストや写真を使う

文章だけの社内報はとても重いものになります。マネージャークラスに向けたようなものであれば問題がありませんが、若手に向けた社内報であれば、敬遠される原因になるでしょう。読み手が退屈しないようにするためには、イラストや写真を使い視覚的なアプローチをしてみましょう。たくさんの余白を設けた中にある大きな写真や画像に多くの人は注目します。メリハリのついたレイアウトにするためには、イラストや写真をふんだんに用意するのがコツです。

デザインの足し算と引き算

取材した情報や撮った写真はすべて記事の中に入れて、凝ったデザインを施したいという気持ちはもっともです。すべて載せていると賑やかさや楽しさを表現することができますが、同時に記事を分かりにくしてしまい、読者にストレスを与えてしまう結果にもなりえます。良いものをどんどん加えるという足し算的な考えだけでなく、引き算的考えも持っておくことが大事です。

読みやすさを重視してみると、無駄な飾りや長い文章は省いた方が良いのではないかという考えが生まれてきます。また企画に沿った飾りやイラストになっているかどうかもチェックしてみましょう。専門性の高い文章に子供っぽい飾りを施したり、文章と関係のない写真などを載せたりすると読者が違和感をおぼえ、離脱してしまう原因になります。見やすさや分かりやすさを最優先にして、思い切って不要なものを省いてみましょう。

参考:社内報の成功事例に共通する特徴と記載すべき項目を詳しく紹介

社内報のデザインでは見出しやリードの選定も重要

見出しやリードを使うと文章に緩急を持たせることができます。特に長文が続く場合は敬遠される傾向が高いので、見出しやリードだけで内容を把握できるようにすることが大切です。

見出しは文章を要約したものと思われがちですが、それだけでなく情報を伝える側の意図を読者に伝えることや、読者の興味を引くという大事な役割もあります。どんなに素晴らしい文章で中身があったとしても、最後まで読んでもらうためには見出しやリードの選択が非常に重要です。文章を作ってから要約するよりも、企画の段階で見出しを考えておくと良いでしょう。

業者に社内報のデザインを任せる際のコツ

小さな会社であれば、社内報を作っている担当者がわかっているためデザイン性があまりなくても問題にならないのですが、大きな企業になればなるほど担当者の顔がわからないので、社内報への評価が厳しくなりがちです。しかし素人だけで手にとって読んでもらえるデザインを作るのは至難の技です。そこで業者に社内報を頼むときのコツについて解説します。

ターゲットにしている層や目的を明らかにする

社外の編集者やデザイナーにどんな読者を想定していて、どんなものを求めているのかというのをはっきり伝えないと、想定するような社内報は出来上がりません。外部に依頼する前にターゲットにする層や社内報の目的を確認しておきましょう。デザインのガイドラインや会社案内・パンフレットなど企業のイメージを伝えるものがあれば事前に用意しておきます。

参考:社内報の目的とは?効果・社員に伝わるコツとおすすめのITツールを徹底解説

参考にするデザインを集める

気に入った雑誌やホームページのデザインをたくさん集め、なぜ気に入ったのかというのを自分なりに考えてみると、どのような社内報を作ったら良いのかが見えてきます。配色が素晴らしいと思ったり、すんなり最後まで読めるといったいろいろな要因があるはずです。依頼するときにもどのようなデザインが良いのか伝えやすくなり、またデザイナーが提案したものに対しても、このように変えてほしいなどといった依頼がしやすくなり、希望した社内報に近づけることができます。

上手くデザインされた社内報を共有するのにおすすめのツール

NotePM

NotePM

NotePM(ノートピーエム) は、ナレッジ共有に特化した「社内版ウィキペディア」です。検索に強く、情報を整理しやすいのが特徴です。Web社内報ツールとしても、多くの企業に利用されています。

NotePMの特徴

  • 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
  • 社内wiki+ファイル共有
  • フォルダ階層とタグ機能で情報を整理しやすい
  • Web上で簡単に文書作成できて、変更履歴も自動的に記録

URL: https://notepm.jp/

関連記事: 【2021年版】Web社内報サービス・ツール おすすめ7選を徹底比較!

まとめ

本記事では、社内報のデザインや見出しを決める時のコツや外注する時のコツについて解説しました。社内報を見てもらえるかはレイアウトやデザインによって決まるといっても差し支えないほど、デザインは大切な要素です。Webなどで公開することを考えている場合は、社内wikiなどのツールを使うのがおすすめです。追加の記事を載せたり編集もしやすくなり、より多くの社員と最新の情報を共有することができます。合わせてインフラ設備を整えることもぜひ検討してみてください。

おすすめの情報共有ツール

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