社内ルールの無料テンプレート・例文集|社内規定・就業規則との違いと作り方を解説

2026年10月16日(金) テンプレート

社内ルールを整備する際は、どのような項目を設け、どう書けばよいのか迷うことがあります。本記事では、情報管理や働き方、経費精算、社内コミュニケーションなど、日常業務で使える社内ルールのテンプレート・例文を紹介します。

あわせて、社内規定・就業規則との違いや、自社に合ったルールの作り方、周知・管理のポイントも解説します。

社内ルールのテンプレート・例文

情報管理や働き方、経費精算、コミュニケーションなど、日常業務で使われる社内ルールの例を紹介します。

項目

社内ルールの例文

勤怠

遅刻・欠勤する場合は、始業時刻までに上長へ連絡する

テレワーク

テレワークを実施する場合は、事前に上長の承認を得る

社内チャット

業務上の連絡は、原則として会社指定のチャットツールを使用する

メール

社外へ機密情報を送信する場合は、宛先と添付ファイルを送信前に確認する

パスワード管理

業務用アカウントのパスワードを他者と共有してはならない

PC・スマートフォン

会社貸与の端末を業務目的以外で使用しない

情報の持ち出し

顧客情報や社内資料を、会社の許可なく社外へ持ち出してはならない

経費精算

経費は、会社が定める期限までに所定の方法で申請する

備品管理

共用備品を使用した後は、所定の場所へ戻す

SNS

業務上知り得た未公開情報を、個人のSNSへ投稿してはならない

顧客対応

顧客から苦情や重大な問い合わせを受けた場合は、自己判断せず上長へ報告する

職場環境

ハラスメントに該当する言動を行わず、相手が不快に感じる言動にも注意する

例文は、自社の業務内容や勤務形態、利用ツール、既存の社内規定に合わせて調整してください。労働条件や服務規律に関わる内容は、就業規則や社内規定として定める場合があります。次に、それぞれの違いを整理します。

社内ルール・社内規定・就業規則の違い

社内ルール、社内規定、就業規則はいずれも社内の決まりですが、対象や位置づけが異なります。

項目

社内ルール

社内規定

就業規則

主な役割

日常業務の行動基準を定める

社内制度や業務上の手続きを定める

労働条件や服務規律などを定める

例

チャットの使い方、情報管理、経費申請、備品利用

賃金規程、出張旅費規程、テレワーク規程

労働時間、休日・休暇、賃金、退職など

作成義務

原則としてなし

規定の内容による

常時10人以上の労働者を使用する事業場では作成・届出が必要

主な用途

日常業務を円滑に進める

社内制度や手続きを統一する

労働条件や職場の基本的なルールを明確にする

社内ルールは法律上の決まった名称ではなく、日常業務の幅広い決まりを指します。一方、社内規定は制度や手続きを文書化したもので、就業規則とは別に設けることもあります。

就業規則は、労働時間や休日、賃金、退職などを定める文書です。常時10人以上の労働者を使用する事業場では、労働基準法に基づく作成・届出が必要です。

社内ルールの内容が労働条件や服務規律に関わる場合は、就業規則や関連する社内規定との整合性も確認します。

正式な社内規定を整備する場合のテンプレート17選

賃金や出張、テレワークなど、社内制度や手続きを明文化する場合は、社内規定として定めます。ここでは、社内規定を7つのカテゴリに分け、全17種類の無料テンプレート・例文を紹介します。

  • 就業規則のテンプレート・例文
  • 報酬制度のテンプレート・例文
  • 福利厚生のテンプレート・例文
  • 働き方に関する規程のテンプレート・例文
  • 情報セキュリティ規程のテンプレート・例文
  • 懲戒規程のテンプレート・例文
  • 緊急時の勤務に関する規程のテンプレート・例文

就業規則のテンプレート・例文

ここでは、就業規則のテンプレート・例文を2種類紹介します。

  • 正社員の就業規則
  • パートタイム労働者就業規則

正社員とパートタイム労働者は、労働条件が異なるため、それぞれ別に就業規則を作るのが一般的です。テンプレート・例文を参考に、自社の労働条件に置き換えて就業規則を作成してみてください。

なお、本記事で紹介するテンプレートは一般的な内容であり、実際の就業規則の作成時には法的確認や専門家の助言を得ることをおすすめします。

正社員の就業規則

正社員の就業規則のテンプレート

第1章 総則

第1条(目的)
第2条(適用範囲)

第2章 採用および異動

第3条(採用)
第4条(異動)

第3章 勤務時間、休憩および休日

第5条(勤務時間)
第6条(時間外および休日労働)
第7条(休日)

第4章 休暇

第8条(年次有給休暇)
第9条(特別休暇)

第5章 賃金

第10条(賃金の構成)
第11条(賃金の支払い)
第12条(昇給・賞与)

第6章 退職および解雇

第13条(退職)
第14条(解雇)

第7章 服務規律

第15条(遵守事項)
第16条(禁止事項)

第8章 安全衛生

第17条(安全衛生の確保)

第9章 懲戒

第18条(懲戒の種類および適用)

第10章 改正

第19条(規則の改正)

正社員の就業規則の例文

第1章 総則

第1条(目的)
本規則は、従業員の就業に関する事項を定め、労働条件の明確化と職場の秩序維持を図ることを目的とする。

第2条(適用範囲)
本規則は、当社に勤務するすべての正社員に適用する。

第2章 採用および異動

第3条(採用)
従業員の採用は、会社が必要とする人材要件に基づき行うものとする。

第4条(異動)
業務の都合により、配置転換、出向、転勤を命ずることがある。

第3章 勤務時間、休憩および休日

第5条(勤務時間)

  1. 所定労働時間
    • 始業時間:午前〇時
    • 終業時間:午後〇時
  2. 休憩時間
    • 午前〇時から〇分の休憩を与える

第6条(時間外および休日労働)
業務の都合により、所定労働時間を超えて勤務させることがある。この場合、労働基準法に従い割増賃金を支払う。

第7条(休日)

  1. 週1回の法定休日を確保する
  2. 会社が定める特定の休日(年間休日数〇日)も付与する

第4章 休暇

第8条(年次有給休暇)

  1. 入社後6か月経過し、かつ出勤率が80%以上の正社員に対し、年間〇日付与する
  2. 年次有給休暇の取得方法、取得期限は別途定める

第9条(特別休暇)

  1. 慶弔休暇、産前産後休暇、育児休業、介護休業などは法令に基づき付与する
  2. その他、会社が必要と認めた場合、特別休暇を付与する

第5章 賃金

第10条(賃金の構成)
賃金は、基本給および各種手当から構成される。

第11条(賃金の支払い)

  1. 賃金は、毎月〇日に当月分を支払う
  2. 銀行振込により支払う

第12条(昇給・賞与)
業績と人事評価に基づき、年〇回の昇給および賞与を支給する。

第6章 退職および解雇

第13条(退職)
退職を希望する場合は、退職予定日の〇日前に申し出ること。

第14条(解雇)
従業員が以下に該当する場合、解雇することがある。

  1. 勤務成績や業務遂行能力が著しく低下した場合
  2. 法令または会社規則に違反した場合

第7章 服務規律

第15条(遵守事項)

  1. 従業員は、業務を遂行するにあたり、法令を遵守し、誠実に勤務しなければならない。
  2. 職務上知り得た秘密情報を外部に漏洩してはならない。

第16条(禁止事項)
無断欠勤、勤務時間中の私用行為、暴力行為等、会社の秩序や信用を著しく損なう行為を禁止する。

第8章 安全衛生

第17条(安全衛生の確保)
会社は従業員の安全と健康を確保するため、必要な措置を講じる。

第9章 懲戒

第18条(懲戒の種類および適用)
会社は、服務規律違反や会社の信用を損なう行為に対して、以下の懲戒処分を行うことがある。

  1. 戒告
  2. 減給
  3. 出勤停止
  4. 諭旨退職
  5. 懲戒解雇

第10章 改正

第19条(規則の改正)
本規則の改正は、必要に応じて会社が行い、変更時には従業員に通知する。

>このテンプレートをNotePMで使ってみる(無料)

就業規則には、必ず記載しなければならない「絶対的必要記載事項」と、各企業がルールを設定する際に記載が必要な「相対的必要事項」があります。

絶対的必要事項

相対的必要事項

労働時間関係

退職手当関係

賃金関係

臨時の賃金、最低賃金額関係

退職関係

費用負担関係

安全衛生関係

職業訓練関係

災害補償、業務外の傷病扶助関係

表彰、制裁関係

その他

参考:モデル就業規則 |厚生労働省労働基準局監督課

就業規則は、労働基準法第89条に基づき、所轄の労働基準監督署長への届出が必要です。内容に不安がある場合は、社会保険労務士(社労士)などの専門家に確認すると安心です。

賃金や出張などの詳細を別規程で定める場合は、就業規則に委任規定を設けます。この場合、別規程も就業規則の一部として扱われるため、関連法令に沿った内容にする必要があります。

パートタイム労働者就業規則

パートタイム労働者就業規則のテンプレート

第1章 総則

第1条(目的)
第2条(適用範囲)

第2章 採用および契約期間

第3条(採用および契約期間)

第3章 勤務時間、休憩および休日

第4条(勤務時間)
第5条(時間外および休日労働)
第6条(休日)

第4章 休暇

第7条(年次有給休暇)
第8条(特別休暇)

第5章 賃金

第9条(賃金の構成)
第10条(賃金の支払い)
第11条(昇給)

第6章 退職および契約解除

第12条(退職)
第13条(契約解除)

第7章 服務規律

第14条(遵守事項)
第15条(禁止事項)

第8章 安全衛生

第16条(安全衛生の確保)

第9章 懲戒

第17条(懲戒の種類および適用)

第10章 改正

第18条(規則の改正)

パートタイム労働者就業規則の例文

第1章 総則

第1条(目的)
本規則は、当社に勤務するパートタイム労働者の就業に関する基本事項を定め、職場の秩序維持と労働条件の明確化を図ることを目的とする。

第2条(適用範囲)
本規則は、当社に勤務するすべてのパートタイム労働者に適用する。

第2章 採用および契約期間

第3条(採用および契約期間)
パートタイム労働者は、当社の定める人材要件に基づき採用する。
契約期間は〇か月とし、契約更新については業務遂行能力等を総合的に勘案して決定する。

第3章 勤務時間、休憩および休日

第4条(勤務時間)

  1. 所定労働時間は、シフトにより会社が定める。原則として、始業時間は〇時、終業時間は〇時とする
  2. 勤務時間が6時間を超える場合には、〇分の休憩を付与する

第5条(時間外および休日労働)
業務の都合により、事前の合意のもとで時間外または休日労働を命ずることがある。この場合、割増賃金を支払う。

第6条(休日)

  1. 週〇日以上の休日を確保する
  2. 会社が定めるシフトに基づき、休日を定める

第4章 休暇

第7条(年次有給休暇)

  1. 勤続6か月以上かつ出勤率80%以上の場合、年次有給休暇を法定に基づき付与する
  2. 有給休暇の日数は、労働日数に応じて法定のとおり定める

第8条(特別休暇)
慶弔休暇、育児休業、介護休業等の取得については法令に基づき付与する。

第5章 賃金

第9条(賃金の構成)
賃金は、時間給および必要に応じた手当で構成する。

第10条(賃金の支払い)

  1. 賃金は、毎月〇日に前月分を支払う
  2. 銀行振込により支払う

第11条(昇給)
会社の業績および人事評価に基づき、必要に応じて昇給を行うことがある。

第6章 退職および契約解除

第12条(退職)
パートタイム労働者が退職を希望する場合は、退職予定日の〇日前までに申し出ること。

第13条(契約解除)
会社は、以下に該当する場合、パートタイム労働者との契約を解除することがある。

  1. 業務遂行能力が著しく低下した場合
  2. 法令または会社規則に違反した場合

第7章 服務規律

第14条(遵守事項)

  1. 従業員は、業務を遂行するにあたり、法令および本規則を遵守し、誠実に勤務しなければならない
  2. 職務上知り得た情報について、守秘義務を負うものとする

第15条(禁止事項)
遅刻、無断欠勤、私用行為等、職場の秩序や会社の信用を損なう行為を禁止する。

第8章 安全衛生

第16条(安全衛生の確保)
会社は、従業員の安全と健康を確保するため、必要な安全衛生管理措置を講じる。

第9章 懲戒

第17条(懲戒の種類および適用)
従業員が服務規律違反を犯した場合、状況に応じて次の懲戒処分を行うことがある。

  1. 戒告
  2. 減給
  3. 出勤停止
  4. 契約解除

第10章 改正

第18条(規則の改正)
本規則は、必要に応じて改正することがあり、改正内容はすべてのパートタイム労働者に通知する。

>このテンプレートをNotePMで使ってみる(無料)

パートタイム労働者の就業規則にも、正社員と同様に記載が必要な項目があります。社員転換制度を設ける場合は、その条件や手続きも明記します。

あわせて、労働契約法第18条に定められた無期転換ルールにも注意が必要です。

無期転換ルールでは、有期労働契約が通算5年を超えて更新された場合、労働者からの申し込みによって無期労働契約へ転換できます。

報酬制度のテンプレート・例文

ここでは、報酬制度の社内規定テンプレート・例文を4種類紹介します。

  • 賃金・賞与規程
  • 通勤手当規程
  • 出張旅費規程
  • 退職金制度規程

就業規則のほかに詳細な規程を作成・周知したい企業さまは、ぜひ参考にしてみてください。

賃金・賞与規程

賃金・賞与規程のテンプレート

第1章 総則

第1条(目的)
第2条(適用範囲)

第2章 賃金

第3条(賃金の構成)
第4条(賃金の計算および支給)
第5条(昇給)

第3章 賞与

第6条(賞与の支給)
第7条(賞与の減額および不支給)

第4章 賃金控除

第8条(法定控除)
第9条(その他の控除)

第5章 雑則

第10条(規程の改正)

賃金・賞与規程の例文

第1章 総則

第1条(目的)
本規程は、従業員の賃金および賞与に関する基本的な事項を定め、適正な賃金管理と従業員の労働意欲向上を図ることを目的とする。

第2条(適用範囲)
本規程は、当社に勤務する全従業員に適用する。

第2章 賃金

第3条(賃金の構成)
賃金は、以下の基本給および各種手当で構成する。

  1. 基本給:職務および職責に応じた基本賃金
  2. 手当
    • 通勤手当:通勤にかかる費用を支給する
    • 時間外手当:所定労働時間を超えた労働に対して支給する
    • 深夜手当:午後10時から午前5時までの労働に対して支給する
    • 休日手当:法定休日の労働に対して支給する
    • 役職手当:役職に応じた手当を支給する

第4条(賃金の計算および支給)

  1. 賃金の計算期間
    賃金の計算期間は毎月〇日から翌月〇日までとする。
  2. 賃金の支給日
    毎月〇日に当月分を支給する。支給日が休日にあたる場合は、前営業日に支給する。
  3. 支給方法
    賃金は、指定した銀行口座への振込により支給する。

第5条(昇給)
昇給は、年〇回、従業員の勤務成績、能力、会社の業績を考慮して実施するものとする。

第3章 賞与

第6条(賞与の支給)
賞与は、会社の業績、従業員の勤務成績等を考慮し、年〇回、次の条件に基づき支給する。

  1. 支給時期
    賞与は、夏季および冬季に支給する。
  2. 支給対象
    賞与の支給対象は、支給日に在籍する全従業員とするが、勤務成績等に応じて支給金額を増減させる場合がある。
  3. 賞与の計算基準
    賞与額は、基本給、勤務成績、勤続年数を考慮して決定する。

第7条(賞与の減額および不支給)
以下のいずれかに該当する場合、賞与の減額もしくは不支給とする。

  1. 業務上重大な過失があった場合
  2. 会社の業績が著しく悪化した場合
  3. その他、賞与を支給しない合理的な理由があると会社が判断した場合

第4章 賃金控除

第8条(法定控除)
賃金から控除する項目は以下のとおりとする。

  1. 所得税
  2. 住民税
  3. 社会保険料
  4. その他法令で定める項目

第9条(その他の控除)
会社は、従業員の同意を得た上で、以下の項目について賃金から控除することができる。

  1. 従業員からの借入金
  2. 福利厚生施設の利用料
  3. その他、会社が従業員と合意した事項

第5章 雑則

第10条(規程の改正)
本規程の改正は、必要に応じて会社が行い、改正内容は従業員に通知する。

>このテンプレートをNotePMで使ってみる(無料)

賃金・賞与規程は、給与や賞与の金額や支払いルール、計算方法などを記載する社内規定です。就業規則にも記載が必要な項目ですが、定める項目が多いことから、一般的に就業規則とは別に作成します。

通勤手当規程

通勤手当規程のテンプレート

第1章 総則

第1条(目的)
第2条(適用範囲)

第2章 通勤手当の支給

第3条(通勤手当の支給条件)
第4条(支給額の算定方法)
第5条(支給日)
第6条(申請および変更届)

第3章 雑則

第7条(規程の改正)

通勤手当規程の例文

第1章 総則

第1条(目的)
本規程は、従業員の通勤にかかる費用を補助するための通勤手当について定め、従業員の福利厚生の向上を図ることを目的とする。

第2条(適用範囲)
本規程は、当社に勤務するすべての従業員に適用する。

第2章 通勤手当の支給

第3条(通勤手当の支給条件)

  1. 通勤手当は、従業員が自宅から会社までの通勤に要する交通費を支給する
  2. 自宅から勤務地までの片道〇キロメートル以内の場合は支給しない

第4条(支給額の算定方法)

  1. 公共交通機関を利用する場合は、定期券の最も経済的なルートの運賃を支給する
  2. 自家用車を利用する場合は、会社が定めた距離あたりのガソリン代等を支給する

第5条(支給日)
通勤手当は毎月の給与支給日に合わせて支給する。

第6条(申請および変更届)
通勤手当の支給を受ける従業員は、必要事項を記載した通勤届を提出し、通勤経路等に変更があった場合は速やかに届け出る。

第3章 雑則

第7条(規程の改正)
本規程の改正は、会社が必要と認めたときに行い、改正内容は従業員に通知する。

>このテンプレートをNotePMで使ってみる(無料)

通勤手当は、原則として法律上の支給義務はありませんが、就業規則に定めた場合は、その内容に従って支給する必要があります。支給対象や金額、算定方法などを別規程にまとめておくと、運用ルールを明確にできます。

就業規則に通勤手当について記載する場合も、支給条件や対象範囲を具体的に定めておきます。

出張旅費規程

出張旅費規程のテンプレート

第1章 総則

第1条(目的)
第2条(適用範囲)

第2章 出張旅費の種類および支給基準

第3条(旅費の種類)
第4条(支給基準)

第3章 出張の申請および報告

第5条(出張の申請)
第6条(出張報告)

第4章 雑則

第7条(規程の改正)

出張旅費規程の例文

第1章 総則

第1条(目的)
本規程は、業務遂行に必要な出張に伴う旅費の支給について定め、従業員の業務遂行を支援することを目的とする。

第2条(適用範囲)
本規程は、会社が命じた出張を行うすべての従業員に適用する。

第2章 出張旅費の種類および支給基準

第3条(旅費の種類)
出張旅費は以下の項目で構成される。

  1. 交通費:最も経済的かつ合理的な交通手段による実費を支給する
  2. 宿泊費:会社が定める金額または実費を支給する
  3. 日当:食事や雑費に充当するための一定額を支給する

第4条(支給基準)
出張旅費の支給は、経済的かつ効率的な経路および手段によるものとする。航空券や特急券の利用は、事前の承認を要する。

第3章 出張の申請および報告

第5条(出張の申請)
出張を行う従業員は、所定の出張申請書を提出し、出張命令を受けた後に出張を実施する。

第6条(出張報告)
出張から帰社後、従業員は出張報告書を提出し、旅費の精算を速やかに行うものとする。

第4章 雑則

第7条(規程の改正)
本規程の改正は、会社が必要と認めたときに行い、改正内容は従業員に通知する。

>このテンプレートをNotePMで使ってみる(無料)

出張旅費規程は、出張にかかる交通費や宿泊費などについて、支給対象や金額、精算方法などを定める規程です。出張旅費に関するルールを全従業員に適用する場合は、就業規則との整合性も確認する必要があります。

就業規則には適用範囲などの基本事項を記載し、詳細を出張旅費規程に定める形が一般的です。

退職金制度規程

退職金制度規程のテンプレート

第1章 総則

第1条(目的)
第2条(適用範囲)

第2章 退職金の支給条件および算定方法

第3条(支給条件)
第4条(算定方法)
第5条(支給方法)

第3章 退職金の減額または不支給

第6条(減額・不支給の事由)

第4章 雑則

第7条(規程の改正)

退職金制度規程の例文

第1章 総則

第1条(目的)
本規程は、従業員の退職後の生活支援を図るため、退職金の支給に関する基本事項を定めることを目的とする。

第2条(適用範囲)
本規程は、当社に勤務し、退職するすべての従業員に適用する。

第2章 退職金の支給条件および算定方法

第3条(支給条件)

  1. 従業員が退職した場合、勤続年数に応じて退職金を支給する
  2. ただし、懲戒解雇された従業員には退職金を支給しない

第4条(算定方法)

  1. 退職金は、従業員の勤続年数と最終給与に基づき、別途定める支給基準に従って算出する
  2. 勤続年数は、入社日から退職日までの期間とする

第5条(支給方法)
退職金は、従業員が退職した月の翌月末日までに指定された口座に振込により支払う。

第3章 退職金の減額または不支給

第6条(減額・不支給の事由)
従業員が以下に該当する場合、退職金の全部または一部を減額または不支給とする。

  1. 在職中に重大な過失や違反行為があった場合
  2. 法令または会社規程に違反した場合

第4章 雑則第7条(規程の改正)
本規程の改正は、会社が必要と認めたときに行い、改正内容は従業員に通知する。

>このテンプレートをNotePMで使ってみる(無料)

退職金制度の導入は法律で一律に義務づけられているものではありません。制度を設ける場合は、支給対象や計算方法、支給時期などのルールを社内規定として定めておきます。

また、就業規則に退職金の支給条件や基準を定めた場合は、その内容に基づいて運用する必要があります。

福利厚生のテンプレート・例文

ここでは、福利厚生に関する社内規定のテンプレート・例文を4種類紹介します。

  • 育児・介護休業規程
  • 特別休暇規程
  • 慶弔見舞金規程
  • パートナーシップ制度規程

福利厚生は、各規程の内容によって就業規則への記載が必要かどうかが変わります。企業が独自に定める法定外福利厚生でも、就業規則の「絶対的必要記載事項」または「相対的必要事項」に該当すれば、記載が必要となるためご留意ください。

育児・介護休業規程

育児・介護休業規程のテンプレート

第1章 総則

第1条(目的)
第2条(適用範囲)

第2章 育児休業

第3条(育児休業の取得条件)
第4条(育児休業期間中の給与)

第3章 介護休業

第5条(介護休業の取得条件)
第6条(介護休業期間中の給与)

第4章 雑則

第7条(規程の改正)

育児・介護休業規程の例文

第1章 総則

第1条(目的)
本規程は、育児・介護休業に関する基本的な事項を定め、従業員の仕事と家庭生活の両立を支援することを目的とする。

第2条(適用範囲)
本規程は、当社に勤務するすべての従業員に適用する。

第2章 育児休業

第3条(育児休業の取得条件)

  1. 従業員は、子が1歳(一定条件により最大2歳)に達するまでの間、育児休業を取得することができる
  2. 育児休業の取得には、原則として1か月前までに申請を行うこととする

第4条(育児休業期間中の給与)
育児休業期間中の給与については無給とするが、雇用保険の育児休業給付金の受給が可能である。

第3章 介護休業

第5条(介護休業の取得条件)

  1. 従業員は、要介護状態にある家族を介護するため、通算93日間の介護休業を取得することができる
  2. 介護休業の取得には、原則として2週間前までに申請を行うこととする

第6条(介護休業期間中の給与)
介護休業期間中の給与については無給とするが、雇用保険の介護休業給付金の受給が可能である。

第4章 雑則

第7条(規程の改正)
本規程の改正は、会社が必要と認めたときに行い、改正内容は従業員に通知する。

>このテンプレートをNotePMで使ってみる(無料)

育児・介護休業に関する内容は、就業規則への記載が必要です。育児・介護休業規程を別に設ける場合は、就業規則に委任規定を設け、詳細を別規程で定めます。

特別休暇規程

特別休暇規程のテンプレート

第1章 総則

第1条(目的)
第2条(適用範囲)

第2章 特別休暇の種類および取得条件

第3条(慶弔休暇)
第4条(その他の特別休暇)

第3章 雑則

第5条(規程の改正)

特別休暇規程の例文

第1章 総則

第1条(目的)
本規程は、従業員の特定の事情に対応するため、特別休暇に関する事項を定め、従業員の福利厚生の向上を図ることを目的とする。

第2条(適用範囲)
本規程は、当社に勤務するすべての従業員に適用する。第2章 特別休暇の種類および取得条件

第3条(慶弔休暇)
従業員の結婚や家族の死亡に際し、以下の慶弔休暇を付与する。

  1. 本人の結婚:〇日
  2. 配偶者の死亡:〇日
  3. 両親、子の死亡:〇日

第4条(その他の特別休暇)
災害休暇、裁判員休暇など、法令に基づき特別休暇を付与する。

第3章 雑則

第5条(規程の改正)
本規程の改正は、会社が必要と認めたときに行い、改正内容は従業員に通知する。

>このテンプレートをNotePMで使ってみる(無料)

特別休暇とは、企業が独自に設けるリフレッシュ休暇やアニバーサリー休暇などを指します。就業規則の絶対的必要記載事項に該当するため、就業規則への記載が必要です。

特別休暇の種類や取得条件などを別規程で定める場合は、就業規則に基本事項と委任規定を記載し、詳細を特別休暇規程にまとめます。

慶弔見舞金規程

慶弔見舞金規程のテンプレート

第1章 総則

第1条(目的)
第2条(適用範囲)

第2章 見舞金の種類および支給額

第3条(慶弔見舞金の支給基準)
第4条(申請および支給方法)

第3章 雑則

第5条(規程の改正)

慶弔見舞金規程の例文

第1章 総則

第1条(目的)
本規程は、従業員およびその家族の慶弔時における見舞金の支給について定め、従業員の福利厚生の向上を図ることを目的とする。

第2条(適用範囲)
本規程は、当社に勤務するすべての従業員に適用する。

第2章 見舞金の種類および支給額

第3条(慶弔見舞金の支給基準)
従業員の結婚、出産、または家族の死亡に際し、以下の見舞金を支給する。

  1. 本人の結婚:〇円
  2. 出産:〇円
  3. 配偶者、親、子の死亡:〇円

第4条(申請および支給方法)

  1. 見舞金の支給を受ける場合は、所定の申請書を提出すること
  2. 見舞金は、申請受理後〇日以内に支給する

第3章 雑則

第5条(規程の改正)
本規程の改正は、会社が必要と認めたときに行い、改正内容は従業員に通知する。

>このテンプレートをNotePMで使ってみる(無料)

慶弔見舞金は、従業員やその家族の慶弔事に対して支給する祝い金や見舞金です。法律上の支給義務はありませんが、対象者や支給額、支給条件などを社内規程として定めておくと、運用基準を統一できます。

パートナーシップ制度規程

パートナーシップ制度規程のテンプレート

第1章 総則

第1条(目的)
第2条(適用範囲)

第2章 パートナーシップの認定および待遇

第3条(パートナーシップの認定基準)
第4条(パートナーへの福利厚生の適用)
第5条(申請および認定手続き)

第3章 雑則

第6条(規程の改正)

パートナーシップ制度規程の例文

第1章 総則

第1条(目的)
本規程は、パートナーシップ制度に関する基本事項を定め、多様な働き方やライフスタイルを尊重し、従業員の福利厚生の向上を図ることを目的とする。

第2条(適用範囲)
本規程は、当社に勤務するすべての従業員に適用する。

第2章 パートナーシップの認定および待遇

第3条(パートナーシップの認定基準)
パートナーシップ制度の対象者は、法的婚姻関係に準じるパートナーシップ関係にあることを証明できる従業員とする。

第4条(パートナーへの福利厚生の適用)
認定されたパートナーは、次の福利厚生を受けることができる。

  1. 慶弔休暇の適用
  2. 慶弔見舞金の支給
  3. その他、法的配偶者に準じた福利厚生

第5条(申請および認定手続き)

  1. パートナーシップ認定を希望する従業員は、所定の申請書を提出する
  2. 認定の可否は、会社が確認書類を精査した後に決定する

第3章 雑則

第6条(規程の改正)
本規程の改正は、会社が必要と認めたときに行い、改正内容は従業員に通知する。

>このテンプレートをNotePMで使ってみる(無料)

パートナーシップ制度は、戸籍上同性の従業員について、企業がパートナー関係を認める制度です。認定された従業員は、結婚祝い金や結婚休暇など、法律婚の従業員と同様の福利厚生を受けられる場合があります。

働き方に関する規程のテンプレート・例文

ここでは、働き方に関する規程のテンプレート・例文を3種類紹介します。

  • 副業規程
  • 在宅勤務(テレワーク)規程
  • 短時間勤務規程

多様な働き方を社内規定に明記することで、従業員のワークライフバランスを支えるとともに、組織の統制をとれます。

副業規程

副業規程のテンプレート

第1章 総則

第1条(目的)
第2条(適用範囲)

第2章 副業の届出および制限

第3条(副業の届出)
第4条(副業の制限)
第5条(副業の禁止行為)

第3章 雑則

第6条(規程の改正)

副業規程の例文

第1章 総則

第1条(目的)
本規程は、従業員の副業に関する基本事項を定め、副業の適切な実施を図ることを目的とする。

第2条(適用範囲)
本規程は、当社に勤務するすべての従業員に適用する。

第2章 副業の届出および制限

第3条(副業の届出)
従業員が副業を行う場合は、事前に会社に届出を行い、承認を得なければならない。

第4条(副業の制限)

  1. 従業員が以下に該当する場合、副業を禁止または制限する。会社の業務に支障が生じる場合
  2. 会社の信用や利益を損なうおそれがある場合
  3. 法令に違反する可能性がある場合

第5条(副業の禁止行為)
副業において、競合企業での業務、機密情報の漏洩、会社資産の無断利用を禁止する。

第3章 雑則

第6条(規程の改正)
本規程の改正は、会社が必要と認めたときに行い、改正内容は従業員に通知する。

>このテンプレートをNotePMで使ってみる(無料)

2018年、厚生労働省は「モデル就業規則」から副業・兼業を禁止する規定を削除しました。一方で、業務への支障や情報漏えいなど、一定の条件に該当する場合は副業を制限できます。

副業規程では、許可・届出の要否や制限する条件、遵守事項などを、自社の実態に合わせて定めます。

在宅勤務(テレワーク)規程

在宅勤務(テレワーク)規程のテンプレート

第1章 総則

第1条(目的)
第2条(適用範囲)

第2章 在宅勤務の実施要件

第3条(在宅勤務の申請および承認)
第4条(勤務時間および報告)
第5条(業務環境の確保)

第3章 業務上の注意事項

第6条(機密情報の取扱い)
第7条(業務用機器の使用)

第4章 雑則

第8条(規程の改正)

在宅勤務(テレワーク)規程の例文

第1章 総則

第1条(目的)
本規程は、在宅勤務(テレワーク)制度の基本的な事項を定め、従業員が自宅で効率的かつ安全に勤務できる環境を整備することを目的とする。

第2条(適用範囲)
本規程は、在宅勤務が許可された当社の従業員に適用する。

第2章 在宅勤務の実施要件

第3条(在宅勤務の申請および承認)

  1. 在宅勤務を希望する従業員は、事前に申請書を提出し、上司の承認を得ること
  2. 在宅勤務の承認は、業務の内容や従業員の職務に応じて判断する

第4条(勤務時間および報告)

  1. 在宅勤務中の勤務時間は、原則として所定労働時間に従う
  2. 業務開始および終了時に、上司に報告すること

第5条(業務環境の確保)
在宅勤務を行う従業員は、業務に適した通信環境および作業スペースを確保する。

第3章 業務上の注意事項

第6条(機密情報の取扱い)
在宅勤務中も、会社の機密情報の保護に努め、第三者への漏洩を防止すること。

第7条(業務用機器の使用)
会社から支給された業務用機器の使用は、業務目的に限定し、私的利用を禁止する。

第4章 雑則

第8条(規程の改正)
本規程の改正は、会社が必要と認めたときに行い、改正内容は従業員に通知する。

>このテンプレートをNotePMで使ってみる(無料)

在宅勤務(テレワーク)を導入しても、労働時間や労働条件が変わらない場合は、就業規則の変更は不要とされています。一方、在宅勤務にあわせて時短勤務やフレックスタイム制を導入し、労働条件が変わる場合は、就業規則の変更が必要です。

>関連記事:リモートワーク導入担当者必見!社内運用ルール策定のポイント

短時間勤務規程

短時間勤務規程のテンプレート

第1章 総則

第1条(目的)
第2条(適用範囲)

第2章 短時間勤務の申請および承認

第3条(短時間勤務の申請手続き)
第4条(短時間勤務の承認基準)
第5条(勤務時間の短縮)

第3章 給与および福利厚生

第6条(給与計算および手当の支給)
第7条(福利厚生の適用)

第4章 雑則

第8条(規程の改正)

短時間勤務規程の例文

第1章 総則

第1条(目的)
本規程は、育児や介護等の事情により短時間勤務を希望する従業員に対し、勤務時間短縮の制度を整備することを目的とする。

第2条(適用範囲)
本規程は、当社に勤務し、短時間勤務を希望する従業員に適用する。

第2章 短時間勤務の申請および承認

第3条(短時間勤務の申請手続き)
短時間勤務を希望する従業員は、所定の申請書を提出し、事前に会社の承認を得ること。

第4条(短時間勤務の承認基準)
短時間勤務は、育児、介護、その他やむを得ない事情がある場合に認めるものとし、職務遂行に支障がないかを考慮して判断する。

第5条(勤務時間の短縮)
短時間勤務の範囲は、通常の所定労働時間を〇時間短縮することとし、勤務開始および終了時間は従業員と会社が協議のうえ決定する。

第3章 給与および福利厚生

第6条(給与計算および手当の支給)
短時間勤務者の給与は、勤務時間に応じて計算し、手当については従業員の状況に応じて適用する。

第7条(福利厚生の適用)
短時間勤務者も、正社員に準じた福利厚生を受けることができる。ただし、勤務時間に応じた制限を設ける場合がある。

第4章 雑則

第8条(規程の改正)
本規程の改正は、会社が必要と認めたときに行い、改正内容は従業員に通知する。

>このテンプレートをNotePMで使ってみる(無料)

短時間勤務制度は、育児・介護休業法との関係を踏まえて定める必要があります。対象者を限定する場合は、労使協定の締結が必要になることがあります。

一方、育児・介護以外の理由で利用する短時間勤務制度については、労使協定が必須とは限りません。全従業員を対象とする場合は、短時間正社員制度などとして就業規則に定める方法があります。

情報セキュリティ規程のテンプレート・例文

ここでは、情報セキュリティ規程のテンプレート・例文を2種類紹介します。

  • 企業機密管理規程
  • 電子メール管理規程

在宅勤務やクラウドを使ったデータ保存がスタンダードとなりつつある昨今、企業の情報セキュリティ強化は急務です。明確に情報セキュリティ規程を定め、従業員に厳守させることで、従業員のリテラシー向上や情報漏洩の防止につながります。

企業機密管理規程

企業機密管理規程のテンプレート

第1章 総則

第1条(目的)
第2条(適用範囲)

第2章 企業機密の定義および範囲

第3条(企業機密の定義)
第4条(企業機密の範囲)

第3章 機密情報の取り扱い

第5条(情報の管理責任)
第6条(機密情報のアクセス制限)
第7条(社外持ち出しの制限)

第4章 違反および処分

第8条(違反行為の禁止)
第9条(違反に対する処分)

第5章 雑則

第10条(規程の改正)

企業機密管理規程の例文

第1章 総則

第1条(目的)
本規程は、企業機密の管理および保護に関する基本事項を定め、従業員が適切に企業機密を取り扱うことを目的とする。

第2条(適用範囲)
本規程は、当社に勤務するすべての従業員および契約社員、派遣社員に適用する。

第2章 企業機密の定義および範囲

第3条(企業機密の定義)
企業機密とは、当社の業務、技術、経営情報など、社外秘として扱うべきすべての情報を指す。

第4条(企業機密の範囲)
企業機密には、以下の情報を含むがこれに限定されない。

  1. 経営計画、営業戦略、顧客情報
  2. 技術情報、製品情報、開発計画
  3. 財務情報、価格情報、取引先情報
  4. 従業員の個人情報

第3章 機密情報の取り扱い

第5条(情報の管理責任)
従業員は、企業機密を慎重に取り扱い、漏洩が発生しないよう適切に管理する責任を負う。

第6条(機密情報のアクセス制限)
機密情報へのアクセスは、職務上必要な者に限定し、権限のない者がアクセスすることを禁止する。

第7条(社外持ち出しの制限)
企業機密の社外への持ち出しは原則禁止とし、やむを得ない場合には上司の承認を得ること。

第4章 違反および処分

第8条(違反行為の禁止)
企業機密を第三者に漏洩する行為、無断で利用する行為を禁止する。

第9条(違反に対する処分)
本規程に違反した場合、就業規則に基づき懲戒処分を科すことがある。

第5章 雑則

第10条(規程の改正)
本規程の改正は、会社が必要と認めたときに行い、改正内容は従業員に通知する。

>このテンプレートをNotePMで使ってみる(無料)

企業機密管理規程は、企業の機密情報の管理や保全について定める社内規定です。就業規則に秘密保持義務を定めることもできますが、管理方法や取り扱いルールを詳しく定める場合は、企業機密管理規程を別に設けます。作成後は、従業員に内容を周知します。

電子メール管理規程

電子メール管理規程のテンプレート

第1章 総則

第1条(目的)
第2条(適用範囲)

第2章 電子メールの使用

第3条(業務目的での使用)
第4条(適切なメールアドレスの使用)
第5条(外部への送信)

第3章 電子メールの管理および保管

第6条(メールの保管)
第7条(ウイルス対策)
第8条(パスワード管理)

第4章 違反および処分

第9条(違反行為の禁止)
第10条(違反に対する処分)

第5章 雑則

第11条(規程の改正)

電子メール管理規程の例文

第1章 総則

第1条(目的)
本規程は、電子メールの使用および管理に関する基本事項を定め、電子メールによる情報漏洩防止および適正な使用を図ることを目的とする。

第2条(適用範囲)
本規程は、当社の電子メールアカウントを使用するすべての従業員に適用する。

第2章 電子メールの使用

第3条(業務目的での使用)
電子メールは原則として業務目的にのみ使用し、私的利用を禁止する。

第4条(適切なメールアドレスの使用)
送信先メールアドレスは正確に確認し、誤送信を防止すること。また、機密性の高い情報を含む場合、暗号化やパスワード保護を施すこと。

第5条(外部への送信)
機密情報を外部に送信する場合は、上司の承認を得たうえで行い、適切なセキュリティ対策を講じる。

第3章 電子メールの管理および保管

第6条(メールの保管)
業務に関するメールは必要に応じてバックアップを行い、適切に保管する。不要なメールは速やかに削除する。

第7条(ウイルス対策)
受信メールについてはウイルスチェックを行い、感染が疑われる場合は開封せず、システム管理者に報告する。

第8条(パスワード管理)
メールアカウントのパスワードは定期的に変更し、第三者に知られないよう厳重に管理すること。

第4章 違反および処分

第9条(違反行為の禁止)
メールの誤送信、社外秘情報の無断送信、不正なファイル添付を禁止する。

第10条(違反に対する処分)
本規程に違反した場合、就業規則に基づき懲戒処分を科すことがある。

第5章 雑則

第11条(規程の改正)
本規程の改正は、会社が必要と認めたときに行い、改正内容は従業員に通知する。

>このテンプレートをNotePMで使ってみる(無料)

電子メール管理規程は、メールの利用方法や送受信データ、メールアドレスの管理などについて定める社内規定です。社外とのやり取りだけでなく、社内メールも含めて適用範囲を明確にします。

チャットツールを利用している場合は、メールとあわせてメッセージツール全般の取り扱いを定める方法もあります。

懲戒規程のテンプレート・例文

懲戒規程のテンプレート

第1章 総則

第1条(目的)
第2条(適用範囲)

第2章 懲戒の種類および内容

第3条(懲戒の種類)
第4条(処分の決定)

第3章 懲戒処分の対象行為

第5条(懲戒対象行為)

第4章 処分の通知および異議申し立て

第6条(処分の通知)
第7条(異議申し立て)

第5章 雑則

第8条(規程の改正)

懲戒規程の例文

第1章 総則

第1条(目的)
本規程は、従業員の服務規律を確保し、職場の秩序を維持するため、懲戒に関する基本事項を定めることを目的とする。

第2条(適用範囲)
本規程は、当社に勤務するすべての従業員に適用する。

第2章 懲戒の種類および内容

第3条(懲戒の種類)
従業員が本規程に違反した場合、以下の懲戒処分を科すことがある。

  1. 戒告:口頭または書面による注意
  2. 減給:給与の一部を減額する
  3. 出勤停止:一定期間、出勤を禁止する
  4. 降格:職位を引き下げる
  5. 諭旨退職:本人の意向に基づく退職を促す
  6. 懲戒解雇:会社からの解雇を命じる

第4条(処分の決定)
懲戒処分は、違反の内容や従業員の過去の勤務態度等を考慮し、適正に決定する。

第3章 懲戒処分の対象行為

第5条(懲戒対象行為)
次の行為に該当する場合、懲戒処分を科すことがある。

  1. 無断欠勤、遅刻、早退等、勤務規律の違反
  2. 職務上の重大な過失や不正行為
  3. ハラスメント、暴力行為
  4. 会社の名誉や信用を著しく損なう行為
  5. その他、就業規則に反する行為

第4章 処分の通知および異議申し立て

第6条(処分の通知)
懲戒処分を科す場合、処分内容および理由を従業員に書面で通知する。

第7条(異議申し立て)
従業員は、処分に不服がある場合、一定期間内に異議を申し立てることができる。

第5章 雑則

第8条(規程の改正)
本規程の改正は、会社が必要と認めたときに行い、改正内容は従業員に通知する。

>このテンプレートをNotePMで使ってみる(無料)

懲戒に関する事項は、就業規則への記載が必要です。詳細を別規程で定める場合は、就業規則に委任規定を設け、懲戒の種類や程度、懲戒事由、手続きなどを懲戒規程にまとめます。

緊急時の勤務に関する規程のテンプレート・例文

緊急時の勤務に関する規程のテンプレート

第1章 総則

 

第1条(目的)
第2条(適用範囲)

第2章 緊急時の勤務体制および対応

第3条(勤務体制の変更)
第4条(出勤および退避指示)
第5条(事業継続計画の実施)

第3章 緊急時の安全確保

第6条(安全確保の優先)
第7条(健康管理および報告)

第4章 緊急時の情報伝達および連絡体制

第8条(情報伝達および報告)
第9条(緊急連絡網の整備)

第5章 雑則

第10条(規程の改正)

緊急時の勤務に関する規程の例文

第1章 総則

 

第1条(目的)
本規程は、災害、事故、感染症の拡大等の緊急時における勤務に関する基本事項を定め、従業員の安全と事業継続の確保を目的とする。

第2条(適用範囲)
本規程は、当社に勤務するすべての従業員に適用する。

第2章 緊急時の勤務体制および対応

第3条(勤務体制の変更)
緊急時には、状況に応じて勤務体制を変更し、在宅勤務や交代勤務など柔軟な対応を行うことがある。

第4条(出勤および退避指示)
災害や緊急事態が発生した場合、安全が確認されるまでは出勤せず、自宅待機とすること。また、出勤中に緊急事態が発生した場合は、上司の指示に従い、安全な場所への退避を優先する。

第5条(事業継続計画の実施)
緊急時に備え、事業継続計画(BCP)に基づく対応を徹底し、重要業務の継続および業務再開の迅速化を図る。

第3章 緊急時の安全確保

第6条(安全確保の優先)
従業員は、緊急時には自身および他者の安全を最優先とし、危険がある場合には速やかに退避する。

第7条(健康管理および報告)
感染症の流行等の場合、従業員は自身の健康状態を確認し、体調に異常がある場合は速やかに上司に報告すること。

第4章 緊急時の情報伝達および連絡体制

第8条(情報伝達および報告)
緊急時には、速やかに会社および関係者に状況を報告し、指示を仰ぐこと。必要に応じて、電話やメール、緊急連絡網等を活用する。

第9条(緊急連絡網の整備)
緊急時の連絡を迅速に行うため、緊急連絡網を整備し、従業員に周知徹底する。

第5章 雑則

第10条(規程の改正)
本規程の改正は、会社が必要と認めたときに行い、改正内容は従業員に通知する。

>このテンプレートをNotePMで使ってみる(無料)

地震や台風などの災害時にも、事業継続のために従業員の勤務が必要になる場合があります。こうしたケースに備えて、労働基準法第33条を踏まえ、災害時の勤務や時間外労働の取り扱いをあらかじめ定めておきます。

社内規程の種類と整備の優先順位

社内規程にはさまざまな種類があり、すべてを一度に整備する必要はありません。まずは自社に必要な規程を整理し、法令上の必要性や業務への影響が大きいものから優先して整備します。

社内規程の5つの分類

社内規程は、内容に応じて大きく次の5つに分類できます。

分類

主な規程の例

就業・労務

就業規則、育児・介護休業規程、短時間勤務規程

賃金・福利厚生

賃金・賞与規程、通勤手当規程、退職金制度規程、慶弔見舞金規程

働き方・業務運用

副業規程、在宅勤務規程、出張旅費規程

情報管理・セキュリティ

企業機密管理規程、電子メール管理規程

リスク・緊急時対応

懲戒規程、緊急時の勤務に関する規程

規程の名称や分類方法に決まった形式があるわけではありません。自社の組織体制や業務内容に合わせて整理します。

企業規模・フェーズ別の整備優先順位

整備する規程の優先順位は、従業員数や働き方、事業の状況によって異なります。創業期や従業員数が少ない段階では、就業規則や賃金、情報管理など、日常業務や労働条件に直接関わるルールから整備します。

従業員が増え、テレワークや副業など働き方が多様になる段階では、在宅勤務規程や副業規程、各種手当の規程などを追加します。さらに事業や組織が拡大した場合は、情報セキュリティ、懲戒、緊急時対応なども含め、既存の規程に不足や重複がないか定期的に見直します。

規程の数を増やすこと自体を目的とせず、法令上必要なものや、社内で判断が分かれやすい事項から優先して整備することがポイントです。

社内ルールを整備する目的

社内ルールを定めておくと、担当者ごとの判断のばらつきを抑え、確認や引き継ぎの手間も減らせます。主な目的は以下のとおりです。

判断基準を統一できる

経費申請や情報管理、顧客対応など、担当者によって判断が分かれやすい業務では、基準を明確にしておくことで対応をそろえやすくなります。

業務上のミスやトラブルを防ぎやすくなる

手順や禁止事項を明確にしておくと、認識の違いによるミスやルール違反を防ぎやすくなります。特に、情報セキュリティや個人情報の取り扱いでは、具体的な行動基準まで定めておくことが重要です。

新入社員や異動者への説明負担を減らせる

社内ルールを文書化しておけば、新入社員や異動者に同じ内容を繰り返し口頭で説明する必要がありません。必要な情報を自分で確認できるため、教育や引き継ぎの負担も軽減できます。

社内制度や業務フローを運用しやすくなる

制度や手続きについて、「誰が」「いつまでに」「どのように」対応するかを明確にすると、業務を進めやすくなります。申請方法や問い合わせ先まで整理しておけば、実務でも迷いにくくなります。

社内ルールの作り方

社内ルールは、テンプレートをそのまま使うのではなく、自社の業務内容や勤務形態、利用ツールに合わせて調整します。作成する際は、次の流れで進めます。

必要なルールを洗い出す

まず、日常業務で判断が分かれやすいことや、トラブルが起こりやすいことを洗い出します。たとえば、次のような項目です。

  • 勤怠やテレワーク
  • 経費精算
  • 社内チャットやメールの利用
  • PCやスマートフォンの取り扱い
  • 顧客情報や機密情報の管理
  • 備品の利用
  • SNSの利用
  • 顧客対応

すべてを一度にルール化する必要はありません。問い合わせが多いもの、担当者によって対応が異なるもの、ミスが発生した際の影響が大きいものから優先します。

ルールの内容を具体的に決める

対象となる業務を決めたら、「誰が」「いつ」「何を」「どのように行うか」がわかる形にします。たとえば、「経費は早めに申請する」では判断が分かれます。

「経費は利用月の翌月5日までに、指定の経費精算システムから申請する」のように、期限や方法まで明記します。必要に応じて、申請方法や承認者、問い合わせ先なども定めます。

テンプレート・例文を自社向けに調整する

テンプレートを利用する場合は、自社の業務内容や組織体制、勤務形態に合わせて修正します。

特に、次の項目を確認します。

  • 対象となる従業員
  • 適用する業務や場面
  • 申請・承認方法
  • 期限や頻度
  • 利用するツール
  • 例外となるケース
  • 違反した場合の対応

実際の業務フローと合わないルールは、守られにくく、形骸化する原因になります。

既存の社内規定や就業規則との整合性を確認する

新しいルールが、既存の就業規則や社内規定と矛盾していないか確認します。特に、テレワークの勤務時間、休暇、賃金、懲戒などは、就業規則や関連規程との整合性に注意が必要です。

労働条件や法令に関わる内容は、必要に応じて社会保険労務士などの専門家へ確認します。

定期的に見直す

業務フローや利用ツール、法令、働き方が変われば、社内ルールも見直しが必要です。実際の運用でわかりにくい点や守りにくい内容がないか確認し、必要に応じて更新します。

更新後は古い情報を整理し、常に最新のルールを確認できる状態にします。

作成した社内規程の周知と管理体制の整備

社内規程は、作成するだけでなく、従業員が必要なときに確認できる状態で管理することが大切です。内容を変更した場合は、最新版を共有し、古い規程が残らないようにします。

従業員への周知方法と法的義務

社内規程は、対象となる従業員に内容を周知します。社内ポータルや共有フォルダ、ナレッジ共有ツールなど、従業員が普段利用する場所に掲載すると確認しやすくなります。

内容によっては、メールやチャットで更新を知らせるだけでなく、説明会や研修を行う方法もあります。

特に就業規則は、労働基準法第106条に基づき、労働者への周知が必要です。作成・変更した就業規則は、従業員がいつでも確認できる状態にしておきます。

デジタルツールによる規程の一元管理

規程をWordやPDF、共有フォルダなど複数の場所で管理すると、どれが最新版かわかりにくくなることがあります。

デジタルツールで一元管理すれば、社内規程を1か所に集約し、検索や更新、共有を行いやすくなります。関連するマニュアルや申請手順とあわせて管理しておくと、実務でも必要な情報を探しやすくなります。

規程を更新した際は、旧版との混在を避け、最新の内容を確認できる状態にしておきます。

社内ルールの共有・管理にはNotePM

ルールや規程が増えると、保存場所や最新版がわかりにくくなり、必要な情報を探す手間も増えます。NotePMは、社内マニュアルや業務手順、社内ルールなどを一元管理できるナレッジ共有ツールです。社内ルールの管理では、次のような使い方ができます。

  • 社内ルールや各種規程を1か所にまとめる
  • キーワード検索で必要なルールを探す
  • 内容を更新し、最新版を共有する
  • 関連するマニュアルや申請手順とあわせて管理する
  • 必要なメンバーへ情報を共有する

社内ルールや規程の保存場所が分散している場合や、更新・周知に手間がかかっている場合は、NotePMでまとめて管理できます。30日間の無料お試しはクレジットカード登録不要で利用できます。現在の規程管理と比較しながら、使い勝手を確認できます。

社内ルールはテンプレートを活用して自社に合う形に整えよう

社内ルールは、テンプレートや例文を参考にしながら、自社の業務内容や勤務形態に合わせて調整します。労働条件に関わる内容は、就業規則や社内規定との整合性も確認してください。

作成後は、従業員が必要なときに確認できる状態で管理し、変更時には内容を更新・周知します。ルールや規程の管理が煩雑になっている場合は、NotePMのようなナレッジ共有ツールで一元管理する方法もあります。