こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
組織としての秩序を保つために、社内ルールの策定を検討している方も多いかもしれません。社内ルールには、組織風土の一体感を醸成できたり、コンプライアンスのリスクを低減できたりとさまざまなメリットがあります。一方で、社内ルールの内容が自社の風土に合っていないと、逆に社員のモチベーション低下にもつながりかねません。そのため、ポイントを正しく押さえたうえで、社内ルールの策定に取り組む必要があります。
そこで今回は、社内ルールを設けるメリット・デメリットや、策定すべき項目、策定のポイントについてわかりやすく解説します。また、社内ルールの周知をスムーズにする方法も紹介しますので、参考にしてみてください。
目次
そもそも社内ルールとは？
そもそも社内ルールとは、どのような意味の言葉なのでしょうか。本章では、社内ルールの定義や就業規則との違いについて解説します。
社内ルールの定義
社内ルールとは、一言でいえば、企業が独自に定めた決まりごとのことです。
具体的には、服装や髪型などの身だしなみ、備品の扱い方、緊急時の対応方法、コンプライアンスに対する考え方などについてのルールを策定します。企業によって社内ルールの内容は大きく異なっており、企業理念や経営方針、クレドなどに基づいて独自に策定することが一般的です。
企業のなかには、社内ルールが明文化されておらず、“暗黙のルール”として運用されている場合もあります。
就業規則との違い
社内ルールと似ている言葉に、「就業規則」があります。
就業規則とは、労働者と使用者間で設けるべき就業上のルールのことです。労働基準法89条では、常時10名以上の労働者を使用する企業に、就業規則の策定が義務付けられています。10名以上の従業員がいる場合、事業場ごとに必ず就業規則を定め、所轄の労働基準監督署に提出しなければいけません。就業規則では、主に就業時間や休暇の取得方法、賃金の支払い方法、退職方法に関するルールなどを定める必要があります。
一方の社内ルールは、法律で策定が義務付けられているわけではなく、各企業が独自に内容を決められます。自由度が非常に高いため、社風が色濃く表れやすいのが特徴です。また、就業規則は労使間のトラブルを予防することが最大の目的ですが、社内ルールには「社風の統一」や「社員のモチベーション向上」、「働きやすい職場づくり」といったより幅広い目的があります。
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社内ルールを策定するメリット
社内ルールを策定することで、企業にとって具体的にどのような効果が見込めるのでしょうか。本章では、社内ルールを策定する主なメリットについて解説します。
重大なトラブルの予防
社内ルールを明文化することで、社員一人ひとりに責任感が芽生えるため、社内秩序を維持しやすくなります。
例えば、オフィスの整理整頓やハラスメントの防止などに関してルールを設けておけば、社員間の揉めごとを未然に防ぎやすくなります。また、機密情報の扱い方やオフィスの施錠などをルール化しておけば、セキュリティ上のリスクや不祥事も防止しやすくなるでしょう。結果として、企業の対外的な信頼度アップにつながります。
組織風土の醸成
社内ルールには、自社の一員としての理想像や守るべき価値観を色濃く反映することが可能です。そのため、社内ルールの浸透によって、組織風土の醸成にもつながりやすくなります。
例えば、ブランドイメージに基づいて接客マナーや身だしなみ、社内でのコミュニケーション方法などをルール化しておけば、社員一人ひとりが“自社らしさ”を体現できるようになります。結果として、社員が自社に対して愛着や思い入れを持てるようになり、一体感が生まれやすくなるでしょう。
関連記事：組織風土とは？社風や企業風土との違い、改善するための手法を解説！
社員のモチベーション向上
社内ルールには、社員の行動を統制するのではなく、社員に自発的な行動を促そうという狙いもあります。
例えば、称賛や表彰、インセンティブなどの社内ルールを設けることで、社員が積極的に業務に取り組もうとするでしょう。また、「お昼休憩は就業時間中ならいつ取ってもOK」「カフェやコワーキングスペースでの打ち合わせも可」といった社内ルールを設けておくことで、社員がスタイルに合わせて仕事を楽しめるようになります。
結果的に社員のモチベーションも向上し、組織全体としての生産性アップも期待できるのです。
社内ルールを策定するデメリット
社内ルールを策定することで、ネガティブな影響が出ることも考えられます。本章では、社内ルールを策定する主なデメリットについて見てみましょう。
厳格化しすぎると、社員の主体性が下がる
社内ルールの内容をあまりに厳しくしすぎると、社員の行動が規制されてしまい、柔軟に働けなくなってしまいます。結果として、社員一人ひとりが「ルールに従いさえすればいい」と考えるようになり、主体性や自律性が育まれなくなってしまうのが難点です。
社内ルールを定める際は、社員の行動を縛るような内容は避け、厳格化させすぎないことも重要といえます。
企業が硬直化し、変化に弱くなる
社内ルールには、社内風土の統一感を生み出せるというメリットがあります。しかし、逆にいえば同じような考え方の社員が集まりやすくなるため、組織が硬直化してしまうという側面もあるのです。万が一社会で大きな変化が起きたとき、企業として柔軟に対応できなくなるのもデメリットといえるでしょう。
また、考え方が凝り固まることで独創的なアイデアが生まれにくくなり、イノベーションを妨げかねません。そのため、社内ルールを策定する際には、多様性を受け入れられるような内容にすることも大切です。
社内ルールで策定すべき主な項目
社内ルールの内容や項目は、企業の風土によって大きく異なります。自社の経営方針や理念、目指すべきビジョンをあらためて確認したうえで、それに基づいて社内ルールを策定することが重要です。
主な内容としては、以下のような項目を盛り込むことが一般的です。項目数に決まりはないので、自社にとって必要な内容を考えて、項目を取捨選択するようにしましょう。
＜項目の一例＞
◆オフィスで過ごすときのマナー
◆会議室の使用方法
◆身だしなみに関するルール
◆備品の使い方
◆社内コミュニケーションの方法や頻度
◆自社商品やサービスの扱い方
◆接客マナー
◆社内で使用する共通言語
◆ハラスメント防止への取り組み方
◆機密情報の扱い方
◆災害時の対応方法や連絡先
◆休憩時間や休暇の取り方
◆社内決裁のフロー
◆表彰制度やインセンティブへの申請方法
社内ルールの策定で重要な“3つ”のポイント
社内ルールをスムーズに策定するために、意識すべきことはあるのでしょうか。本章では、社内ルールを策定する際に重要な3つのポイントについて解説します。
社内ルールの目的を決めておく
社内ルールは、目的によって策定すべき項目が大きく異なります。
例えば、「コンプライアンスリスクを抑止したい」場合と、「メリハリのある働き方を実現したい」場合と、「清潔な職場環境にしたい」場合とでは、定めるべきルールは違います。まずは成し遂げたい目的を明確にしておくことで、社内ルール策定後の成果にもつながりやすくなるでしょう。
役職や年次の“例外”をつくらない
社内ルールの内容は、全社員を対象とすることが原則です。
仮に「社内コミュニケーションに関するルールは、経営層は守らなくていい」「挨拶や身だしなみのルールは新入社員のみに適用する」といった例外を作ってしまうと、一部の社員から反発を招きかねません。社員の不満を生み出さないためにも、できるだけ公平な社内ルールになるよう心がけましょう。
社内への周知・共有を徹底する
社内ルールを策定したあとは、速やかに社内へ周知・共有する必要があります。
具体的には、社内ポータルや社内掲示板、社内Wikiツール（社内版ウィキペディア）などの方法が挙げられます。重要なのは、誰もがアクセスしやすい場所で共有することです。社員にとってスムーズに閲覧できる場所であれば、社内ルールの内容も行き届きやすくなり、実践につながりやすくなるでしょう。
社内ルールの周知・共有に便利なツール「NotePM」
社内ルールの周知・共有に役立つツールとして、社内Wikiツールの「NotePM」があります。
NotePMは、社内ルールや業務マニュアルなどの文書を、フォーマットに沿って手軽に作成・共有できる社内版ウィキペディアです。社内ルールもNotePM上でスムーズに文書化でき、社内へ共有できます。共有された社内ルールはモバイルやPCなどの幅広いデバイスで閲覧できるため、社員へより確実に浸透させることが可能です。
また、NotePMはページごとに閲覧状況がわかるため、社内ルールがどれくらい社員に浸透しているかを数値でリアルタイムに把握できます。さらに、特定の階層のみにアクセス権限を設けて、柔軟に文書の編集ができるのも特徴です。自社の状況に応じて、社内ルールを無理なくアップデートし続けられるのもメリットといえます。
NotePMを活用すれば、社内ルールをスムーズかつ確実に社内へ共有でき、社員に実践を促しやすくなります。
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まとめ
社内ルールを策定することで、自社の組織風土を醸成できたり、社員のモチベーション向上につなげられたりとさまざまなメリットを得られます。社内ルールを策定する際には、目的に基づいた内容・項目にし、社員への周知方法まであわせて検討しておくようにしましょう。ぜひ社内ルールの周知・共有をよりスムーズにしたい場合には、社内Wikiツールの「NotePM」を活用ください。
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