操作マニュアルとは?作成方法・わかりやすくする5つのポイント・ツールについて詳しく解説

2023年09月11日(月) マニュアル作成

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

操作マニュアルは、新しいシステムや機械に触れる全ての人々にとって、頼れるガイドとなります。しかし、マニュアルを作成する側としては、多くの疑問や悩みが生じることでしょう。「どれだけ詳細に書けばいいのか?」「簡潔すぎても、また詳しすぎてもダメなのでは?」など、バランスを取るのが難しいものです。

このような課題に直面している方、または初めて操作マニュアルを作成するものの、どのようなステップで進めばよいのか不明な方向けに、本記事では操作マニュアルの作成方法から、より理解しやすいマニュアルを作るための具体的なポイント、推奨されるツールについて詳しく解説します。

作成手順の明確化、読者対象者の理解、効果的なツールの活用など、わかりやすい操作マニュアル作成のための秘訣を多角的にご紹介します。この記事を参考に、初心者から経験者までが納得のいく、実用的な操作マニュアルを作成しましょう。

操作マニュアルとは?

操作マニュアルは、システムや機械の正確な操作方法を示すドキュメントです。その主な読者は、当該システムや機械を初めて操作する人で、疑問点やトラブル時の参考資料としても使われます。内容の正確さは必須であり、さらにわかりやすさや検索性の高さも求められます。ITや機械化の進展に伴い、その必要性は増しています。


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操作マニュアルと他のマニュアルの違い

ここでは、操作マニュアルと他のマニュアルの違いについて解説します。

  • 業務マニュアルとの違い
  • 規範マニュアルとの違い

それでは、1つずつ解説します。

業務マニュアルとの違い

操作マニュアルと業務マニュアルは、目的や内容において明確な違いがあります。操作マニュアルは、特定の機械やシステムの操作方法を詳細に記載したものです。例えば、ソフトウェアの特定の機能の使い方や、機械のスイッチの操作方法などが含まれます。

一方で、業務マニュアルは、ある業務を実施するための手順や流れを網羅的に説明したドキュメントです。こちらは、業務の進め方や関連する業務間の連携、注意点などが記述されていることが多いです。このため、業務マニュアル内には、特定の作業ステップとして「該当のシステムを操作する」という内容が含まれていることがあり、その際に操作マニュアルの内容を参照する形になることもあります。しかし、これら二つのマニュアルは、それぞれの目的に応じて使い分ける必要があり、作成や更新の際にはその特性を理解して適切に整備することが求められます。

規範マニュアルとの違い

規範マニュアルは経営の方向性や企業の価値観、ポリシーを明文化し、従業員にこれを周知することを目的としたドキュメントです。このマニュアルは、企業の行動基準や考え方、姿勢を示すものであり、内容は操作マニュアルよりも抽象的な言葉で構成されることが多いです。例えば、企業のビジョンやミッション、コンプライアンスに関する基本方針などが記載されています。これにより、従業員一人ひとりが経営の意向や方針を理解し、日々の業務に反映させることが期待されます。

操作マニュアルの作成方法

ここでは、操作マニュアルの作成方法について解説します。

  • 読者対象を明確にする
  • 全体構成・目次の決定をする
  • 操作方法はわかりやすい順番を意識する
  • 各操作の詳細を短文で記載
  • Q&Aの記載
  • 緊急連絡先の記載
  • 完成した操作マニュアルのテスト運用を実施

それでは、1つずつ解説します。

読者対象を明確にする

操作マニュアルの作成方法の1つ目は、読者対象を明確にすることです。

操作マニュアルの読者対象を特定することで、使用する言葉や表現の深さを適切に調整できます。例として、一般消費者向けの場合、専門的な用語は避け、平易な表現を心がけるべきです。これは、読者の中には学生や高齢者など、専門知識がない層も含まれるためです。一方、操作マニュアルが企業従業員や官公庁の職員を対象とする場合、その組織内で使われる専門用語を使用することが許容されるでしょう。

操作マニュアルの読者対象に合わせて、言葉や内容のレベルを適切に調整することが、効果的なマニュアル作成の鍵となります。

全体構成・目次の決定をする

操作マニュアルの作成方法の2つ目は、全体構成・目次の決定をすることです。

明確な構成があると、操作マニュアルを使っての研修や実際の作業中に参照する場面で、読者が必要な情報を迅速に探し出せます。例えば、操作手順が連続する場合、順序通りに章立てを配置することで、読者はスムーズに手順を追えるでしょう。

操作方法はわかりやすい順番を意識する

操作マニュアルの作成方法の3つ目は、操作方法はわかりやすい順番を意識することです。

操作マニュアルは、利用者がシステムや機械を適切に操作するための指南書です。そのため、内容の構成や表現方法には大変な工夫が求められます。一般的な操作マニュアルの構成は、「概要→目次→本文(操作方法)」の順番となります。

まず「概要」では、マニュアルの目的や、該当するシステムや機械の大まかな特性・機能について簡潔に説明します。これにより、読者は何のためのマニュアルか、どのような内容が記載されているのかを初見で把握できます。

次に「目次」では、操作マニュアルの全体の流れや内容の概観を示します。具体的な操作手順や項目名を列挙することで、読者は必要な情報を迅速に探す手助けとなります。

最後に「本文(操作方法)」では、具体的な操作手順や注意点を詳しく記述します。この部分の構成は、システムや機械の性質に応じて最も理解しやすい順番や方法で整理することが重要です。例えば、順序立てて操作を進める機器の場合、実際の操作の流れに沿った手順を記載することで、読者の理解が深まります。

各操作の詳細を短文で記載

操作マニュアルの作成方法の4つ目は、各操作の詳細を短文で記載することです。

操作マニュアルの説明文に余計な情報や曖昧な表現は避けるべきです。説明は一文ごとに短く、そしてシンプルに纏めることで、読者が理解しやすくなります。長い文章や不明瞭な表現を使用すると、読者の解釈がバラバラとなり、マニュアルの本来の目的である「操作の標準化」を達成することが難しくなってしまいます。不明確な指示は操作者の迷いを生む原因となり、それがミスや事故に繋がる可能性も考えられます。

Q&Aの記載

操作マニュアルの作成方法の5つ目は、Q&Aの記載をすることです。

操作マニュアルにQ&Aセクションを追加すると、読者の疑問解消が促進されます。マニュアル作成者は詳細な情報を提供しているつもりでも、初心者や実際に操作を行うユーザーからすれば、未知の部分や疑問点が生じることが想定されます。このような疑問を事前に解決しておくことで、読者の混乱を防ぎ、無駄な問い合わせの回数を減少させることができます。

Q&Aの内容は、過去に受け取った質問やトラブル事例を参考にして作成するのが効果的です。また、まだ実際の質問やトラブルが発生していない場合でも、マニュアルのドラフトを初心者や関連する部門の人々に読んでもらい、彼らのフィードバックや疑問をベースにQ&Aを組み立てることが推奨されます。

緊急連絡先の記載

操作マニュアルの作成方法の6つ目は、緊急連絡先の記載をすることです。

操作マニュアルには、標準的な操作方法やトラブル対処法が詳細に記載されていますが、実際の業務や使用状況では、マニュアルには記載されていない想定外の事態やイレギュラーなケースがまれに発生することがあります。そのような状況に直面した際、マニュアルだけでは解決の糸口を見つけるのが難しいことも考えられます。

そこで、マニュアルには、そのような特殊な状況や問題に対応するための連絡先や担当者の情報を記載することが推奨されています。これにより、マニュアル読者は迅速に専門家や担当者に連絡を取ることができ、問題の早期解決につながります。この連絡先の情報は、通常、マニュアルの最後やトラブルシューティングのセクションに位置づけられ、担当部署、連絡先の電話番号やメールアドレス、対応可能な時間帯など、詳細な情報が掲載されることが一般的です。この情報の提供によって、ユーザーは安心感を得られ、より信頼性の高いサポート体制が確保されます。

完成した操作マニュアルのテスト運用を実施

操作マニュアルの作成方法の7つ目は、完成した操作マニュアルのテスト運用を実施することです。

これにより、実際にマニュアルを使用した場面での適切さや分かりやすさを確認することができます。具体的には、実際の操作を想定して、マニュアルを基に手順に従って操作をしながら、内容の正確さや説明の明瞭さを検証します。このテスト運用の段階で、異なるバックグラウンドを持つ人々にマニュアルを読んで実際の操作をしてもらうと、多角的な視点からのフィードバックが得られます。これが、マニュアルの中に隠れていた不明瞭な点や曖昧な表現を発見する手助けとなります。

さらに、マニュアルで想定されていないトラブルが発生した場合の対処法も検証することで、実際の業務場面での対応をスムーズにします。このテスト結果を元に、マニュアルを見直し、不足点や改善点を修正して、より完璧なものに磨き上げることが可能です。バージョンアップは、利用者のニーズに応じて定期的に行うことで、常に最新かつ適切な内容を提供できるようになります。


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操作マニュアルをわかりやすくするための5つのポイント

ここでは、操作マニュアルをわかりやすくするための5つのポイントについて解説します。

  • 目次を作成し検索しやすくする
  • 操作内容を3ステップで説明する
  • 読者の疑問点・注意事項は事前にメモして保存する
  • 動画・図・イラストで視覚的にわかりやすくする
  • 操作の目的を追記しておく

それでは、1つずつ解説します。

関連記事:業務効率化のためのマニュアルの作り方!作成手順やツールの選び方を解説

目次を作成し検索しやすくする

操作マニュアルをわかりやすくするためのポイントの1つ目は、目次を作成し検索しやすくすることです。

目次はマニュアルの全体構造を一目で掴む手段となり、読者が必要な情報を素早く見つけられるようにします。大見出しはもちろん、小見出しまで詳細に目次に記載することで、キーワードによる検索が容易になります。

小見出しを設ける利点は、それぞれのセクションが短く、特定の情報に焦点を当てることができる点です。これにより、読者はマニュアルを通読する際の負担が軽減され、求めている情報に迅速にアクセスできます。特に長いマニュアルでは、情報が埋もれがちですが、小見出しと目次があれば、それを効率的に回避できます。

操作内容を3ステップで説明する

操作マニュアルをわかりやすくするためのポイントの2つ目は、操作内容を3ステップで説明することです。

「操作前」では、作業を始める前に確認すべき事項や必要な備品、注意点などを明示します。これにより、操作者は何を準備するべきかが明確になります。「操作中」では、具体的な操作手順を詳細に説明します。この部分は操作の核心であり、漏れなく情報を提供する必要があります。「操作後」では、作業が終了した後に確認するべき事項や次に行うべき手続きなどを説明します。

また、内容を網羅するためには4W1Hの原則が役立ちます。「いつ(When)、どこで(Where)、何を(What)、なぜ(Why)、どのように(How)」といった疑問に答える形で記述することで、操作者は確実に操作を行えます。このようにすることで、マニュアルはより包括的で、読者にとって役立つものとなります。

読者の疑問点・注意事項は事前にメモして保存する

操作マニュアルをわかりやすくするためのポイントの3つ目は、読者の疑問点・注意事項は事前にメモして保存することです。このメモ書きはマニュアル作成の際のガイドラインとなり、読者が疑問を感じやすい箇所や注意が必要なポイントを漏れなくカバーするためのリストとなります。

メモを元に全体構成を考える時、それぞれの疑問点や注意事項を適切なセクションに配置します。例えば、「操作前」での注意事項、具体的な「操作中」での疑問点、そして「操作後」の確認項目など、それぞれのフェーズに合った情報を配置します。また、特定の箇所に限らず操作全体に関わるような疑問や注意事項があれば、それはQ&Aセクションにまとめると良いでしょう。これにより、読者は疑問点が生じた際に直接Q&Aセクションを参照でき、全体的な理解が深まります。

動画・図・イラストで視覚的にわかりやすくする

操作マニュアルをわかりやすくするためのポイントの4つ目は、動画・図・イラストで視覚的にわかりやすくすることです。

視覚的要素を用いることで、操作の手順や注意事項を一目瞭然と示すことができ、誤操作のリスクも低減します。特に動画は、作業中の状態や音、色など多くの情報を同時に伝えられるので非常に効果的です。短い動画を用いることで、読者は実際の操作フローを短時間で理解できます。

また、視覚的要素は文字量を減らし、マニュアルのボリュームを抑制する効果もあります。大量のテキストになると、読む気が失せてしまう人もいるため、視覚的にシンプルで分かりやすいマニュアルは、読者を前向きな気持ちにさせる可能性が高いです。

操作の目的を追記しておく

操作マニュアルをわかりやすくするためのポイントの5つ目は、操作の目的を追記しておくことです。

操作マニュアルが効果的であるためには、操作の「目的」を明示することが非常に重要です。これは4W1Hの「なぜ(Why)」に該当し、操作の背後にある目的や意義を理解することで、ユーザーは何を、どのように行うべきなのかという全体像を把握しやすくなります。目的を明確にすることで、操作手順の優先順位や注意すべきポイントが自然と見えてきます。また、何か問題が発生した際にも、目的を理解していることで適切な対処や判断ができる可能性が高まります。

操作マニュアルを作成するための具体的なツール

ここでは、操作マニュアルを作成するための具体的なツールについて解説します。

  • パワーポイント等を活用
  • Microsoft、Googleのテンプレートを活用
  • マニュアル作成ツールがおすすめ

それでは、1つずつ解説します。

パワーポイント等を活用

パワーポイント等を活用する場合です。いくつかのメリットとデメリットがあります。まず、メリットとしては、多くの人が業務でパワーポイントを使用しているため、使い慣れていればすぐにマニュアル作成を開始できます。また、多くの企業や個人がすでにこのソフトを所有しているため、新たなコストが発生しない点も大きな利点です。

一方で、デメリットとしては、内容が多くなるとファイルサイズが大きくなり、その結果、扱いが重くなる可能性があります。パワーポイントファイルは特定のデータベースや専用の管理システムに依存しないため、どのフォルダにでも保存が可能です。これが逆に一元管理を難しくし、バージョン管理にも手間がかかる場合があります。

総合的に見て、パワーポイントは手軽に始められる反面、管理が煩雑になり易いので、規模が小さく、バージョン管理がそれほど厳密でなくてもよいケースに特に適しています。

Microsoft、Googleのテンプレートを活用

Microsoft、Googleのテンプレートを活用する場合です。Microsoft OfficeのWordやGoogleドキュメント、Googleサイトなどで提供されているテンプレートを使用する方法もあります。テンプレートを使う最大のメリットは、初心者でも手軽にマニュアルを作成できる点です。レイアウトやフォーマットがすでに組まれているため、必要な情報を入力するだけで簡単に整った文書が完成します。また、多くのテンプレートは無料で利用できるため、初期コストも掛かりません。

しかし、デメリットもあります。一つは、一般的なテンプレートなので、特定のマニュアルの仕様に完全に合わない場合があり、その場合は手間がかかることがあります。もう一つは、Googleのサービスでデータ量が増えると、有料プランへの移行が必要になる可能性がある点です。そのため、この方法はマニュアルの種類やボリュームがそれほど多くない場合、またはGoogleのビジネス向けプランに既に加入している場合が特に有用です。特定の仕様に縛られず、短時間でマニュアルを作成したい場合には、テンプレートの使用が効果的です。

マニュアル作成ツールがおすすめ

操作マニュアル作成には、マニュアル作成ツールがおすすめです。マニュアル作成ツールを使用すると、多くの面で作成の負担を減らすことができます。マニュアル作成ツールは、プロフェッショナルなレベルのデザインやレイアウトのひな型(テンプレート)が多数用意されているのが一般的です。これにより、手間をかけずに一定のクオリティの高いマニュアルを作成することが可能です。

テンプレートを活用することで、コンテンツの整理やレイアウト調整など、基本的な部分が自動化されるため、作成者は内容に集中できます。また、多くのツールでは画像や動画の挿入も非常に容易であり、視覚的な説明を加えることが簡単にできます。これは、特に複雑な操作を説明する際や、言葉だけでは伝わりにくい内容を明示する場合に非常に有用です。

さらに、マニュアル作成ツールを使用すると、後から修正や更新も容易であり、バージョン管理もしっかりと行えます。このように、マニュアル作成ツールを活用することで、効率的かつ効果的な操作マニュアルの作成が可能となります。

関連記事:【2023年版】マニュアル作成ツール おすすめ10選を徹底比較!(無料あり)

 

まとめ

本記事では、操作マニュアルの概要・作成方法・マニュアルをわかりやすくするポイント・具体的な作成ツールについて解説してきました。マニュアル作成の際は、対象者と全体構成を最初に明確にし、その後詳細な操作手順を記載します。Q&Aセクションや注意点、事例を含めることで、よりユーザーフレンドリーなマニュアルになります。また、緊急時の連絡先も忘れずに記載すると良いでしょう。ツールに関しては、Microsoft Office系のソフト、専門のマニュアル作成ツール、そしてMicrosoftやGoogleのテンプレートを活用することで手間と時間を大幅に削減できます。ぜひこれらのポイントを参考に、効果的な操作マニュアルを作成してみてください。

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