操作マニュアルとは？作り方や手順、わかりやすく作るポイントを解説

業務において、誰もが同じ手順で作業を行うためには、わかりやすい「操作マニュアル」が必要です。とくに製造業では、機械の操作やシステムの利用に関するマニュアルの質が、生産性や安全性に大きく影響します。

しかし、操作マニュアルの作り方がわからず、手探りで作成した結果「読みにくい」「伝わらない」などの課題に直面することも少なくありません。

本記事では、操作マニュアルの基本や、他のマニュアルとの違い、用途別の具体例、作成手順、ポイント、よくある失敗と対策、便利な作成ツールについて、解説します。実際の事例も交えながら解説しているため、はじめて操作マニュアル作成に携わる方はもちろん、既存のマニュアルを改善したい方もぜひ参考にしてみてください。

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操作マニュアルとは？

操作マニュアルは、システムや機械の正確な操作方法を示すドキュメントです。主な読者は、当該システムや機械を初めて操作する人で、疑問点やトラブル時の参考資料としても使われます。

内容の正確さは必須であり、さらにわかりやすさや検索性の高さも必要です。ITや機械化の進展に伴い、操作マニュアルの必要性は増しています。

操作マニュアルと他のマニュアルの違い

操作マニュアルは、他のマニュアルと異なる特徴があります。操作マニュアルと異なるマニュアルは以下のとおりです。

業務マニュアル
規範マニュアル

操作マニュアルと他のマニュアルの違いを詳しく解説します。

業務マニュアルとの違い

操作マニュアルと業務マニュアルは、目的や内容において明確な違いがあります。操作マニュアルは、特定の機械やシステムの操作方法を詳細に記載したものです。

たとえば、ソフトウェアの特定の機能の使い方や、機械のスイッチの操作方法などが含まれます。

一方で、業務マニュアルは、ある業務を実施するための手順や流れを網羅的に説明したドキュメントです。業務マニュアルは、業務の進め方や関連する業務間の連携、注意点などが記述されていることが一般的です。そのため、業務マニュアル内には、特定の作業ステップとして「該当のシステムを操作する」という内容が含まれていることがあります。システム操作が必要な場面では、操作マニュアルの内容を参照する形になることもあります。

しかし、二つのマニュアルは、それぞれの目的に応じて使い分ける必要があり、作成や更新の際にはそれぞれの特性を理解して適切に整備することが大切です。

規範マニュアルとの違い

規範マニュアルは経営の方向性や企業の価値観、ポリシーを明文化し、従業員にこれを周知することを目的としたドキュメントです。

規範マニュアルは、企業の行動基準や考え方、姿勢を示すものであり、内容は操作マニュアルよりも抽象的な言葉で構成されることがほとんどです。たとえば、企業のビジョンやミッション、コンプライアンスに関する基本方針などが記載されています。

適切な内容を明示することで、従業員一人ひとりが経営の意向や方針を理解し、日々の業務に反映させることが期待されます。

操作マニュアルの作り方

操作マニュアルは、誰が読んでも同じ手順で作業を進められるように作成することが大切です。操作マニュアルの作り方は、以下のとおりです。

対象範囲と目的を明確にする
読者対象を明確にする
作成ツールやフォーマットを決定する
スケジュールと担当者を設定する
全体構成・目次の決定をする
各操作の詳細を短文で記載する
Q&Aを設置する
緊急連絡先を記載する
完成した操作マニュアルのテスト運用を実施する

以下では、実際に操作マニュアルを作成する際に押さえておきたい基本の流れを紹介します。

対象範囲と目的を明確にする

操作マニュアルを作成する際は、最初に目的と対象範囲を明確にすることが重要です。

誰に向けて、何のために作るのかを明確にすることで、読者が必要とする情報を過不足なく提供できます。たとえば、初心者向けであれば基本的な用語や操作も丁寧に説明する必要がありますが、ベテラン社員向けに同じ内容を盛り込むと、かえって読みづらく感じられることもあります。

反対に、作成者や経験者の知識を前提にすると、初心者には伝わらず誤った手順で作業してしまうこともあるため注意が必要です。想定読者の知識レベルや業務経験に応じて内容を調整することで、誰にとっても使いやすいマニュアルが完成します。

読者対象を明確にする

まずは、読者対象を明確にしましょう。

操作マニュアルの読者対象を特定すると、使用する言葉や表現の深さを適切に調整できます。たとえば、一般の消費者向けであれば、学生や高齢者など専門知識がない方にも伝わるよう、できるだけわかりやすい言葉を使う必要があります。

一方、操作マニュアルが企業従業員や官公庁の職員を対象とする場合、組織内で使われる専門用語を使用することが許容されるでしょう。

操作マニュアルの読者対象に合わせて、言葉や内容のレベルを適切に調整することが、効果的なマニュアル作成の鍵となります。

作成ツールやフォーマットを決定する

操作マニュアルを作成する際は、使用するツールやフォーマットを決めておきましょう。

作成ルールを統一すれば、レイアウトやデザイン、記載内容に一貫性が生まれ、誰が作成しても見やすく使いやすいマニュアルになります。とくに複数のマニュアルを作成・運用する場合は、構成や表記が揃っていると、現場での混乱や読み間違いを防ぐことにも効果的です。

また、フォーマットを定めておけば、毎回ゼロからデザインや項目を考える必要がなくなり、作成時間の短縮にもつながります。業務全体の効率を高めるためにも、ツールやテンプレートの内容を早期に決めておきましょう。

スケジュールと担当者を設定する

操作マニュアルを計画的に作成・運用するためには、スケジュールと担当者を設定しましょう。

作成、レビュー、仮運用といった各フェーズに対して、締切を逆算して決めけば「いつまでに完成させるかを明確にできます。期限が決まっていないと、ほかの業務を優先して作成作業が後回しになり、完成の遅れにつながりかねません。

また、担当者を明確にしないまま進めると、更新漏れや内容のバラつきが発生しやすくなり、現場で活用されないマニュアルになるおそれもあります。役割とスケジュールをきちんと設定することで、作業の責任範囲が明確になり、マニュアルの品質と運用効果を高められます。

全体構成・目次の決定をする

操作マニュアルを作成する際は、全体構成と目次を決めておきましょう。

明確な構成があると、操作マニュアルを使っての研修や実際の作業中に参照する場面で、読者が必要な情報を迅速に探し出せます。たとえば、操作手順が連続する場合、順序通りに章立てを配置することで、読者はスムーズに手順を追えるでしょう。

各操作の詳細を短文で記載する

操作マニュアルの作成には、各操作の詳細を短文で示すことが大切です。

操作マニュアルの説明文に余計な情報や曖昧な表現は避けるべきです。説明は一文ごとに短く、シンプルにまとめることで、読者が理解しやすくなります。

長い文章や不明瞭な表現を使用すると、読者の解釈がバラバラとなり、マニュアルの本来の目的である「操作の標準化」を達成することが難しくなるでしょう。不明確な指示は操作者の迷いを生む原因となり、それがミスや事故につながる可能性も考えられます。

Q&Aを設置する

Q&Aの記載も、操作マニュアルの作成において重要なポイントです。

操作マニュアルにQ&Aセクションを追加すると、読者の疑問解消が促進されます。マニュアル作成者は詳細な情報を提供しているつもりでも、初心者や現場のユーザーにはわかりにくい部分や疑問が生まれることがあります。

上記のような疑問を事前に解決すれば、読者の混乱を防ぎ、無駄な問い合わせの回数を減少させることが可能です。

Q&Aの内容は、過去に受け取った質問やトラブル事例を参考にして作成するのが効果的です。また、まだ実際の質問やトラブルが発生していない場合でも、マニュアルのドラフトを初心者や関連する部門の人々に読んでもらうといいでしょう。寄せられたフィードバックや疑問を参考に、Q&Aを事前に整理しておくと安心です。

緊急連絡先を記載する

操作マニュアルには、緊急連絡先を記載しましょう。

操作マニュアルは、標準的な操作方法やトラブル対処法が詳細に記載されています。ただし、実際の業務や使用状況では、マニュアルには記載されていない想定外の事態やイレギュラーなケースがまれに発生することがあります。

イレギュラーな対応が求められる場面では、マニュアルだけでは解決の糸口を見つけるのが困難です。

マニュアルには、イレギュラーな自体やトラブルに備えて、連絡先や担当者の情報を記載することが推奨されています。そのため、読者は迷ったときにすぐに専門家や担当者に連絡でき、問題の早期解決につながります。

連絡先の情報は、マニュアルの最後やトラブルシューティングのセクションにまとめるのが一般的です。たとえば、担当部署名や電話番号、メールアドレス、対応可能な時間帯など、詳細な情報を掲載しましょう。

連絡手段の提供により、ユーザーは安心感を得られ、より信頼性の高いサポート体制が確保されます。

完成した操作マニュアルのテスト運用を実施する

操作マニュアルが完成したら、テスト運用を実施しましょう。

実際にマニュアルに沿って操作してみることで、内容の正確さや説明の分かりやすさを確認できます。テスト時には、現場の担当者だけでなく、経験や立場の異なる人にも読んでもらい、操作してもらうと様々な視点からの気づきが得られます。

さらに、マニュアルに記載されていないトラブルが発生した場合の対処法も検証することで、実際の業務場面での対応がスムーズになるでしょう。テスト結果を元に、マニュアルを見直し、定期的にアップデートしていくことで、より完璧なものに磨き上げることが可能です。

バージョンアップは、利用者のニーズに応じて定期的に行うことで、常に最新かつ適切な内容を提供できるようになります。

製造業で操作マニュアルが必要な場面

製造業の現場では、作業の標準化やミスの防止、安全確保のために操作マニュアルが必要です。製造業において操作マニュアルが必要な場面は、以下のとおりです。

作業の手順を統一するとき
新人教育や人材育成をするとき
ミスやトラブルを防ぐとき
業務内容の共有や引き継ぎのとき

以下では、製造業において操作マニュアルがとくに必要とされる代表的な場面を詳しく紹介します。

作業の手順を統一するとき

製造業において作業の手順を統一することは、品質の安定と生産効率の向上につながります。

担当者ごとにやり方や判断基準が異なると、製品の品質や作業結果にバラつきが生じやすくなります。操作マニュアルを整備し、統一された手順を明記すると、誰が作業を担当しても一定の品質を保つことが可能です。

とくに経験やスキルに差がある現場では、マニュアルがあることで作業の再現性が高まり、指導の効率化にもつながります。属人的な対応を減らし、標準化された業務体制を構築するためにも、操作マニュアルの整備は重要です。

新人教育や人材育成をするとき

製造業の現場では、新人教育や人材育成の際にも操作マニュアルが活躍します。

マニュアルがあれば作業工程や機器の操作を見て学べるため、新入社員や未経験者でも早期に業務を習得し、戦力化しやすくなります。とくに危険を伴う作業や注意が必要な工程では、重要ポイントをマニュアルで見て確認できるようにすれば、ミスや事故のリスク軽減が可能です。

また、口頭のみの指導では、担当者によって説明内容に差が出やすく、教える側の負担も大きくなります。操作マニュアルを活用すれば、誰に対しても同じ内容を一貫して伝えられるため、教育の質を安定させつつ、指導効率も高めることが可能です。

ミスやトラブルを防ぐとき

製造現場では、手順の誤りや確認漏れなどの人為的ミスにより、不良品の発生や事故につながるリスクがあります。

トラブルを防ぐためには、標準化された操作マニュアルの整備が効果的です。マニュアルに沿って作業することで、誰もが同じ手順・基準に従って行動でき、ミスの抑制につながります。

また、「何を」「いつ」「どのように」確認すべきかを明記し、チェックリスト形式で活用すれば、確認漏れや取り違いなどの典型的なミスも防げます。万が一トラブルが発生した場合でも、初動対応や連絡体制、復旧手順がマニュアルに記載されていれば、現場の混乱を最小限に抑え、迅速な対応が可能です。

業務内容の共有や引き継ぎのとき

製造業では、業務内容の共有や引き継ぎをスムーズに行うために、操作マニュアルの整備が重要です。人事異動や退職などによって担当者が変わる場合でも、マニュアルがあれば後任者が「どの業務を、どのように行うか」をすぐに把握できます。

マニュアルを把握できれば、業務の停滞や引き継ぎ時のミスを防ぐことが可能です。とくに、注意すべきポイントやトラブル時の対応方法もマニュアルに記載すれば、担当者しか知らなかった知識やコツもきちんと後任に伝えられます。

誰が担当しても一定の業務水準を維持できる環境を作るうえで、操作マニュアルは欠かせない存在といえるでしょう。

【製造業の用途別】操作マニュアルの作り方

製造業では、業務内容や設備の種類により、操作マニュアルの構成や記載すべき内容も異なります。用途に応じた作り方を押さえておくことで、より実用的で現場に即したマニュアルが作成できます。

とくに覚えておくべき操作マニュアルの作り方は、以下のとおりです。

機械操作マニュアルの作り方
画面操作・システムマニュアルの作り方
パソコン作業の操作マニュアルの作り方

以下では、製造業における代表的な用途別に、操作マニュアルの作成ポイントを紹介します。

機械操作マニュアルの作り方

機械操作マニュアルを作成する際は、操作手順だけでなく、安全上の注意点やトラブル時の対応、メンテナンス方法まで一通り網羅することが重要です。

作業者が正確に理解できるよう、操作箇所や機械パネル、部品の挿入方向などは写真や図を活用し、わかりやすく伝えます。とくに現場経験のない新人にも理解できるよう、専門用語には簡単な説明を添える必要があります。

また、注意喚起が必要な箇所は色分けや太字で目立たせ、見落としを防ぎましょう。実際にマニュアルを使用してもらい、わかりにくい部分があれば都度見直しを行うと、より実用性の高いマニュアルへと改善できます。

画面操作・システムマニュアルの作り方

画面操作やシステムに関するマニュアルを作成する際は、視覚的なわかりやすさと手順の明確さが重要です。

各画面にはスクリーンショットやレイアウト図を掲載し、「このボタンで〇〇を実行」「この欄には〇〇を入力」など、各項目の役割を具体的に説明しましょう。操作方法は、画面の遷移に沿って番号付きや箇条書きで整理し、流れを追いやすくするのが効果的です。

また、各メニューや機能については、「何の目的で行うのか」「操作後にどうなるのか」を明記することで、理解度が高まります。操作の流れが複雑な場合は、画面遷移図やフローチャートを添えると、全体像が把握しやすくなります。

使う人の立場に立って、迷わず操作できる内容を目指しましょう。

パソコン作業の操作マニュアルの作り方

パソコン作業の操作マニュアルは、ファイルの管理やアプリの起動、印刷、メール送信など、日常業務をスムーズに進めるために役立ちます。

作成する際は、それぞれの操作手順を具体的に説明し、画面の画像や図を使って視覚的にもわかりやすくまとめましょう。はじめて作業する人でも迷わず進められるよう、専門用語はなるべく使わず、必要に応じて説明を加えると安心です。

手順は番号付きや箇条書きで整理すると、読みやすくなります。また、万が一うまくいかないときの対処方法も掲載すると、現場でも安心して使えます。

操作マニュアルを作成する際の6つのポイント

操作マニュアルをわかりやすくするための6つのポイントは、以下のとおりです。

目次を作成する
操作内容を3ステップで説明する
読者の疑問点・注意事項は事前にメモして保存する
動画・図・イラストを活用する
操作方法はわかりやすい順番を意識する
現場の声を反映する

以下では、各ポイントについて詳しく解説します。

業務効率化のためのマニュアルの作り方については、以下の記事で詳しく解説しています。

関連記事：業務効率化のためにはマニュアルが必須！作成手順や効率化する方法を解説

目次を作成する

操作マニュアルをわかりやすくするためには、目次を作成し検索しやすくしましょう。

目次はマニュアルの全体構造を一目で掴む手段となり、読者が必要な情報を素早く見つけられるようにします。大見出しはもちろん、小見出しまで詳細に目次に記載することで、キーワードによる検索が容易になります。

小見出しを設ける利点は、それぞれのセクションが短く、特定の情報に焦点を当てられる点です。結果として、読者はマニュアルを通読する際の負担が軽減され、求めている情報に迅速にアクセスできます。特に長いマニュアルでは、情報が埋もれがちですが、小見出しと目次があれば、よりわかりやすいマニュアルとなるでしょう。

操作内容を3ステップで説明する

操作マニュアルでは、操作内容を3ステップで説明することを心がけましょう。

「操作前」では、作業を始める前に確認すべき事項や必要な備品、注意点などを記載します。事前に何を準備すればいいかが明確になるため、現場でのミスや戸惑いを防止可能です。

「操作中」では、具体的な操作手順を詳細に説明します。操作の核心であり、漏れなく情報を提供する必要があります。

「操作後」では、作業が終了した後に確認するべき事項や次に行うべき手続きなどを説明しましょう。

また、内容を網羅するためには4W1Hの原則が役立ちます。「いつ（When）、どこで（Where）、何を（What）、なぜ（Why）、どのように（How）」などの疑問に答える形で記述すれば、操作者は確実に操作を行えます。

操作内容をわかりやすく記載することで、マニュアルはより包括的で、読者にとって役立つものとなるでしょう。

読者の疑問点・注意事項は事前にメモして保存する

操作マニュアルをわかりやすくするためには、読者の疑問点・注意事項は事前にメモして保存しましょう。

メモ書きはマニュアル作成の際のガイドラインとなり、読者が疑問を感じやすい箇所や注意が必要なポイントを漏れなくカバーするためのリストとなります。

メモを元に全体構成を考えるとき、それぞれの疑問点や注意事項を適切なセクションに配置します。たとえば、「操作前」での注意事項、具体的な「操作中」での疑問点、そして「操作後」の確認項目など、それぞれのフェーズに合った情報を配置します。

また、特定の箇所に限らず操作全体に関わるような疑問や注意事項があれば、Q&Aセクションにまとめるといいでしょう。読者は疑問点が生じた際に直接Q&Aセクションを参照でき、全体的な理解が深まります。

動画・図・イラストを活用する

わかりやすい操作マニュアル作成するためには、動画・図・イラストを活用しましょう。

視覚的要素を用いると、操作の手順や注意事項を明確にでき、誤操作のリスクも低減します。とくに動画は、作業中の状態や音、色など多くの情報を同時に伝えられるため、効果的です。

短い動画を用いれば、読者は実際の操作フローを短時間で理解できます。

また、視覚的要素は文字量を減らし、マニュアルのボリュームを抑制する効果もあります。大量のテキストになると読む気が失せてしまう人もいるため、わかりやすいマニュアルは、読者を前向きな気持ちにさせる可能性が高いです。

操作方法はわかりやすい順番を意識する

操作マニュアルの操作方法は、わかりやすい順番を意識することが大切です。

4W1Hの「なぜ（Why）」に該当し、操作の背後にある目的や意義を理解することで、ユーザーは何を、どのように行うべきなのかという全体像を把握しやすくなります。

目的を明確にすると、操作手順の優先順位や注意すべきポイントが自然と見えてきます。また、何か問題が発生した際にも、目的を理解していることで適切な対処や判断ができる可能性が高まるでしょう。

現場の声を反映する

操作マニュアルを作成する際は、現場で働く人の声を取り入れることが大切です。

マニュアルに書かれた手順と実際の作業内容が違っていると、「使いにくい」「現場と合っていない」と感じられ、マニュアルが活用されにくくなってしまいます。

マニュアルが現場で使われなくなるのを防ぐためにも、現場の担当者に話を聞きながら、実際の流れや注意点を正確に把握し、内容に反映させましょう。作成後にフィードバックをもらうことで、より現場に合った実用的なマニュアルに仕上がります。

使う人の視点を大切にしながら作ることで、自然と活用されるマニュアルになります。

製造業の操作マニュアルでよくある失敗と対策

製造業の現場で操作マニュアルを作成・運用する際には、内容の不備や使いづらさなど、さまざまな課題が発生しがちです。製造業の操作マニュアルでよくある失敗は、以下のとおりです。

マニュアルが抽象的でわかりにくい
初心者目線が不足している
更新されず情報が古いままになっている

以下では、製造業における操作マニュアルで起こりやすい失敗と、対策について紹介します。

マニュアルが抽象的でわかりにくい

操作マニュアルの内容が抽象的だと、現場での作業にバラつきが生まれる可能性があります。

「適量を加える」「しっかり締める」など曖昧な表現では、作業者ごとに解釈が異なり、品質の不安定や作業ミスにつながるおそれがあります。さらに、具体的な判断ができないことで、先輩社員や管理者への確認が頻繁に発生し、現場の負担も増加するでしょう。

トラブルを防ぐためには、数値・時間・状態などの基準を明確に記載しておくことが重要です。また、操作手順や入力箇所などテキストだけでは伝わりにくい部分には、画面キャプチャや図解を取り入れることで理解度が高まります。

誰が読んでも同じように行動できるマニュアルづくりを意識しましょう。

初心者目線が不足している

操作マニュアルを作成するときに意外と多いのが、初心者の視点が抜けてしまうことです。

作成者が自分の経験を基に書くと、どうしても専門用語がそのまま使われたり、説明が省略されてしまったりすることも珍しくありません。その結果、現場に入ったばかりの人にとっては内容がわかりにくくなり、マニュアルが十分に活用されない原因になります。

専門用語を使う場合は、はじめて出てきたときに注釈をつけ、巻末に用語集を用意するなどの工夫が効果的です。誰が読んでも迷わず作業できるようにするには、初心者の目線で伝えることを意識することが大切です。

更新されず情報が古いままになっている

製造業の現場では、操作マニュアルが一度作成されたまま更新されず、情報が古くなっているケースが少なくありません。

マニュアルが現場の実情に合っていないと、作業者に使われなくなり、本来の役割を果たせなくなります。とくに古い手順では、現行設備の仕様変更や新たな安全対策が反映されておらず、不良品の発生や事故のリスクが高まるため注意が必要です。

また、新人教育においても、最新の手順を教えられないことで習得に時間がかかる場合があります。

解決策として、マニュアルの更新頻度を決め、更新を担当する人と承認の流れを明確にしておくことが大切です。定期的な見直し体制を整えることで、常に現場で活用されるマニュアルを維持できます。

操作マニュアルを作成するための具体的なツール

操作マニュアルを作成するために利用できる具体的なツールは、以下のとおりです。

PowerPoint・Excel・Word
Microsoft、Googleのテンプレート
動画マニュアル作成ソフト
専用クラウド型ツール

以下では、各ツールの具体的なポイントを紹介します。

PowerPoint・Excel・Word

操作マニュアルの作成には、PowerPoint・Excel・Wordが活用されています。ただし、いくつかのメリットとデメリットがあるため注意が必要です。

まず、メリットとしては、多くの人が業務でPowerPoint・Excel・Wordを使用しているため、使い慣れていればすぐにマニュアル作成を開始できます。また、多くの企業や個人がすでに導入済みで、新たなコストが発生しないのもメリットの一つです。

デメリットとしては、内容が多くなるとファイルサイズが大きくなり、その結果、扱いが重くなる可能性があります。PowerPoint・Excel・Wordファイルは特定のデータベースや専用の管理システムに依存しないため、保存場所がバラつきやすく、バージョン管理が煩雑になる場合もあります。

そのため、PowerPoint・Excel・Wordは、規模が比較的小さく、厳密な管理が求められていない場面での利用におすすめです。

Microsoft、Googleのテンプレート

MicrosoftやGoogleドキュメント、Googleサイトなどには、操作マニュアルづくりに役立つテンプレートが用意されています。

テンプレートを使用すれば、初心者でも手軽にマニュアルを作成可能です。。レイアウトやフォーマットが整っているため、必要な情報を入力するだけで簡単に整った文書が完成します。また、多くのテンプレートは無料で利用できるため、初期コストもかかりません。

しかし、デメリットもあります。汎用的なテンプレートが多いため、自社の業務や使用に合わないこともあります。また、Googleのサービスでデータ量が増えると、有料プランへの移行が必要になる可能性があるため注意が必要です。そのため、テンプレートは、短時間でマニュアルを整えたいときや、内容がシンプルなものにおすすめです。

動画マニュアル作成ソフト

動画マニュアル作成ソフトは、作業手順や機械の使い方を、動きや音声、画面の映像でわかりやすく伝えられる便利なツールです。

紙やテキストだけのマニュアルでは伝えにくい細かな動作や流れも、動画にすることで理解しやすくなります。とくに組み立て作業や機械の操作など、実際の動きを見ながら覚えたほうがわかりやすい作業に向いています。

初心者や未経験の方でも、何度でも動画を見返すことで安心して作業を覚えることが可能です。また、研修や教育の場面でも活用しやすく、習得までの時間を短縮したり、教える側の負担を減らしたりする効果もあります。

専用クラウド型ツール

専用のクラウド型マニュアル作成ツールは、インターネットを通じてマニュアルの作成・共有・管理ができるサービスです。

特別なソフトをインストールする必要がなく、ブラウザから手軽に操作できるのが特徴です。複数人で同時に編集やレビューができるため、情報の反映もスピーディに行えます。

また、常に最新版にアクセスできるため、古い手順で作業してしまうリスクを防げます。編集内容は自動で履歴が残り、いつ・誰が・どこを変更したかの確認が可能です。さらに、ユーザーやグループごとに閲覧・編集の権限を細かく設定できるため、情報管理の安全性も高まります。

業務の標準化と情報共有を効率よく進めたい企業に、おすすめのツールの一つです。

操作マニュアル作成ツールの中でも、NotePMがおすすめです。NotePMは、クラウドベースのナレッジマネジメントツールで、操作マニュアルやFAQ、ナレッジ共有をオンラインで簡単に行えます。

NotePMのおすすめのポイントは、以下のとおりです。

検索性に優れている
誰でも簡単に操作マニュアルを作成できる

以下では、操作マニュアルの作成ツールに『NotePM』が一番おすすめな理由を紹介します。

検索性に優れている

NotePMは検索性に優れている特徴があり、検索にかかる時間を大幅に削減できます。

ツール内で作成したドキュメントに加えて、Word・Excel・PDFなどのファイルの中身も全文検索可能です。「どこに何が書いてあったのかわからない」と資料を探す時間を大幅に削減でき、業務を効率化できます。

誰でも簡単に操作マニュアルを作成できる

NotePMには、テンプレート機能や高機能エディタがあり、資料作成が苦手な方でも簡単に操作マニュアルを作成できます。矢印や吹き出しなど、マニュアル作成に便利な「画像編集機能」もあります。

テンプレートを活用することで、社内のフォーマットが標準化されるので、作成者によってデザインが異なって見にくいといった事態を避けられます。

NotePMを活用した操作マニュアル作成の成功事例

NotePMは操作マニュアルの作成や共有、管理を効率化できるツールで、製造業やサービス業など、現場ごとに異なる業務フローを持つ業種でも柔軟に対応できます。実際にNotePMを導入し、現場での課題解決に成功した企業は以下のとおりです。

株式会社ヒョーシン
株式会社JHI

以下では、NotePMを活用してマニュアル作成に成功した事例について詳しく紹介します。

株式会社ヒョーシン

株式会社ヒョーシンは、創業以来アクリル加工技術を生かして多種多彩なプラスチック製品を加工・販売している企業です。

社外から自社サーバーへのアクセスがしづらく、検索に手間がかかっていました。また、社員によって資料のフォーマットが異なる点も課題でした。

NotePMを導入したことによって、タイムリーに進捗を報告・確認できるようになったり、全員の作業基準・認識の統一に成功したりしています。

株式会社ヒョーシンの事例については、以下の記事で詳しく解説しています。

【導入事例】製造業におけるタイムリーな情報共有を実現！作業工程の明確化や社内業務の統一化を達成 – 株式会社ヒョーシン

株式会社JHI

株式会社JHI（旧：日本ハイドロシステム工業株式会社）は、レーシングカーの小型軽量の高圧配管システム・特殊ホース、ならびにアクチュエータの開発・製造・販売を行っている企業です。

フォルダ階層が深くなりがちで、技術関連の情報共有がうまくできていない課題がありました。

NotePMを導入したことで、設計手順書・技術情報など、必要な情報がすぐに見つかる状態になり、検索にかかる時間・ストレスを削減できたとのことです。

株式会社JHIの事例については、以下の記事で詳しく解説しています。

【導入事例】高度な精密部品開発を支える技術情報のナレッジ共有 – 株式会社JHI（旧：日本ハイドロシステム工業株式会社）

操作マニュアルの作り方を覚えて作業効率をアップさせよう

本記事では、操作マニュアルの概要・作成方法・マニュアルをわかりやすくするポイント・具体的な作成ツールについて解説してきました。

マニュアル作成の際は、対象者と全体構成を最初に明確にし、その後詳細な操作手順を記載します。Q&Aセクションや注意点、事例を含めることで、よりユーザーフレンドリーなマニュアルになります。

また、緊急時の連絡先も忘れずに記載するといいでしょう。ツールに関しては、Microsoft Office系のソフト、専門のマニュアル作成ツール、そしてMicrosoftやGoogleのテンプレートを活用することで手間と時間を大幅に削減できます。

ぜひ本記事を参考に、効果的な操作マニュアルを作成してみてください。