SOP（標準作業手順書）とは？作成メリットや手順・より良くするポイントも解説

業務の効率化や品質の安定を図る手法として、現場業務の標準化を目的に「SOP（Standard Operating Procedures）」の導入が注目されています。SOPは日本語で「標準作業手順書」と訳され、業務の手順を標準化・文書化することで、属人化の防止や教育の効率化、コンプライアンス対応などに効果的です。

製造業や医療、IT、自動車、建築などの業界で活用されており、目的や内容も多岐にわたります。

本記事では、SOPの基本的な意味や特徴に加え、業界別の活用例、作成手順、導入メリットまでをわかりやすく解説します。SOPの作成を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。

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SOPとは製造業等の標準作業手順書

SOP（Standard Operating Procedures：標準作業手順書）は、業務品質を一定にするため、業務に必要な作業や手順を詳細に記載した指示書です。

たとえば、GCP（企業や医療機関が、治験時に守るべき基準をまとめた省令）では、治験の手順を明確にし、ミスや不正を防ぐためにSOPの作成と遵守を義務づけています。また、監査ではSOPの記載内容を遵守しているかが重視されます。ISOの取得に際しても、SOPを含む作業指示書の作成・遵守が欠かせません。

SOPと似た用語には、マニュアルがあります。両者の違いは、以下のとおりです。

用語	内容	レシピで例えると？
SOP	業務単体の作業内容・手順のみを記載	「材料を切る」の部分に特化して手順を詳しく記載
マニュアル	業務プロセスや関連情報なども含め、より総合的に記載	「材料を切る・混ぜる・焼く」などの大枠について記載

ただ、SOPに明確な型はなく、企業独自で様式を用意して作って構いません。そのため、SOPにTIPSや注意書きなどを記載し、マニュアルに近い形で使用するケースもあります。

出典：医薬品の臨床試験の実施の基準（Good Clinical Practice） | 厚生労働省医薬食品局
出典：CROの定義 | 厚生労働省
出典：医薬品の臨床試験の実施の基準に関する省令｜e-Gov 法令検索

関連記事：マニュアル作成は製造業に必要！目的・手順と実施のポイントを徹底解説

SOPとマニュアルの違い

SOPとマニュアルは、目的や内容の範囲、利用シーンに違いがあります。

項目	SOP（標準作業手順書）	マニュアル
目的	作業の標準化と手順の明確化	業務全体の理解と知識の共有
内容の範囲	特定の作業手順や注意点	業務の背景、ルール、ノウハウなど
利用シーン	現場の作業実行、品質管理など	新人教育、業務引き継ぎ、社内ナレッジの蓄積など
利用者	現場の作業担当者	新人、後任者、マネジメント層などを含む幅広い層

上記のようにSOPとマニュアルには違いがあるため、目的に応じて使い分けることで、業務の効率化と品質の向上につながります。

SOPと取扱説明書の違い

SOP（標準作業手順書）と取扱説明書は、対象者や目的、内容が異なります。

項目	SOP（標準作業手順書）	取扱説明書
目的	作業の標準化と手順の明確化	製品の安全かつ正確な使用方法の周知
内容の範囲	特定の作業手順や注意点	製品の操作方法、メンテナンス、トラブル対応など
利用シーン	現場の作業実行、品質管理など	製品購入後の使用、設置、保守など
利用者	現場の作業担当者	メーカーや製造元

SOPと取扱説明書の役割と目的を理解したうえで、用途に応じた適切な使い分けをすれば、作業効率をより向上させられるでしょう。

SOPを作成するメリットとは

ここでは、SOPを作成するメリットとして、以下の4つを解説します。

属人化防止
業務効率・安全性確保
教育時間削減
ヒューマンエラーやミスの防止

以下では、各メリットについて解説します。

属人化防止

メリットの1つ目は、属人化防止です。

業務の属人化を防止できると、各従業員が有するノウハウを社内で共有・蓄積できます。また、普段その業務を担当している従業員が不在でも、誰でも同じ作業手順で業務を遂行できるため、業務品質確保につながるでしょう。

業務効率・安全性確保

メリットの2つ目は、業務効率・安全性確保です。

SOPには作業手順が詳しく記載されているため、すぐに作業手順を振り返り、作業ミスや手戻りを防止できます。これにより、業務効率・安全性確保につながるでしょう。とくに、製造現場では危険が伴う作業も多いため、作業手順を守ることは業務効率だけでなく安全性確保の面でも重要です。

教育時間削減

メリットの3つ目は、教育時間削減です。

SOPを活用することで、作業手順の概要をわかりやすく伝え、ノウハウの伝承や業務の引き継ぎが容易になります。そのため、教育時間を削減でき、教育費用や手間を削減する効果を期待できるでしょう。

ヒューマンエラーやミスの防止

SOPを作成する最大のメリットの一つが、ヒューマンエラーやミスの防止です。

作業の流れや注意点を「誰が見てもわかるように」まとめておけば、現場で迷うことが減り、自己流での判断も避けられます。また、ベテランでも新人でも、同じ手順で進められるため、スキルや経験の差によるミスも起きにくくなります。

業務の安定や品質のばらつきを防ぐうえでも、SOPは役立つでしょう。

SOPを作成する前にやるべきこと

SOPを効果的に運用するには、やみくもに作成を始めるのではなく、事前の準備が欠かせません。SOPを作成する前にすべきことは、以下のとおりです。

SOP作成の目的を明確にする
使用対象者の範囲を設定する
現場でヒアリングする
SOP作成の手順を明確にする
使用ツールを事前に決めておく
評価指標を設定する

以下では、作成に取りかかる前に押さえておきたいポイントを紹介します。

SOP作成の目的を明確にする

SOPを作成する前に、まず目的を明確にしておきましょう。

目的が曖昧なまま進めてしまうと、現場の実情や課題に合わない内容になり、形だけの手順書になってしまうおそれがあります。一方で、目的がはっきりしていれば、SOPに盛り込む内容や範囲、表現方法、評価の基準も明確になり、現場で実際に役立つ手順書が作れます。

業務改善やミス防止など、何を目的にSOPを作るのかを最初に整理しておくことが大切です。

使用対象者の範囲を設定する

SOPを作成する際は、誰がSOPを使うのか、使用対象者の範囲を作成前に設定しておくことが重要です。新入社員や熟練の担当者、外部委託先など、対象者の属性やスキルレベルにより、必要な説明の深さや表現方法は異なります。

用語の補足や図解の有無、手順の詳細度も、相手に合わせた調整が必要です。

対象者を具体的にイメージしておけば、現場で本当に使いやすいSOPに仕上がり、運用時の行き違いも防げます。対象を明確にすると、誰にとっても理解しやすいSOPを作成できるでしょう。

現場でヒアリングする

SOPを作成する前は、実際に現場で働く人の話をヒアリングすることが大切です。業務で使われている手順や工夫、抱えている課題を把握することで、現場の実態に合った内容のSOPを作成できます。

また、細かな作業や現場ならではの工夫、不要な工程など、普段見落としがちなポイントも洗い出せます。さらに、作成段階から現場の声を取り入れておくことで、SOP導入時の抵抗感を和らげ、協力も得やすくなるでしょう。

SOP作成の手順を明確にする

SOPをスムーズに作成するには、事前に手順を明確にしておきましょう。

「どの段階で何をするか」を決めておけば、必要な工程の見落としや情報の抜けを防げます。また、作成に関わるメンバーや現場スタッフとも流れを共有できるため、作業がばらつかず、効率よく進められます。

手順が明確であれば、現場の実態や目的に沿った、使いやすいSOPを作成可能です。準備段階での整理が完成度を左右するため、入念な準備をしておきましょう。

評価指標を設定する

SOPを作成する前に評価指標を設定しておくことで、導入後の効果を客観的に判断できるようになります。たとえば、業務の効率化やミスの削減、品質の向上といった目的が達成できているかを数値や現場の声から確認が可能です。

また、指標をもとに現状を分析すれば、課題や改善点も見つけやすくなります。定量と定性の両面から評価基準を設けておくことが、SOPの継続的な改善と作業に役立つ運用につながります。

使用ツールを事前に決めておく

SOPを作成する際は、使用するツールや形式も決めておくといいでしょう。

適切なツールを選べば、業務がスムーズに進み、抜け漏れやフォーマットのばらつきも防げます。また、チーム内や全社での共有・検索・更新も簡単になり、運用面でも扱いやすくなります。

さらに、利用者のITリテラシーや現場の環境に応じて、紙・デジタル・動画など、最適な形を選ぶこともポイントの一つです。使いやすさを意識したツール選びが、SOP定着にも貢献します。

SOPを作成する手順とは？

SOPを作成する手順は、以下の3ステップです。

対象業務のフロー・課題を整理
フォーマット・テンプレートの決定
手順を1ステップずつ記述

以下では、SOP作成のための正しい手順を紹介します。

1.対象業務のフロー・課題を整理

手順の1つ目は、対象業務のフロー・課題を整理することです。

対象業務のフローや課題の内容を、SOPに反映させていきましょう。既存の業務フローがある場合は、現状の業務や法律に矛盾がないか、もしくは内容の過不足やわかりづらい部分がないかを確認する必要があります。

確認を行う際に、現場の作業員や若手を含め、複数人の意見を聞くと、主な課題や改善のヒントに気づける可能性があります。

2.フォーマット・テンプレートの決定

手順の2つ目は、フォーマット・テンプレートの決定です。

フォーマット・テンプレートを活用すれば、必要項目を埋めるだけでSOPを作成できます。そのため、簡単に速く、情報の抜け漏れもなくSOPを作ることが可能です。

SOPのフォーマット・テンプレートの形式は、以下の2つに分けられます。

形式名	内容	向いている用途
ステップ式	作業手順を箇条書きなどで記載	単純に作業手順を記載
フローチャート式	状況別の手順を記載	随時判断が必要な作業を記載

フォーマットの作成には、WordやPowerPoint、Excelだけでなく、マニュアル作成ツールの活用も有効です。利用人数や共有方法、編集のしやすさなどを考慮し、業務に適した形式・ツールを選択しましょう。

関連記事：作業手順書の作り方7ステップ｜わかりやすいレイアウトのコツも紹介

3.手順を1ステップずつ記述

手順の3つ目は、手順を1ステップずつ記述することです。

フォーマットやテンプレートに、作業手順・内容を1ステップずつ漏れなく記載しましょう。大切なことは、手順を細かく分解し、現場全体で作業手順への認識違いが生じないように1ステップずつ明確に記載することです。

「ここは書かなくてもわかるだろう」という思い込みは認識のズレやミスの原因となるおそれがあります。作業の抜けや迷いが生じないように、各ステップを明確に記載しましょう。

SOPを作成する際のポイント

ここでは、SOPをよりよくするためのポイントとして、以下の6つを解説します。

簡潔でわかりやすい文章で記載
画像・動画の活用
図解やフローチャートなどの活用
手順を細かく整理
ツールの活用
社内共有・更新を欠かさず実施

以下では、各ポイントを解説します。

簡潔でわかりやすい文章で記載

ポイントの1つ目は、簡潔でわかりやすい文章で記載することです。

SOPの文章が冗長でわかりづらいと、読み手には負担がかかります。そのため、簡潔でわかりやすい文章で記載しましょう。

SOPで書く文章の基本は、1つの文に1つのメッセージだけ書く、「ワンセンテンス・ワンメッセージ」です。また、要点の箇条書きや表で示すことも、簡潔でわかりやすい文章にするために有効な手段です。

さらに、書き終えた後、読み手が引っ掛かる部分はないか考えながら書き直してみると、より簡潔でわかりやすい文章で記載できるでしょう。

画像・動画の活用

ポイントの2つ目は、画像・動画の活用です。

文章だけではイメージしにくい手順や操作の場合は、画像・動画を活用するとよりわかりやすくなります。とくに、機器の使い方や作業の流れなどは、画像や動画で補足すればより理解度が高まるでしょう。

ただし、むやみに画像・動画を入れるだけでは意味がありません。

説明したい内容を明確にしたうえで、文字情報だけではわかりにくい部分を補足する手段として活用することが重要です。

図解やフローチャートなどの活用

ポイントの3つ目は、図解やフローチャートなどの活用です。

図解やフローチャートを効果的に活用すれば、文字数をいたずらに増やさずに、業務の全体像や流れが見やすくわかりやすいSOPを作成できます。伝えたい内容を明確にしたうえで、必要な箇所に図やフローを組み込むと、理解しやすい構成になるでしょう。

手順を細かく整理

ポイントの4つ目は、手順を細かく整理することです。

SOPには、業務内容や手順を詳細に記すことが欠かせません。詳細なSOPを作成するには、作成前に業務の流れを把握し、作成後には業務がSOPどおりに進んでいるのか確認しましょう。

もし、実際の業務と違う部分が判明すれば、速やかに修正して実際の業務手順を細かく整理していくことも必要です。

ツールの活用

ポイントの5つ目は、ツールの活用です。

SOPは、ツールを用いて作成・運用することで、誰でも操作しやすくなり、内容の更新もしやすくなります。さらに、社内での共有もしやすくなるため、SOPの運用効率向上にもつながるでしょう。

社内共有・更新を欠かさず実施

ポイントの6つ目は、社内共有・更新を欠かさず実施することです。

SOPの効果や目的を社内全体に共有することで、より積極的にSOPを活用する雰囲気が醸成されます。また、SOPの効果測定も定期的に行い、法改正などの内容変更とあわせて常に最新の内容にアップデートしていきましょう。もちろん、更新内容も共有が欠かせません。

【業種別】SOPの内容・活用例

SOPはあらゆる業種で活用されていますが、業務の性質や現場環境で必要な内容や使い方は異なります。SOPを活用する業種の例は、以下のとおりです。

製造業
サービス業
医療・製薬業界
建築業界
ビジネス・営業・会計部門

以下では、業種ごとにどのようなSOPが作られ、どのように活用されているのかを紹介します。業務に合ったSOPを検討する際の参考にしてください。

製造業

製造業におけるSOPは、作業の手順や注意点を細かく文書化し、誰が担当しても同じ品質と結果が得られるようにすることが目的です。

たとえば、部品の組み立てや検査、機械の操作、設備の保守など業務ごとにSOPを作成し、「何を」「どの順番で」「どのように」行うかを明確にします。また、検査基準や安全作業のルールをSOPにまとめると、作業のばらつきを防ぎ、事故や不良品の発生リスクも抑えることが可能です。

現場でSOPを活用してもらえれば、製造ラインの安定稼働や品質の維持、安全管理の徹底にもつながります。日々の作業を支える基盤として、製造業におけるSOPの整備が必要です。

サービス業

サービス業でのSOPは、接客や業務の流れを標準化し、サービスの質を均一に保つために活用されます。

たとえば、挨拶から案内、注文受付、会計、見送りまでの一連の対応を具体的に記載し、誰が対応しても同じ基準で業務を進められるようにします。対応フローが明確になれば、顧客への対応にばらつきがなくなり、安心感や満足度の向上につながるでしょう。

サービス品質を安定させるためにも、サービス業におけるSOPの導入は効果的です。

医療・製薬業界

医療・製薬業界では、SOPが医療の安全性と信頼性を支える重要な役割を持ちます。

注射や投薬、手術、リハビリテーションなどの手順をSOP化することで、医療行為を標準化し、医療ミスや誤投薬のリスクを大幅に減らせます。また、製薬業界では製造や品質管理においてもSOPは重要な存在です。単なる手順書ではなく、現場の運営やスタッフ教育、法規制への対応、企業の信頼性確保にもつながる仕組みとして活用されています。

安全で高品質なサービスや製品を継続的に提供するために、医療業界ではSOPの整備と運用が大切です。

建築業界

建築業界では、現場の安全や品質を守るために、SOPの整備が重要な要素です。

たとえば、足場の組み立てや重機の操作など、危険を伴う作業をSOP化すれば、全作業員が共通の手順と安全基準に基づいて行動できるようになります。また、現場ごとのリスクや作業内容に応じて、手順やルールを明文化し、事故や品質トラブルを未然に防げます。

SOPは、変化の多い建築現場で安定した作業環境を作るための柱といえるでしょう。

ビジネス・営業・会計部門

ビジネス・営業・会計部門におけるSOPは、業務の再現性と効率性を高めるための仕組みです。営業の場合は見込み客の発掘から商談、契約、アフターフォローまでの流れをSOP化することで、担当者ごとのばらつきを防ぎ、成果や顧客満足度を安定させられます。

一方、会計部門では、経費精算や月次決算などの手順を明確にすれば、入力ミスや処理漏れを防ぎ、業務の正確性と透明性が向上します。

いずれの部門でも、業務の特性に応じて柔軟に見直しながら運用することが、効果的なSOPにつながるでしょう。

SOPの作成を簡単に行う方法

SOPを作成・運用する際、ナレッジマネジメントツールを利用すると、簡単に作成できます。

なかでも『NotePM』は、社内マニュアルや手順書の管理に特化した機能がそろっており、SOP作成にも適しています。

SOP作成にNotePMがおすすめな理由は、以下のとおりです。

テンプレートを活用できる
SOPを一元管理できる
添付ファイル内も全文検索できる

以下では、NotePMがSOP作成におすすめとされる各理由を紹介します。

テンプレートを活用できる

NotePMには、SOPやマニュアル、議事録、日報などをテンプレートとして登録・管理できる機能があります。

テンプレートを活用すれば、ページ作成時に雛形を呼び出し、必要な情報を入力するだけでSOPを簡単に作成可能です。また、事前にフォーマットを統一しておくことで、部門ごとに表現や構成がばらつく心配もなくなります。

SOPを一元管理できる

NotePMでは、SOPをはじめとする社内のさまざまなドキュメントやナレッジを一元管理できます。

部署やプロジェクトごとに散在しがちな手順書やマニュアルも、NotePM上で整理・保管することで情報が集約され、探す手間が削減されます。フォルダ分けやタグ付け機能を活用すれば、業務内容や工程ごとに整理でき、必要なSOPにすぐアクセス可能です。

SOPの作成だけでなく、保管・共有まで効率化できるのがNotePMの大きな強みです。

添付ファイル内も全文検索できる

NotePMは、SOPやマニュアルの管理に便利な全文検索機能を備えており、添付ファイルの中身まで検索対象です。

全文検索機能により、ファイルを開かなくてもキーワードを入力するだけで、目的の情報にアクセスできます。たとえば、過去の手順書や業務資料から必要な項目を素早く見つけられるため、現場の業務効率や情報共有が向上します。

NotePM導入の成功事例

NotePMは、業種や企業規模を問わず、あらゆる現場で活用されています。実際に導入した企業では、SOPやマニュアルの整備、情報共有の効率化などにおいて具体的な成果が生まれているのです。

NotePMの導入により成果を得られた企業は、以下のとおりです。

株式会社ヒョーシン
株式会社JHI（旧：日本ハイドロシステム工業株式会社）

以下では、NotePMを導入して業務改善につなげた企業の成功事例を紹介します。

事例1. 株式会社ヒョーシン

株式会社ヒョーシン

株式会社ヒョーシンは、情報の検索や確認に手間がかかり、部門間の共有や連携もうまくいかないなどの課題を抱えていました。そこで、課題を解消するため、資料のテンプレート化や情報の一元管理が可能なNotePMを導入。

導入後は、日報やチェックリストをテンプレート化し、進捗状況をリアルタイムで共有できる体制を構築しました。その結果、全社員の作業基準や認識が統一され、業務の安定と効率化を実現しています。

さらに、マニュアル作成が習慣化されたことで、教育や知識の継承もスムーズになり、新任者の早期立ち上がりにもつながっています。

事例2. 株式会社JHI（旧：日本ハイドロシステム工業株式会社）

株式会社JHI

株式会社JHI（旧：日本ハイドロシステム工業株式会社）は、技術関連のナレッジ情報を効率的に共有する環境を構築する目的で、NotePMを導入しました。従来は、ファイルサーバーの深い階層構造により情報検索に時間がかかり、「気軽に情報を残せない」文化が課題となっていました。

NotePM導入後は、設計手順書や失敗・不具合の共有、品質試験結果などの技術情報がすぐに見つかるようになり、業務効率が向上しています。NotePM上に技術ナレッジの拠点が整備され、情報へのアクセス時間も大きく短縮されました。

現在は設計部門を中心に、NotePMでの記録・検索・参照が定着しつつあり、社員間での知識共有もより円滑に行われています。

SOPを活用して業務を標準化しよう

今回は、SOPの意味や作成メリット、作成手順やよりよくするポイントなどを解説しました。

SOPは、業務ごとの作業内容・手順のみを記載しており、マニュアルよりも詳細に業務手順を伝えたい場合に有効です。属人化の防止や業務効率化に加え、製造業や医療業務の安全性確保にもつながります。

また、作成する際には対象業務のフローや課題を整理したうえで、1ステップずつ記載していくため、これまでの業務を改めて整理することにも役立つでしょう。

簡潔な文章で、必要に応じて動画や画像などを取り入れると、よりわかりやすいSOPを作れます。また、常に最新の情報を盛り込んで現状の業務フローに最大限役立てたいので、こまめに更新・改善していきましょう。

その際には、NotePMなどのツールを活用することで、共有や管理の効率も向上します。