こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
企業活動を安定して行なっていくには、属人化を防止して業務品質の平準化を実現することが欠かせません。そのために有効な手段の1つがマニュアル作成です。マニュアルを効果的に活用することで、業務経験が少ない従業員も早い段階で業務を一定以上の水準で遂行できるでしょう。ただ、日々忙しい業務の中で、なかなかマニュアル作成に着手できない方もいるかもしれません。また、ビジネスの世界では法改定や技術の進歩などで、マニュアルの更新が必要になる場面もあります。そのような場合、マニュアル作成・更新をアウトソーシングすることも視野に入れるとよいでしょう。
そこで今回は、マニュアルのアウトソーシングサービスでできることやメリットなどを解説した上で、おすすめアウトソーシングサービスを5選紹介します。
• 分かりやすいマニュアルを作成したい
• 情報が散らばっており、欲しいマニュアルにたどり着けない
• マニュアル活用を社内に浸透させるコツを知りたい
目次
マニュアルのアウトソーシングサービスでできること
ここでは、マニュアルのアウトソーシングサービスでできることとして、以下の4つを解説します。
- 新規作成
- 更新・リライト
- 電子化・フォーマット更新
- 印刷・製本
それでは、1つずつ解説します。
関連記事：マニュアルの意味とは？3つの読まれないケースとおすすめITツールを紹介
新規作成
アウトソーシングサービスでできることの1つ目は、マニュアルの新規作成です。
マニュアル作成の目的を明確にするところから、企画構成や原稿作成、図表作成、さらには印刷製本など一連の作業をアウトソーシングできます。また、新規作成のうち、例えば現行作成など特定の部分だけアウトソーシングすることも可能です。
更新・リライト
アウトソーシングサービスでできることの2つ目は、マニュアルの更新・リライトです。
現行のマニュアルを、更新・リライトして、より現状の業務に役立つものに改善することも、アウトソーシングで実現できます。例えば、法改定内容の反映や、システムの更新に伴うマニュアルの更新がそれに該当します。
関連記事：マニュアルの改訂が重要な理由とおすすめのITツールをご紹介
電子化・フォーマット更新
アウトソーシングサービスでできることの3つ目は、マニュアルの電子化・フォーマット更新です。
現行マニュアルのHTML化や電子書籍化を行うことで、PCやモバイルデバイスでより見やすいマニュアルを作成できます。また、例えばWordで作成されたマニュアルを、PDFやPowerPointに変更するなど、フォーマット変更が可能なアウトソーシング先もあります。
関連記事：マニュアルを電子化するメリット・デメリット・ポイントとおすすめのツールまで一挙解説
印刷・製本
アウトソーシングサービスでできることの4つ目は、印刷・製本です。
紙のマニュアルであれば、データを渡せば印刷・製本のアウトソーシングができます。マニュアルの中身は自社で作成し、印刷・製本のみアウトソーシングすることで、コスト抑制が可能です。
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マニュアル作成等をアウトソーシングするメリット
ここでは、マニュアル作成等をアウトソーシングするメリットとして、以下の3つを解説します。
- マニュアルの品質向上
- 短期間での作成
- 専門性のあるスタッフから意見を聞ける
それでは、1つずつ解説します。
関連記事：マニュアル作成の必要性を注意点と作成・定着のコツとともに解説
マニュアルの品質向上
アウトソーシングするメリットの1つ目は、マニュアルの品質向上です。
アウトソーシング先は、マニュアル作成に慣れているため、必要な情報をピックアップしてわかりやすい文章でマニュアルを作成してくれるはずです。また、図解についてもAdobe Illustratorなど、デザイナーが使用するようなソフトを使える会社が多く、より美しい図解を使ったマニュアルを作ってくれるでしょう。
短期間での作成
アウトソーシングするメリットの2つ目は、マニュアルの短期間での作成が可能になることです。
日々忙しい業務に取り組む中で、マニュアル作成まで行うことは、多くの従業員にとって負担になります。しかし、アウトソーシングを行えば、専門性やマニュアルの作成ノウハウを有するスタッフがマニュアルを作成してくれます。そのため、短期間で期待する質と量のマニュアルを作成できるでしょう。
専門性のあるスタッフから意見を聞ける
アウトソーシングするメリットの3つ目は、専門性のあるスタッフから意見を聞けることです。
専門性があるスタッフが、第三者目線で製品の仕様書や実物、業務内容などを見てくれるので、それら自体についても、アドバイスしてくれるでしょう。これらのフィードバックを活用することで、マニュアル作成に留まらない業務改善が可能になります。
マニュアル作成等をアウトソーシングする流れ
マニュアル作成等をアウトソーシングする流れを、以下の表に整理します。
| 内容 | 摘要 | |
| 1 | 打合せ | ・マニュアルの目的や、想定される読者などについてすり合わせ |
| 2 | 構成案作成・確認 | ・打合せ内容を踏まえて、アウトソーシング先がマニュアル構成案を作成 ・クライアントがマニュアル構成案を確認 ・問題なければ見積作成・契約 |
| 3 | 原本作成・確認 | ・構成案を踏まえて、マニュアルの原本を作成 ・細かい部分は、クライアント側の従業員とも一緒に作ることが多い |
| 4 | 運用開始 | ・マニュアル原本を、実際の業務に活用する ・運用を通じて、マニュアルの活用方法やマニュアル自体の課題を抽出 |
| 5 | マニュアルの改善 | ・マニュアルのわかりづらい部分や、実際の業務にそぐわない部分などを改善 ・マニュアルの作成・運用時にも、マニュアルは改善を繰り返していくことが当たり前と思うマインドが必要 |
マニュアルのアウトソーシング先を選ぶポイント
ここでは、マニュアルのアウトソーシング先を選ぶポイントとして、以下の7つを解説します。
- アウトソーシング受注実績
- 業務対象範囲
- 得意領域
- 納品形式
- 対応しているソフト（電子成果物の場合）
- コスト
- 納期の長さ
それでは、1つずつ解説します。
関連記事：マニュアル制作を外注する3つのコツと自作で制作する3つのポイント
アウトソーシング受注実績
アウトソーシング先を選ぶポイントの1つ目は、アウトソーシング受注実績です。
マニュアル作成経験が多いアウトソーシング先であれば、スタッフの経験やノウハウ・スキルがあるため、安心して依頼できる可能性が高いでしょう。また、情報の取扱についても、実績が多いと体制が整備されている可能性が高いので安心できます。さらに、アウトソーシング受注実績を確認する際に、注意すべきポイントは同業他社への実績です。特に、専門性が高い分野では、類似分野でのマニュアル作成を経験していないアウトソーシング先では、専門用語を理解できず、意思疎通に苦労することも想定されます。そうなると、ヒアリングやリサーチ、修正に余計に時間がかかってしまうかもしれません。
業務対象範囲
アウトソーシング先を選ぶポイントの2つ目は、業務対象範囲です。
アウトソーシング先を選ぶ前に、どこまでの業務をアウトソーシングするか決めておきましょう。その範囲に対応できるアウトソーシング先を選ぶ必要があります。業務範囲の例は、以下のとおりです。
- 企画・制作・印刷など、全ての工程
- 既存マニュアルの改定
- イラスト作成や印刷データ作成など、一部の作業のみ
- マニュアルのコンサルティングのみ
アウトソーシングする範囲を明確にしておくことは、対応できる会社に絞り込むことに加えて、後から追加料金が必要になると判明するなどのトラブルを防ぐためにも欠かせません。
得意領域
アウトソーシング先を選ぶポイントの3つ目は、得意領域です。
マニュアルには、例えば以下のとおりさまざまな分野があります。
- 操作マニュアル
- 防災マニュアル
- 取扱説明書
- セミナーテキスト
- 教育コンテンツ
- 映像コンテンツ
- ブランディングムービー
作りたいマニュアルに応じ、その分野を得意とするアウトソーシング先を選びましょう。
また、ITや製造業など、特定分野のマニュアル作成に特化しているアウトソーソング先もあるので、該当する企業であれば選択肢として考えてよいかもしれません。
納品形式
アウトソーシング先を選ぶポイントの4つ目は、対応する納品形式です。
アウトソーソング先が、どのような納品形式に対応してくれるか確認しましょう。例えば、以下の納品形式が考えられます。
- 紙
- Word
- Excel
- PowerPoint
- 静止画
- 動画
- WordPress
自社で使うマニュアルの形式を考慮し、必要な形式に対応してくれるアウトソーシング先を選びましょう。
関連記事：動画マニュアルとは？メリットや作成手順、活用のポイントをわかりやすく解説
対応しているソフト（電子成果物の場合）
アウトソーシング先を選ぶポイントの5つ目は、対応しているソフト（電子成果物の場合）です。
電子成果物の場合は、アウトプット形式や作成・修正可能なソフトも確認しましょう。WordやExcel、PowerPointだけでなく、アウトソーシング先が独自に用意したソフトで納品するケースもあるかもしれません。その際には、自社で利用可能か確認しておきましょう。
関連記事：マニュアル作成にはワードとエクセルどちらが良い？作り方の手順やそれぞれのメリット・デメリット、おすすめテンプレートサイトも紹介
コスト
アウトソーシング先を選ぶポイントの6つ目は、コストです。
コストは各社によりまちまちで、内訳としてはマニュアル作成代行の費用だけでなく、システム費、保守・運用費が必要になる可能性があります。他にも、マニュアルの新規作成と既存マニュアルの修正で、価格が異なるケースもあるでしょう。また、費用は単純に安ければいいとは限りません。費用が安いアウトソーシング先は、品質や納品スピード、修正依頼への対応では不利なことが多いと考えましょう。そのため、費用以外のポイントも考慮し、最適なアウトソーシング先を選ぶことが欠かせません。
関連記事：マニュアル作成にかかる費用の種類と判断材料やコスト最小化について徹底解説！
納期の長さ
アウトソーシング先を選ぶポイントの7つ目は、納期の長さです。
納期については、単純に短かければよいとは限りません。なぜなら、納期が短すぎてマニュアルのチェック・修正が不十分になると、品質を確保できないからです。求める品質も考慮し、現実的な納期を設定しましょう。
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マニュアルのアウトソーシング先おすすめ5選
ここでは、マニュアルのおすすめのアウトソーシング先として、以下の5つを解説します。
- マニュアル制作のトリセツ
- ヒューマンサイエンス
- FINTECS
- IT無双
- NTTビジネスアソシエ東日本
それでは、1つずつ解説します。
関連記事：【2024年版】マニュアル作成ツール おすすめ10選を徹底比較！（無料あり）
マニュアル制作のトリセツ
マニュアル制作のトリセツは、HOTARU株式会社が提供するマニュアル制作情報サイトです。マニュアル作成に関するコンテンツを多数揃えていますが、自社でもマニュアル作成に対応しています。業務マニュアルから製品マニュアル、さらには動画マニュアルなどあらゆるマニュアルが作成可能な上に、翻訳サービスも可能です。ホームページ上に各サービスの参考料金を明示しているので、興味があればご覧ください。
マニュアル制作のトリセツの特徴
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ヒューマンサイエンス
株式会社ヒューマンサイエンスは、テクニカルコミュニケーションやIT分野での企業サポートを得意としており、マニュアル作成も行なっています。マニュアル作成では、製造業、IT業界を特に得意としており、他言語対応やCMS構築もコンサルティング可能です。マニュアル作成に精通した専門コンサルタントが対応してくれる上に、40カ国語に対応しているため、海外でも事業を行う会社でも安心して利用できます。
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FINTECS
株式会社フィンテックスは、マニュアル制作のプロフェッショナル集団です。USER CENTERED MANUAL®（UCM）をコンセプトとしており、ユーザー目線でのマニュアル作成に自信があります。また、マニュアル作成だけでなくマニュアルコンサルティングも手がけているため、自社でマニュアルを作成する前段でコンセプトを明確にしたいユーザーにもおすすめです。興味が出てきたら、まずは電話か問い合わせフォームで問い合わせてみましょう。
FINTECSの特徴
- マニュアル作成に役立つブログコンテンツを配信！
- 有名団体での実績も多数！
- ホームページ上でマニュアルの無料サンプルを配布
URL: https://www.fintecs.co.jp/
IT無双
IT無双は、有限会社こだまシステムが提供するIT業務専門のアウトソーシング企業で、マニュアル作成にも対応しています。ITコンサルティングだけでなく、ヘルプデスクやシステムの保守運用にも対応可能です。オプションをつければ、24時間体制でサポートしてくれるので、土日祝日関係なく営業している企業にとっては安心です。少しでも興味があれば、まずは資料請求フォームから資料を取り寄せてみましょう。
IT無双の特徴
- 金融機関の実績もある安心感
- 15年以上の業界実績
- 初回30分間相談無料！
URL: https://support.kodama-system.com/lp/
NTTビジネスアソシエ東日本
株式会社NTTビジネスアソシエ東日本は、NTTグループのシェアードサービス企業です。NTTグループで長年培ってきたノウハウを活かし、経理や福利厚生などあらゆる間接業務の効率化を実現してくれます。マニュアル作成代行業務も行なっており、専門のスタッフが徹底したヒアリングを行い、自社の業務を可視化してくれます。また、可視化した業務プロセスの最適化もサポートしてくれるので、単なるマニュアル作成に留まらない業務効率化を実現できるはずです。
NTTビジネスアソシエ東日本の特徴
- あらゆる間接業務で豊富なノウハウと実績
- マニュアルのメンテナンスにも対応
- ホームページから資料請求
URL: https://www.nttba-east.co.jp/
マニュアルの作成にはマニュアル作成ツールがおすすめ
今回は、マニュアルのアウトソーシングサービスでできることやメリットなどを解説した上で、おすすめアウトソーシングサービスを5選紹介しました。
マニュアルのアウトソーシングでは、新規作成や更新、製本などが可能で、自社で作成するよりも品質向上や納期の短さの面でメリットがあります。また、マニュアルのアウトソーシングが可能な会社は多数存在しますが、受注実績や得意領域、さらには納品形式などを考慮して最適なアウトソーシング先を選びましょう。ただ、コストや後学のために自社でマニュアルを作成したいと考える方もいるかもしれません。その場合は、マニュアル作成ツールがおすすめです。特におすすめのツールはNotePMで、簡単にマニュアル作成や検索を実施できます。詳しくは、以下をご覧ください。
• 分かりやすいマニュアルを作成したい
• 情報が散らばっており、欲しいマニュアルにたどり着けない
• マニュアル活用を社内に浸透させるコツを知りたい
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NotePMの特徴
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