マニュアル作成にかかる費用の種類と判断材料やコスト最小化について徹底解説！

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

業務などのマニュアル作成にどんな費用がかかるか知りたい、と調べている方もいらっしゃるかと思います。マニュアル作成の企画から製本までは、さまざまな種類の費用がかかり、自社で社内Wikiなどのサービスを利用して行なうか、もしくはアウトソーシングするか、などによっても変わってきます。本記事では、マニュアル作成にかかる費用・費用を判断するための重要要素・費用を抑える方法を解説していきます。

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マニュアル作成にかかる費用の種類

マニュアル作成にかかる費用の種類について、以下4点を紹介します。

企画と構成
原稿作成
画像・イラストの作成
製本・電子化

それぞれ、解説していきます。

企画と構成

マニュアル作成にかかる費用の種類の1点目は、企画と構成です。マニュアルの企画決めや構成決めに費用がかかります。企画では、誰に向けてどんなマニュアルをどのような方法で作成するか、割り振りはどうするかを決めていきます。構成では、マニュアルの目次や流れをどうするか・具体的にどんな内容を書いていくか・ボリュームはどれくらいにするか、などを決めていきます。

企画と構成を自社のみで行う場合は担当者の人件費、外部に委託する場合は打ち合わせ費用などが発生します。マニュアルの大枠を決めるために重要な項目ですので、企画と構成には十分な予算を確保しましょう。

原稿作成

マニュアル作成にかかる費用の種類の2点目は、原稿作成です。原稿作成で主にかかる費用は、マニュアル作成で使用するサービスの利用料金と作成を担当する人の人件費の2つになります。

サービスの利用料金は、自社でマニュアルを作成する場合に発生します。マニュアル作成で使用するサービスにWordなどのテキスト編集ソフトを使う方法もありますが、共同編集・更新・引継ぎなどを考えるならマニュアル作成に特化している社内wikiの利用がおすすめです。また、人件費では、外部委託の場合はアウトソーシング費用が発生します。外部委託では原稿の内容によって費用が変わり、専門性が高いものだと費用が上がる傾向にあります。また、更新時にも費用がかかりますので、初期費用だけでなくランニングコストも意識しましょう。

画像・イラストの作成

マニュアル作成にかかる費用の種類の3点目は、画像・イラストの作成です。マニュアル本文の補足や図示に使う図・画像・グラフ・イラストの作成に費用がかかります。画像・イラストの作成では、自社の担当者が一から作成する・外部の専門業者に委託する・素材サイトを利用する、などの方法があります。予算を抑えて自社で品質の高い画像やイラストを作成したい場合は、画像編集機能がついているマニュアル作成ツールやサービスを選びましょう。

製本・電子化

マニュアル作成にかかる費用の種類の4点目は、製本・電子化です。紙の冊子にする場合は、印刷会社などでの印刷・製本に費用がかかります。また、外部委託でPDF化する場合も費用が発生します。自社でPDF化する場合は、標準のPDF変換ドライバーを使えば費用は抑えられます。ただ、改ざん防止・タイムスタンプ機能などでPDFファイルの価値を高めたい場合は専用ツールを導入する必要があり、ツールを導入する場合はツールの導入費用がかかります。原稿作成後も、製本・電子化の方法によって費用が発生することを念頭におきましょう。

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マニュアル作成の費用を判断する重要要素

マニュアル作成の費用を判断する重要要素について、以下4点を紹介します。

全体構成の取り決めと設計
マニュアル作成内容
補足資料の有無
印刷製本

それぞれ、解説していきます。

全体構成の取り決めと設計

マニュアル作成の費用を判断する重要要素の1点目は、全体構成の取り決めと設計です。マニュアルを作成する目的やターゲット、マニュアル活用によって得たい効果など、要件をヒアリングしていきます。それにより、どのような内容のマニュアルをどれくらいのボリュームで作成するかを決めていきます。全体構成の取り決めと設計では、マニュアルの種類・内容・見た目・ページ数など、マニュアルのイメージを決めて大枠を作るための打ち合わせの回数やマニュアルの難易度によって費用が変わります。

マニュアル作成内容

マニュアル作成の費用を判断する重要要素の2点目は、マニュアル作成内容です。作成するマニュアルに専門者による介入が必要か、もしくは一般知識を持つ担当者であれば問題ないかなど、内容の難易度が費用に関係します。また、ボリュームによっても費用が変わります。作成するマニュアルが50ページと100ページの場合、100ページの方が作成にかかる時間も多いため、費用が高くなります。また、マニュアルを作成するために調査や取材が必要な場合、その実費もかかります。

補足資料の有無

マニュアル作成の費用を判断する重要要素の3点目は、補足資料の有無です。マニュアルに図・写真・グラフ・イラストなどの補足資料の挿入が必要かどうか、必要な場合はその補足資料をどうやって作成するのかによって、かかる費用が大きく変わります。補足資料の作成には、デザイナーに依頼して作成する・PIXTAなどの素材サイトで有料コンテンツを買う・フリー素材を使うといった方法があります。ただ、インターネットに公開されているファイルであっても、利用規約やライセンスに使用許可がないファイルをマニュアルに使うと、著作権違反にあたるので絶対にやめましょう。

印刷製本

マニュアル作成の費用を判断する重要要素の4点目は、印刷製本です。印刷製本では、必要部数・1冊あたりのボリューム・用紙の種類・モノクロかカラーか・製本方法は中綴じかホチキス止めか、などによってかかる費用を判断します。また、印刷会社に頼んで印刷するのか、複合機の製本機能を使うのかによっても費用が変わります。マニュアルを紙で印刷する場合は、印刷製本について知ることも重要です。

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マニュアルの費用を抑える方法

マニュアルの費用を抑える方法について、以下4点を紹介します。

代行業者に全て依頼する
フリーランスに依頼する
クラウドソーシングサイトを利用する
サービスを活用して自社で作成する

それぞれ、解説していきます。

代行業者に全て依頼する

マニュアルの費用を抑える1点目の方法は、代行業者に全て依頼することです。マニュアル作成を専門としている業者へ、企画・構成決めから原稿作成、製本まで、マニュアルに必要な作業全てを一貫して依頼します。費用はマニュアルの内容の難易度・期間・部数などによって変わるものの、自社で知識を持たないメンバーを一から教育してマニュアルを作るには高いコストがかかるため、代行業者に依頼した方が安くなるケースもあります。特に専門性の高いマニュアルについては、専門知識を持った外部業者に委託するのが適切といえます。

関連記事：マニュアル制作を外注する3つのコツと自作で制作する3つのポイント

フリーランスに依頼する

マニュアルの費用を抑える2点目の方法は、フリーランスに依頼することです。マニュアル作成のノウハウをもつフリーランスへ依頼します。ただ、フリーランスで企画から製本までの全工程を対応できる方は少なく、原稿の内容作成のみや製本印刷のみなど、部分的に依頼することが適しています。フリーランスに依頼する際は、その方が過去に同等業務の作業経験がどれくらいあるのか、どのようなノウハウを持っているのかをしっかりと見極めることが大切です。

クラウドソーシングサイトを利用する

マニュアルの費用を抑える3点目の方法は、クラウドソーシングサイトを利用することです。クラウドソーシングとは、特定の経歴をもつプロや個人に対して仕事を依頼できるサービスです。クラウドワークスやLancersなどのクラウドソーシングサイトを通して専門知識を持った方に依頼できます。マニュアルの内容がIT知識であればIT系の専門知識を持った方、人事系であれば人事スキルを持った方など、マニュアルの種類に合わせて専門性の高い方への依頼も可能です。クラウドソーシングサイトは手数料はかかるものの、個人に直接依頼ができることから、外部業者に依頼するよりも安価に済みます。

サービスを活用して自社で作成する

マニュアルの費用を抑える4点目の方法は、サービスを活用して自社で作成することです。マニュアル作成機能が備わったNotePMなどの社内wikiには高機能エディタとテンプレートが用意されており、ツールに詳しくない自社担当者でも簡単にマニュアルの作成・編集・更新ができます。既存のマニュアルやフォーマットがバラバラなマニュアルをまとめて標準化することも可能です。必要な費用はサービスの利用料金と自社の従業員の人件費のみのため、コストを抑えられます。

関連記事：マニュアルの作成はテンプレートの活用で効率的に

まとめ

本記事では、マニュアル作成に必要な費用について詳しく解説しました。マニュアル作成は、外部に委託するか自社で作るかによって費用が大きく異なります。外部業者にアウトソーシングすると自社の工数は減りますが、更新のたびに依頼が必要など費用がかさみがちです。Wordで作れば安く抑えられますが、共同編集に特化しておらず、更新や引継ぎも大変です。その場合は、社内Wikiツールを使えば、簡単にマニュアル作成や更新ができます。NotePMは高機能エディタとテンプレートを用意しており、容易にマニュアル作成を行える機能があります。無料でお試しできますので、まずは始めてみてはいかがでしょうか。

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