マニュアル作成にかかる費用の種類と判断材料や相場、コスト最小化について徹底解説！

業務などのマニュアル作成にどんな費用がかかるか知りたい、と調べている方もいらっしゃるかと思います。マニュアル作成の企画から製本までは、さまざまな種類の費用がかかり、自社で社内Wikiなどのサービスを利用して行なうか、もしくはアウトソーシングするか、などによっても変わってきます。本記事では、マニュアル作成にかかる費用・費用を判断するための重要要素・費用を抑える方法を解説していきます。

マニュアル作成にかかる費用・コストの種類

マニュアル作成にかかる費用の種類について、以下4点を紹介します。

• 企画と構成
• 原稿作成
• 画像・イラストの作成
• 製本・電子化

それぞれ、解説していきます。

企画と構成

マニュアル作成にかかる費用の種類の1点目は、企画と構成です。マニュアルの企画決めや構成決めに費用がかかります。企画では、誰に向けてどんなマニュアルをどのような方法で作成するか、割り振りはどうするかを決めていきます。構成では、マニュアルの目次や流れをどうするか・具体的にどんな内容を書いていくか・ボリュームはどれくらいにするか、などを決めていきます。

企画と構成を自社のみで行う場合は担当者の人件費、外部に委託する場合は打ち合わせ費用などが発生します。マニュアルの大枠を決めるために重要な項目ですので、企画と構成には十分な予算を確保しましょう。

原稿作成

マニュアル作成にかかる費用の種類の2点目は、原稿作成です。原稿作成で主にかかる費用は、マニュアル作成で使用するサービスの利用料金と作成を担当する人の人件費の2つになります。

サービスの利用料金は、自社でマニュアルを作成する場合に発生します。マニュアル作成で使用するサービスにWordなどのテキスト編集ソフトを使う方法もありますが、共同編集・更新・引継ぎなどを考えるならマニュアル作成に特化している社内wikiの利用がおすすめです。また、人件費では、外部委託の場合はアウトソーシング費用が発生します。外部委託では原稿の内容によって費用が変わり、専門性が高いものだと費用が上がる傾向にあります。また、更新時にも費用がかかりますので、初期費用だけでなくランニングコストも意識しましょう。

画像・イラストの作成

マニュアル作成にかかる費用の種類の3点目は、画像・イラストの作成です。マニュアル本文の補足や図示に使う図・画像・グラフ・イラストの作成に費用がかかります。画像・イラストの作成では、自社の担当者が一から作成する・外部の専門業者に委託する・素材サイトを利用する、などの方法があります。予算を抑えて自社で品質の高い画像やイラストを作成したい場合は、画像編集機能がついているマニュアル作成ツールやサービスを選びましょう。

製本・電子化

マニュアル作成にかかる費用の種類の4点目は、製本・電子化です。紙の冊子にする場合は、印刷会社などでの印刷・製本に費用がかかります。また、外部委託でPDF化する場合も費用が発生します。自社でPDF化する場合は、標準のPDF変換ドライバーを使えば費用は抑えられます。ただ、改ざん防止・タイムスタンプ機能などでPDFファイルの価値を高めたい場合は専用ツールを導入する必要があり、ツールを導入する場合はツールの導入費用がかかります。原稿作成後も、製本・電子化の方法によって費用が発生することを念頭におきましょう。

マニュアル作成の費用・コストを判断する重要要素

マニュアル作成の費用を判断する重要要素について、以下4点を紹介します。

• 全体構成の取り決めと設計
• マニュアル作成内容
• 補足資料の有無
• 印刷製本

それぞれ、解説していきます。

全体構成の取り決めと設計

マニュアル作成の費用を判断する重要要素の1点目は、全体構成の取り決めと設計です。マニュアルを作成する目的やターゲット、マニュアル活用によって得たい効果など、要件をヒアリングしていきます。それにより、どのような内容のマニュアルをどれくらいのボリュームで作成するかを決めていきます。全体構成の取り決めと設計では、マニュアルの種類・内容・見た目・ページ数など、マニュアルのイメージを決めて大枠を作るための打ち合わせの回数やマニュアルの難易度によって費用が変わります。

マニュアル作成内容

マニュアル作成の費用を判断する重要要素の2点目は、マニュアル作成内容です。作成するマニュアルに専門者による介入が必要か、もしくは一般知識を持つ担当者であれば問題ないかなど、内容の難易度が費用に関係します。また、ボリュームによっても費用が変わります。作成するマニュアルが50ページと100ページの場合、100ページの方が作成にかかる時間も多いため、費用が高くなります。また、マニュアルを作成するために調査や取材が必要な場合、その実費もかかります。

補足資料の有無

マニュアル作成の費用を判断する重要要素の3点目は、補足資料の有無です。マニュアルに図・写真・グラフ・イラストなどの補足資料の挿入が必要かどうか、必要な場合はその補足資料をどうやって作成するのかによって、かかる費用が大きく変わります。補足資料の作成には、デザイナーに依頼して作成する・PIXTAなどの素材サイトで有料コンテンツを買う・フリー素材を使うといった方法があります。ただ、インターネットに公開されているファイルであっても、利用規約やライセンスに使用許可がないファイルをマニュアルに使うと、著作権違反にあたるので絶対にやめましょう。

印刷製本

マニュアル作成の費用を判断する重要要素の4点目は、印刷製本です。印刷製本では、必要部数・1冊あたりのボリューム・用紙の種類・モノクロかカラーか・製本方法は中綴じかホチキス止めか、などによってかかる費用を判断します。また、印刷会社に頼んで印刷するのか、複合機の製本機能を使うのかによっても費用が変わります。マニュアルを紙で印刷する場合は、印刷製本について知ることも重要です。

マニュアル作成を外注する費用相場

マニュアル作成を外注する費用相場は、以下のとおりです。

マニュアル作成を外注する際は、費用相場を事前に把握しておきましょう。

マニュアルの作成・管理を効率化するツール「NotePM」

マニュアルの費用・コストを抑える方法

マニュアルの費用を抑える方法について、以下4点を紹介します。

• 代行業者に全て依頼する
• フリーランスに依頼する
• クラウドソーシングサイトを利用する
• サービスを活用して自社で作成する

それぞれ、解説していきます。

代行業者に全て依頼する

マニュアルの費用を抑える1点目の方法は、代行業者に全て依頼することです。マニュアル作成を専門としている業者へ、企画・構成決めから原稿作成、製本まで、マニュアルに必要な作業全てを一貫して依頼します。費用はマニュアルの内容の難易度・期間・部数などによって変わるものの、自社で知識を持たないメンバーを一から教育してマニュアルを作るには高いコストがかかるため、代行業者に依頼した方が安くなるケースもあります。特に専門性の高いマニュアルについては、専門知識を持った外部業者に委託するのが適切といえます。

マニュアル作成会社については、こちらの記事で詳しく解説しています。
マニュアル作成会社7社を比較｜費用や依頼内容、選び方も解説

フリーランスに依頼する

マニュアルの費用を抑える2点目の方法は、フリーランスに依頼することです。マニュアル作成のノウハウをもつフリーランスへ依頼します。ただ、フリーランスで企画から製本までの全工程を対応できる方は少なく、原稿の内容作成のみや製本印刷のみなど、部分的に依頼することが適しています。フリーランスに依頼する際は、その方が過去に同等業務の作業経験がどれくらいあるのか、どのようなノウハウを持っているのかをしっかりと見極めることが大切です。

クラウドソーシングサイトを利用する

マニュアルの費用を抑える3点目の方法は、クラウドソーシングサイトを利用することです。クラウドソーシングとは、特定の経歴をもつプロや個人に対して仕事を依頼できるサービスです。クラウドワークスやLancersなどのクラウドソーシングサイトを通して専門知識を持った方に依頼できます。マニュアルの内容がIT知識であればIT系の専門知識を持った方、人事系であれば人事スキルを持った方など、マニュアルの種類に合わせて専門性の高い方への依頼も可能です。クラウドソーシングサイトは手数料はかかるものの、個人に直接依頼ができることから、外部業者に依頼するよりも安価に済みます。

サービスを活用して自社で作成する

マニュアルの費用を抑える4点目の方法は、サービスを活用して自社で作成することです。マニュアル作成機能が備わったNotePMなどの社内wikiには高機能エディタとテンプレートが用意されており、ツールに詳しくない自社担当者でも簡単にマニュアルの作成・編集・更新ができます。既存のマニュアルやフォーマットがバラバラなマニュアルをまとめて標準化することも可能です。必要な費用はサービスの利用料金と自社の従業員の人件費のみのため、コストを抑えられます。

マニュアル作成のテンプレートについては、こちらの記事で詳しく解説しています。
マニュアルの作成はテンプレートの活用で効率的に

ツールを活用してマニュアルの作成が成功する2つの理由

ツールを活用することで、マニュアルの作成が成功する2つの理由を解説します。

マニュアル作成ツールについては、こちらの記事で詳しく解説しています。
【徹底比較】マニュアル作成ツールおすすめ20選｜選び方と導入事例も紹介

テンプレート機能でマニュアル作成を効率化できる

マニュアル作成ツールにはテンプレート機能があり、ゼロから資料を作る必要がないため、作成にかかる時間と手間を減らせます。

マニュアルに記載する内容の決定から構成の検討、運用後の修正には、労力がかかります。ツールを導入することで、これらの作業時間を減らすことが可能です。

わかりやすいマニュアルを作成できる

マニュアル作成ツールのデザイン機能やレイアウトを利用することによって、情報が網羅されたわかりやすいマニュアルを作成できます。

デザイン性が高く、読みやすいマニュアルを作成するのは難しい上に、時間もかかります。しかし、マニュアル作成ツールに備わっているデザイン機能を活用すれば、デザインの専門的知識がなくても、簡単にきれいで読みやすいマニュアルの作成が可能です。

マニュアルの作成・管理を効率化するツール「NotePM」

マニュアル作成ツールは『NotePM』が一番おすすめな2つの理由

マニュアル作成ツールには『NotePM』が一番おすすめな理由を紹介します。

マニュアルの検索性に優れている

NotePMはツール内で作成したドキュメントだけでなく、アップロードしたWord・Excel・PowerPoind・PDFなど、ファイルの中身も全部検索できます。

キーワードを入力すれば、欲しい情報がすぐに出てきます。

キーワードハイライトやワンクリック絞込など、検索機能が充実しているのも、便利なポイントです。

誰でもマニュアルを簡単に作れる

NotePMには高機能エディタ・テンプレート機能があるので、誰でも簡単にマニュアルやドキュメントを作成できます。

テンプレートを利用することで、「作成者によってデザインが異なり見にくい」といったことを防ぐことが可能です。

また、「画像編集機能」を活用すれば、矢印・枠線・文字などを画像に挿入でき、よりわかりやすいマニュアルに編集できます。

NotePMを活用してマニュアル作成に成功した事例

NotePMを活用してマニュアル作成に成功した事例を紹介します。

株式会社ベクトル

株式会社ベクトルは、人事領域の総合コンサルティングサービスを提供している企業です。元々紙に印刷したマニュアルを使っていましたが、紙の量が増えていくにつれて管理が煩雑化していました。チャットツールを導入しましたが、情報共有・浸透がうまくいかず、NotePMの導入に至りました。

NotePMを導入後、オペレーターが情報を検索しやすくなり、7～8分かかっていた電話応対を5分以内に減らすことに成功しています。

株式会社ベクトルの事例については、こちらの記事で詳しく解説しています。
【導入事例】電話対応時間を40%削減！マニュアルの電子化で、オペレーターの負担を軽減 – 株式会社ベクトル

キーコーヒー株式会社

キーコーヒー株式会社は、コーヒーの製造・販売から海外でのコーヒー農園事業まで、コーヒーの可能性を追究し続けている企業です。NotePMを導入しているのは、コーヒーの生産管理や原材料の調達などを行うSCM本部の3部署です。

マニュアルが乱立している上に、フォルダ階層が深くなっていて、欲しい情報がすぐに見つからない状態だったため、NotePMを導入しました。ツール導入後、ファイルの中身を検索できる機能によって、情報を探す時間を大幅に削減できました。社員によっては欲しい情報を探す時間が半分以下になった方もいます。

キーコーヒー株式会社の事例については、こちらの記事で詳しく解説しています。
【導入事例】情報を探す時間が半分以下に。創業100年の老舗企業のマニュアル文化を大改革 – キーコーヒー株式会社

マニュアル作成の費用・コストを抑えるためにツールを導入しよう

本記事では、マニュアル作成に必要な費用について詳しく解説しました。マニュアル作成は、外部に委託するか自社で作るかによって費用が大きく異なります。外部業者にアウトソーシングすると自社の工数は減りますが、更新のたびに依頼が必要など費用がかさみがちです。Wordで作れば安く抑えられますが、共同編集に特化しておらず、更新や引継ぎも大変です。その場合は、社内Wikiツールを使えば、簡単にマニュアル作成や更新ができます。NotePMは高機能エディタとテンプレートを用意しており、容易にマニュアル作成を行える機能があります。無料でお試しできますので、まずは始めてみてはいかがでしょうか。