マニュアル改訂とは？改定との違いや、目的、手順、改訂履歴の書き方を解説

マニュアルは業務の実態に合わせて定期的に見直し・改訂していくことが重要です。

しかし、いざ改訂しようと思ってもどのようにマニュアル改訂すべきか悩む方もいるでしょう。

本記事では、マニュアル改訂の意味や目的、手順、注意点、改訂履歴の書き方を解説します。マニュアル改訂を効率よく、かつ実務に活かせる形で進めたい方は、ぜひ参考にしてみてください。

マニュアルの改訂とは

マニュアルの改訂とは、業務内容の変更に合わせて既存のマニュアルを最新の状態に更新することです。たとえば、以下のような内容が含まれます。

業務プロセスの見直しによる手順の改善
新しい機材の導入に伴う作業内容の変更
写真や動画などの視覚資料の改善

変更点をマニュアルに反映させることで、現場での業務をスムーズに進め、トラブルや作業ミスを未然に防げます。また、最新の内容が記載されたマニュアルであれば、新入社員の教育や業務の引き継ぎも効率良く進められるでしょう。

マニュアルを改訂し、常に最新の状態を保つことによって、組織全体の業務効率が向上します。

マニュアル改訂と改定の違い

改訂と改定は似ていますが、使い方が異なります。

改訂	マニュアルや教科書などの内容を適切なものに更新すること
改定	すでに決まっているルールや決まりを再検討し、新しく変えること

マニュアルの内容を修正・更新する場合は「改訂」が正しい表現です。たとえば、文言の見直しや手順の追加・変更などが「改訂」にあたります。

一方、「改定」は、制度やルールを新しく決め直すような大きな変更に使います。運賃や就業規則の見直しなどが改定の例です。マニュアルの中身を調整する場面では、マニュアル改訂と書くのが適切です。

マニュアル改訂の目的

マニュアル改訂の目的は、以下のとおりです。

マニュアルの形骸化を防止する
業務上のミスやトラブルの発生を防ぐ
業務の属人化を防ぐ
業務効率を改善する

目的を理解したうえで改訂に取り組めば、より効果的にマニュアル運用を進められるでしょう。以下では、具体的な目的を確認していきましょう。

マニュアルの形骸化を防止する

定期的にマニュアルを改訂し、最新の業務手順や規則を反映させることで、信頼性が向上して形骸化を防げます。

実際の業務とマニュアルの内容が異なると、従業員が各自のやり方で業務に取り組んでしまい、一貫性や正確性が損なわれてしまう場合がほとんどです。

現場の実態に合わせたマニュアルを維持することで、業務の質を保ち、効率的な運営ができるようになるでしょう。

業務上のミスやトラブルの発生を防ぐ

マニュアルを適切に改訂すれば、重大な事故につながるリスクを低下させ、業務品質を一定以上に保つことが可能です。

古いマニュアルに基づいて業務を進めてしまうと、予期せぬトラブルを引き起こす可能性があります。また、従業員が古い情報にしたがって作業をすれば、業務の正確性が低下し、作業効率も悪化してしまうでしょう。

そのため、マニュアルには作成日時を明記し、業務内容の変更があった際には速やかに改訂する必要があります。

業務の属人化を防ぐ

業務ノウハウを社内ナレッジとして一元管理し、属人化を防ぐには、業務内容の更新に合わせてマニュアル改訂をするのが重要です。

マニュアルに記載されていない業務が増えると、特定の担当者のみが把握している業務が増えてしまい、不在の際に業務が滞る可能性があります。また、引き継ぎや事業拡大時にも、ナレッジを正しく共有できなくなってしまうでしょう。

適宜マニュアルを改訂することによって、ナレッジを蓄積・共有し、業務の属人化を防止するのが重要です。

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業務効率を改善する

業務効率を改善するには、マニュアルを最新の状態にし、業務フローの全体像を把握するのが重要です。

必要な情報が不足していたり古い表現や写真が使用されていたりすると、誤った作業や誤解を招いてしまいます。特に、新人教育や業務引き継ぎの場面において、正確な情報伝達ができないと、口頭での説明や個別の資料作成に余分な時間がかかるでしょう。

そのため、マニュアルを定期的に改訂し、非効率な業務を改善していく必要があります。

マニュアル改訂で得られる効果

マニュアルを改訂することは、単なる文章の更新にとどまらず、業務全体の質を高める重要な取り組みです。マニュアル改訂により得られる主な効果は、以下のとおりです。

業務効率が向上する
操作ミスやトラブルを防げる
教育や引き継ぎにかかる時間が短縮できる

以下では、企業がマニュアルを改訂することで得られる効果について紹介します。

業務効率が向上する

マニュアルを改訂し、最新の業務フローやルールを反映させることで、全員が統一された手順で作業を進められるようになります。マニュアルを統一することで、現場や担当者ごとのばらつきがなくなり、無駄な確認や調整の手間が減少します。

また、わかりにくい点があっても、改訂済みマニュアルを参照すればすぐに解決できるため、調査や問い合わせの工数を抑えることが可能です。誰が対応しても同じ水準で業務を遂行できる状態が整い、ミスややり直しによる時間ロスの防止にもつながります。

マニュアルの整備は、業務全体の効率化に直結する有効な手段です。

操作ミスやトラブルを防げる

マニュアルを改訂して最新の情報や手順を反映すると、作業時の操作ミスやトラブル防止が可能です。全員が同じ内容に基づいて作業を進めるため、古い手順を誤って使ったり、解釈の違いで対応に差が出たりするリスクが軽減されます。

また、経験の浅い担当者でも一定の品質で業務を遂行できるようになり、個人の勘や過去の記憶に頼る場面が減ります。古いマニュアルのままでは、想定外の事故や顧客クレームにつながるおそれがあるため、定期的にマニュアルを見直すようにしましょう。

教育や引き継ぎにかかる時間が短縮できる

マニュアルを改訂し、最新の情報や手順を整理しておけば、教育や引き継ぎにかかる時間を大幅に短縮できます。

口頭で一つひとつ説明する手間が減り、業務に必要な知識を誰でも同じ内容で確認できるようになります。そのため、新入社員や異動者も、困ったときにマニュアルを参照すれば自力で解決しやすくなり、教育担当者も常に付き添う必要はありません。

また、特定の社員のやり方や曖昧な伝達に頼らずに済むため、教え方のばらつきや教え漏れも防げます。マニュアルにより全員が共通の情報を使えることから、引き継ぎの精度と効率が向上するでしょう。

マニュアル改訂のタイミング

マニュアル改訂のタイミングは、以下のとおりです。

四半期・半年など定期的に改訂する
ルールや業務内容に変更があった際に改訂する
変更箇所が一定量以上になったら改訂する
ステークホルダーの変更があった際に改訂する

適切なタイミングでマニュアル改訂に取り組むことで、業務効率化を促進できるでしょう。

四半期・半年など定期的に改訂する

マニュアルを最新の状態に保つには、四半期ごと・半年ごとなど、定期的に見直す必要があります。効率良くマニュアル改訂をするには、新年度や職場の繁忙期・年度の区切りなど、業務の節目に合わせて見直しのタイミングを設定するのがおすすめです。

しかし、新年度の改訂には、時間の確保や確認作業に時間がかかる傾向にあるため、担当者の選定やルール作りを事前にしておきましょう。ITツールを活用すれば、更新作業や情報共有の効率化も図れます。

ただし、重要度の高い変更については、期日にとらわれずに即時対応するのが重要です。

ルールや業務内容に変更があった際に改訂する

仕事のやり方やルールの変更・法改正による仕組みの変更などがあったタイミングで、マニュアルを更新するのも重要です。業務の変更点を速やかにマニュアルに反映させることで、新しいシステムの導入時における教育負担を軽減し、新体制へのスムーズな移行や新人の業務ミスを防げます。

マニュアルを改訂したら、全体への周知と改訂履歴の管理を徹底しましょう。古いマニュアルは一定期間保管し、バージョン管理を明確にすることで、過去の手順も参照できます。

変更箇所が一定量以上になったら改訂する

修正が必要な箇所が一定量に達した時点で、まとめてマニュアル改訂に取り組むのも効率的です。

たとえば、業務に直接影響のない誤字脱字については、ある程度蓄積してから対応することで、効率良く改訂作業を進められるでしょう。以下のような改訂ポイントは、日常的にメモを取りExcelやメモで管理しておくのがおすすめです。

読みにくい・わかりにくい箇所
追加要望のあった事項
質問が頻繁に寄せられる内容

ただし、改訂基準は担当者の裁量任せにせず、明確なルールとして定めておく必要があります。

ステークホルダーの変更があった際に改訂する

新しい取引先や顧客との関係が始まったら、業務手順の見直しが欠かせません。

企業活動やプロジェクトに利害関係を持つステークホルダーの変更は、組織運営に直接的な影響を及ぼします。そのため、マニュアルを改訂せずに従来の手順で業務を進めると、予期せぬ問題が発生するリスクがあります。

ステークホルダーが変更したタイミングでマニュアルを改訂することで、現場が混乱することなく、円滑に業務を進められるでしょう。また、業務プロセスの適切な変更とマニュアルへの反映によって、ステークホルダーと良好な関係を構築し維持することが可能です。

マニュアルの改訂・更新の手順

マニュアル改訂・更新の流れは以下のとおりです。

改訂箇所を洗い出す
改訂履歴を作成する
マニュアル改訂を周知する

基本的な流れに沿ってマニュアル改訂に取り組めば、円滑に更新作業を進められます。

1.改訂箇所を洗い出す

マニュアル管理担当者は、現場の業務担当者からの意見を取り入れ、改訂箇所の洗い出しをします。アンケートや定期的なミーティングを通じて、具体的な改善点を集めましょう。

新しい改善アイデアが提案された場合は、関係者間で認識を擦り合わせ、優先順位付け・カテゴリ分けをします。業務の質と効率を維持するためには、即時対応が必要な項目を優先的に特定し、改訂につなげるのが重要です。

2.改訂履歴を作成する

改訂履歴とは、マニュアルの版数や改訂箇所をまとめた一覧のことです。改訂履歴があると、従業員の古いマニュアルの使用を防げます。

トラブルを防ぐためにも、基本的に版数は表紙に、改訂履歴は扉や目次の後に表形式で記載しましょう。

改訂履歴の主な記載項目は、以下のとおりです。

版数（第◯版）
発行日
改訂箇所（章・節・項・ページなど）
改訂内容

改訂の背景や経緯・理由も併せて記録しておくのもおすすめです。大規模な改訂の場合は、以下の項目を記載した文書も追加する必要があります。

項目	内容
改訂序文	改訂の理由、主な改訂内容を記載する
改訂注	改訂部分の見出し・改訂箇所・簡単な改訂理由を記載する
改訂索引	改訂注の見出しを巻末に記載

変更内容は「〜に関する記述を変更」など、簡潔な表現で記載します。改訂箇所が多い場合は、別冊子として作成することも検討しましょう。

3.マニュアル改訂を周知する

マニュアルを改訂したら、改訂内容を従業員に周知する必要があります。古いマニュアルが継続して使用されないように、変更内容を明確に説明し、具体的な記述で伝達するのが重要です。

改訂を周知する際は、社内チャネル等を活用して、すべての関係者に情報が行き渡るようにしましょう。また、社内周知を実施した日付や対象者などの情報を記録に残すことによって、誰がいつ改訂内容を確認したのかが明確になるので、伝達漏れを防げます。

マニュアルの改訂履歴の書き方｜表紙やファイル名への記載方法

マニュアルを社内で円滑に運用するには、改訂履歴を正しく記載し、最新版を誰もがすぐに把握できる状態にしておくことが重要です。マニュアルの改訂履歴は、以下のポイントを意識して書きましょう。

版数を表紙に明記する
発行日や作成者名を併記する

以下では、改訂履歴を表紙やファイル名に記載する際の基本的な考え方と、実務で役立つ記載方法について解説します。

版数を表紙に明記する

マニュアルを改訂した際は、表紙に「第2版」や「Ver2.0」などの版数を明記しましょう。

改訂したことを表紙に記載すれば、マニュアルが最新版であるかどうかを一目で判断できます。また、現場でどのバージョンが使用されているかすぐに確認でき、過去の内容との比較や差分の把握もしやすくなるでしょう。

複数のバージョンがある場合は、版数の記載がないと誤って旧版を使用するリスクが高まるため注意が必要です。明確な数字やバージョン表記を用いることで、マニュアル管理の精度と安全性が向上します。

発行日や作成者名を併記する

マニュアルの表紙には、版数だけでなく発行日や作成者名も併記することが重要です。

発行日を明記しておくと、マニュアルがいつ発行されたものかが確認でき、使用中のバージョンが最新かすぐにわかります。また、作成者名を記載しておけば、内容に関する問い合わせや確認が必要な場合も、担当者にスムーズにつなげられるでしょう。

発行日や作成者名は、版数や改訂内容を一覧にした「改訂履歴表」と連携させれば、管理の一貫性と正確性が向上します。

マニュアル改訂の際に必要な4つのルール

マニュアルを改訂する際は、内容の更新だけでなく、社内での運用を見据えた一定のルール作りが重要なポイントです。マニュアル改訂の際に必要なルールは、以下の4つです。

担当者の決定と役割分担を明確にする
改訂頻度やタイミングを決めておく
マニュアルごとに改訂履歴を残す
改訂後のマニュアル共有方法を定めておく

以下では、マニュアル改訂を効果的かつ継続的に行うために押さえておきたい基本的なルールについて解説します。

担当者の決定と役割分担を明確にする

マニュアルの改訂を円滑に進めるには、担当者を決め、役割分担を明確にしておくことが重要です。更新・確認・承認などの各工程に責任者を割り当てることで、作業の抜け漏れや手戻りを防ぎ、改訂の品質維持が可能です。

また、一人に負荷が集中せず、計画的かつ効率的に作業を進められるようになります。責任の所在が明らかになれば、トラブル発生時の対応もスムーズに行えることもメリットの一つです。マニュアル改訂の際の役割分担は、社内の運用ルールとして周知し、定着を図ることが大切です。

改訂頻度やタイミングを決めておく

マニュアルの改訂頻度やタイミングを決めておくと、情報の正確性が保たれ、現場での安定した運用につながります。

最新版マニュアルを常に維持するには、定期的な見直しのスケジュールが不可欠です。一般的には、四半期ごとや半年に一度、年に一度など、業務の繁忙期を避けて改訂時期を設定します。

変更の多いIT部門では、週1回や月1回といった短いスパンでの改訂が求められることも珍しくありません。業務内容や更新頻度に応じて柔軟にルールを定め、社内に周知しましょう。

マニュアルごとに改訂履歴を残す

マニュアルごとに改訂履歴を残すことは、情報の鮮度・正確性・信頼性を維持するうえで重要です。

「いつ」「どこを」「どのように」変更したのかを記録しておけば、関係者全員が改訂の経緯や意図を把握しやすくなります。また、管理担当者や利用者が交代しても、過去の修正内容をすぐに確認でき、トラブルなく引き継ぎができます。

改訂履歴を残せば業務の透明性が高まり、社内の運用統一や監査対応にも役立つでしょう。改訂履歴は、マニュアルを継続的に運用していくための基本的な管理項目のため、社内で徹底することが大切です。

改訂後のマニュアル共有方法を定めておく

改訂後のマニュアルをどのように共有するかをあらかじめ定めておくことは、業務品質や情報の均一化を図るうえで重要です。

マニュアルは改訂して終わりではなく、改訂内容を現場全体に正確かつ迅速に伝えるところまでを含めて運用ルールとして管理する必要があります。共有方法や通知の手順が明確であれば、改訂内容がスムーズに浸透し、従業員の即時対応も促進されます。

活用されるマニュアルを目指すためには、共有フローを整備し、定着させるよう工夫しましょう。

マニュアル改訂時の注意点

マニュアルの改訂は、単に内容を更新するだけでなく、現場で確実に活用されることを前提に進める必要があります。マニュアル改訂時に注意すべき点は、以下のとおりです。

表現や用語を統一する
説明・記述に抜けやミスがないか確認する
現場の意見やフィードバックを取り入れる
改訂後のマニュアルの読みやすさを確認する

以下では、マニュアル改訂時に注意すべきポイントについて解説します。

表現や用語を統一する

マニュアルを改訂する際は、表現や用語を統一することが重要なポイントです。

業務手順や指示にブレがあると、読み手が混乱し、誤った解釈につながるおそれがあります。特に、技術用語や部署ごとの独自表現は混在しやすいため、マニュアル全体や各章ごとに表記ルールを明確にすることが大切です。

たとえば、「エレベーター」と「エレベータ」、「1ヵ月」と「1か月」など、細かな違いも統一対象に含まれます。また、「トレーニング」「研修」「指導」などの類義語が混在すると、正式な手順がわかりづらくなるため注意が必要です。

マニュアル改訂の際は、組織内で用語集を整備しておくと、全体の品質を保ちやすくなります。

説明・記述に抜けやミスがないか確認する

マニュアルを改訂する際は、説明や記述に抜けやミスがないかを確認する必要があります。

法律や安全に関する内容、業務上の注意点や禁止事項が漏れていると、重大なトラブルにつながるおそれがあります。また、誤解を招く表現や誤字脱字があると、現場での混乱や作業ミスの原因にもなるため注意が必要です。

トラブルを防ぐためにも、改訂作業は一人で完結させず、複数人による校正やチェックリストの活用、必要に応じた専門家の確認などを取り入れるとミスを軽減できます。マニュアルの信頼性を高めるためにも、作成後の見直しを徹底しましょう。

現場の意見やフィードバックを取り入れる

マニュアルを実務で活用できる内容にするためには、現場の意見やフィードバックを積極的に取り入れることが重要です。

実際の使用感や運用上の課題を聞き取り、改訂に反映することで、現場で本当に役立つマニュアルに仕上がります。フィードバックを得るには、定期的なアンケートやミーティングを実施し、不明点や改善要望を集める方法が効果的です。

現場が多忙でアンケートの実施や改修に時間が取れない場合、チャットやメール、Googleフォームなどで意見を募る方法も取り入れてみるといいでしょう。有益な改善案や表現の修正については、改訂担当者と現場スタッフで認識をすり合わせ、最終的な内容に合意して進めることが大切です。

改訂後のマニュアルの読みやすさを確認する

マニュアルを改訂したあとは、内容だけでなく読みやすさの確認も徹底しましょう。

文章がわかりにくいと、正しい手順が伝わらず、作業ミスやトラブルの原因になります。従業員が迷わず作業を進められるようにするには、一文を長くしすぎず、難解な表現や不要な専門用語を避けることが大切です。

また、文章だけで説明せず、箇条書きや表を使って整理することで、視認性も高まります。読みやすさを客観的に確認するには、実際の利用者からフィードバックを受ける方法が効果的です。最後に、誤読のおそれがある表現がないかを見直し、現場で活用されるマニュアルに仕上げましょう。

マニュアル改訂の効率化に役立つツール

マニュアルの改訂作業は、関係部門との調整や内容確認などに時間と手間がかかるため、効率的に進める仕組みが欠かせません。マニュアル改訂に役立つツールは、以下のとおりです。

業務手順書型ツール
動画マニュアル型ツール
ナレッジ共有型ツール
クラウド型ツール

以下では、マニュアル改訂の効率化に役立つ主なツールと活用方法について紹介します。

業務手順書型ツール

業務手順書型ツールは、作業手順や業務プロセスを誰でもわかりやすく文書化・標準化できる専用のソフトウェアです。

テンプレート機能だけでなく、画像や動画の挿入、ドラッグ＆ドロップによる編集操作が可能なため、手順書の作成を効率的に行えます。さらに、画面操作を自動でキャプチャしたり、ステップを自動で挿入したりする機能もあり、専門知識のない担当者でも活用できるマニュアルを作成できます。

操作がわかりやすく、更新作業も簡単にできることから、改訂のスピードと精度を大幅に高められるのが特長です。

動画マニュアル型ツール

動画マニュアル型ツールは、業務手順やノウハウを動画で見える化し、作成・共有・管理・教育のすべてを効率化できるツールです。

PC操作や作業プロセスを動画で見てわかるようにすれば、教育や引き継ぎ、現場での指導の精度とスピードを向上させられます。スマホやPCで手軽に撮影でき、テンプレートや自動編集機能を使えば、誰でも短時間で実用的な手順動画を作成できます。

視覚的な学習が可能になるため、従業員の理解定着も早まり、現場への浸透がスムーズになるでしょう。

ナレッジ共有型ツール

ナレッジ共有型ツールは、社内で蓄積された知見やノウハウ、マニュアルなどを一元管理し、共有・検索・活用できるプラットフォームです。

高機能なエディタやテンプレートが備わっており、マニュアルや社内ルールの作成・改訂を短時間で行えます。ユーザーごとに閲覧状況や活用度を把握できるため、利用状況の分析や改善にも活用可能です。

また、コメント機能を使えば、現場の意見をリアルタイムで収集・反映でき、改訂の精度とスピードが向上します。情報の見える化と共有を同時に進められる点がメリットの一つです。

クラウド型ツール

クラウド型ツールは、マニュアルの作成・管理・共有・改訂・アクセス権の設定など、運用に必要な機能を一元化したサービスです。

クラウド環境で運用すると、最新版のマニュアルを作成してすぐに利用者へ一斉共有でき、情報の浸透を迅速に図れます。また、変更履歴やバージョン情報が自動で保存されるため、誰がいつどの部分を修正したかを明確に把握できます。

常に最新かつ正確な情報を維持できるため、マニュアルの品質と運用効率を高めたい企業にとって便利なツールです。

マニュアル改訂に便利なクラウド型のナレッジマネジメントツール『NotePM』であれば、更新箇所や編集内容をすぐに確認でき、最新情報にいつでもアクセスできます。

高機能エディタもあり、誰でも簡単にマニュアルを改訂できる点も大きな特長です。

ツールを活用してマニュアル改訂が成功する3つの理由

ツールを活用するとマニュアル改訂に成功する理由は、以下の3つです。

マニュアル改訂がしやすい
マニュアルの改訂を周知しやすい
質の高いマニュアルを作成できる

マニュアル改訂に成功する理由を理解することで、積極的にツールの導入を進められるでしょう。

マニュアル改訂がしやすい

マニュアル作成ツールの高機能な編集機能を使えば、資料の更新を容易に行えます。

編集機能は誰でも使いやすいよう、簡単に操作できるようになっています。また、多くのツールはマルチデバイスに対応しており、出先でもマニュアルの更新が可能です。

必要に応じてすぐにマニュアルの内容を改訂でき、最新の情報を維持しやすくなります。鮮度の高いマニュアルが揃っていれば、最新情報をもとに業務に取り組めるため、仕事のミスを防げます。

マニュアルの改訂を周知しやすい

ツールに保存されたマニュアルは、誰でも簡単に共有できます。共有化が進めばマニュアルの改訂も周知され、社員の質の均一化が進むでしょう。マニュアル作成ツールがマルチデバイスに対応していれば、社外にいてもスマホやタブレットでマニュアルを確認できます。

また、作成したマニュアルを保存すれば、誰でもすぐに最新の情報を確認できます。わざわざ従業員や部門ごとに告知しなくて済み、情報発信の工数を削減可能です。

さらに、マニュアル作成ツールによってはコミュニケーション機能が搭載されており、マニュアルに「いいね」を付けて改訂内容を確認したと簡単に伝えられます。マニュアルを共有するだけで外部での確認や情報発信工数の削減、コミュニケーションの促進が図れます。

質の高いマニュアルを作成できる

デザイン機能やレイアウトを利用すれば、情報が網羅された読みやすいマニュアルを作成できます。

自作でデザイン性が高く、わかりやすいマニュアルを作成するのは難しいものです。しかし、マニュアル作成ツールに備わっている機能を活用すれば、簡単に質の高いマニュアルが完成します。

デザインに一貫性をもたせることで、より読みやすい資料に仕上げられ、業務の効率化につながるでしょう。

マニュアル改訂ツールはNotePMが一番おすすめな4つの理由

URL：https://notepm.jp/

マニュアル改訂ツールにNotePMを一番おすすめする理由は、以下の4つです。

シンプルな操作性で編集が簡単
リアクション機能でコミュニケーションがしやすい
検索性が優れている
アクセス権限を柔軟に設定できる

NotePMを活用することで、効率良くマニュアル改訂を進められるでしょう。

シンプルな操作性で編集が簡単

ドキュメント作成が簡単な点も、使用者にとってメリットに感じやすいポイントです。

また、NotePMは、Markdownに対応しており、ユーザーのスキルレベルを問わず、誰でも簡単にドキュメントを編集できます。

ほかにも、テンプレートを活用すれば、一からドキュメント作成をしなくてもフォーマットに沿って作成できるのがメリットです。操作性・機能性の観点から、NotePMはドキュメント作成が簡単にできるのが魅力といえるでしょう。

リアルクション機能でコミュニケーションがしやすい

NotePMは、社内のコミュニケーションが活発になる仕組みが特徴的です。たとえば、コメント・いいね機能により、作成した文書へのリアクションを社内で共有できます。ひとつの文書を同時編集機能により複数人でブラッシュアップできる点も、メンバー間で意見を共有し合う際に便利です。

また、チャットツールとの連携も可能なため、NotePMで作成した文書を社内で共有することも簡単にできます。NotePMは単なるドキュメント作成ツールではなく、社内でのやりとりがスムーズかつ活発になるツールです。

検索性が優れている

口コミでも評価されているとおり、NotePMは検索性に優れている点もメリットのひとつです。ツール内で作成したドキュメントに加えて、Word・Excel・PDFなどファイルの中身も全文検索が可能です。

NotePMで社内文書を一元管理しておけば、検索時間を短縮し、業務効率アップが狙えます。実際にNotePMを導入した企業では、検索時間が4割削減できた事例もあるほどです。便利な検索機能により検索性に優れている点も、NotePMの強みといえます。

アクセス権限を柔軟に設定できる

NotePMはアクセス権限の設定が柔軟にできる点も魅力です。基本的には社内ですべてのドキュメントを共有できる仕組みになっていますが、アクセス権限の設定により、アクセスできるユーザーに制限をかけられます。

たとえば、部署単位でフォルダを分け権限設定をする、管理職のみがアクセスできるよう権限を設定するなど、社内文書のアクセス権限を柔軟に変更できます。

『NotePM』導入によってマニュアル改訂に成功した事例

マニュアル改訂にツールを活用した成功事例を3つ紹介します。

事例1：教育コストの削減と対応品質の向上
事例2：社員からの質問の重複を防ぎ業務効率化を実現
事例3：多店舗経営時の情報共有不足を解消

成功事例を参考に、マニュアル改訂に利用できるツールの導入を検討しましょう。

事例1：教育コストの削減と対応品質の向上

株式会社リクシィ

株式会社トキハナが運営する結婚式相談カウンターDX事業「トキハナ」では、NotePMの導入により教育コミュニケーションコストが半減しました。成長中の事業で業務委託メンバーを効率的に教育するため、わかりやすいマニュアルを作成しています。

また、案件数が比較的少なくメンバー内の知識が蓄積しにくい領域について、よくある質問（FAQ）をNotePM上に集約しています。FAQを設置することで情報が一元化され、メンバーが対応に迷うことが少なくなりました。

社内wikiを活用して知識の共有とスムーズな対応を実現し、サービス品質の向上に寄与している成功事例です。

事例2：社員からの質問の重複を防ぎ業務効率化を実現

横森製作所

横森製作所では文書管理システムを刷新し、NotePMの導入と社内質問箱（FAQ）の設置により、問い合わせ業務の効率化を実現しました。以前のシステムに比べ、NotePMは軽くて高速、操作が直感的で使いやすく、情報の共有が簡単になったとのことです。

特に紙マニュアルから脱却でき、デジタルで文書管理できるようになったことが、業務のスピードと品質の向上の実現に貢献しています。

事例3：他店舗経営時の情報共有不足を解消

スタートアップ税理士法人

スタートアップ税理士法人は、事業拡大と多店舗展開に伴う情報共有の課題を、NotePMの導入で解決しました。NotePMにナレッジを蓄積していくことで「すべての情報がここにある」という環境を実現したのです。

これにより、新入社員の教育コスト削減・業務の効率化・組織全体の課題解決が容易になるなど、組織の持続可能な成長を支える基盤を築きました。

特に、FAQに情報を集約したことで社員間の情報共有がスムーズになり、「知らない」「教えてもらっていない」といった問題が減少しました。急成長する組織内の情報集約とナレッジの蓄積を実現させた成功事例です。

マニュアル改訂の際はツールを活用して業務効率化しよう

マニュアルを改訂することにより、常に最新の情報を共有できます。最新の情報が詰まっているマニュアルであれば、多くの人に活用され、業務改善のアイデアを生み出すきっかけにもなるでしょう。古いマニュアルを使うと、ミスやトラブル発生の原因にもなってしまうため注意が必要です。

マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」は、社員のナレッジを集め、マニュアルとして共有できます。検索性も高く、ほしい情報がすぐに手に入り、情報の更新も容易です。

「社内のナレッジをスムーズに共有したい」「教育コストを削減したい」とお考えの方は、NotePMの無料トライアルをお試しになってみてください。