マニュアル改訂とは？重要性や更新のタイミング・改訂履歴の書き方を解説

マニュアルを十分に活用するためには、使用するシステムや業務内容の変更に伴って、マニュアルを改訂していくことが重要です。情報が古いままだとマニュアルの形骸化やトラブル発生の原因にもなってしまうでしょう。

本記事では、マニュアル改訂の重要性やタイミング、流れについて解説します。業務内容変更の周知方法に悩んでいる人は、ぜひ本記事を参考に、マニュアル改訂に取り組んでみてください。

マニュアルの改訂とは

マニュアルの改訂とは、業務内容の変更に合わせて既存のマニュアルを最新の状態に更新することです。たとえば、以下のような内容が含まれます。

業務プロセスの見直しによる手順の改善
新しい機材の導入に伴う作業内容の変更
写真や動画などの視覚資料の改善

変更点をマニュアルに反映させることで、現場での業務をスムーズに進め、トラブルや作業ミスを未然に防げます。また、最新の内容が記載されたマニュアルであれば、新入社員の教育や業務の引き継ぎも効率良く進められるでしょう。

マニュアルを改訂し、常に最新の状態を保つことによって、組織全体の業務効率が向上します。

改訂と改正・更新の違い

改訂と改正・更新の違いは以下のとおりです。

	改訂	改正	更新
特徴	文章の訂正に限定される	不適当な部分や不備を正す意味が強い	新機能の追加や既存機能の改善を含む
主な用途	文書や書籍の内容修正	法律や制度の修正	機能拡張や内容の上書き
具体例	・マニュアルの書き直し・教科書の内容更新・資料の誤字脱字修正	・法律の変更・条例の修正・ダイヤ改正	・システムの更新・ゲームの更新・プログラムの更新

マニュアルの内容をブラッシュアップする場合は、「改訂」を使用するのが一般的です。
ただし、法改正や作業ルール変更に伴い、新規項目を追加する際は、「法改正に伴う改定」と表現する場合もあります。

マニュアル改訂の重要性

マニュアル改訂の重要性は以下のとおりです。

マニュアルの形骸化を防止する
業務上のミスやトラブルの発生を防ぐ
業務の属人化を防ぐ
業務効率を改善する

重要性を理解したうえで改訂に取り組むことによって、より効果的にマニュアル運用を進められるでしょう。

マニュアルの形骸化を防止する

定期的にマニュアルを改訂し、最新の業務手順や規則を反映させることによって、信頼性が向上するので形骸化を防げます。

実際の業務とマニュアルの内容が異なると、従業員が各自のやり方で業務に取り組んでしまい、一貫性や正確性が損なわれてしまう場合がほとんどです。

現場の実態に合わせたマニュアルを維持することで、業務の質を保ち、効率的な運営ができるようになるでしょう。

業務上のミスやトラブルの発生を防ぐ

マニュアルを適切に改訂すれば、重大な事故につながるリスクを低下させ、業務品質を一定以上に保つことが可能です。

古いマニュアルに基づいて業務を進めてしまうと、予期せぬトラブルを引き起こす可能性があります。また、従業員が古い情報にしたがって作業をすれば、業務の正確性が低下し、作業効率も悪化してしまうでしょう。

そのため、マニュアルには作成日時を明記し、業務内容の変更があった際には速やかに改訂する必要があります。

業務の属人化を防ぐ

業務ノウハウを社内ナレッジとして一元管理し、属人化を防ぐには、業務内容の更新に合わせてマニュアル改訂をするのが重要です。

マニュアルに記載されていない業務が増えると、特定の担当者のみが把握している業務が増えてしまい、不在の際に業務が滞る可能性があります。また、引き継ぎや事業拡大時にも、ナレッジを正しく共有できなくなってしまうでしょう。

適宜マニュアルを改訂することによって、ナレッジを蓄積・共有し、業務の属人化を防止するのが重要です。

＞関連記事：属人化を解消するには？業務標準化を成功に導くポイントや事例を紹介

業務効率を改善する

業務効率を改善するには、マニュアルを最新の状態にし、業務フローの全体像を把握するのが重要です。

必要な情報が不足していたり古い表現や写真が使用されていたりすると、誤った作業や誤解を招いてしまいます。特に、新人教育や業務引き継ぎの場面において、正確な情報伝達ができないと、口頭での説明や個別の資料作成に余分な時間がかかるでしょう。

そのため、マニュアルを定期的に改訂し、非効率な業務を改善していく必要があります。

マニュアル改訂のタイミング

マニュアル改訂のタイミングは、以下のとおりです。

四半期・半年など定期的に改訂する
ルールや業務内容に変更があった際に改訂する
変更箇所が一定量以上になったら改訂する
ステークホルダーの変更があった際に改訂する

適切なタイミングでマニュアル改訂に取り組むことで、業務効率化を促進できるでしょう。

四半期・半年など定期的に改訂する

マニュアルを最新の状態に保つには、四半期ごと・半年ごとなど、定期的に見直す必要があります。効率良くマニュアル改訂をするには、新年度や職場の繁忙期・年度の区切りなど、業務の節目に合わせて見直しのタイミングを設定するのがおすすめです。

しかし、新年度の改訂には、時間の確保や確認作業に時間がかかる傾向にあるため、担当者の選定やルール作りを事前にしておきましょう。ITツールを活用すれば、更新作業や情報共有の効率化も図れます。

ただし、重要度の高い変更については、期日にとらわれずに即時対応するのが重要です。

ルールや業務内容に変更があった際に改訂する

仕事のやり方やルールの変更・法改正による仕組みの変更などがあったタイミングで、マニュアルを更新するのも重要です。業務の変更点を速やかにマニュアルに反映させることで、新しいシステムの導入時における教育負担を軽減し、新体制へのスムーズな移行や新人の業務ミスを防げます。

マニュアルを改訂したら、全体への周知と改訂履歴の管理を徹底しましょう。古いマニュアルは一定期間保管し、バージョン管理を明確にすることで、過去の手順も参照できます。

変更箇所が一定量以上になったら改訂する

修正が必要な箇所が一定量に達した時点で、まとめてマニュアル改訂に取り組むのも効率的です。

たとえば、業務に直接影響のない誤字脱字については、ある程度蓄積してから対応することで、効率良く改訂作業を進められるでしょう。以下のような改訂ポイントは、日常的にメモを取りExcelやメモで管理しておくのがおすすめです。

読みにくい・わかりにくい箇所
追加要望のあった事項
質問が頻繁に寄せられる内容

ただし、改訂基準は担当者の裁量任せにせず、明確なルールとして定めておく必要があります。

ステークホルダーの変更があった際に改訂する

新しい取引先や顧客との関係が始まったら、業務手順の見直しが欠かせません。

企業活動やプロジェクトに利害関係を持つステークホルダーの変更は、組織運営に直接的な影響を及ぼします。そのため、マニュアルを改訂せずに従来の手順で業務を進めると、予期せぬ問題が発生するリスクがあります。

ステークホルダーが変更したタイミングでマニュアルを改訂することで、現場が混乱することなく、円滑に業務を進められるでしょう。また、業務プロセスの適切な変更とマニュアルへの反映によって、ステークホルダーと良好な関係を構築し維持することが可能です。

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マニュアルの改訂・更新の流れ

マニュアル改訂・更新の流れは以下のとおりです。

改訂箇所を洗い出す
改訂履歴を作成する
マニュアル改訂を周知する

基本的な流れに沿ってマニュアル改訂に取り組めば、円滑に更新作業を進められます。

改訂箇所を洗い出す

マニュアル管理担当者は、現場の業務担当者からの意見を取り入れ、改訂箇所の洗い出しをします。アンケートや定期的なミーティングを通じて、具体的な改善点を集めましょう。

新しい改善アイデアが提案された場合は、関係者間で認識を擦り合わせ、優先順位付け・カテゴリ分けをします。業務の質と効率を維持するためには、即時対応が必要な項目を優先的に特定し、改訂につなげるのが重要です。

改訂履歴を作成する

改訂履歴とは、マニュアルの版数や改訂箇所をまとめた一覧のことです。改訂履歴があることによって、従業員の古いマニュアルの使用を防げます。基本的に、版数は表紙に、改訂履歴は扉や目次の後に表形式で記載しましょう。

改訂履歴の主な記載項目は、以下のとおりです。

版数（第◯版）
発行日
改訂箇所（章・節・項・ページなど）
改訂内容

改訂の背景や経緯・理由も併せて記録しておくのもおすすめです。大規模な改訂の場合は、以下の項目を記載した文書も追加する必要があります。

項目	内容
改訂序文	改訂の理由、主な改訂内容を記載する
改訂注	改訂部分の見出し・改訂箇所・簡単な改訂理由を記載する
改訂索引	改訂注の見出しを巻末に記載

変更内容は「〜に関する記述を変更」など、簡潔な表現で記載します。改訂箇所が多い場合は、別冊子として作成することも検討しましょう。

マニュアル改訂を周知する

マニュアルを改訂したら、改訂内容を従業員に周知する必要があります。古いマニュアルが継続して使用されないように、変更内容を明確に説明し、具体的な記述で伝達するのが重要です。

改訂を周知する際は、社内チャネル等を活用して、すべての関係者に情報が行き渡るようにしましょう。また、社内周知を実施した日付や対象者などの情報を記録に残すことによって、誰がいつ改訂内容を確認したのかが明確になるので、伝達漏れを防げます。

ツールを活用してマニュアル改訂に成功した3つの事例

マニュアル改訂にツールを活用した成功事例を3つ紹介します。

事例1：教育コストの削減と対応品質の向上
事例2：社員からの質問の重複を防ぎ業務効率化を実現
事例3：他店舗経営時の情報共有不足を解消

成功事例を参考に、マニュアル改訂に利用できるツールの導入を検討しましょう。

＞関連記事：マニュアル作成ツールおすすめ20選（無料あり）｜選び方・種類も解説

事例1：教育コストの削減と対応品質の向上

株式会社リクシィ

株式会社トキハナが運営する結婚式相談カウンターDX事業「トキハナ」では、NotePMの導入により教育コミュニケーションコストが半減しました。成長中の事業で業務委託メンバーを効率的に教育するため、わかりやすいマニュアルを作成しています。

また、案件数が比較的少なくメンバー内の知識が蓄積しにくい領域について、よくある質問（FAQ）をNotePM上に集約しています。FAQを設置することで情報が一元化され、メンバーが対応に迷うことが少なくなりました。

社内wikiを活用して知識の共有とスムーズな対応を実現し、サービス品質の向上に寄与している成功事例です。

事例2：社員からの質問の重複を防ぎ業務効率化を実現

横森製作所

横森製作所では文書管理システムを刷新し、NotePMの導入と社内質問箱（FAQ）の設置により、問い合わせ業務の効率化を実現しました。以前のシステムに比べ、NotePMは軽くて高速、操作が直感的で使いやすく、情報の共有が簡単になったとのことです。

特に紙マニュアルから脱却でき、デジタルで文書管理できるようになったことが、業務のスピードと品質の向上の実現に貢献しています。

事例3：他店舗経営時の情報共有不足を解消

スタートアップ税理士法人

スタートアップ税理士法人は、事業拡大と多店舗展開に伴う情報共有の課題を、NotePMの導入で解決しました。NotePMにナレッジを蓄積していくことで「すべての情報がここにある」という環境を実現したのです。

これにより、新入社員の教育コスト削減・業務の効率化・組織全体の課題解決が容易になるなど、組織の持続可能な成長を支える基盤を築きました。

特に、FAQに情報を集約したことで社員間の情報共有がスムーズになり、「知らない」「教えてもらっていない」といった問題が減少しました。急成長する組織内の情報集約とナレッジの蓄積を実現させた成功事例です。

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ツールを活用してマニュアル改訂が成功する3つの理由

ツールを活用するとマニュアル改訂に成功する理由は、以下の3つです。

マニュアル改訂がしやすい
マニュアルの改訂を周知しやすい
質の高いマニュアルを作成できる

マニュアル改訂に成功する理由を理解することで、積極的にツールの導入を進められるでしょう。

マニュアル改訂がしやすい

マニュアル作成ツールの高機能な編集機能を使えば、資料の更新を容易に行えます。

編集機能は誰でも使いやすいよう、直感的に操作できるようになっています。また、多くのツールはマルチデバイスに対応しており、出先でもマニュアルの更新が可能です。

必要に応じてすぐにマニュアルの内容を改訂でき、最新の情報を維持しやすくなります。鮮度の高いマニュアルが揃っていれば、最新情報をもとに業務に取り組めるため、仕事のミスを防げます。

マニュアルの改訂を周知しやすい

ツールに保存されたマニュアルは、誰でも簡単に共有できます。共有化が進めばマニュアルの改訂も周知され、社員の質の均一化が進むでしょう。マニュアル作成ツールがマルチデバイスに対応していれば、社外にいてもスマホやタブレットでマニュアルを確認できます。

また、作成したマニュアルを保存すれば、誰でもすぐに最新の情報を確認できます。わざわざ従業員や部門ごとに告知しなくて済み、情報発信の工数を削減可能です。

さらに、マニュアル作成ツールによってはコミュニケーション機能が搭載されており、マニュアルに「いいね」を付けて改訂内容を確認したと簡単に伝えられます。マニュアルを共有するだけで外部での確認や情報発信工数の削減、コミュニケーションの促進が図れます。

質の高いマニュアルを作成できる

デザイン機能やレイアウトを利用すれば、情報が網羅された読みやすいマニュアルを作成できます。

自作でデザイン性が高く、わかりやすいマニュアルを作成するのは難しいものです。しかし、マニュアル作成ツールに備わっている機能を活用すれば、簡単に質の高いマニュアルが完成します。

デザインに一貫性をもたせることで、より読みやすい資料に仕上げられ、業務の効率化につながるでしょう。

＞関連記事：【無料】業務マニュアルを簡単に作れるテンプレート10選！

マニュアル改訂ツールはNotePMが一番おすすめな4つの理由

マニュアル改訂ツールにNotePMを一番おすすめする理由は、以下の4つです。

シンプルな操作性で編集が簡単
リアルクション機能でコミュニケーションがしやすい
検索性が優れている
アクセス権限を柔軟に設定できる

NotePMを活用することで、効率良くマニュアル改訂を進められるでしょう。

シンプルな操作性で編集が簡単

ドキュメント作成が簡単な点も、使用者にとってメリットに感じやすいポイントです。

また、NotePMは、Markdown対応で誰でも簡単にドキュメントを編集できるため、ユーザーのスキルレベルを問わず、簡単にドキュメントを編集できます。

ほかにも、テンプレートを活用すれば、一からドキュメント作成をしなくてもフォーマットに沿って作成できるのがメリットです。操作性・機能性の観点から、NotePMはドキュメント作成が簡単にできるのが魅力といえるでしょう。

リアルクション機能でコミュニケーションがしやすい

NotePMは、社内のコミュニケーションが活発になる仕組みが特徴的です。たとえば、コメント・いいね機能により、作成した文書へのリアクションを社内で共有できます。ひとつの文書を同時編集機能により複数人でブラッシュアップできる点も、メンバー間で意見を共有し合う際に便利です。

また、チャットツールとの連携も可能なため、NotePMで作成した文書を社内で共有することも簡単にできます。NotePMは単なるドキュメント作成ツールではなく、社内でのやりとりがスムーズかつ活発になるツールなのです。

検索性が優れている

口コミでも評価されている通り、NotePMは検索性に優れている点もメリットのひとつです。ツール内で作成したドキュメントに加えて、Word・Excel・PDFなどファイルの中身も全文検索が可能です。

NotePMで社内文書を一元管理しておけば、検索時間を短縮し、業務効率アップが狙えます。実際にNotePMを導入した企業では、検索時間が4割削減できた事例もあるほどです。便利な検索機能により検索性に優れている点も、NotePMの強みといえます。

アクセス権限を柔軟に設定できる

NotePMはアクセス権限の設定が柔軟にできる点も評価されています。基本的には社内ですべてのドキュメントを共有できる仕組みになっていますが、アクセス権限の設定により、アクセスできるユーザーに制限をかけられます。

たとえば、部署単位でフォルダを分け権限設定をする、管理職のみがアクセスできるよう権限を設定するなど、社内文書のアクセス権限を柔軟に変更できるのです。

ツールを活用してスムーズにマニュアル改訂を進めよう

マニュアルを改訂することにより、常に最新の情報を共有できます。最新の情報が詰まっているマニュアルであれば、多くの人に活用され、業務改善のアイデアを生み出すきっかけにもなるでしょう。古いマニュアルを使うと、ミスやトラブル発生の原因にもなってしまうため注意が必要です。

マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」は、社員のナレッジを集め、マニュアルとして共有できます。検索性も高く、ほしい情報がすぐに手に入り、情報の更新も容易です。

「社内のナレッジをスムーズに共有したい」「教育コストを削減したい」とお考えの方は、NotePMの無料トライアルをお試しになってみてください。