取扱説明書を電子化するには?メリット・デメリットと実施方法を解説

2024年02月02日(金) 文書管理

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こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

取扱説明書は、製品やサービスを利用するユーザーにとって不可欠な情報が記載してある重要な文書です。しかし、膨大なページ数になりがちで、取扱説明書の持ち運びや保管場所の確保に苦労することも少なくありません。そのため、取扱説明書の電子化を検討する人もいるのではないでしょうか。

そこで今回は、取扱説明書の電子化のメリット・デメリット、電子化の方法を詳しく解説します。

 
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取扱説明書を電子化するメリット

取扱説明書を電子化するメリットには、以下の5つがあります。

  • 作成・更新作業を効率化できる
  • 検索機能が活用できる
  • 各種サイトのリンクが挿入できる
  • 持ち運びしやすい
  • 紙コストを削減できる

それぞれについて、詳しく解説します。

作成・更新作業を効率化できる

取扱説明書を電子化するメリットの1つ目は、作成・更新作業を効率化できることです。電子化された取扱説明書は、情報をサーバー等に保存するだけで、物理的な配布をする必要がありません。例えば、すでに存在するマニュアルを更新する場面があったとします。電子版の場合、保存してあるデータを更新してお知らせすれば、それで終了です。また、全てがデジタルデータであるため、いつでもどこからでも手を加えることができます。そのため、作成や更新の手間がかからないのが特徴です。

検索機能が活用できる

取扱説明書を電子化するメリットの2つ目は、検索機能が活用できることです。電子マニュアルは、検索機能を使って必要な情報を迅速に探し出すことができます。例えば、取り扱い説明書の中から特定の単語を探したいとき、検索バーから記載することで、手軽に語句の検索が行えます。特に、急いで情報を探したい場合に、電子化された取扱説明書は、瞬時に情報を見つけ出すことができ、便利に使えるでしょう。

各種サイトのリンクが挿入できる

取扱説明書を電子化するメリットの3つ目は、各種サイトのリンクが挿入できることです。スマートフォンやタブレット、PCから、取扱説明書に記載されたリンク情報から、迅速にURLへと移動することが可能です。特に、Q&Aやアフターサービスのページなど、関連サイトをすぐに閲覧したいときなどに、検索して該当のページを探す手間がなくなるため、作業効率化に役立ちます。

持ち運びしやすい

取扱説明書を電子化するメリットの4つ目は、持ち運びしやすいことです。電子化された取扱説明書はデータ形式であるため、スマートフォンやタブレットなどのデバイスに複数の取扱説明書のデータを格納して持ち運ぶことも可能です。機器やソフトウェアの取扱説明書は、全部で数百ページあることも珍しくありません。紙面の取扱説明書が、5冊も10冊もあった場合は、持ち運ぶのに大変苦労します。しかし、取扱説明書を電子化すれば、サーバからダウンロードするだけでいつでもどこでも閲覧が可能です。データ形式の取扱説明書であれば、大量のデータの持ち歩きが非常に楽になるでしょう。

紙コストを削減できる

取扱説明書を電子化するメリットの5つ目は、紙コストを削減できることです。紙面の取扱説明書では、改定するたびに、毎回印刷をしなければなりません。また、紙面の取扱説明書は、保管場所や印刷の費用もかかります。一方、電子化をした取扱説明書であれば、古い取扱説明書を破棄する必要もなくなるため、手間や経費の削減が見込めます。さらに、現在はリモートで勤務をする人も増えています。マニュアルを家で印刷できないという状況もあるため、電子化して印刷不要にする需要が高いと言えるでしょう。その他、取扱説明書の電子化は、コストの節約だけでなく、紙のマニュアルの紛失や情報漏洩のリスクを低減するためにも有効です。

取扱説明書を電子化するデメリット

取扱説明書を電子化するときには、以下の3つのデメリットがあります。

  • 閲覧用の端末が必要になる
  • システム障害の影響を受ける
  • 資料の全体像を把握しづらい

それぞれについて、詳しく解説します。

閲覧用の端末が必要になる

取扱説明書を電子化するデメリットの1つ目は、閲覧用の端末が必要になることです。ペーパーレス化を実現するには、PCやタブレットのようなデジタルデバイスが欠かせません。従業員一人一人がデジタルデバイスを持っていない場合、必要な分のデバイスを購入する必要があります。さらに、情報保護をするためのソフトウェアをインストールしたり、場合によってはインターネットの環境を見直したりする必要もあります。設備や条件が整っていない状況では初期投資が高くなることもあるため、ペーパーレスの導入が進まない企業も少なくありません。

システム障害の影響を受ける

取扱説明書を電子化するデメリットの2つ目は、システム障害の影響を受けることです。クラウド技術を活用して文書を保存すると、随時最新の取扱説明書を個々の端末で確認できます。しかし、インターネットの接続問題やクラウドサーバーの障害が起きたときに、保存した取扱説明書へのアクセスができなくなる可能性があります。

例えば、サーバー側で技術的なトラブルや大規模なサイバー攻撃があった場合、一時的にデータにアクセスできなくなることも考えられます。さらに、文書を閲覧するためのPCやタブレットなどのデバイスが故障した場合も、閲覧できなくなるという問題が発生します。例えば、PCのハードウェアの故障やソフトウェアのバグ、ウイルス感染などによって引き起こされる可能性があります。そのため、クラウドを使用する際には、ネットワークを利用する際のリスクを理解し、適切な対策やバックアップ体制を整えておくことが必要です。

資料の全体像を把握しづらい

取扱説明書を電子化するデメリットの3つ目は、資料の全体像を把握しづらいことです。タブレットやスマートフォンなどのデジタルデバイスは、画面サイズが限定されています。ディスプレイが小さいデバイスで閲覧すると、内容が縮小されてしまい、文字が読みにくくなることがあります。特に、長時間の閲覧は目に負担がかかることもあるため、注意が必要です。また、デジタルデバイスでは複数ページを閲覧するときには、ページ間を行き来します。そのため、頻繁に使うページは印刷して手元に持っておくなどの方法をおすすめします。

取扱説明書を電子化する方法

取り扱い説明書を電子化するには、以下の3つの方法があります。

  • PDFなど電子文書で保存する
  • 自社の複合機やスキャナを使う
  • スキャニングサービスを利用する

それぞれについて、詳しく解説します。

PDFなど電子文書で保存する

取扱説明書を電子化する方法の1つ目は、PDFなど電子文書で保存することです。自社で作成した取扱説明書であれば、PDF化を行いましょう。PDFにする方法は、以下のような手段があります。

  • WordやExcelの「エクスポート」オプション
  • 専用のPDF変換ソフトウェア

また、製品メーカーから直接PDFのデータがダウンロードできることもあるため、検索してみましょう。

関連記事:書類の電子化どう進める?メリット・デメリットや実施方法を詳しく紹介

自社の複合機やスキャナを使う

取扱説明書を電子化する方法の2つ目は、自社の複合機やスキャナを使うことです。紙面の取扱説明書をデジタルデータに変換する際には、複合機を利用すると便利です。多機能プリンターや複合機と呼ばれるものの多くは、印刷だけでなくスキャンやファックスの機能も備えています。複合機を活用することで、外部のサービスを利用することなく、社内で迅速にデータ変換が行えるため、コストの削減に繋がります。さらに、外部に情報を持ち出すことなく処理できるため、情報漏洩のリスクも低減します。

また、複合機には、複数のページを一度にスキャンして、1つのPDF形式で保存する機能も搭載されているのが一般的です。すでに複合機が社内にある場合は、機能を最大限に活用して、電子データの作成を行いましょう。

スキャニングサービスを利用する

取扱説明書を電子化する方法の3つ目は、スキャニングサービスを利用することです。文書をデジタル化する際、専門の「文書スキャンサービス」を活用することをおすすめします。膨大な量の文書を社内の複合機でスキャンするのは、かなりの時間を要します。文書スキャンサービスを利用するとコストは発生しますが、電子化にかかる手間を削減することが可能です。大量の取扱説明書を電子化するときには、有効な選択肢の1つと言えるでしょう。

関連記事:【2024年版】法人向け文書電子化サービスのおすすめ10選を徹底比較!メリット・注意点・選び方まで紹介

まとめ

今回は、取扱説明書の電子化のメリット・デメリット、電子化の方法を詳しく解説しました。取扱説明書の電子化は、時代のニーズに合わせて、効率的な方法として注目されています。電子化のメリットとしては、作成と更新の効率化や検索性の向上、保管場所や紙コストの削減などが挙げられます。一方、デメリットとしては、閲覧用の端末の導入コストやシステム障害による影響などのリスクがあります。取扱説明書の電子化は、業務効率化とコスト削減を実現する選択肢の1つです。自社にあった方法で、取扱説明書の電子化を行ってみてください。

 
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