【2024年版】法人向け文書電子化サービスのおすすめ10選を徹底比較！メリット・注意点・選び方まで紹介

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

近年、文書を電子化して保管する「ペーパーレス化」が推し進められています。文書の電子化は自社でも可能ですが、膨大な量の文書を電子化するには、法人向け文書電子化サービスを利用すると効率的に行えます。しかし、法人向け文書電子化サービスについてよく知らない社内担当者も多いでしょう。

そこで本記事では、文書の電子化に最適な「法人向け文書電子化サービス」について、サービスの概要・メリット・注意点を解説し、おすすめの法人向け文書電子化サービス10選を紹介します。

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法人向け文書電子化サービスとは？

そもそも法人向け文書電子化サービスとはどのようなサービスを指すのでしょうか。法人向け文書電子化サービスの概要について、以下3つの点から解説していきます。

法人向け文書電子化サービスとは
電子化できる資料
電子化できない資料

それぞれ、見ていきましょう。

法人向け文書電子化サービスとは

法人向け文書電子化サービスとは、さまざまな文書（書類）を電子化するサービスのことです。法人を対象とするサービスのため、大量の文書を電子化できるのが特徴です。ファイルやバインダーに綴じられた書類やホチキス留めされた文書、多様なサイズの図面などを段ボールに詰めて送るだけで、一括してデータ化して送り返してくれるサービスなどを行っています。

セキュリティ対策を施しているサービスであれば、機密文書も電子化を依頼できます。法人向け文書電子化サービスは、ペーパーレス化やリモートワーク環境での業務円滑化を後押しするサービスだと言えるでしょう。

電子化できる資料

法人向け文書電子化サービスは、以下のような種類の資料を電子化できます。

契約書
カタログ
マニュアル
図面
帳票
顧客情報
裁判書類
通関書類

企業で保管している大量の書類を電子化すれば、場所の確保は不要です。また、裁判書類や顧客情報などは機密性の高い書類のため、電子化したうえで閲覧制限をかければセキュリティの向上にもつながるでしょう。

電子化できない資料

法人向け文書電子化サービスは多くの資料に対応していますが、電子化できない資料も存在します。具体的には「特定商取引法によって書面化が求められている書類」や「公正証書が要求される書類」は電子化できません。しかし、書類の電子化が推し進められている現状を踏まえると、法律の改正などでこれらの資料が電子化できるようになる可能性は十分に考えられます。

法人向け文書電子化サービスを利用するメリット

法人向け文書電子化サービスを利用するメリットは以下の2つです。

業務効率化につながる
質の良い状態でデータを保存できる

それぞれ、解説していきます。

業務効率化につながる

法人向け文書電子化サービスを利用するにあたり、業務効率化につながる点は大きなメリットです。紙の資料は膨大な量になりがちで、自社で電子化するには1枚1枚スキャンしていくしかありません。この作業には本来多くの時間と手間が必要となりますが、サービスを利用すると電子化にまつわる作業を自社で行う必要がないため、社員は本来の業務に専念できるでしょう。

質の良い状態でデータを保存できる

電子化した資料は長期間の使用が想定されるため、出来る限り質の良い状態で保存したいと思う企業は多いでしょう。法人向け文書電子化サービスでは、より鮮明な状態でデータを保存できることがあります。また、自社ではスキャン困難な大判サイズの書類なども、綺麗な状態でデータとして保存できるサービスもあるのが魅力です。

法人向け文書電子化サービスを利用する際の注意点

法人向け文書電子化サービスを利用する際は、以下の2点に注意が必要です。

原本の管理・処理をする
契約書はe-文書法に対応している業者を選ぶ

それぞれ、解説していきます。

原本の管理・処理をする

文書の電子化は、前述した通り保管場所が不要になる点がメリットといえますが、電子化した後も原本を保管しておいた方がよいケースがあります。文書によっては電子化したデータだけでは証拠として弱くなる可能性があるためです。そのため、特に重要度の高い文書に関しては、電子化した後も原本を保管しておくとよいでしょう。保管する必要がない書類に関しては、情報漏洩のリスクを踏まえた適切な処理をおすすめします。

契約書はe-文書法に対応している業者を選ぶ

契約書を電子化する場合は、e-文書法に対応しているサービスを選びましょう。e-文書法とは、これまで書面での保存が義務付けられていた文書を電子データとして保存することを認める法律です。e-文書法はいくつかの要件を満たす必要があり、要件を満たさなければ電子化した文書は法的証明力を持たなくなってしまいます。電子化する契約書がある場合は、e-文書法に対応しているサービスかどうかを事前に確認しましょう。

法人向け文書電子化サービスの選び方

法人向け文書電子化サービスを選ぶ際は、以下の3つのポイントに注目しましょう。

スキャニングの品質
セキュリティ
サービスの内容と価格

それぞれ、解説していきます。

スキャニングの品質

選び方の1つ目は、スキャニングの品質です。電子化した文書は可読性の保持が義務付けられているため、文字がはっきりと読める品質でなければe-文書法の要件を満たせません。スキャニングの品質は設備の性能に大きく依存しているため、豊富な設備が揃っているサービスを選ぶとよいでしょう。また、文書情報管理士の資格を持つ従業員がいるかどうかも重視するべきです。

セキュリティ

選び方の2つ目は、セキュリティです。企業が電子化する文書には機密性の高いものが含まれていることもあるため、プライバシーマークを取得しているサービスを選ぶことをおすすめします。また、輸送体制も確認しておきたいポイントです。文書の受け渡しを輸送で行う場合、通常の運送業者ではなく会社独自の専用便があると情報漏洩のリスクも低くなります。

サービスの内容と価格

法人向け文書電子化サービスには多くの種類があり、サービスの内容もさまざまです。価格もそれぞれ異なるため、内容と価格を踏まえて自社にあったサービスをおすすめします。単純に文書の電子化だけでなく、より高度なソリューションを提供しているサービスもあるため、内容と価格を考慮して選びましょう。

法人向け文書電子化サービスのおすすめ10選

法人向け文書電子化サービスにはさまざまな種類があるため、どれを導入するべきか迷う場合もあるでしょう。最後に、おすすめの法人向け文書電子化サービスを10選紹介します。

アクセア｜スキャニング・文書電子化サービス

アクセア｜スキャニング・文書電子化サービスは、製本されているものは見開きでA3サイズ、図面のようなものであればA0サイズまで対応している文書電子化サービスです。安心のセキュリティ体制となっており、店舗の入退出ログは全て管理され、作業状況は24時間録画されています。フォルダ作成やファイル名作成、ホチキス外しなど電子化付加サービスが充実している点も魅力です。

アクセア｜スキャニング・文書電子化サービスの特徴

A0サイズまで対応
安心のセキュリティ体制
充実の電子化付加サービス

URL: https://www.accea.co.jp/scanning/

株式会社誠勝｜そのままスキャン

株式会社誠勝｜そのままスキャンは、文書の電子化だけでなく入力作業や保管・廃棄にまで対応している文書電子化サービスです。大判図面だけでなく絵画・アート作品のスキャンにも対応しています。名刺入力やデータ作成、文字起こしなど電子化以外の代行サービスも提供されているため、データ入力の外注を検討している場合にもおすすめです。

株式会社誠勝｜そのままスキャンの特徴

入力作業や保管・廃棄にも対応
絵画・アート作品もスキャン可能
豊富な代行サービス

URL: https://sei-syou.com/company

うるるBPO｜eas

うるるBPO｜easは、AI OCRとオペレーターによるデータ作成、確認・修正作業までを行う文書電子化サービスです。高精度のAI OCRと人力でのデータ確認・修正により手書き文字でも高精度にデータ化できます。操作画面はシンプルで使いやすく、誰でも簡単かつスピーディに設定可能です。サービス導入後の業務フロー構築も支援しているため、サービス導入後も継続的なサポートを受けられます。

うるるBPO｜easの特徴

AI OCRと人力による高精度なデータ化
シンプルで使いやすい操作画面
サービス導入後も継続的にサポート

URL: https://www.uluru-bpo.jp/eas/

シスプロデータプロ｜紙文書のデータ化・電子化

シスプロデータプロ｜紙文書のデータ化・電子化は、高精度かつ高セキュリティな文書電子化サービスです。プライバシーマークを取得しており、全社員が情報セキュリティの重要性を認識しているため、安心して文書を電子化できます。顧客名簿入力や名刺入力など、電子化以外のサービスが提供されている点も魅力です。

シスプロデータプロ｜紙文書のデータ化・電子化の特徴

高精度かつ高セキュリティ
プライバシーマーク取得
データ入力サービスも提供

URL: https://www.datapro-syspro.com/service/scanning_koguti.html

大塚商会｜スキャニングサービス

大塚商会｜スキャニングサービスは、1枚5円からの低価格設定が大きな特徴の文書電子化サービスです。コストが安いだけでなく短納期にも対応可能となっています。電子化作業はプライバシーマーク取得済みの専門業者が担当するため、安心・安全です。検索属性項目の追加にも対応しているため、文書管理システムと連携することで、納品後すぐに電子化した文書を検索できるようになります。

大塚商会｜スキャニングサービスの特徴

1枚5円からの低価格設定
プライバシーマーク取得
検索属性項目の追加に対応

URL: https://www.otsuka-shokai.co.jp/products/ods/scan/solution/scan.html

キンコーズ・ジャパン株式会社｜法人向け文書電子化サービス

キンコーズ・ジャパン株式会社｜法人向け文書電子化サービスは、創業30年の豊富な経験・実績がある文書電子化サービスです。パートナー企業との関係性により、あらゆる文書の電子化に対応しています。サポート体制も充実しており、電子化後の保管方法、利用方法まで全面的なサポートを受けられます。

キンコーズ・ジャパン株式会社｜法人向け文書電子化サービスの特徴

豊富な経験・実績
あらゆる文書の電子化に対応
電子化後のデータ活用まで全面サポート

URL: https://www.kinkos.co.jp/service/scan-service/

JIM｜スキャニングサービス

JIM｜スキャニングサービスは、図面スキャナやブックスキャナなどの設備が充実している文書電子化サービスです。徹底した品質管理・工程管理のもと作業が行われるため、安心して文書の電子化を任せられます。紙文書の廃棄や外部倉庫への移管、データ入力などのサービスも提供されているため、活用することで業務の効率化を図れるでしょう。

JIM｜スキャニングサービスの特徴

図面スキャナなどの設備が充実
徹底した品質管理・工程管理
紙文書の廃棄などさまざまなサービスを提供

URL: https://www.jim.co.jp/service/scanning/index.html

キヤノン株式会社｜文書スキャニングサービス

キヤノン株式会社｜文書スキャニングサービスは、あらゆる企業文書を高品質にスキャンし、PDFファイルなどの電子データに変換する文書電子化サービスです。50台以上のスキャナが完備されているため、高速かつ高品質な電子化を実現できています。最新鋭のネットワークカメラや多段階セキュリティゲートのもと電子化作業が行われるため、安心して文書の電子化を任せられるでしょう。

キヤノン株式会社｜文書スキャニングサービスの特徴

あらゆる企業文書を高品質にスキャン
50台以上のスキャナを完備
高セキュリティなロケーション

URL: https://canon.jp/business/solution/bpo/lineup/digitization

ヤマトシステム開発｜文書スキャニングサービス

ヤマトシステム開発｜文書スキャニングサービスは、顧客の大切な文書類の搬送から電子化までに対応している文書電子化サービスです。全国にあるヤマト運輸も営業窓口となっているため書類の輸送コストや電子化までの期間を短縮することが可能となっています。プライバシーマーク取得かつ高セキュリティな運用環境で作業を行っているため、安心して文書の電子化を任せられるでしょう。

ヤマトシステム開発｜文書スキャニングサービスの特徴

文書の搬送から電子化までに対応
全国のヤマト運輸も営業窓口
高セキュリティな運用環境

URL: https://www.nekonet.co.jp/service/image_trace-1

日本通運株式会社｜文書電子化サービス

日本通運株式会社｜文書電子化サービスは、各種セキュリティ輸送を用いた高セキュリティな文書電子化サービスです。文書の原本は専用倉庫で厳重に保管される万全のセキュリティ体制となっています。サービス利用の際は文書電子化に精通したスタッフが最適なプランを提示・サポートしてくれるため、文書電子化サービスを初めて利用する場合も安心です。

日本通運株式会社｜文書電子化サービスの特徴

各種セキュリティ輸送を用意
原本は専用倉庫で厳重保管
スタッフによる安心のサポート

URL: https://www.nittsu.co.jp/sora/security/service/smart-scanning/

まとめ

本記事では、文書の電子化に最適な「法人向け文書電子化サービス」について、サービスの概要やメリット、注意点を解説し、おすすめの法人向け文書電子化サービスを紹介しました。文書の電子化には多くの手間と時間がかかるため、文書電子化サービスを利用することで業務の効率化につながります。サービスによってサービス内容や価格はさまざまなため、複数のサービスを比較検討したうえで自社に最適なサービスを選びましょう。

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