【2024年版】e文書ソリューションおすすめ7選を徹底比較！e-文章法と電子帳簿保存法の違いなど基本から解説

2005年制定のe-文書法に加え、2022年に改正・施行された電子帳簿保存法によって、企業における書類・帳票のデータ保存と管理に大きな注目が集まっています。最近では、e文書ソリューションを導入によって社内の書類・帳票を法律要件にあわせて管理する企業が増えています。

そこで今回は、e-文章法や電子帳簿保存法に触れながら、e文書ソリューションのメリットや主な機能、おすすめのツールについて解説をしていきます。

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e文書ソリューションとは？

e文書ソリューションとは、2005年に制定をされたe-文章法をきっかけに企業への導入が広がった社内文書を管理する業務システムです。

ここでは、なぜe文書ソリューションは必要なのか、その背景となるe-文章法の要件および2022年に改正された電子帳簿保存法との違いについて解説をしていきます。

なぜe文書ソリューションが必要なのか？

e文書ソリューションが必要とされる理由は、企業が法令の要件に沿った書類の電子化・データ管理をしていくためです。

2005年4月に制定されたe-文書法は、法律上、民間に義務づけられた書類の保存について、原則として紙の代わりに電磁的記録による保存を認めるという内容でした。そこには、領収書などの特定の書類についてはスキャンして画像化・電子保存することの許可も含まれました。

帳票を電子化するにあたっての法的要件をクリアすれば、紙の書類をファイリングする必要がなくなり、保管スペースも削減できます。さらに、電子化によって検索性が高まり業務効率化や経費削減を実現できます。

e-文章法の要件

e-文章法の要件として、経済産業省により以下の4つの技術的基本要件が定められました。

見読性
完全性
機密性
検索性

見読性

見読性とは、デジタルデータが明瞭で適切な解像度や階調でパソコンやモニター、プリンターなどを用いて表示可能であり、必要に応じて直ちに出力できる状態にあることです。

完全性

完全性とは、保存期間中に文書が消失や毀損しないように、適切な措置が講じられていることを指します。また、文書の内容が改変や消去されないように防止することも必要です。文書が改ざんされた事実が特定できるように電子署名やタイムスタンプを用いることで、改ざんされずに保存されていることを証明します。

機密性

機密性とは、許可されていない者が文書にアクセスできないことを指します。つまり、文書が不正アクセスから保護され、適切なセキュリティ対策が講じられていることが必要とされています。

検索性

検索性とは、必要なデータをすばやく引き出して文書を有効に活用できるように、体系的な検索機能が実装されていることを指します。

e-文章法と電子帳簿保存法の違い

e-文書法は、法人税法や会社法、商法、証券取引法などで保存が義務付けられている文書や帳簿、請求書、領収書などについて、電磁的な形態で保存することを認める法律です。この法律により、紙媒体に限らず電子ファイルでの保存が可能になりました。財務省と国税庁が管轄しています。

なお、e-文章法は2005年4月に制定されており、次の2つの法律の通称です。

民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律
民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律

一方、電子帳簿保存法は、1998年7月に施行され、2022年に改正されました。同法は会計帳簿や国税関係書類を電子化して保存することを認めており、その規定が定められている法律です。国税庁が管轄しています。

当初の電子帳簿保存法では、システム上で電子データとして作成したデータのみが対象で、紙媒体をスキャンして保存することは許可されていませんでした。しかし、e-文書法の改正により、領収書や契約書、請求書や納品書、見積書や注文書などの一部の書類について、スキャナでの保存が許可されるようになりました。ただし、棚卸表や貸借対照表、損益計算書などの決算関係書類は、スキャナでの保存が認められていません。

なお、電子帳簿保存法は2022年1月に改正されており、次の法律の通称です。

電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律

e-文書法と電子帳簿保存法の違いの一つは、電子化に関する承認手続きの有無です。電子帳簿保存法に基づき国税関係書類を電子化する場合は、税務署長などに申請して承認を受ける必要がありますが、e-文書法による電子化には承認手続きは必要ありません。

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e文書ソリューションのメリット

e文書ソリューションの主なメリットとして以下の3つを解説します。

法令遵守
コスト削減
業務効率化

法令遵守

e文書ソリューションを導入することで、法令で定められた書類の保管期間や保存方法に関する要件を確実に満たすことができます。また、法令改正に伴う対応や書類の閲覧や提出などの手続きも、効率的かつ迅速に行うことができます。

コスト削減

紙媒体での書類管理では保管場所の確保や書類の取り扱いに関する運用が必要ですが、e文書ソリューションを導入することでこれらのコストを削減できます。

業務効率化

紙媒体での書類管理では、書類の収集・整理・保管・管理に多くの時間や手間がかかりますが、e文書ソリューションを導入することでこれらの業務効率化できます。書類の検索や閲覧も容易になるため、必要な情報を迅速かつ正確に取得することができ、業務プロセスの改善や生産性の向上が期待できます。

e文書ソリューションの基本機能

e文書ソリューションの基本機能には、以下のようなものがあります。

電子化機能：紙媒体の書類をスキャンし、電子データ化する機能。
タイムスタンプ：文書のに対して日時や時間の情報を与える機能。
検索機能：保存した書類をキーワード検索できる機能。
アクセス制御機能：書類にアクセスできるユーザーを制限する機能。
監査機能：書類の閲覧や操作履歴を記録し、監査に対応する機能。

これらの機能により、書類の電子化や効率的な管理が可能となります。

e文書ソリューションのおすすめ7選

ここでは、e文書ソリューションのおすすめを紹介します。

@Tovas

@Tovasは電子帳票を作成・編集・共有・検索が簡単になり、業務プロセスの効率化を図ることができる電子帳票配信システムです。電子帳簿保存法に対応した形式で電子帳票を保存・運用することが可能です。また、運営はオフィスにさまざまなソリューションを提供するコクヨ株式会社が行なっており、セキュリティ対策をしっかり行うことで安全性を高めています。

@Tovasの特徴

電子帳簿保存法に対応した形式で保存・運用
送受信ログやユーザー権限を一元管理
コクヨならではの安全性への配慮・対策

URL: https://www.attovas.com/

EdiGate for INVOICE

EdiGate for INVOICEは電子請求書管理に特化し、請求書の発行・受領・管理を一元化できる電子保管サービスです。電子帳簿保存法にも対応しており、請求書業務のが効率化とともにヒューマンエラーの削減やコストダウンが期待できます。適格請求書発行事業者のインボイスにも対応しており、請求書業務のペーパーレス化を実現します。

EdiGate for INVOICEの特徴

請求書の発行・受領・管理を一元化
電子帳簿保存法にも対応
適格請求書発行事業者のインボイスにも対応

URL: https://www.daikodenshi.jp/solution/edigatepost/edigate-for-invoice/

invoiceAgent

invoiceAgentは文書管理・電子取引・電子契約・AI OCRは含まれた電子帳票プラットフォームです。電子帳簿保存法対応とインボイス制度に対応しており、請求書の処理時間短縮やコスト削減が期待できます。クラウドサービスとオンプレミスを選べるため自社にあった形式で導入でき、帳票管理業務を効率化できます。

invoiceAgentの特徴