こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
ビジネスにおける契約書、納品書、誓約書などといった書類を総じて「帳票」と言います。そして、電子データとして管理する帳票は「電子帳票」と呼ばれています。新型コロナウイルス感染症拡大によりテレワークが導入されたことから普及が急速に進んでいる傾向にあります。本記事では、電子帳票の基礎知識から電子帳票システムのメリット・デメリット、そしておすすめの電子帳票システムサービスを紹介します。
目次
電子帳票システムの基礎知識
現在、多くの企業で注目されている電子帳票システム。電子帳票システムとはどのようなものなのか解説します。
電子帳票とは
電子帳票システムについて解説する前に、電子帳票についてまずは解説します。電子帳票とはPCやスキャナによって電子化された帳票のことです。電子データとして誰もがアクセスできるように保管されおり、いつでも確認できるような状態になっているという一方で、アクセス権限が設定されているものです。このような特徴を持つものについては電子帳票と見なすことができるため、適切な管理が必要です。
今なぜ電子帳票に注目が集まるのか
電子帳票の起源は1998年まで遡ります。この年、電子帳簿保存法が制定され、PCで作成した国税関係帳簿書類を電子データとして保存することが認められました。2005年にはe-文書法が施行され、紙での管理が義務付けられていた帳票類の一部が、電子データとして管理できるようになりました。この法によって、多くの企業が帳票類を電子データとして管理するよう方針を固めました。電子帳票は現在に至るまでゆるやかに広がってきたのです。テレワーク/ワーケーションの広がり、脱ハンコ、環境配慮（ペーパーレス化）、SDGsなどの影響を受けて、2022年1月には電子帳簿保存法が施行されます。
電子帳票システムとは
電子帳票システムとは、請求書、及び販売実績などの帳票・レポート作成から配布まで、帳票に関する業務を効率化するシステムのことです。
電子帳票システムの機能
電子帳票システムの機能は以下の3つです。
- 帳票管理の一元化
- 帳票データの検索
- 帳票データのセキュリティ
1つずつ機能を見ていきましょう。
帳票管理の一元化
電子帳票システムの機能の1つ目は、帳票管理の一元化です。紙の帳票は科目や項目に応じてそれぞれに管理するしかなく、紛失なども懸念されます。電子帳票システムを導入することで、これまでの帳票もすべて取り込むことができ、一括で管理が可能なります。
帳票データの検索
電子帳票システムの機能の2つ目は、帳票データ検索です。帳票を紙の状態で管理する場合、必要な書類を探すために手間や時間がかかりました。しかし、検索機能が搭載された電子帳票システムであれば、必要なデータについてデータ検索を使って即座に探し出すことができます。
帳票データのセキュリティ
電子帳票システムの機能の3つ目は、帳票データのセキュリティです。電子帳票システムにはセキュリティ機能が付属しています。アクセス権限のない人からのアクセス拒否の他、各操作のログを残すことでトラブル発生時には原因を探ることも可能です。
電子帳票システムのメリット
電子帳票システムによって得られるメリットは、以下の3つです。
- 業務効率の向上
- 情報セキュリティの向上
- 帳票管理のコスト削減
それでは、1つずつ解説します。
業務効率の向上
電子帳票システムによって得られるメリットの1つ目は、業務効率の向上です。これまで手作業で行っていた業務をシステム化することで、作業時間を大幅に削減できることが期待できます。その分、より重要な業務に注力することが可能になります。
情報セキュリティの向上
電子帳票システムによって得られるメリットの2つ目は、情報セキュリティの向上です。帳票には重要な情報が含まれています。自社の情報を守ることはもちろん、取引先の情報を守らなければなりません。電子帳票システムにはデータを安全に管理できるよう機能が搭載されているのが特徴です。
帳票管理のコスト削減
電子帳票システムによって得られるメリットの3つ目は、帳票管理のコスト削減です。帳票を管理するには時間的コストや人件費・格納場所の確保など金銭的コストがかかります。帳票管理システムを導入することで、業務効率が向上し、さらにペーパーレス化を進めることが可能になるため、大幅なコストカットが期待できます。
電子帳票システムのデメリット
電子帳票システムのデメリットは、以下の3つです。
- 導入から運用開始までにエネルギーが必要
- 導入コストがかかる
- システムの不具合が起こると業務が止まる
導入から運用開始までにエネルギーが必要
電子帳票システムのデメリットの1つ目は、導入から運用開始までにエネルギーが必なことです。電子帳票システムを導入するにあたって、社内で話し合い、体制を構築する必要があります。また、社内で円滑に利用するためには、マニュアルの作成や、従業員に対する説明が必要です。導入から運用開始まで人手や、社員からの協力が必要になると言えます。
導入コストがかかる
電子帳票システムのデメリットの2つ目は、導入コストがかかることです。電子帳票システムは基本的に料金がかかります。また、料金形態や、初期費用の有無などは、サービスによって異なります。しかしながら導入後に削減できるコストもあるため、費用対効果をあらかじめ算出し検討材料にすることも有効です。
システムの不具合が起こると業務が止まる
電子帳票システムのデメリットの3つ目は、システムの不具合が起こると業務が止まることです。電子帳票システムは、帳票をシステムで管理しています。システムがダウンしたりインターネットに障害が起こると業務を行うことができなくなることが懸念されます。システムの不具合やインターネットの障害が発生した場合の対処法について、予め検討しておくと良いでしょう。
電子帳票システムを導入する際のポイント
電子帳票システムを導入する際のポイントは、以下の3つです。
- 利用目的を明確にする
- 出力フォーマットの確認
- 処理にかかる時間
それでは、1つずつ解説します。
利用目的を明確にする
電子帳票システムを導入する際のポイントの1つ目は、利用目的を明確にすることです。電子帳票システムとひとまとめにしても、サービスによって搭載されている機能が大きく異なります。そのためまずは利用する目的を明確にした上で、導入するシステムを決めることが重要です。
出力フォーマットの確認
電子帳票システムを導入する際のポイントの2つ目は、出力フォーマットの確認です。現在使っている出力フォーマットに対応しているかを確認する必要があります。また社外で利用する場合、PC以外の端末であっても対応しているかもチェックしておく必要があります。
処理にかかる時間
電子帳票システムを導入する際のポイントの3つ目は、処理にかかる時間です。効率よく業務を進めるには、データの処理にかかる時間を検討することも重要です。例えば大容量のデータであってもスピーディーに処理が可能かどうかを自演に確認すると良いでしょう。
電子帳票システムおすすめ12選を紹介
ここでは、電子帳票システムのおすすめ12選を紹介します。
楽楽明細
楽楽明細は「クライド帳票発行サービス」で、売上1位を獲得しました。請求書、納品書などの帳票をWeb上で発行できるため、請求書発行の手間を90％削減できます。経理担当者が1人の企業でも簡単導入できるため、人材不足の企業にもおすすめです。各種帳票の発行にかかる手間の軽減を希望する企業は、導入を検討してみると良いでしょう。
楽楽明細の特徴
- 大手航空会社、大手システム会社含む2,500社の導入実績
- 請求書発行で手間のかかる印刷、封入、発送の作業をゼロにできる
- 直感で操作できる画面となっているため、システムが苦手な方も使いやすい
URL: https://www.rakurakumeisai.jp/
Contents EXpert/Digital Form
Contents EXpert/Digital Formはホストコンピュータやサーバの各帳票を電子文書化し、ペーパーレス化するサービスです。シンプルなデータ構成で、ファイルサーバー方式、スタンドアローン方式、センターサーバ方式などといった運用形態を選べます。また、高性能圧縮機能によって、元の帳票データを平均して2割以下に圧縮するため、バックアップ運用の負担も軽減できます。
Contents EXpert/Digital Formの特徴
- データのスクランブルによって、セキュリティを強化しているため安全
- 高性能圧縮機能でサーバ、及びネットワークへの負荷を軽減できる
- 帳票はグループウェアやデータベース上にオブジェクトとして埋め込める
URL: https://www.nri-secure.co.jp/service/solution/contentsexpert_digitalform
OCRデザイナー
OCRデザイナーは紙媒体による負荷の軽減、コスト削減などを実現するサービスです。スキャナで読み取りを行うことで、アンケート、問診票、検査記録、勤務表、点検表などありとあらゆる書面をデータ化できます。OCRデザイナーは学校法人や、大手IT企業をはじめとする多くの企業から利用されています。
OCRデザイナーの特徴
- 手書き文字、チェックマーク、バーコードなどあらゆる文字・記号に対応
- 紙媒体の電子化後、関連文章の確認を容易に行える
- 複数ファイルの読み取り後、単一保存ではなく、グループ保存できる
URL: https://www.utc-net.co.jp/package/lineup/odtop/
EdiGate/POST
EdiGate/POSTは帳票データをPDF化し、仕入れ先へ自動配信するサービスです。ペーパーレス化や業務効率化の他、Web画面で納期を確認できるため漏れ防止効果もあります。大容量のファイルを仕入れ先とやりとりできるため、「ファイルが重すぎて送れない」といったトラブルに遭遇することもありません。発注業務を効率化したい企業におすすめです。
EdiGate/POSTの特徴
- EdiGate/POSTが帳票データを電子化し、仕入先に自動で配信してくれる
- 自社、仕入れ先双方がインターネットに接続しているだけでOKな簡単操作
- SSL通信による暗号化、パスワードなどをかけたセキュアなデータ交換が実現
URL: https://www.daikodenshi.jp/solution/edigatepost/
DX Suite
DX Suiteは書類の電子化のみならず、RPA連携による業務効率化、社内の意識改革の実現までサポートするサービスです。DX Suiteはあらゆる書類の高精度なデジタル化、AIによる書類の仕分けができるため、このサービスを導入した企業の多くが、社員の労働時間の大幅な削減に成功しています。導入を検討している企業は、トライアルの利用がおすすめです。
DX Suiteの特徴
- まとめてアップロードした書類は、種類毎にAIによる自動仕分け
- 手書き、活字、FAX、写真で撮った書類まで電子化できる
- 1ヵ月の有償トライアルでは、DX Suite 全ての機能を利用できる
FineReport
FineReportは世界の15,000社に信頼される帳票、及びBIダッシュツールの提供を行っています。帳簿作業から解放されるだけでなく、各システムと帳票のデータを一元管理・分析・可視化によって運営状況をリアルタイムで把握できます。FineReportは全機能を試せる無料トライアルを設けていますので、ご関心のある方はお試ししてみてください。
FineReportの特徴
- 様々なデータソースに接続でき、散らばっているデータを融合して帳票を作成できる
- 帳票レイアウトの設計、帳票出力、データ入力などあらゆるサポート
- 世界各国15,000社に信頼されており、233業種にサービスを提供
URL: https://www.finereport.com/jp/
ナビエクスプレス
ナビエクスプレスとはデータ送信サービスであり、大容量のデータ、大量の宛先へのデータの送信を可能とします。セキュリティ対策が万全であるため、重要書類をオンライン上でやりとりする際も安心です。今まで郵送でやりとりしていた明細書、請求書などをウェブ上で簡単に送れるため、郵送コストの削減にもつながります。
ナビエクスプレスの特徴
- NTTグループが提供するサービスであるため信頼できる
- 送信作業の自働化によって、人的ミス、及び作業時間の削減を実現できる
- 情報伝達のスピードアップの他、急ぎの書類にも対応可能
活文 Report Manager
活文は多種多様な帳票の保存、及び管理を自動化するサービスです。日立ソリューションズが提供するサービスなので、安心できるというる方も多いでしょう。帳簿の自動転送・分類といった基本的機能の他、データ抽出、タブレット参照、帳票検索・閲覧、帳票の自動廃棄などというように多くの機能が搭載されています。
活文 Report Managerの特徴
- 帳簿の保存から廃棄まで自動で行える他、様々な機能がある
- 大手テレビ局、大手保険会社などからも高い評価を得ている
- 権限のないユーザーからのダウンロード抑止など、安心できるセキュリティ
URL: https://www.hitachi-solutions.co.jp/katsubun/sp/rm/
Paples
Paplesには「帳簿を作成」、「取り込み」、「電子保管・管理」、「活用」、「出力」の5つの機能があります。導入事例は大手食品会社を含む300社以上におよび、多くの企業が利便性の高さ、顧客サービス向上とコスト削減を実感しています。取り込んだデータを簡単に参照できる機能が搭載されており、データの参照も簡単です。
Paplesの特徴
- タイムスタンプ局（TSA）と連携でき、文章の改ざんを防止できる
- タブレットで帳票を表示することで、サインの受領をどこででもできる
- 紙代、インク代などのコストの他、作業コストの削減が実現する
URL: https://www.nhs.co.jp/package/paples/function/
＠Tovas
＠Tovasはコクヨの配信するWebクラウドサービスです。コクヨは100年以上にもわたってお客様の帳票業務と向き合ってきました。これまでに蓄積したノウハウを最大限活用して、請求書、文章のやりとりに必要な作業の負担や、郵送コストの削減を実現させました。＠Tovasを導入している大手企業も多く、導入企業からの満足度も高いです。
＠Tovasの特徴
- 専任担当者が導入から運用までしっかりとサポートしてくれる
- 高いセキュリティを保持でき、重要書類も安心して管理できる
- コクヨのノウハウと帳簿業務に関する思いを結晶させたサービス
SECURE DELIVER
SECURE DELIVERは富士フイルムが提供するサービスです。大容量ファイル、重要ファイルの安全、確実な受け渡しを実現しました。富士フイルムが管理を行うクラウドが間に入るため、誤送信、不正利用などによる情報漏洩を防ぐことができます。無料体験版もあるため、導入を検討されている方はトライアルの利用がおすすめです。
SECURE DELIVERの特徴
- ファイル転送に特化したサービスであるため、ユーザーは利用しやすい
- 大容量（最大60GB）のデータの送信ができる
- 7日間でファイルは自動削除されるため、サーバ容量の管理がラク
URL: https://sp-jp.fujifilm.com/secure_deliver/index.html
まとめ
本記事では、電子帳票の基礎知識から電子帳票システムのメリット・デメリット、そしておすすめの電子帳票システムサービスを紹介しました。業務の効率化が進み、情報セキュリティを向上できる電子帳票システム。サービスによって搭載されている機能やコストが大きく異なりますので、社内でよく検討した上で、最適のサービスを導入することが重要です。
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NotePMの特徴
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- 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
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