書類の電子化どう進める？メリット・デメリットや実施方法を詳しく紹介

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

メリットやデメリット両方を把握した上で書類を電子化したい、と考える担当者もいらっしゃるかと思います。書類電子化はコスト削減など大きなメリットもあるものの、電子化に対応していない取引先もあるため、部分的に進めることが大切です。
本記事では書類の電子化とは何か、メリット・デメリットについて解説していきます。

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書類の電子化とは

まずは、書類の電子化について説明します。
書類の電子化とは、これまで紙で運用管理していた書類を、PDFなどのデジタル形式に変換して、PCやスマホ等でも業務遂行できるようにすることを指します。電子化することで、従来オフィスに出社して、検収書などの紙に直接捺印が必要だった業務を、どこの場所からでも、どの端末からでも、処理できるようになります。書類を電子化することで業務効率化、生産性向上につながります。

書類の電子化がもたらすメリット

書類の電子化がもたらすメリットについて、以下5点を挙げて説明します。

業務効率のアップ
検索性の向上
多様な働き方の実現
コスト削減
デバイスを問わない

それぞれ、一つずつ見ていきましょう。

業務効率のアップ

1つ目のメリットは、業務効率のアップです。

紙書類は、保管するための物理スペースが必要です。たとえば、キャビネットに保管するなどが挙げられるでしょう。書類を保管するために、わざわざ専用の倉庫を借りて、本社から定期的に運んで保管している企業もあります。電子化して保管すれば、そのような手間も必要ありません。電子化は、PC等の端末からネットワーク経由で専用のファイルサーバーや文書管理システムにファイルを格納するだけで登録できます。従来、負担に感じていた紙書類の手間を削減でき、業務効率がアップすることでしょう。

また、書類の差し戻しが起きた場合に、改めて印刷し直し運ぶという手間が必要になっていました。しかし、データの場合は直接編集できるため、差し戻しにかかる工数も少なく済みます。

検索性の向上

2つ目のメリットは、検索性の向上です。

電子化時に、ファイル名やファイルの属性にキーワードを含めておけば、書類を探したい時に、キーワードをセットして検索するだけで簡単に見つけ出すことができます。紙運用の際には、膨大な書類の山から、手でめくって探すなど検索に時間をかけていました。しかし、電子化することによって短時間で、探したい文書を簡単に見つけ出すことができます。

多様な働き方の実現

3つ目のメリットは、多様な働き方の実現です。

紙運用の場合は、注文書や請求書などの書類を処理するために出社が必要でした。「印刷して、署名・捺印して、封筒に入れて住所を書いて相手に返送する」という業務をオフィス内で行う必要があり、大変非効率でした。そのような書類を電子化すれば、紙書類を処理するためにわざわざ出社しなくてもよくなります。電子化によって場所を選ばない働き方が可能になるでしょう。

コスト削減

4つ目のメリットは、コスト削減です。

書類を電子化することで、印刷・紙保管にかかるコストを削減できます。たとえば、オフィススペースの削減、紙印刷・消耗品代の削減が挙げられます。電子管理すれば、紙文書保管のために従来必要だったコストを安く抑えることができます。

デバイスを問わない

5つ目のメリットは、デバイスを問わないことです。

電子化されたデータは、PCやタブレット・スマホなどさまざまなデバイスからアクセスできるものもあります。特に文書管理システムを使う場合、専用のアプリケーションを使って、セキュアな環境でアクセスできるものもあるでしょう。

場所や端末を問わずに、電子化された書類に簡単にアクセスできることは大きなメリットです。

書類の電子化で発生しがちなデメリット

書類の電子化で発生しがちなデメリットについて、以下3点を説明します。

紙が必要な書類もある
初期費用の発生
データ管理が必要

それぞれ、一つずつみていきましょう。

紙が必要な書類もある

1つ目のデメリットは、紙が必要な書類もあることです。

書類には電子化に適していないものもあります。たとえば、取引先が紙で運用している注文書などがあるでしょう。そのような文書は、電子化対象から外すべきです。他にも、電子化するよりも印刷して確認した方が便利な共有資料もあるでしょう。電子化に適していない書類もあるため、一度に全て電子化するのではなく、対象を影響がないものに絞って、スモールスタートで実施するべきです。

初期費用の発生

2つ目のデメリットは、初期費用の発生です。

紙文書を電子化するためには、登録先となるツール・サービス・ファイルサーバーや、電子化するための機器（複合機やスキャナーなど）が必要になります。自社で全て購入すると物理サーバーなども追加で必要になりますので、初期導入費用が高くなりがちです。電子化の際には、初期費用が多く発生することに注意しましょう。

データ管理が必要

3つ目のデメリットは、データ管理が必要なことです。

紙運用の場合は、倉庫で保管して倉庫全体を管理する担当者がいましたが、電子化の場合は、システム管理者によるシステム管理・データ管理が必要になります。電子データを保管するシステムへのアクセス制限・登録データ全体量の見直し、ツールのバックアップやアップデートなどの作業が必要になるでしょう。書類の電子化は、システム管理者の作業負担が増えることが多いため、注意しましょう。

書類を電子化する方法

書類を電子化する方法について、以下2点を説明します。

自社で電子化
アウトソーシング

それぞれ、一つずつ見ていきましょう。

自社で電子化

1つ目の方法は自社で電子化する方法です。

紙の書類を複合機やスキャナーを使ってスキャンして、ファイルサーバーや文書管理システムに登録していきます。自社で全ての書類を電子化する場合、手間はかかるものの社内wikiやオンラインストレージなどの登録先を、自社内で自由に決めることができるため、柔軟な対応ができるでしょう。

アウトソーシング

2つ目の方法は、アウトソーシングです。

電子化サービスを提供している会社に、書類の電子化をアウトソーシングします。対象書類と登録先情報、登録するための要件をアウトソーシング先に伝えれば、後は決められた手順にしたがって、業者が電子化作業を実施してくれます。アウトソーシングは、自社が何もしなくても電子化してくれるというメリットがあります。ただし、不要な書類まで電子化依頼してしまう可能性があるため、注意が必要です。

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