文書管理のノウハウを知りたい、効率的に文書管理したいと考える担当者も多くいらっしゃいます。煩雑になりがちな文書管理に悩まされないためには、運用面がとても大切です。成功しているノウハウを上手に活用しながら、文書管理に取り組み続ける必要があります。本記事では、文書管理にノウハウが必要な理由、成功させるノウハウ、メリットについて解説していきます。
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目次
文書管理にノウハウが必要な理由
まずは、文書管理にノウハウが必要な理由を、以下4点説明します。
- 分散管理
- 二重管理の容量圧迫
- 検索が困難
- 運用管理の負荷増
それぞれ、解説していきます。
分散管理
理由の1つ目は、分散管理です。
組織が扱う文書は膨大な量のため、ルールを決めてしっかりと管理しなければあちこちに散らばってしまいがちです。管理方法として紙・ファイルサーバー・メールの添付ファイル・USB・ローカルPCのフォルダなど、さまざまな媒体が挙げられるでしょう。保管先を意図して分けているならまだしも、目的も明確でないまま、とりあえず取り出しやすそうな場所に保存しておこうと考えると、重要な資料ががどこにあるのかわからないといった状態になってしまいます。
分散管理を防ぐためにも、文書管理の成功ノウハウを活かして、適切な運用をすることが大切です。
二重管理の容量圧迫
理由の2つ目は、二重管理の容量圧迫です。
重要な文書を一箇所だけに保存すると、もしかしたらデータが消えてしまうかもしれない、念のために同じデータを2箇所に置いておこう、と考える従業員の方も多いのではないでしょうか。個人のリスク管理のためには複数の場所に保管することが重要かもしれません。しかし、本来重要なデータは一箇所に保管し、定期的なバックアップを取得するなど、データが紛失しないための対策が施された環境のみにおくべきです。
二重管理の問題点の一つとして、ストレージの容量圧迫が挙げられます。本来必要のない場所に保管していることから、余計なデータが溜まり、NASなどのストレージ圧迫へとつながっているかもしれません。このような状況を防ぐためにも、文書管理ノウハウを活用して予防する必要があります。
検索が困難
理由の3つ目は、検索が困難なことです。
文書が煩雑管理されているケースでは、ファイル名の命名規約もバラバラで、どこのフォルダにどの文書があるのかが特定できない、検索してもヒットしない、などのトラブルを引き起こすことが考えられます。「意図した文書が正しくヒットする」という検索性を高めるためには、文書管理の成功ノウハウを活かして、検索しやすいファイル名やフォルダ構成を設定することが大切です。
運用管理の負荷増
理由の4つ目は、運用管理の負荷増です。
組織が扱う文書は日々増え続けています。ノウハウがないまま、増えている文書を全て管理すると、文書を管理・整理する運用担当者の手間も増えてしまうことになります。管理対象を必要な文書に絞るなどの運用ルールを事前に組み運用管理の負荷を増やさない骨組みを構築するためには、成功ノウハウをしっかりと活用して、文書管理設計を行う必要があります。
文書管理を成功させるノウハウ
文書管理を成功させるノウハウを、以下3点説明します。
- ルール策定
- 不要文書の削除
- 階層分け
それぞれ、解説していきます。
ルール策定
ノウハウの1つ目は、ルール策定です。
文書を整理したり、整理された状態を運用で維持したりするためのルールを策定していきます。文書管理と言えば、機能に優れた文書管理システムを導入することが近道だと思われがちですが、システムに頼りすぎるのではなく、自社でルールを決めて、遵守することが大切です。
ツールが優秀でも、担当者の管理方法がバラバラだったり、ルールを疎かにしてしまったりしていると、文書管理が煩雑な状態になりせっかくのツールも全く意味をなしません。文書管理を行う際は、まずは自社の運用に沿ったルールをしっかりと策定していきましょう。
不要文書の削除
ノウハウの2つ目は、不要文書の削除です。
組織が保管している文書には、不要なものも多く含まれている可能性があります。そのため、文書管理を実施する際に、管理する対象文書を定めることや、管理不要な文書は削除することも大切です。いつか参照するかもしれないから念のため保管しておこうではなく、管理する必要がないもの、処理が終わったら削除すべきものなど、残す文書の基準を明確にして、不要な文書はすぐに削除するよう運用を徹底しましょう。
階層分け
ノウハウの3つ目は、階層分けです。
文書管理を成功するためには、階層分けが必須と言えます。取り出しやすく、誰が見てもどこに何の文書があるかわかるフォルダ階層にすることがおすすめです。目的別・年度別・文書種類別など、自社にとって運用しやすい階層分けを心がけましょう。また、フォルダ名に検索キーワードを含めるなど、検索性を意識することも大切です。
関連記事：ドキュメント管理は階層で決まる！方法・コツと注意事項について紹介
成功ノウハウを活かした文書管理を行うメリット
成功ノウハウを活かした文書管理を行うメリットについて、以下3点を説明します。
- 標準化
- 品質向上
- 業務効率化
それぞれ、解説していきます。
標準化
1つ目のメリットは、標準化です。
実績のある文書管理成功ノウハウを活かせば、文書管理の標準化を図ることができます。たとえば、必要な文書のみが適切な階層で登録される、不要になった文書はルールに沿って自動削除される、などという一定のルール設定すれば、追加文書が発生しても運用担当者が対応に追われることもありません。
従業員が個人または文書単位で独自ルールを決める必要もなく、一度決めた文書管理ルールを、組織全体に展開して活用することもできます。ノウハウを活かして文書管理を行えば、標準化を図れて共通のルールで運用しやすくなります。
品質向上
2つ目のメリットは、品質向上です。
実績のある成功ノウハウを文書管理に活かせば、文書管理の運用ルールを簡単に整備することができます。整備された運用ルールに沿って登録・管理することで、担当者一人ひとりが文書管理にかける手間も少なくなり、文書管理がシンプルになります。従業員全員が同じルールで文書管理をすれば、文書管理や文書そのものの品質も向上するでしょう。
業務効率化
3つ目のメリットは、業務効率化です。
成功ノウハウを導入することは、組織の業務効率化にもつながります。
例えば、煩雑管理されている中から特定の文書を探すためには、フォルダ階層を上から順にたどる、さまざまなキーワードで検索を試してみるなど、多くの時間がかかってしまいます。
集約された文書管理のノウハウを活かせば、必要な文書がどこに格納されているかおおよその目処がつく、検索キーワードを入力して検索すれば求めている文書がすぐにみつかるなど、文書管理にかける工数をこれまでより多く減らすことができ、業務効率化を図れるでしょう。
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まとめ
本記事では、文書管理のノウハウについて解説しました。文書管理を効率的に行いたいなら、成功しているノウハウを取り入れることをおすすめします。すでに他で取り入れられており、実績のあるノウハウを活用できれば、トライアンドエラーを繰り返す自己流に比べても、余計な手間をかけずに、質の高い文書管理が実現できるでしょう。
これから文書管理をする担当者は、ぜひ本記事で紹介したノウハウを活かしてみてください。
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