「文書管理の課題にはどのようなものがあるのか、それぞれの課題への対策について知りたい」と考える担当者も多いでしょう。現在どのような運用体系で文書を管理しているかで、課題と必要な対策が変わります。
本記事では、文書管理の課題と解決策について、紙・メール・ファイルサーバーのツール別で分けて解説します。
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目次
紙の文書管理による課題
書類を紙で管理する方法は一般的ですが、デジタル化が進む現在では紙での管理が業務効率の妨げとなるおそれがあります。まずは紙の文書管理に関する課題について、以下5点を挙げます。
- 保管スペースが必要になる
- セキュリティ対策が弱い
- 検索性が低い
- 社外から文書を確認できない
- 長期保存が困難である
以下では、紙の文書管理による課題をそれぞれ解説していきます。
保管スペースが必要になる
紙による文書管理は、保管スペースが必要になります。
紙書類を保管するには、膨大なスペースとコストが必要です。企業には、見積書・発注書・納品書・請求書・契約書・稟議書・報告書など、長期間保管しなければならない文書がほとんどです。そのため、書類専用の倉庫を借りたり、定期的に紙書類を配送したりしている企業もあります。
紙文書の量が増えるほど膨大なコストがかかり、保管しなければならない紙が増えることで年々コストも増加していくケースが多く見られます。
セキュリティ対策が弱い
紙による文書管理での課題は、セキュリティ対策が弱いことです。
紙文書は、機密性の高い部屋や倉庫、キャビネットに保管することが多くあります。しかし、鍵を持っていれば誰でも参照したり、持ち出したりできてしまうというリスクがあります。文書単位でアクセス権を設定し、必要な人だけが閲覧できるように制御するのは困難です。
また、厳重な倉庫に保管したとしても、同じ倉庫にまとめて保管などをしていると、倉庫に入れば多くの文書が見られてしまうため、どうしてもセキュリティリスクがあります。
検索性が低い
紙による文書管理での課題は、検索が困難なことです。
紙の文書は、数が増えていくほどそこから取り出すことが困難になります。過去の文書を探す際は、紙の山の中から何時間もかけて探さなければならないこともあります。また、何年も保管している文書は品質が劣化し、紛失のリスクもあるので検索して取り出す際も扱いに注意が必要です。
社外から文書を確認できない
紙の文書管理は、社外から文書を即座に確認できません。
必要な文書を閲覧する場合、保管場所であるオフィスまで出向いて書類を探し出す必要があります。そのため、社外で文書確認が必要な際は、対応が遅れやすくなります。
物理的な制約は、場所を選ばずに働くテレワークのような新しい働き方の導入が困難になり、業務効率の低下を招く可能性があるため注意が必要です。
長期保存が困難である
紙での文書管理は、時間の経過とともに書類が劣化し、長期間の保存が難しくなる可能性があります。
紙は湿気や光に弱く、年月が経つと破れたり汚れたりしやすい素材です。インクが薄くなったり、紙が変色して文字が読めなくなったりすることもあります。さらに、劣化が進むと少しの衝撃で破損し、重要な情報が失われるおそれもあるため注意が必要です。
メールによる文書管理の課題
メールでの文書管理は手軽な方法の一つですが、以下のような課題があります。
- メールサーバーの容量が圧迫される
- 情報漏洩の危険性がある
- 重要情報が埋もれる
以下では、メールによる文書管理における3つの課題を解説します。
メールサーバーの容量が圧迫される
メールによる文書管理の課題は、メールサーバーの容量が圧迫されることです。文書を従業員や外部に共有したいとき、メールにファイルを添付して送信することがあります。
本文に補足事項も書けるため便利な方法ですが、添付ファイルのあるメールを送信すればするほど添付ファイルは増え続け、メールサーバーの容量も圧迫されるでしょう。
サーバーの容量が限界に近づくと、メールサーバーの管理者が従業員に対してメールボックスの整理や、不要なメールの削除を依頼する必要があります。しかし、過去のメールにはやり取りの経緯など重要な内容を含むことがあるため、現場の従業員にとっては簡単に削除できないという課題があります。
情報漏洩の危険性がある
メールによる文書管理は、情報漏洩の危険性があります。
メールには、宛先記入ミスによる誤送信のリスクがあります。スペルミスや誤って同姓同名の従業員を宛先にしてしまうと、関係者以外にファイルを送ってしまう恐れがあるのです。メールで文書管理をすることは、注意を払っても情報漏洩リスクにつながる可能性は否めません。
重要情報が埋もれる
メールで文書管理する課題は、重要情報が埋もれることです。
日々の業務で新しいメールを受信していると、整理が追いつかず、昔の重要なメールがどこに行ったかわからなくなるケースがあります。メールには検索機能はあるものの、検索にヒットしない、過去のメールをたどるにも量が多すぎて時間がかかることがあります。
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ファイルサーバーによる文書管理の課題
ファイルサーバーによる文書管理は、以下のような課題があります。
- 二重管理が必要になる
- 容量が圧迫される
- 情報漏洩のリスクがある
- 検索してもヒットしない
- 版管理が困難
場合によってはファイルサーバーによる管理が難しくなるケースもあるため、以下では各課題について詳しく確認していきましょう。
二重管理が必要になる
ファイルサーバーによる文書管理は、二重管理が必要になります。
ファイルサーバーで文書管理をする場合、従業員が念のためにローカルPCにも同じデータを保存するケースがほとんどです。なぜなら、ファイルサーバーだけに保持しておくのは不安だと感じることや、ネットワークが不安定な状況でもファイルを参照できるようにしたい、などの理由があるからです。
従業員の端末に同じファイルを保管しておけば一時的には便利ですが、結果的に二重管理となり、余計なストレージ容量を消費します。
さらに、どのデータが最新版なのかわからなくなるリスクもあるため注意が必要です。
容量が圧迫される
容量が圧迫されやすいことも、ファイルサーバーによる文書管理の課題です。ファイルサーバーがあれば、とりあえず入れておこうと何でも格納する従業員は多く、不要なデータまで格納されるケースも少なくありません。NASなどのファイルサーバーは、従業員一人あたりの格納容量制限ができないものもあります。
ファイルサーバーの容量を圧迫しないようにするには、従業員に不要なファイルの削除を依頼して整理してもらう、またストレージを追加して容量を増やすなどの対応が必要です。しかし、どちらも手間もコストもかかります。
本当に必要な文書であれば拡張も効果的ですが、不要なデータまで増やしてしまうと、無駄なコストを生む結果につながりかねません。ファイルサーバーは保存しやすいですが、容量が圧迫されやすいため注意が必要です。
情報漏洩のリスクがある
ファイルサーバーによる文書管理の課題は、情報漏洩リスクがあることです。
ファイルサーバーで文書管理をすると、機密情報がファイルサーバーのあらゆるところに置かれてしまうリスクがあります。ファイルサーバーに適切なアクセス権が設定されていないと、業務に関係のない従業員にも見えてしまうため、悪意を持った人が盗むことも考えられます。
ファイルサーバーで管理する場合は、適切に階層分けをして必要な従業員のみにアクセス権を与えるなど、注意が必要です。
検索してもヒットしない
ファイルサーバーによる文書管理は、検索しても目的のドキュメントがヒットしないことがあります。検索したキーワードが文書のファイル名や文書が保存されているフォルダ名などに含まれていないと、検索してもヒットしない可能性があります。
文書の本文に検索したキーワードが書かれていても、本文まで検索する機能がなければ、ファイル名に含まれていない限り探し出せません。ファイルが検索で見つからない場合は、過去に文書を扱った従業員に場所を確認する必要があり、結果的に手間がかかってしまいます。
版管理が困難である
ファイルサーバーによる文書管理の課題は、版管理の難しさも挙げられます。
ファイルサーバーは文書管理システムなどと違って、1つのファイルで複数の版を管理することが困難です。複数管理するにはファイル名に「v0.0.1」や「v0.0.2」などの版情報を明示的に書いて管理する必要があります。
運用ルールによっては、ファイルを更新するたびに名前を変更しなければなりません。しかし、業務の忙しさから運用ルールを忘れてしまい、正しく版管理ができなくなるケースも少なくありません。
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文書管理の課題全般への解決策
紙やメール、ファイルサーバーなど、従来の方法で文書管理していると、様々な課題が発生します。文書管理の課題全般を解決するには、以下の4つのポイントを確認しましょう。
- ルールを定める
- ペーパーレス管理を徹底する
- 階層分けをする
- 不要な書類を定期的に廃棄する
- 文書管理システムを導入する
以下では、文書管理における課題を解決するための具体的な方法を紹介します。
ルールを定める
文書管理をする際は、必ずルールを定めましょう。
必要な文書を適切な場所に保管し、誰もが運用しやすい状態を整えるには、明確なルールを作る必要があります。たとえば、不要な文書は削除する、ファイル名やフォルダ名の命名規則を統一するなどが効果的です。
ルールを定める際に重要なのは、従業員がルールを徹底できるかどうかです。細かく決めると、ルールを覚えるのも煩わしいと感じる従業員もいるため、誰もが守れてシンプルでわかりやすいルールを設定しましょう。
ペーパーレス管理を徹底する
文書管理の課題を解決するには、ペーパーレス管理の徹底も欠かせません。
紙文書の場合は電子化すれば、保管スペースを削減できるだけでなく、紙台や印刷費などのコストも削減できます。また、電子化された文書は、ファイル名で検索できるため、必要な情報をすぐに見つけられます。ペーパーレス管理を行えば、コスト削減や業務効率化、利便性の向上を期待できるでしょう。
階層分けをする
階層分けも、文書管理の課題を解決するための対策の一つです。
どこに何の文書が保管されているか、誰が見てもわかりやすい階層を設定し、階層分けを行いましょう。適切に階層分けして従業員全員がルールを守れば、文書の保存や取り出しがスムーズになります。自社の運用に合わせた階層を定めること、シンプルな階層にすることが大切です。
不要な書類を定期的に廃棄する
不要な書類を定期的に処分することは、効率的な文書管理につながります。
古い書類や使わない書類をため込むと、重要な書類が埋もれて必要な情報をすぐに見つけられず、資料を紛失するリスクが高まります。また、不要な書類を保管し続けると、収納スペースを圧迫し、オフィスの使い勝手が悪くなったり、保管コストが増えたりするでしょう。
リスクを防ぐには、定期的に整理・処分を行うことが大切です。たとえば「年に数回見返す書類は保管し、2年以上使っていない書類は廃棄する」などのルールを決めておくと、無理なく管理できます。
文書管理システムを導入する
文書管理の課題に対応するには、文書管理システムの導入も効果的です。
文書管理に適した文書管理システムを導入すれば、保管スペースのコストがかかりません。また、検索性・版管理・保持期間経過後の自動削除などの機能が優れており、容量圧迫や二重管理も防げます。さらに、アクセス権の設定・アクセスログ・文書の変更履歴管理など、情報漏洩対策も実装されています。
自社の課題や運用体制に合った文書管理システムを導入すれば、業務効率と安全性の両立が可能です。
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文書管理システムを導入するメリット
企業が文書管理システムを導入する目的は、ただのペーパーレス化にとどまりません。文書管理システムを導入するメリットは以下のとおりです。
- 検索性が向上する
- セキュリティが強化される
- 保存期間や更新日を自動で管理できる
- オンラインで一元管理できる
- 管理費を削減できる
以下では、各メリットを詳しく解説します。
検索性が向上する
文書管理システムを導入すると、必要な書類をすぐに見つけられるようになり、検索性が向上します。
システム上では、ファイル名だけでなく、文書の中のキーワードでも検索できるため、目的の情報にすぐたどり着けます。さらに、書類ごとにタグをつければ、関連する文書を一括で表示することも可能です。
また、システムによってはWordやPowerPoint、PDFなど、さまざまな形式のデータをまとめて検索できる点も特徴の一つです。文書の検索機能が強化されることで、情報探索にかかる時間を短縮でき、業務効率の向上につながります。
セキュリティが強化される
文書管理システムを導入すると、セキュリティ機能により、企業の大切な情報を安全に守る仕組みを整えられます。
システムには、従業員一人ひとりの役職や部署に応じてアクセスできる範囲を制限する機能があり、許可された人だけが特定の文書を閲覧できます。アクセス制限の仕組みにより、情報の持ち出しや不正アクセスなどのリスクを減らすことが可能です。
また、文書の重要度に応じて、閲覧やダウンロード、印刷、更新の可否を細かく設定できるため、機密情報をより厳重に管理できます。紙の書類では難しかった高度な情報管理を実現できる点がメリットといえるでしょう。
保存期間や更新日を自動で管理できる
文書管理システムの導入により、保存期間や更新日を自動で記録・管理できるため、書類の管理作業を効率化できます。
期限管理機能が備わったシステムでは、各文書に法定保存期間や社内ルールで定めた保管期限などを設定でき、期間が過ぎた文書を自動で削除する運用も可能です。さらに、保存期限や更新日が近づいた際に担当者へ通知を送る仕組みを活用すれば、期限切れの見落としを防げます。
紙の書類のように、一枚ずつ保存期限を確認して廃棄する必要がなくなるため、作業負担を減らし、文書管理にかかる時間を短縮できます。
オンラインで一元管理できる
文書管理システムの導入は、電子化した文書をオンライン上で一元管理できることがメリットの一つです。
システム上に文書を集約することにより、社内での情報共有が格段にスムーズになり、誰もが常に最新のバージョンにアクセスできます。また、インターネット環境が整っていれば、社外からでも必要な文書を確認可能です。
近年では、スマートフォンやタブレットなどのモバイル端末にも対応しているシステムが多く、移動中や出張先など、場所を問わずに業務を行えます。オンラインで文書を管理できることは、テレワークのような働き方にもスムーズに対応できる体制を構築するうえで重要です。
管理費を削減できる
文書管理システムの導入は、文書を電子化できるため、管理にかかるコストを大幅に減らせます。
紙の書類を保管する場合は、紙代や印刷代に加えて、キャビネットや倉庫などの保管スペースにも費用が必要です。さらに、大量の紙を仕分けたり整理したりする作業にも、多くの時間と労力がかかります。
文書をデータで管理すれば、紙や印刷に関する費用だけでなく、保管場所のコストも削減可能です。保存・管理・廃棄などの作業もシステム上で完結できるため、作業時間を短縮し、人件費の削減にもつながります。
文書管理システムを導入する際の注意点
文書管理システムを導入すると業務効率化が期待できますが、運用方法を誤ると十分な効果を発揮できない可能性があります。文書管理システムを導入する際は、とくに以下の3点に注意しましょう。
- 文書管理システムの導入と運用にコストがかかる
- 社内でのルールの周知や運用管理が必要である
- 文書のデータ化に時間を要する
以下では、文書管理システムを導入する際に確認すべき注意点を解説します。
文書管理システムの導入と運用にコストがかかる
文書管理システムを導入する際は、初期費用や運用費用などのコストがかかります。
文書管理システムには多くの便利な機能がありますが、導入時にはライセンスの購入などに初期費用が発生します。さらに、クラウド型の場合は月額または年額の利用料、オンプレミス型の場合はサーバーの維持費など、継続的な費用も必要です。
また、システムを効果的に活用するには、業務に合わせた初期設定やカスタマイズが重要です。ワークフローを細かく設計する場合は、追加費用が発生するケースもあるため、事前に確認しておきましょう。
社内でのルールの周知や運用管理が必要である
文書管理システムの導入において、社内で明確なルールを定め、運用を統一することが重要です。
ルールや運用手順が曖昧なままでは、システムを導入しても十分な効果を発揮できません。
たとえば、文書ごとの保存期間の基準や、検索をしやすくするための入力項目をあらかじめ設定しておく必要があります。
文書管理システムの運用を成功させるには、導入前に詳細なルールやマニュアルを作成し、従業員全員への周知を徹底しましょう。
文書のデータ化に時間を要する
文書管理システムを導入する際は、既存の紙の書類をデータ化する作業に時間を要するおそれがあります。
紙の書類をデータ化するには、一枚ずつスキャナーで読み込む作業が必要です。そのため、社内に保管されている紙文書の量が多いと、担当者にとって負担となるでしょう。文書のデータ化をスムーズに進めるには、すべての文書を一度にデータ化しようとせず、段階的に進めることが大切です。
たとえば、業務で頻繁に使う書類から優先的にデータ化を始めたり、不要な書類を整理・廃棄しながら進めたりすることで、効率的に移行作業を進められます。
自社に適した文書管理システムを選ぶポイント
文書管理システムにはさまざまな種類があり、導入目的や業務環境に応じて最適な選択肢は異なります。自社に適した文書管理システムを選ぶ際は、以下のポイントを確認しておきましょう。
- 目的に合う機能があるか
- 提供形態が合っているか
- 操作しやすいか
- 予算内に収まるか
- 法令や制度に対応しているか
以下では、自社に適した文書管理システムを見極めるためのポイントを紹介します。
目的に合う機能があるか
自社に適した文書管理システムを選ぶには、目的に合った機能があるかを確認しましょう。
文書管理システムは製品ごとに特徴や機能が異なるため、自社の課題を解決できる仕組みを選ぶ必要があります。たとえば、ファイルを管理するだけが目的でも、日常的に使うファイル形式に対応していなければ、システムを導入しても十分に活用できません。
また、文書の管理方法だけでなく、業務プロセスの効率化や他システムとの連携などの拡張性にも違いがあります。ワークフロー承認や他システムとの連携など、製品によって強みもさまざまです。
そのため、文書管理システムを導入する際は、どの文書を、どのように管理したいのかという目的を社内で明確にしたうえで選定しましょう。
提供形態が合っているか
文書管理システムを選ぶ際は、システムの提供形態が自社の運用方針に合っているかを確認することが大切です。
文書管理システムの提供形態には、オンプレミス型とクラウド型の2種類があります。オンプレミス型は、自社のサーバーにシステムを構築して運用する方法で、セキュリティ面に優れています。社内に専門知識を持つ担当者がいれば、業務内容に合わせて柔軟にカスタマイズできる点も特徴です。
一方、クラウド型はインターネットを通じて利用する方法で、初期費用を抑えられ、専用ソフトをインストールせずにすぐ使い始められます。
それぞれの特徴を比較し、セキュリティポリシーや予算、IT人材の配置状況などを踏まえて、自社に最適な形態を選びましょう。
操作しやすいか
文書管理システムは、全従業員が迷わず操作できるシンプルな使いやすさで選びましょう。
操作が複雑なシステムを導入すると、誤って文書を削除したり、情報を誤送信したりするなど、思わぬトラブルにつながるおそれがあります。とくに、日常的に使用する検索機能の使いやすさや、アクセス権限を簡単に設定できるかどうかは、業務効率につながる重要なポイントです。
文書管理システムを社内に定着させるためにも、誰でも操作できるシステムを選びましょう。
予算内に収まるか
文書管理システムを選ぶ際は、導入にかかる費用を事前に確認し、予算内で運用できるかを検討することも大切です。
文書管理システムにより料金体系は異なり、ユーザー数に関係なく一定額を支払うタイプや、利用人数に応じて料金が変わるタイプがあります。そのため、会社の規模や実際に利用する従業員数を把握したうえで、自社に合った料金プランを選ぶことが重要です。
また、初期費用だけでなく、長期的な運用にかかる維持費や更新費も考慮する必要があります。したがって、文書管理システムは、コストを総合的に比較し、費用対効果の高いシステムを選びましょう。
法令や制度に対応しているか
文書管理システムの導入には、法令や制度の変更に対応できるかどうかを確認することも重要なポイントです。
法令や制度に準拠したシステムを導入すれば、コンプライアンス違反のリスクを減らし、監査対応などの業務負担も軽減できます。また、企業によってはISO 9001の国際規格への対応が求められる場合もあります。
国際規格に対応するためには、文書の識別や保管期間の設定、定期的な見直しをシステム上で行える体制を整えることが必要です。法令遵守や国際規格対応などの観点を踏まえ、システムが法的要件や社内規定を確実に満たせるかをシステム導入前に見極めましょう。
文書管理システムならNotePMがおすすめ
文書管理システムの導入を検討している企業には、高機能で使いやすい「NotePM」がおすすめです。
NotePMの特長は、Word・Excel・PDFなどのファイル内容まで検索対象にできる全文検索機能です。膨大な文書の中から必要な情報を、短時間で正確に見つけ出せるため、情報共有や意思決定のスピード向上につながります。
また、シンプルな操作設計により、パソコン操作が苦手な従業員でも利用できる点も魅力です。使いやすさに優れているため、導入後の社内教育にかかるコストを抑え、スムーズに定着させられます。
料金プランは編集可能なユーザー数に基づいており、閲覧専用ユーザーは一定数まで無料で利用可能です。そのため、全社的な導入でもコストを抑えた運用を実現できます。さらに、30日間の無料トライアルも用意されているため、実際の操作性や機能を体験し、自社の業務に適しているかを確認してみましょう。
NotePMの導入事例
文書管理システムとしてNotePMを取り入れた以下の企業の導入事例について解説します。
- 株式会社横森製作所
- 株式会社小田急フィナンシャルセンター
株式会社横森製作所
株式会社横森製作所は、文書管理システムの刷新を目的にNotePMを全社導入し、業務効率化と社内コミュニケーションの活性化を実現しました。
NotePMの導入前は、既存システムの不具合や動作の遅さが課題でした。しかし、導入後は、軽快で安定した動作と使いやすい操作性により、システムに関する社内の不満が大幅に改善しています。
さらに、文書管理機能だけでなく社内掲示板としても活用したことで、部署間の連携が強化され、組織全体での情報共有が活発になりました。
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株式会社小田急フィナンシャルセンター
株式会社小田急フィナンシャルセンターは、NotePMの導入によって情報検索にかかる工数を約8割削減し、生産性向上と業務の属人化防止を実現しています。
同社では、ファイルサーバーによる文書管理に限界を感じており、新入社員が過去の情報を確認しづらいという課題を抱えていました。課題を解決するため、情報共有の円滑化を目的にペイロール課から先行導入を開始しました。
NotePMの導入後は、強力な検索機能により必要な情報をすぐに見つけられるようになり、情報共有の手間が軽減されたのです。その結果、異動や退職に伴う引き継ぎコストの削減にもつながっています。
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文書管理の課題を解決して業務効率化を目指そう
本記事では、文書管理の課題と課題全般への対策について解説しました。文書管理を適切に行わないと、情報が煩雑になり、業務効率の低下につながるおそれがあります。
そのため、早い段階で適切な管理方法に見直し、自社の業務にあった仕組みを導入することが大切です。文書管理システムやソリューションなどを活用し、自社に合った管理方法を選びましょう。
