ドキュメント管理のコツを立ち上げ時と運用時のフェーズに分けて解説

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

ドキュメント管理方法のコツを知りたい、という方もいらっしゃるのではないでしょうか。効率的にドキュメント管理するためには、コツを知って現場に上手く取り入れることが大切です。本記事では、ドキュメント管理を上手く立ち上げるコツや運用するコツについて丁寧に解説していきます。

ドキュメント管理にはコツがある

ドキュメント管理にはコツがあります。コツを意識しないまま文書を登録して管理すると、さまざまな文書が散乱して煩雑化してしまうことでしょう。また、数年も経たないうちにドキュメントを管理しているストレージの容量が逼迫してしまうかもしれません。さらには、マニュアルなどを探したいときに、そもそもどこに何の文書があるかわからない、検索しても引っかからないなどの恐れもあります。

このような状態にならないようにドキュメント管理のコツを知っておくことで、難しく考えることなくスムーズな管理を行えます。ドキュメント管理の目的に合わせたシンプルなルールを設定でき、検索時にも悩むことがありません。ドキュメント管理の正しいコツを知って継続的に実施すれば。最適な文書管理を実現できます。

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ドキュメント管理を上手く立ち上げる4つのコツ

ここでは、ドキュメント管理を上手く立ち上げるためのコツを以下に4つ紹介します。

• 目的を明確にする
• わかりやすいフォルダ構成
• 全文検索の活用
• 管理文書の明確化

それぞれ解説していきます。

目的を明確にする

ドキュメント管理を上手く立ち上げるコツの1つ目は、目的を明確にすることです。ドキュメント管理を行う前に、何の文書を何のために管理する必要があるのか、目的についてしっかりと考えましょう。明確になった目的とドキュメントの用途や利用シーンをふまえて必要な保管期間や削除のタイミングといった運用方法などを決定すれば、無駄のないドキュメント管理ができるでしょう。

わかりやすいフォルダ構成

ドキュメント管理を上手く立ち上げるコツの2つ目は、わかりやすいフォルダ構成にすることです。わかりやすいフォルダとは、自分にとってではなく、業務を知らない人からみてもわかりやすいということです。自分がそのとき一時的にわかりやすいと思っても、他の人が見たらそうではないかもしれません。また数年後に自分が同じフォルダを見た場合、当時のことを覚えておらず、なぜこの構成にしたのかわからなくなる可能性もあります。

そのため、ドキュメント管理においては他の人が見ることをしっかりと意識し、客観的な視点を持ちましょう。誰が見てもわかりやすいフォルダ構成にすることが大切です。

全文検索の活用

ドキュメント管理を上手く立ち上げるコツの3つ目は全文検索の活用です。フォルダ名だけでなく、ファイルの中身も検索する全文検索も活用できると良いでしょう。検索キーワードが文書の中身にもヒットするようになるため、探したい文書がより見つかりやすくなります。検索性のアップにより業務効率化にもつながるでしょう。全文検索があればフォルダ構成を厳密に決めなくとも、効率的なドキュメント管理をすることが可能です。ドキュメントの階層を気にしなくても、どこに何があるのかを簡単に調べられます。

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管理文書の明確化

ドキュメント管理を上手く立ち上げるコツの4つ目は、管理文書の明確化です。現在組織で管理している文書の中で、本当に必要なドキュメントはどれくらいあるでしょうか。もしかしたら不要なものや保管期限が切れているものが多いかもしれません。そのため、保存されている文書全部を管理するのではなく、どの文書をどれくらい保管する必要があるのかを明確にし、必要な文書のみを管理することが大切です。今管理すべき文書は何かを明確にして、余計な文書を対象から外しましょう。

ドキュメント管理を上手く運用する4つのコツ

ドキュメント管理を上手く運用するコツについて、以下4つを説明します。

• 保存期間の設定
• 定期的な見直し
• 文書のライフサイクルを把握する
• ルールを厳密にしない

それぞれ解説していきます。

保存期間の設定

ドキュメント管理を上手く運用するコツの1つ目は、保存期間を設定することです。組織が管理する文書は、全部を永遠に保存しなければならないものではなく、期限があるものも多いです。そのため、それぞれの管理文書に保存期間を設定して、期間を過ぎたら削除するという運用が必要です。削除しないとファイルが増え続けたり、余計なファイルによるディスク容量の逼迫に繋がったりします。保管期間を正しく設定して、期限がすぎたものは定期的に削除していきましょう。ドキュメント管理ツールには、設定した保管期間を過ぎたら自動削除する機能があるものもありますので、チェックしてみてください。

定期的な見直し

ドキュメント管理を上手く運用するコツの2つ目は、定期的な見直しです。管理ルールを一度決めたらそれをずっと守り続けるのではなく、状況に応じて見直しをすることがとても大切です。例えば運用の途中で必要な文書種類が増えるかもしれませんし、ドキュメントの内容も変わるかもしれません。管理している文書に変化があったのに管理ルールが変わらないままだと、新しく追加された文書などへの対応ができない状態が続きます。ルールに含まれない文書はその都度対応が求めれられることで手間が増え、管理が煩雑になる恐れがあります。管理ルールを定めた後も、運用後の状況に応じて定期的に見直しをしましょう。

文書のライフサイクルを把握する

ドキュメント管理を上手く運用するコツの3つ目は、文書のライフサイクルを把握することです。文書には生成から破棄までの流れと役目があります。そのドキュメントが作られてからどのようなやり取りが必要か、どうやって役目を終えるのか、一連のライフサイクルを知ることで、それぞれの文書に合った管理方法を設定できます。文書管理をする際は文書のライフサイクルを必ず意識するようにしましょう。

ルールを厳密にしない

ドキュメント管理を上手く運用するコツの4つ目は、ルールを厳密にしないことです。最初からルールを細かくすると、後からの変更が難しくなります。従業員が複雑なルールを煩わしいと感じることで、ルールに従わない方も出てくるかもしれません。ルールは誰もが守れるシンプルでわかりやすいものにして、運用開始後の状況によって変えることも大事です。社内wikiのようにざっくりとしたルールで従業員の書きたいように書いてもらい、ドキュメント共有する方法もおすすめです。

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まとめ

本記事では、ドキュメント管理のコツについて解説しました。管理・運用それぞれのコツをきちんと押さえれば、自社や組織に適した方法で、ある程度の自由を保ったドキュメント管理を行えるようになります。ドキュメントの管理ルールを決める際はシンプルであること、誰もがすぐ理解できるようなわかりやすいものであることをしっかりと意識しましょう。

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