オンラインストレージのメリットとデメリットを徹底解説！特徴を活かした使い方についても紹介

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

オンラインストレージを利用する際、メリットをしっかりと把握しておきたいと考える担当者もいらっしゃるかと思います。オンラインストレージにはメリットがたくさんありますが、同時にデメリットも知ることで、より効果的な使い方ができるでしょう。
本記事では、オンラインストレージのメリット・デメリット・メリットを活かす使い方について解説します。

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オンラインストレージのメリット

まずは、オンラインストレージのメリットについて、以下5点を説明します。

容量を気にせず登録が可能
データの一元管理
運用管理の手間削減
コスト削減
災害対策

それぞれ、一つずつ見ていきましょう。

容量を気にせず登録が可能

1つ目のメリットは、容量を気にせずに登録が可能なことです。

オンラインストレージは契約プランによって格納容量が決まりますが、上限に達した場合は、プランを変更するだけで容量を追加できるなど、柔軟な容量拡張性を持ち合わせています。そのため、大容量データ登録に対応しています。また、一定の容量までは無料で格納できるサービスもあるため、サービスを開始しやすいです。
一人当たりの登録容量制限を設定できるサービスもあるため、不要なデータが増えすぎないようにも設定できます。

データの一元管理

2つ目のメリットは、データの一元管理です。

これまでローカルPCやUSB・外部HDD・紙などさまざまな媒体で管理していたデータを、オンラインストレージを使えば一箇所に集約できます。大容量データを格納できますし、さまざまなデータ形式のファイルを、一箇所に管理できること、必要なファイルを取り出したいときは、キーワードを指定すれば簡単に検索できるでしょう。オンラインストレージを利用すれば、データの一元管理が可能となります。

運用管理の手間削減

3つ目のメリットは、運用管理の手間削減です。

オンラインストレージはクラウドサービスのため、ファイルサーバーのようにメンテナンスを自社で行う必要がありません。たとえば、定期的なOSやセキュリティソフトウェアのアップデートなどの対応などが不要になります。オンラインストレージは、自社でサーバー管理する必要がないため、システム管理者の運用管理の負担を減らすことができます。

コスト削減

4つ目のメリットは、コスト削減です。

オンラインストレージは、契約しているユーザー数、容量分に紐づいた料金を支払うだけですので、コスト削減につながります。ハードウェアやオンプレミスのソフトウェアを購入することもないため、初期費用を抑えて導入することができます。利用を停止したいときは、契約を解除するだけで済みますので、コストを抑えて気軽に始められるでしょう。

災害対策

5つ目のメリットは、災害対策です。

オンラインストレージは、セキュリティの高いデータセンターに設置されているため、もしもオフィスが被災してしまった場合でもデータを守ることができます。従業員はリモートワークを活用して、通常と同じように業務を進めることができるでしょう。オンラインストレージは災害対策としても適しています。

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オンラインストレージのデメリット

オンラインストレージのデメリットについて、以下4点を説明します。

カスタマイズができない
外部ネットワークの利用
復旧対応が自社で困難
従業員への意識改革が必要

それぞれ、一つずつ見ていきましょう。

カスタマイズができない

1つ目のデメリットは、カスタマイズができないことです。

オンラインストレージはSaaSのため、用意されている機能を利用することが前提です。機能追加や操作性のカスタマイズなどは基本的にできません。そのため、オンラインストレージサービスを選定する際は、標準機能のみで自社がやりたいことを実現できるかを隅々まで確認しましょう。

外部ネットワークの利用

2つ目のデメリットは、外部ネットワークの利用です。

オンラインストレージは外部ネットワークを利用するため、社内ネットワークに比べてセキュリティリスクが高くなりがちです。ログイン画面に誰でもアクセスできるため、二段階認証や多要素認証、接続のプロトコルなどのセキュリティ対策がされているかを確認しましょう。また、従業員一人一人がID・パスワード管理を疎かにしないこと、セキュリティ意識を高く持つことが大切です。

復旧対応が自社で困難

3つ目のデメリットは、復旧対応が自社で困難なことです。

もし、障害が起きても、ファイルサーバーのように自社で復旧作業を試みることができません。オンラインストレージそのものを管理しているサービス提供会社が、障害を対応します。そのため、状況によっては復旧までの時間がかかるかもしれません。ただし、自社が取り組む必要がないため、システム管理者の負担が少なく、見方によってはメリットにもなるでしょう。

従業員への意識改革が必要

4つ目のデメリットは、従業員への意識改革が必要なことです。

オンラインストレージは、従来のファイルサーバーと同じ感覚であってはいけません。社外誰もがログイン画面までアクセスできるサービスのため、パスワードなどの情報が一度流出してしまうと、多大な被害をもたらす危険性もあります。そのため、従業員一人一人がクラウドサービスの特徴を理解し、高いセキュリティ意識を持ち、危機感を持って日頃からアカウント情報の管理を怠らないことが大切です。

オンラインストレージのメリットを活かせる使い方

オンラインストレージのメリットを活かせる使い方を、以下4点説明します。

さまざまな形式のデータの保管・管理
複数人同時編集
データの共有・転送
ペーパーレス化

それぞれ、一つずつ見ていきましょう。

さまざまな形式のデータの保管・管理

1つ目の使い方は、さまざまな形式のデータ保管・管理です。

書類・ファイル・画像・動画・音声データなど幅広いデータ形式に対応しています。そのため、さまざまなデータを一箇所に集約して管理する使い方に適しています。必要な時にすぐに指定した形式のファイルを取り出すことができ、大変便利に使うことができるでしょう。

複数人同時編集

2つ目の使い方は複数人同時編集です。

オンラインストレージ上に格納されたデータを複数人が開いて同時に編集することができます。誰が今ファイルを開いているのか、どこを編集しているのかを確認できるため、重複更新の予防も可能です。複数人で同時更新できれば、業務に必要な書類の作成スピードが向上するでしょう。

データの共有・転送

3つ目の使い方は、データの共有・転送です。

データを取引先等に共有したいとき、共有されているデータを他の相手に転送したい時にも、オンラインストレージが適しています。オンラインストレージに格納したデータのアクセス権を設定して、リンクURLを取得して相手に伝えるだけで簡単に共有・転送ができます。メールで添付ファイルすることも不要なため、共有にかかる手間を大きく削減できます。

ペーパーレス化

4つ目の使い方はペーパーレス化です。

オンラインストレージは、大量に保管していた紙文書を、電子化して登録する場所としても適しています。契約プランを変えることで、格納できる容量を柔軟に変更できるため、電子化の量に合わせて都度調整が可能です。紙文書をスキャンすれば、指定したオンラインストレージ内のフォルダに直接登録できる大変便利なサービスもあります。

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まとめ

本記事では、オンラインストレージのメリットについて紹介しました。オンラインストレージは大容量データの保存にも優れており、登録が必要なデータ量に合わせて拡張対応も可能です。ファイルサーバーに比べて運用管理も楽に済むため、管理者の負荷削減もできます。しかし、外部ネットワークを利用するため、従業員の一人一人が高いセキュリティ意識を持つように意識改革を図る必要があります。

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